Gatekeeper. Voogd. Goal tender. Verkeersagent.
als Executive Assistant, wed ik dat je eerder een van de bovenstaande labels genoemd bent.
Het moet frustrerend zijn. Hoewel er een kern van waarheid aan het idee van de EA als “gatekeeper,” deze beschrijving nauwelijks krassen het oppervlak van alle waarde die u biedt.
misschien zou een nauwkeuriger beschrijving ongeveer zo gaan:
strategische partner. Vertrouwde vertrouweling. Professionele probleemoplosser.
overweeg dit-een explosie van organisatorische tools, notitie-apps, communicatieplatforms en agenda-oplossingen betekent dat de meeste execs eigenlijk meer zelfvoorzienend zijn dan ze ooit zijn geweest. Als er iets is, hebben de huidige leidinggevenden minder admin ondersteuning nodig, niet meer.
en toch zijn Executive Assistants nu aantoonbaar waardevoller dan ze in de afgelopen decennia waren.
Waarom is dit het geval?
eenvoudig. De EA-functie is veranderd van een ondersteunende rol naar een meer strategische rol. Executives van vandaag leunen op hun assistenten niet alleen voor admin hulp, maar voor strategische raad, technische expertise, en kritische analyse. Van EA ‘ s wordt verwacht dat ze zich bezighouden met zaken die zo breed en gevarieerd zijn als projectmanagement, evenementenplanning en interne communicatie.
daarom beschreef USA Today De Executive Assistant Als Silicon Valley ‘ s “power role”, en meldde dat het niet ongewoon is dat EA ‘ s in het tech Mekka zes cijfers opnemen.
een veeleisende rol als deze vereist vaardigheden op deskundigenniveau. Dus of je nu toegewijd bent aan het EA-pad of de rol wilt gebruiken om naar je droombaan te springen, hier zijn de vaardigheden die je nodig hebt om je bazen te overtuigen en de grootste impact voor je team te maken.
(PS-krijg meer sh * t gedaan met de Assist-de # 1 GRATIS wekelijkse nieuwsbrief gemaakt voor assistenten door assistenten.)
inhoudsopgave
topvaardigheden voor toegewijde Executive Assistants
heeft u ooit gemerkt dat EAs altijd een antwoord lijken te hebben voor dit, een oplossing voor dat, en een bron om te helpen met alles daar tussenin?
nou, hier is een geheim: het lijkt er niet alleen op dat EA ‘ s een hoop trucs achter de hand hebben; dat doen ze ook.
veel EA ‘ s houden een “klein zwart boekje” bij (ook wel Word-document of Excel-bestand genoemd) met bronnen, een lijst met handige tools, services, links en contacten. (Wetende dat ze waarschijnlijk bijna elke noemenswaardige uitdaging in hun carrière zouden tegenkomen, vonden deze slimme EAs een manier om elke potentieel nuttige bron te onthouden.)
Start uw eigen lijst met bronnen met ons favoriete geheim:
- De Assist. Beschouw deze freemium wekelijkse nieuwsbrief uw snelkoppeling naar het leren over de best bewaarde geheimen, meest nuttige technologie tools, en in het veld geteste tips van andere vlijmscherpe EA ‘ s. Je zou zelfs het gevoel dat je een superkracht als je nieuwe geheimen geleverd aan u op een zilveren schotel (a.k.a. prachtig geformatteerde e-mail) elke week.
2. Calm Under Pressure
laten we de dingen niet verbloemen – leidinggevenden kunnen veeleisend zijn! De meeste leidinggevenden hebben hoge-druk banen, en die druk wordt vaak doorgegeven aan u.
niet elke dag zal een brandoefening zijn, maar het is van cruciaal belang dat u kunt functioneren onder de hoge druk situaties die ongetwijfeld op u af komen.
teruggaand naar mijn vorige voorbeeld, was er iets naast haar vindingrijkheid dat de EA in mijn verhaal hielp die Laker tickets te vangen – die diepe adem die ze nam.
ze bleef kalm onder de druk van een moeilijke taak met een krappe deadline. Ze had eerder in deze situatie gezeten en wist dat als ze haar geest kalmeerde en zich richtte op wat ze kon controleren – haar inspanning – ze in staat zou zijn om iets te laten gebeuren.
Hier zijn enkele bronnen om u te helpen kalm te blijven als het een beetje gek wordt.
3. Dogged Resourcefulness
als EA, hoe vaak is u gevraagd het onmogelijke uit te voeren?
een goede assistent weet dat het onmogelijke mogelijk maken met het gebied gepaard gaat. Om het te doen, moet je scrappy vindingrijkheid en besluit om gewoon te krijgen sh*t gedaan.
een van de meest indrukwekkende EA prestaties die ik ooit heb gezien was een paar jaar terug bij een la tech bedrijf. Een van de assistenten daar kreeg een verzoek van haar baas rond 10 uur. op een vrijdag:
“Hey, Ik onderhoud een VIP investeerder vanavond,” hij vertelde haar toen hij langs haar bureau. Ik heb twee plaatsen nodig voor de Laker wedstrijd.”
het ding is, courtside Laker stoelen zijn moeilijk genoeg te vinden onder normale omstandigheden. Maar dit waren geen normale omstandigheden. Dit waren de Play-offs. Het was het heetste kaartje in de stad.Ik zal nooit vergeten wat ze deed nadat haar baas zijn kantoor binnenliep nadat ze zo terloops die bom op haar had laten vallen –ze pauzeerde, haalde diep adem en ging meteen aan het werk. Ze doorzocht ticketsites, belde kaartmakelaars, achtervolgde valse aanwijzingen op Craigslist. Toen dat niet werkte, nam ze de telefoon op en tikte in haar netwerk van andere EA ‘ s, verzilveren in langdurige gunsten en onderhandelen over gunsten langs de lijn.
om eerlijk te zijn, Ik weet nog steeds niet precies hoe ze het deed. Wat ik wel weet is dat ik haar baas en zijn VIP gast op TV zag die avond, aan de zijlijn zaten en gek werden elke keer dat Kobe (RIP) een drie leeghaalde.
4. Technische bekwaamheid
Hier is een andere hoed om toe te voegen aan de lange lijst die de gemiddelde EA moet dragen – personal IT professional.
naast de gebruikelijke professionele tools zoals Microsoft Office of Google ‘ S G-suite, moet de huidige EA bedreven zijn in de talloze systemen, apps en plugins die leidinggevenden gebruiken om hun werk te doen. Dit kan een praktische kennis van Slack betekenen, Calend.ly Evernote, Hootsuite, Salesforce en Zuora, om er maar een paar te noemen.
het gaat niet alleen om het verkrijgen van een basisbegrip om het op je cv te plakken. Het nemen van de tijd om volledig gebruik te maken van deze tools zal helpen met uw totale productiviteit en kan uw executive verzekeren dat u bent voorbereid op een tool die over uw pad komt.
wanneer dingen technologie-wise scheef gaan, heeft een EA zelden tijd om te wachten tot het dingen repareert. De mogelijkheid om problemen op te lossen voor uw baas is een must-have vaardigheid. Dit geldt met name in opstartomgevingen, waar een EA misschien wel het dichtst bij een IT-specialist van het bedrijf staat.
5. Big Picture Thinking
de beste EA ‘ s worden vertrouwde vertrouwelingen en adviseurs voor hun leidinggevenden.
onthoud, je hebt een perspectief dat slechts weinigen in het bedrijf hebben. Je communiceert met medewerkers op alle niveaus en werkt waarschijnlijk met tal van afdelingen.
maar om de rol van klankbord voor uw baas te spelen, moet u eerst een goed begrip van uw bedrijf hebben, zodat u meer gedetailleerde vragen plaatst in de grotere context van de doelstellingen van uw bedrijf.
Als u niet helemaal zeker bent van uw begrip van de ins en uit uw bedrijf en uw concurrenten, is er een leuke en gemakkelijke manier om snel op de hoogte te komen. Lunch!
maak elke week een lunchafspraak met iemand in een andere afdeling met het uitdrukkelijke doel om meer te weten te komen over wat ze doen en hoe hun team bijdraagt aan de grotere missie van het bedrijf.
graaf echt in. Stel vragen als, Wat is je team ‘ s grootste overwinningen? Grootste uitdagingen? Welke van onze concurrenten houdt u ‘ s nachts wakker? Als je een toverstaf had, wat zou je dan veranderen aan het bedrijf? De industrie?
schrijf na uw gesprek de twee of drie grootste afhaalmaaltijden van uw gesprek op. Bewaar deze in een spreadsheet voor eenvoudige referentie.
niet alleen is dit een geweldige manier om te netwerken binnen uw bedrijf, maar het duurt niet lang of u hebt de fundamentele kennis die u nodig hebt om waardevolle inzichten aan uw baas te bieden.
6. Onberispelijke organisatie
Dit kan vanzelfsprekend zijn, maar de organisatie is een absolute must voor Executive Assistants. De rol van EA is een snelle en voortdurend veranderende rol, dus je kunt het je niet veroorloven om kostbare seconden ongeorganiseerd te verspillen. In feite, een goede EA ontwikkelt organisatorische systemen en verbetert rommelige legacy processen.
als uw organisatiespel enige verbetering kan gebruiken, raden we u aan om uit te checken monday.com -de visuele tool voor Uitvoerende assistenten!
7. Meedogenloze prioritering
terug naar het idee van EA als ” gatekeeper.”
hoewel ik zeker denk dat dit label een oversimplificatie is, klinkt het op een fundamentele manier waar – rockstar EAs helpen hun bazen afleidingen te beperken en zich alleen richten op de meest dringende kwesties en de hoogste hefboomwerking activiteiten.
eenvoudiger gezegd, EA ‘ s moeten hun bazen helpen prioriteiten te stellen, en ze moeten absoluut meedogenloos zijn.
Het vergt een goed oordeel van uw kant om erachter te komen wat aandacht verdient en wat u nodig hebt om af te sluiten. Maar het ligt niet allemaal aan jou. Prioritering is iets waar je aan werkt in samenwerking met je baas en is zeker iets waar je in de loop van de tijd beter in wordt.
de cruciale eerste stap is om duidelijk te zijn over de doelen van het grote plaatje. Simpel gezegd, Je kunt niet prioriteren zonder kristalheldere doelstellingen om u te helpen begeleiden.
8. Ironclad Discretion
of het nu nieuws is over een aanstaande overname, HR-zaken, financiële rapporten of bedrijfsgeheimen, topmanagers behandelen voortdurend gevoelige informatie.
wat natuurlijk betekent dat hun assistenten dat ook doen.
transparantie is een deugd in het bedrijfsleven, maar zelfs de meest open organisaties omgaan met bevoorrechte informatie die subtiel moet worden behandeld.
vertrouwen is waarschijnlijk de belangrijkste bepalende factor als het gaat om succes in de EA-rol. Een van de zekerste manieren om het vertrouwen tussen u en uw baas te eroderen is om onzorgvuldig te zijn met gevoelige informatie. Roddelen, het toevoegen van brandstof aan kantoor geruchten, of het posten over privé bedrijf zaken in openbare forums zoals sociale media is nooit ok.
natuurlijk gebeuren er fouten. Een slip van de tong of een dwalende e-mail kan hetzelfde effect hebben als een openbare Tweet over de komende ontslagen van uw bedrijf.
het beste is om het toe te geven. Laat je baas de situatie weten en werk samen om de situatie te verhelpen.
9. Strategische multitasking
Ja, we weten dat multitasking een mythe is. Onze hersenen zijn niet gemaakt om meer dan één complexe taak tegelijk aan te kunnen.
echter, zoals we keer op keer hebben gehoord van Executive Assistants, is een zekere mate van multi-tasking essentieel voor de rol.
De truc is om eenvoudigere taken te koppelen, zoals het reageren op e-mails of het boeken van reizen. Als je in de wacht staat, waarom niet wat snel archiveren of gegevens invoeren?
Geef zeker prioriteit aan uw focus-intensieve taken en schakel ze één voor één uit. Maar als je kunt, koppel de meer hersenloze activiteiten samen om uw tijd te maximaliseren.
Hoe kan je anders meer gedaan krijgen in dezelfde tijd? Richten.
nadat u uw taken hebt geprioriteerd, geef ze 100% van uw aandacht, zelfs als uw gedachten proberen af te dwalen naar alle taken die u vervolgens moet aanpakken. Veel taskmasters zweren bij de Pomodoro techniek om door hun to-do lijsten te komen.
selecteer eenvoudig een taak, stel een timer in voor ongeveer 25 minuten en focus alleen op die taak totdat de timer op is. Neem dan een pauze en herhaal. De korte stappen maken gerichte aandacht toegankelijker.
10. Bovennatuurlijke anticipatie
echt geweldige EAs spelen Schaken, niet Dammen.
om echt te gedijen in de rol, moet je in staat zijn om tien zetten vooruit te zien en te anticiperen op problemen voordat ze volwaardige problemen worden.
Dit speelt zich op twee manieren af. De eerste is wat ik “situationele anticipatie” noem.”Dan zie je de elementen van een potentieel probleem samenkomen en werk je proactief om te voorkomen dat ze zich ontwikkelen.
de tweede is “persoonlijke anticipatie” en gaat over het kennen van de voorkeuren en eigenaardigheden die uniek zijn voor je baas.
bijvoorbeeld, als je ervaring je geleerd heeft dat je baas scherper is in de ochtenduren dan na de lunch, plan dan die moeilijke vergadering in de ochtend, niet in de middag.
in beide gevallen kan het anticiperen op problemen en in de kiem smoren je ontelbare hoofdpijn besparen en jou en je baas in staat stellen om je te concentreren op de belangrijke dingen.
(PS-word de held van je baas: pak de Assist in handen — de #1 GRATIS wekelijkse nieuwsbrief gemaakt voor assistenten door assistenten.)
11. Emotionele intelligentie
EA ‘ s hebben te maken met mensen – veel van hen. Intern communiceer je met medewerkers op elk niveau binnen de org, van medewerkers op instapniveau tot managers, helemaal tot aan de c-suite.
extern geldt hetzelfde. In een enkele dag, je zou kunnen omgaan met leidinggevenden bij andere bedrijven, investeerders en bestuursleden, verkopers vechten voor de business van uw bedrijf, of journalisten proberen om je baas om iets te zeggen op de plaat.
menselijke vaardigheden zijn een must, en een groot deel daarvan is het lezen van emotionele signalen en lichaamstaal van mensen. Dit kan het verschil zijn tussen het verspreiden van een beladen situatie of het gooien van je baas voor de leeuwen (iets wat ze zeker niet zal waarderen).
bekijk Inc ‘ s 10 Geboden van emotionele intelligentie om te leren over andere dingen die je kunt doen om je people skills op te bouwen.
12. Communicatie op deskundigenniveau (en een voorliefde voor Real Talk)
om dezelfde redenen zijn communicatievaardigheden een groot deel van de EA-vergelijking. Een Executive Assistant is als een woordvoerder van hun executive. In veel situaties worden je woorden behandeld alsof ze van je baas zijn, dus gepolijste e-mails en een goede telefoonetiquette zijn een must. U moet ook in staat zijn om de strategie duidelijk en nauwkeurig te communiceren, evenals overtuigend van tijd tot tijd.
veel EA ‘ s nemen ook de-facto interne communicatierollen op zich, waarbij ze interne e-mails opstellen namens hun baas. Deze e-mails kunnen hele afdelingen bereiken-zelfs hele bedrijven-dus top-notch schrijfvaardigheden zijn een enorme troef.
verder is communicatie fundamenteel. De meeste van de in dit artikel genoemde vaardigheden zijn gewoon niet mogelijk zonder goede communicatie.
Hier is iets anders om te overwegen als het gaat om communicatie-een goede EA weet dat real talk de dag regeert.
onthoud, execs willen in staat zijn om ideeën van je af te stuiteren of je reactie op voorgestelde oplossingen te peilen. Maar dit werkt alleen als je trouw blijft aan je werkelijke standpunt.
uw baas wil geen yes-man of yes-woman. Ze wil (en moet) horen wat je echt denkt.
dus houd het echt. Leidinggevenden kunnen in een zeepbel leven. Het is aan jou om af en toe hun realiteitscontrole te zijn.
13. Snelheid en besluitvaardigheid
Er is geen tijd voor equivocatie in de snelle wereld van de Executive Assistant. Een goede EA vat de situatie Samen, verzamelt de nodige informatie, stelt de juiste vragen, en dan vooral, handelt.
waar, u zult zelden alle informatie hebben die u nodig hebt. Maar het is het beste om snel en vol vertrouwen te handelen en dingen vooruit te brengen in plaats van te wachten op verdere duidelijkheid, of erger, toestemming.
voor de Muse schetst Decision Coach Nell McShane Wulfhart 4 stappen die iedereen helpen snellere, slimmere beslissingen te nemen. Hier is wat Wulfhart zegt dat je moet doen als je een belangrijke beslissing neemt:
” maak duidelijk wat je echt wilt.”
“kies niet iets omdat je” hoort te doen.”
” onthoud dat iets doen belangrijker is dan niets doen.”
” de praktijk is beslissend.”
Lees het volledige bericht hier.
14. Dikke huid en gevoel voor Humor
Het zit zo. Er is geen twijfel dat je een belangrijke baan hebt, net als de executive met wie je dag in dag uit zo nauw samenwerkt. Je hebt misschien een hand in een aantal vrij grote beslissingen, degenen die van invloed zijn op de toekomst van uw bedrijf en het levensonderhoud van de mensen waarmee je werkt.
maar aan het eind van de dag is de kans groot dat de meeste beslissingen niet leven of dood zullen zijn. Het is belangrijk om dingen in perspectief te houden en om jezelf (en je baas) af en toe te kunnen lachen.
de mogelijkheid om te rollen met de stoten, te resetten na een slechte dag, en dingen in perspectief te houden zijn allemaal essentieel om een killer EA te worden.
15. Netwerk
herinner je de EA die onmogelijk-te-vinden Lakers tickets scoorde? Ze maakte gebruik van haar solide netwerk om magie te maken. Zonder ondersteuning, advies, en extra verbindingen, de EA misschien niet zo succesvol geweest; men kan alleen zoveel bereiken door te vragen om gunsten op Craigslist. Wanneer taken tot Legendarische proporties groeien, is er een dorp nodig om ze te volbrengen.
om een sterk ondersteunend netwerk op te bouwen en te onderhouden, moeten EA ‘ s verbluffende netwerkvaardigheden ontwikkelen.
Hier zijn enkele van onze favoriete netwerk tips en trucs:
- Word lid van zoveel Facebook en online groepen als je kunt. Dit zijn perfecte locaties om snel antwoord te krijgen op moeilijke vragen.
- gebruik Meetup om uw eigen EA-ondersteuningsgroep op te bouwen die wekelijks bijeenkomt.
- Als u vaak communiceert met EA ‘ s bij andere bedrijven, stuur ze dan LinkedIn-verbindingsverzoeken en nodig ze uit op casual coffeedates.
- uitbetalen. Als je op een online board surft of een evenement bijwoont en hoort dat een andere EA in nood is, bied je je diensten onmiddellijk aan. Als je ooit steun wilt krijgen, moet je het royaal geven.
- Start een niche-blog. Het creëren van zeer specifieke content die andere EA ‘ s aanspreekt is een geweldige manier om een netwerk van gelijkgestemde professionals uit te bouwen.
16. Onderhandelingsvaardigheden
wil je weten wat nog meer de EA die onmogelijk te vinden Lakers tickets scoorde goed deed? Ze gebruikte onderhandelingsvaardigheden om kaartjes te pakken die iedereen wilde.
zowel een kunst als een wetenschap, onderhandelen mystificeert velen. Het kan lijken alsof sommige mensen gewoon geboren zijn met een bepaalde je ne sais quoi die anderen inspireert om hun bevelen uit te voeren, en misschien waren ze dat wel. Maar meer dan waarschijnlijk hebben deze mensen hun indrukwekkende onderhandelingsvaardigheden gecultiveerd. Dat kan jij ook.
Santa Clara University heeft een fantastische pagina over het ontwikkelen van onderhandelingsvaardigheden. Hier zijn enkele belangrijke afhaalrestaurants:
- praktijk onderhandelen vaak, vooral wanneer er niets op het spel staat. Het programma van Harvard Law School over Negotiation Teaching Negotiation Resource Center biedt honderden simulaties om je praktijk op gang te brengen.
- plaats jezelf in de schoenen van de ander. Hoe zien ze de situatie?
- beschouw de hefboomwerking aan beide zijden. Heb je een gelijkmatige wip, of schuin naar één kant? Hoe kun je het naar je kant schuiven?
- gooi een “win” of “lose” mentaliteit. Na een goede onderhandeling, zou iedereen met iets weg moeten lopen.
17. Analytics Skills
In de inleiding vermeldden we dat EA-rollen steeds strategischer zijn gegroeid. Blijf op de hoogte van de veranderende verwachtingen en verhoog uw vermogen om strategisch te denken door analytische vaardigheden op te bouwen.
u kunt gebruik maken van een sterke analytische vaardigheden in elke situatie, van het omgaan met lastige sociale scenario ‘ s tot het maken van verreikende bedrijfsbudgetbeslissingen. Deze vaardigheden maken van solide medewerkers onmisbare kritische denkers die altijd de antwoorden lijken te hebben.
om meer analytische denkvaardigheden op te bouwen, bevelen de onderwijsdeskundigen van Udemy, een online leerplatform, een verscheidenheid aan eenvoudige stappen aan. Hier zijn enkele aangepaste afhaalmaaltijden:
- Visualiseer uw hypothetische acties en breid uw denkvaardigheden uit door gedachte-experimenten. Wanneer een real-world situatie opduikt, ben je klaar om het aan te pakken met je aangescherpte redeneervaardigheden.
- Evalueer de wereld door een logische lens. Wanneer u een verklaring hoort of een stuk nieuws leest, overweeg dan of het kan worden bewezen of niet. Deze praktijk helpt bij strategische beslissingen, en het traint je hersenen om je beslissingen en ideeën aan te vullen met bewijs.
- bevraag de getallen. Feiten, cijfers en statistieken zijn slechts zo goed als hun verzamelmethoden. Omdat veel leidinggevenden willen dat nummers een back-up van beslissingen maken, is het belangrijk dat EAs weten hoe ze bronnen moeten ondervragen. Bijvoorbeeld, als een rapport van een recente enquête suggereert dat de meeste werknemers gelukkiger zouden zijn als ze gratis koffie hadden, kunt u vragen naar de steekproefgrootte. De cijfers lijken misschien significant, maar als slechts 20 mensen van een 500-persoons bedrijf daadwerkelijk nam de enquête, dan is de resultaten misschien niet een sluitend verhaal te vertellen na alles.
mensen stellen ook deze vragen over de vaardigheden van Executive Assistant
Q: Wat doet een executive assistant in 2021?
- A: De functie van EA is veranderd van een ondersteunende rol naar een meer strategische partner. Executives van vandaag leunen op hun assistenten niet alleen voor admin hulp, maar voor advies, technische expertise, en kritische analyse. Van EA ‘ s wordt verwacht dat ze zich bezighouden met zaken die zo breed en gevarieerd zijn als projectmanagement, evenementenplanning en interne communicatie. SnackNation heeft 1000 s van EA ‘ s geïnterviewd om je de top 17 Executive Assistant Skills te bieden In 2021!
Q: Hoe kan ik als executive assistant verbeteren?
- A: Tijdens ons onderzoek voor ons jaarlijkse State of the Executive Assistant-rapport ontdekten we dat EA ‘ s meestal het werk van drie of meer mensen zelf doen. Een veeleisende rol als deze vereist vakkennis. Dus of je nu toegewijd bent aan het EA-pad of de rol wilt gebruiken om naar je droombaan te springen, hier zijn de vaardigheden die je nodig hebt om je bazen te overtuigen en de grootste impact voor je team te maken.
Q: Wat zijn de belangrijkste vaardigheden om als executive assistant te leren?
- A: Elke executive assistant zal een unieke vaardigheden moeten ontwikkelen op basis van de verantwoordelijkheden, persoonlijkheid en communicatiestijl van hun executive. Met dat in het achterhoofd, zijn er nog steeds aanbevolen en strijd-geteste vaardigheden die top executive assistenten zweren bij. Enkele voorbeelden die we behandelen in ons artikel zijn Tech dapperheid, meedogenloze prioritering, Ironclad discretie, strategische Multi-Tasking, en het kennen van alle Best bewaarde geheimen.
(PS-krijg meer sh * t gedaan met de Assist-de # 1 GRATIS wekelijkse nieuwsbrief gemaakt voor assistenten door assistenten.)
hoe zit het met u? Wat is de enige vaardigheid die het meest verantwoordelijk is geweest voor je succes?