bij één Legal wordt vaak gevraagd hoe de grootte van een PDF-bestand kan worden verkleind om ervoor te zorgen dat het door het case management systeem van een rechtbank wordt geaccepteerd en daarom succesvol wordt geëffileerd.
Er zijn een hele reeks regels over bestandsgroottes, afhankelijk van welk backoffice systeem de rechtbank gebruikt om de bestanden te beheren die het ontvangt. In de meeste eFiling rechtbanken in de VS moet het bestand lager zijn dan 35 MB. en elke Californische rechtbank heeft zijn eigen grenzen. U kunt de maximale bestandsgrootte voor uw rechtbank bekijken op ons Ondersteuningscentrum en ook informatie vinden over andere lokale rechterregels.
in het algemeen is er echter weinig reden voor PDF ’s om honderden megabytes groot te zijn, tenzij ze exposities bevatten die absoluut als zeer hoge resolutie foto’ s moeten worden opgeslagen. Door slechts een paar eenvoudige stappen te volgen, kunnen zelfs aanmeldingen die honderden pagina ‘ s lang zijn naar beneden worden gebracht om aan de eisen te voldoen.
hoe bepaal je de grootte van je PDF-document
als je Adobe Acrobat gebruikt, is het eenvoudig om de grootte van je PDF te controleren. Klik gewoon op Bestand, dan eigenschappen. U ziet veel informatie over uw document, inclusief de grootte ervan.
U kunt ook naar de map navigeren die uw document bevat, er met de rechtermuisknop op klikken en op Eigenschappen klikken.
Grotere bestanden zullen langer duren om te uploaden, zijn omslachtig om elektronisch te delen (bijvoorbeeld via e-mail), en zullen de opslag van uw advocatenkantoor sneller gebruiken. En zelfs wanneer de rechtbanken grotere bestandsgroottes accepteren, geven ze de voorkeur aan kleinere, geoptimaliseerde bestanden.
dus, hoe moet u de grootte van uw PDF-documenten verkleinen? Hier zijn vijf snelle tips.
#1 Vermijd het scannen van PDF ’s waar mogelijk
Het is een veel voorkomende misvatting dat, om PDF’ s te maken, of om meerdere documenten en tentoonstellingen te combineren tot één PDF, je alles moet afdrukken en samen scannen. Elektronisch geconverteerde bestanden zijn over het algemeen veel kleiner in omvang dan scans.
u hoeft alleen documenten te scannen die alleen in papieren vorm bestaan — alle andere documenten kunnen elektronisch worden geconverteerd vanuit het originele bestand door ze op te slaan als PDF ‘ s. Bovendien kunnen individuele documenten snel worden gecombineerd als PDF ‘ s met behulp van software zoals Adobe Acrobat, waardoor het niet nodig is om documenten uit te printen om ze te combineren.
Lees meer: hoe een PDF correct te bewerken
#2 opslaan als “verkleinde PDF”
als uw bestand nog steeds erg groot is nadat u het elektronisch hebt aangemaakt, in plaats van door te scannen, zijn er nog steeds enkele stappen die u kunt nemen. De eenvoudigste is om uw bestand opnieuw op te slaan als een kleiner formaat PDF.
in de nieuwste versie van Adobe Acrobat opent u de PDF die u opnieuw wilt opslaan als een kleiner bestand, kiest u Bestand, Opslaan als ander en vervolgens PDF met kleiner formaat. U wordt gevraagd om de versie compatibiliteit die u nodig hebt te selecteren en dan kunt u klikken OK om op te slaan. We raden u aan om uw compatibiliteit met ten minste Acrobat X in te stellen, omdat die versie nog steeds veel wordt gebruikt.
Deze methode is snel en eenvoudig, maar wees gewaarschuwd dat het de kwaliteit van afbeeldingen zal verminderen en digitale handtekeningen zal verwijderen. Als u meer controle wilt over hoe uw PDF wordt gecomprimeerd in Acrobat, gebruik dan de optimalisatiemethode die hieronder wordt beschreven.
Lees meer: hoe converteer ik een invulbaar formulier voor eFiling
#3 gebruik Adobe Acrobat ‘ s PDF Optimizer
soms wilt u meer controle over welke elementen van uw document worden verminderd in kwaliteit of verwijderd. In deze omstandigheden, moet u kiezen voor de PDF optimizer tool.
voordat u een bestand optimaliseert, is het een goed idee om het ruimtegebruik van het bestand te controleren — bekijk welke elementen, zoals lettertypen, afbeeldingen, enzovoort, de meeste gegevens gebruiken. De resultaten hiervan kunnen u ideeën geven over waar het beste om de bestandsgrootte te verminderen.
om de optimalisatie te starten, opent u uw PDF in Acrobat, klikt u op Bestand, slaat u op als ander en geoptimaliseerd PDF. In het dialoogvenster dat verschijnt, klik op controle ruimtegebruik in de rechterbovenhoek. U ziet een tabel met informatie zoals deze:
de optimizer geeft u volledige controle over de elementen van uw PDF die zullen worden gecomprimeerd. Selecteer het selectievakje naast een paneel (bijvoorbeeld afbeeldingen, lettertypen) en selecteer vervolgens Opties in dat Paneel. Er zijn veel keuzes, dus het is de moeite waard om het Adobe help-bestand te lezen om te begrijpen wat elke optie doet.
ok, we weten dat niet iedereen Adobe Acrobat gebruikt. Welke opties zijn beschikbaar voor u als u andere software gebruikt of alleen de basisadobe Reader? Hier zijn nog twee opties om de grootte van uw PDF-bestand te verkleinen als u geen Acrobat gebruikt.
Lees meer: 7 mythes en misvattingen over de PDF
#4 verminder de grootte terwijl u opslaat in Word
In Word, om een document naar PDF te converteren, gebruikt u de optie Opslaan als. Deze optie produceert over het algemeen een vrij klein bestand, afhankelijk van het aantal afbeeldingen in uw document. Echter, als u vindt dat uw Word-geconverteerde PDF is nog steeds te groot, is er een andere optie in Word die een aanzienlijk kleiner bestand zal produceren. Gebruik het als volgt:
Open het Word-document dat u naar PDF gaat converteren. Klik op de knop Bestand en sla vervolgens op als. Selecteer PDF in het menu Opslaan als type en voer de gewenste bestandsnaam in. Hier is de extra stap: waar het zegt optimaliseren voor aan de onderkant van het dialoogvenster, Selecteer minimumgrootte (publiceren online).
Lees meer: hoe corrigeer ik OCR-fouten met Adobe Acrobat
#5 Gebruik een print-to-PDF tool
andere (niet-Adobe) PDF tools bevatten over het algemeen functies die de grootte van uw PDF verkleinen. Echter, als u op zoek bent naar een gratis optie, er zijn een aantal beschikbaar. Momenteel is de meest gedownloade gratis PDF creator (volgens download.com) is PrimoPDF.
zodra u PrimoPDF hebt geïnstalleerd, opent u gewoon de PDF die u wilt comprimeren (in Acrobat Reader, of een webbrowser, bijvoorbeeld), drukt u op Ctrl+P om het dialoogvenster Afdrukken te openen, selecteert u PrimoPDF uit de lijst met beschikbare printers en klikt u op PDF maken.
merk op dat deze methode, zoals simpelweg opslaan als PDF in Adobe Acrobat, de beeldkwaliteit en resolutie vermindert.