Aankoopvorderingen en inkooporders (“POs”) zijn beide belangrijke documenten in een efficiënt aankoopproces voor elk bedrijf. Ze stellen teams in staat om aankopen adequaat te plannen, budgetten te plannen en het bewijs van de uitgaven te leveren in het geval van financiële audits.
toch zijn veel ondernemers onbekend met elk document en hun specifieke rollen binnen het aankoopproces. Als gevolg daarvan, mensen ofwel misbruik maken van deze documenten of ze helemaal niet gebruiken.
laten we de basisprincipes van het aankoopproces analyseren door het verschil tussen aankoopaanvragen en inkooporders te onderzoeken.
Wat is een aankoopaanvraag?
een aankoopaanvraag is een document dat een medewerker binnen uw organisatie maakt om een aankoop van goederen of diensten aan te vragen.
wanneer u een aankoopaanvraag invult, koopt u nog niets. U begint slechts het proces van een aankoop door te vragen om interne toestemming.
dit document wordt gebruikt wanneer een medewerker in uw organisatie een order aanvraagt als er behoefte is aan bepaalde goederen of diensten.
De manager van de werknemer-of iemand die verantwoordelijk is voor aankopen bij uw bedrijf – wordt op de hoogte gebracht dat de werknemer een bestelling heeft gedaan zodra zij de vordering hebben ontvangen.
Aankoopaanvragen geven een overzicht van de details die nodig zijn voordat een aankoop wordt voltooid, indien deze wordt goedgekeurd, zoals:
- productbeschrijving en hoeveelheid
- naam van de verkoper
- prijs
- naam en afdeling van de koper
Aankoopaanvragen verlaten zelden (of nooit) uw organisatie. Medewerkers gebruiken deze interne documenten om toestemming te verkrijgen. Als zodanig zijn ze geen juridisch bindend document.
niet alle ondernemingen gebruiken aankoopprocedures. In andere gevallen, sommige bedrijven vereisen een aankoop vordering voor aankopen gaan over een bepaalde dollar bedrag.
bovendien gebruikt de boekhoudafdeling dit document om toekomstige uitgaven te plannen. Het is veel gemakkelijker om dure fouten te voorkomen als u het budget voorafgaand aan de goedkeuring van een aankoop te controleren.
Waarom hebt u aankoopaanvragen nodig?
Aankoopaanvragen geef alle details van een bestelling die uw organisatie moet maken. Dus waarom niet gewoon overslaan van de aankoop vordering en ga direct naar de inkooporder?
- zij helpen een duidelijk aanbestedingsproces tot stand te brengen. Door het omleiden van toestemming om te kopen naar een gemeenschappelijke manager met behulp van aankoop aanvraagformulieren, kunt u de pijplijn van uw organisatie te stroomlijnen. Het proces is veel gemakkelijker te beheren en formaliseren wanneer er duidelijke regels zijn voor wie wat kan kopen en wanneer.
- ze helpen fraude in uw organisatie op te sporen en te voorkomen. Hoe meer stappen betrokken bij het aankoopproces, hoe groter de kans dat iemand een frauduleuze aankoop zal ruiken als het gebeurt.
- zij geven financiering meer directe controle over de aankoop. Als iemand van buiten de afdeling iets moet kopen, kunnen ze een aankoopaanvraag invullen en indienen bij het hoofd van aankopen. Op deze manier houdt dezelfde afdeling toezicht op elke aankoop die uw organisatie doet.
Hoe werkt een aankoopaanvraag?
Aankoopaanvragen worden eerst ingevuld door een werknemer die de behoefte aan een product of een dienst ziet. De werknemer vult in alle details, met inbegrip van de prijs, voorgestelde leverancier, en de specifieke kenmerken van de goederen of diensten. Het document wordt vervolgens ter goedkeuring naar de afdeling inkoop gestuurd.
stel dat u een productiebedrijf runt. Je hebt een team van monteurs die routine inspecteert en fixes op uw boren, zagen, en andere machines. Als een van uw monteurs erachter komt over een nieuw type apparatuur die hun leven gemakkelijker zou maken voor routinecontroles – apparatuur die uw bedrijf nog nooit eerder heeft gekocht – kunnen ze een aankoopaanvraag invullen zonder eerst om toestemming te vragen.
de monteur stuurt het ingevulde formulier naar de afdeling inkoop. Zij zorgen voor het goedkeuren of weigeren van de aanvraag voor nieuwe apparatuur. Omdat de apparatuur is high-end, het hoofd van aankopen zou inchecken met de afdeling Financiën eerste om ervoor te zorgen dat dit een haalbare vraag.
Wat is een inkooporder?
ook bekend als een PO, de inkooporder is een document waarin de details van een daadwerkelijke aankoop.
de inkoopafdeling maakt de inkooporder aan zodra een aankoopaanvraag is goedgekeurd. Als een organisatie geen gebruik maakt van aankoopvorderingen, kunnen andere medewerkers ook aankooporders ter goedkeuring invullen.
In tegenstelling tot een aankoopaanvraag is de inkooporder een extern document. Inkoop stuurt het naar de leverancier als een set instructies voor het uitvoeren van uw bestelling en het verwerken van uw betaling.
merk op dat Po ‘ s niet hetzelfde zijn als facturen — ze zijn geen prompt voor betaling.
en zodra een inkooporderformulier door de koper en de verkoper is gefinaliseerd en goedgekeurd, wordt het een juridisch bindend document.
pos inclusief alles wat de verkoper moet weten om de bestelling te vervullen en alles wat uw bedrijf nodig heeft om de aankoop te documenteren:
- naam van uw bedrijf
- naam van de werknemer die de bestelling plaatst
- Datum van PO creatie
- hoeveelheid en prijs van goederen
- betalingsvoorwaarden
- handtekening van alle betrokken partijen
- /li>
hoe werken inkooporders?
uw organisatie maakt alleen inkooporders aan als het door wil gaan en officieel goederen of diensten wil kopen. Wanneer het een goedgekeurde aankoopaanvraag heeft, kan de Inkoopafdeling een PO creëren op basis van de informatie in de aanvraag. Als de PO een bepaald dollarbedrag overschrijdt, eisen de meeste bedrijven goedkeuring van de VP voordat het document wordt afgerond dat naar de verkoper moet worden verzonden.
laten we teruggaan naar ons productiebedrijf. Het Management besluit de aankoopaanvraag van de monteur goed te keuren voor nieuwe high-end apparatuur.
vanaf daar vult een medewerker van de Inkoopafdeling een PO in. Echter, omdat de apparatuur meer dan $10.000 kost, moet een VP de PO goedkeuren voordat de aankoop kan worden gedaan.
de VP neemt een kijkje bij de PO, keurt het goed, en stuurt het terug naar de afdeling inkoop, die zorgt voor het verzenden van de PO naar de verkoper en naar hun eigen boekhoudafdeling.
zodra de verkoper het document ontvangt en ondertekent, wordt de PO juridisch bindend. Nu is iedereen – de monteur, de inkoopafdeling, de VP, de boekhoudafdeling, de verkoper – op de hoogte en heeft dezelfde voorwaarden voor een aankoop gelezen.
dus zodra het bedrijf zijn nieuwe apparatuur op een specifieke datum ontvangt, zullen ze het verwachten.
Wat is het verschil tussen een aankoopaanvraag en een aankooporder?
laten we snel gaan over hoe elk document verschilt:
| Feature | Aankoopaanvraag | inkooporder | Wat is er? | aanvraag voor een aankoop | bevestiging van een bestelling |
| wie maakt het aan? | elke werknemer | inkoopafdeling of hoofd van een afdeling |
| wanneer wordt het verzonden? | wanneer een werknemer een vraag naar goederen of diensten ziet | wanneer een bestelling moet worden geplaatst voor goederen en/of diensten |
| wie ontvangt deze? | afdelingshoofd en/of afdeling inkoop | |
| welke informatie bevat het? | – datum aanvraag is aangemaakt – aantal items en prijs – beschrijving van benodigde items – aantal items en prijs– voorgestelde leveranciersinformatie |
– datum PO is aangemaakt – PO– nummer – naam van koper – beschrijving van gekochte items of diensten – aantal items en prijs – Betalingsvoorwaarden – facturering en verzendadres – leveringsdatum |
de rol van aankoopvorderingen en inkooporders in een efficiënt proces
of u nu een verkoper of koper bent, uw bedrijf kan Profiteer van het efficiënter maken van uw inkoopproces voor alle betrokken partijen.
zonder vaste regels en processen, verspillen werknemers veel tijd na verloren informatie of het oplossen van fouten veroorzaakt door misplaatst papierwerk.
een eenvoudige manier om dit te doen is door het implementeren van eenvoudig te gebruiken, elektronische aankoopaanvraag en PO templates in uw processen met behulp van inkoop automatiseringssoftware.
zie het op deze manier – u moet uw middelen op de juiste plaats besteden als u wilt opvallen en uw bedrijf wilt laten groeien. Vandaag de dag, business process automation tools zijn direct beschikbaar om werknemers een voorsprong te geven, zelfs als ze niet programmeurs.
door achter te blijven en constant rond te rennen als een kip zonder kop om op de hoogte te blijven van wie wat en wanneer kocht, verspil je een ton aan middelen. In de tussentijd zullen anderen je inhalen.
laten we het productiebedrijf als voorbeeld nemen. Als u gebruik maakt van Old school inkoopprocessen, zijn alle middelen die u verspilt aan inkoop middelen die u wegneemt van het creëren van een positieve klantervaring. Tegenwoordig, er zijn tal van moderne productiebedrijven die uw klant kan gaan als je niet kunt geven hen de kwaliteit van de dienstverlening ze weten dat ze elders kunnen krijgen.
Hier is hoe dit zich verhoudt tot een ander type proces – Netflix verandert de manier waarop mensen media-inhoud consumeren. Nu bieden Steeds meer netwerken vergelijkbare streamingdiensten aan om relevant te blijven.
hetzelfde geldt voor automatisering.
Stroomlijn uw inkoopproces
Het is moeilijk om een bedrijf te runnen. Uitdagingen zullen opduiken elke dag van een ontevreden klant tot een onverwachte kosten. In plaats van papierwerk na te jagen, wilt u dat medewerkers zich richten op klanten en strategische zaken.
wereldwijde trends zijn sterk voorstander van automatisering. Automatiseer uw dagelijkse inkoopprocessen met behulp van zaken als een purchase order workflow – oplossing-de voordelen kunnen u verrassen.
het inpakken
van middelgrote ondernemingen tot grote ondernemingen, zo veel bedrijven nodig hebben om te gebruiken inkoop aanvraagformulieren en PO formulieren in hun voordeel om middelen te besparen, hun financiën efficiënter te plannen, en zelfs zichzelf te beschermen in geval van financiële audits.
zonder aankoopaanvragen en de bijbehorende POs, kan het een gratis-voor-iedereen in uw aankoopproces worden – de kosten van dergelijke fouten kunnen variëren van ergernissen tot grote rampen.
beschikt uw bedrijf over efficiënte formulieren voor het aankoopproces?
