3,9 miljard mensen gebruiken e-mail in 2019, wat meer dan de helft van de wereldbevolking is. Het is geen verrassing dat e-mail de communicatie op de werkplek domineert. Wist u dat de gemiddelde Amerikaanse werknemer 126 e-mails per dag ontvangt!
e-mail etiquette is essentieel in de professionele wereld van vandaag. Een goed samengestelde e-mail vereist een formele begroeting, een gepersonaliseerde handtekening, een duidelijke onderwerpregel en grondige proeflezing, om een paar functies te noemen. Echter, vandaag gaan we ons richten op een cruciaal aspect van hoe je een e – mail plaatsen ontvangers te starten in de juiste velden.
Ontvangersvelden zijn iets ingewikkelder dan je zou denken. Wanneer u een nieuwe e – mail gaat schrijven, zijn er drie ontvangervelden-Aan, Cc en Bcc. Hier bij B12, zijn we hier om elk van deze te definiëren en uit te leggen wanneer en hoe ze te gebruiken. Door deze velden correct te hanteren, zorgt u voor een soepele communicatie met elke e-mail die u verzendt en vermijdt u gênante e-mailblunders.
Wat is het veld “aan”?
het meest eenvoudige ontvanger veld is het” aan ” veld. Het is bedoeld voor de belangrijkste ontvangers van uw e-mail. Uw bericht moet direct betrekking hebben op deze ontvangers. Bovendien kunt u een antwoord of directe actie verwachten van ” aan ” ontvangers in reactie op uw e-mail. U kunt meerdere personen opnemen in het veld” Aan”, zolang ze allemaal aan deze criteria voldoen.
Houd er rekening mee dat alle ontvangers van de e-mail, zelfs als ze “Cced” of “Bcced” zijn, in staat zullen zijn om te zien wie in het veld “Aan” geplaatst is.
Wanneer moet u het veld “Aan” gebruiken?
gebruik het veld “aan” om de primaire persoon aan te pakken waarvoor uw e-mail bedoeld is.
bijvoorbeeld, als u een e-mail schrijft waarin u vraagt naar de status van een project, plaatst u de belangrijkste bijdragers van de projecten in het veld “aan”. Door dit te doen, zullen ze weten dat ze worden verwacht om te reageren of passende actie te ondernemen. Zij zullen ook alle toekomstige e-mail antwoorden in de e-mailketen ontvangen.
als een ander voorbeeld, Als u direct naar een client schrijft, plaatst u hun e-mail in het veld “aan”. Terwijl u deze e-mail kunt delen met collega ‘ s door “Cc-ing” of “Bcc-ing” hen, de primaire ontvanger van de e-mail is de client. Dus, ze horen in het” aan ” veld.
Wat is het veld” Cc”?
” Cc “staat voor” carbon copy.”Wanneer u een ontvanger in het veld “Cc” plaatst, ontvangen ze een kopie van de e-mail. Echter, het is impliciet dat ze niet de directe ontvanger. Dat is de reden waarom “Cc” wordt algemeen begrepen als “beleefdheidskopie.”
Het primaire doel van het veld “Cc” is om iemand op de hoogte te houden, zelfs als een bericht hen niet direct aangaat. “Cc” ontvangers worden niet verwacht om actie te ondernemen of te reageren op de e-mail, maar ze kunnen als ze willen. Zij zullen ook alle bijbehorende e-mailketenreacties ontvangen. Net als bij het veld ” Aan “kunnen alle ontvangers zien wie “Cced” is.”
Wanneer moet u het veld “Cc” gebruiken?
Hier zijn enkele voorbeelden van het juiste gebruik van het veld” Cc”. Gebruik het als u:
iemand op de hoogte wilt houden: gebruik “Cc” om iemand op de hoogte te houden van belangrijke informatie die geen directe reactie vereist. Zo kunnen het management en andere betrokken partijen op de hoogte blijven van de status van een belangrijk project.
Verbeter de urgentie van een e-mail: door “Cc-ing” hogerop in het bedrijf, zullen de “aan” – ontvangers begrijpen dat de e-mail belangrijk is. Bijvoorbeeld, je zou kunnen ” Cc ” uw baas wanneer het verzoek dat een client stuurt over tijd-gevoelige informatie.
tijdelijk de taken van een collega overnemen: Als je werk doet dat meestal door iemand anders wordt gedaan, zoals voor een collega die op vakantie is, houd ze dan op de hoogte van de status van hun werk door ze te “Cc-ing” in alle relevante communicatie. Bijvoorbeeld, “Cc’ hen op e-mails tussen u en hun klanten.
Introduceer twee van uw contacten: wanneer u twee personen via e-mail introduceert, kunt u “Cc” gebruiken om elkaars e-mails aan te bieden. Zo kunnen ze zich aan elkaar voorstellen en in de toekomst communiceren.
Wanneer moet het veld “Cc” niet worden gebruikt?
hoewel er veel redenen zijn om het veld “Cc” te gebruiken, oefen onderscheidingsvermogen voordat u op Verzenden klikt. “Cc” wordt vaak veel te ruim gebruikt.
Het is verleidelijk om mensen te ” Cc ” op alle zaken die hen losjes betrekken. Echter, spammen collega ‘ s met irrelevante e-mailketens wordt niet aanbevolen. Het kan hun tijd verspillen en de Betekenis van toekomstige e-mails te verminderen. Overmatig gebruik van ” Cc ” kan er zelfs voor zorgen dat mensen uw e-mails negeren in de toekomst.
tenzij het echt passend is om “Cc” te gebruiken, overweeg dan om informatie te delen met relevante partijen in persoon of in een doorgestuurde e-mail. Voeg context toe waarom de info hen betreft.
Hier zijn nog meer situaties waarin u het veld “Cc” moet vermijden:
Als u iemand roept: als uw e-mail bedoeld is om iemand in verlegenheid te brengen of publiekelijk te roepen, wacht dan af. Bijvoorbeeld, het is in slechte smaak Om ” Cc ” je baas een boze e-mail naar een andere collega waar u wijzen op hoe ze verknoeid. Omgaan met dergelijke interacties in privé.
als u geen toestemming hebt voor: als er bij uw communicatie meerdere partijen betrokken zijn, moet u hun goedkeuring krijgen voordat u iemand nieuw in de e-mailketen “Cc-ing”. Anders loopt u het risico dat u de ontvanger van de “Cc-ed” toegang geeft tot privé-of gerubriceerde informatie zonder de juiste autoriteit.
als uw Cc-ontvangerslijst lang is: als u merkt dat u meer dan 5 of 6 personen “Cc-ing” hebt, overweeg dan “Bcc” te gebruiken. Inclusief e-mails van te veel mensen kan afleidend zijn. Het kan ook de privacy van de ontvangers schaden, vooral als ze elkaar nog niet kennen.
Als u een reactie verwacht: zoals we hebben uitgelegd, moet het veld “Aan” altijd worden gebruikt als u een directe reactie verwacht. “Cc-ing” stuurt het bericht dat uw e-mail is gewoon een beleefdheid. Dus, het is misleidend om ” Cc ” als je een reactie wilt.
Wat is het veld “Bcc”?
” Bcc “staat voor” blind carbon copy.”Zoals de naam al doet vermoeden,” Bcc ” houdt de e-mails van de ontvangers verborgen. Dus, de BCC lijst is een geheim voor iedereen, behalve de afzender.
Bcc werkt anders in relatie tot e-mail threads. Terwijl” aan “en” Cc “ontvangers antwoorden zullen ontvangen in de toekomst,” Bcc ” ontvangers niet. ze zullen alleen de eerste e-mail te ontvangen. Dus, je moet alle toekomstige e-mails die hen kunnen betreffen doorsturen.
” Bcc ” werkt op deze manier omdat het meestal bedoeld is voor onpersoonlijke, massale e-mails die geen antwoord rechtvaardigen. Ook zou het niet geschikt zijn voor een andere ontvanger om een e-mail te sturen naar een lijst die ze niet wisten en niet hebben gemaakt.
houd er echter rekening mee dat wanneer een BCC-ontvanger “iedereen antwoordt”, zijn status van ontvanger plotseling wordt blootgesteld aan de rest van de ontvangers. Als u denkt dat een “Bcc” – ontvanger kan reageren, overweeg dan om “Cc” te gebruiken om transparantie te garanderen.
Wanneer moet u het veld “Bcc” gebruiken?Dit veld ” Bcc “wordt het beste gebruikt wanneer u het uiterlijk van uw e-mail wilt stroomlijnen en ontvangers’ van het zien van elkaars e-mails wilt houden. Hoewel dit een beetje duister klinkt, is het niet bedoeld voor slinkse doeleinden. Het is vooral bedoeld om de privacy van uw ontvangers te beschermen.
gebruik “Bcc” in de volgende omstandigheden:
bij het delen van een bedrijfsnieuwsbrief: wanneer u gebruik maakt van uw ideeën voor de nieuwsbrief in een bedrijfsnieuwsbrief, houd uw e-maillijst privé met behulp van “Bcc”. Anders, het zal uw abonnees bloot aan elkaar zonder hun toestemming.
bij gebruik van een uitgebreide mailinglijst: “Bcc” is geweldig voor het verzenden van een e-mail naar een grote mailinglijst. Bijvoorbeeld, als uw e-mail richt zich op de hele student lichaam van een college of alle werknemers van een groot bedrijf, “Bcc” is de voorkeur. Het voorkomt ook dat een lange lijst van e-mails af te leiden van de inhoud van uw e-mail.
wanneer uw ontvangers elkaar niet kennen:” Bcc ” beschermt de privacy van ontvangers. Dit is erg belangrijk als je mailinglijst bestaat uit vreemden die elkaar niet kennen.
voor onpersoonlijke e-mails die geen reacties rechtvaardigen: bij het verzenden van een onpersoonlijke e-mail is “Bcc” geschikt. Als u bijvoorbeeld een bedrijfsaankondiging verzendt, zoals bijgewerkte contactgegevens, een nieuwe websitepromotie of een aankondiging over een nieuwe CEO, gebruikt u “Bcc.”
om iets snode bloot te leggen: in zeer zeldzame gevallen kan “Bcc” u helpen problematisch gedrag bloot te leggen. Net als bij “Cc”, moet dit gedaan worden met extreem onderscheidingsvermogen. Echter, als je te maken hebt met een probleem dat HR ‘ s aandacht garandeert, je zou kunnen “Bcc” hen in een e-mail die onthult ongepaste communicatie plaatsvindt op het werk.
om het samen te vatten, de beste toepassingen van het veld “Bcc” Zijn onpersoonlijke e-mails die worden verzonden naar een grote e-maillijst van mensen die elkaar niet kennen. Door Bcc te gebruiken, respecteer je hun privacy en vermijd je frustrerende e-mailketens.
Wanneer moet Bcc niet worden gebruikt?
bij het gebruik van “Bcc” dient u alle toepassingen te vermijden die kunnen worden geïnterpreteerd als schaduwrijk, achterbaks of ongepast. Als algemene richtlijn, vermijd het gebruik van” Bcc “als:
het bericht persoonlijk is: het gebruik van” Bcc ” in een persoonlijke e-mail kan gemakkelijk de regel overschrijden in ongepast gebied. Bij persoonlijke zaken is transparantie absoluut noodzakelijk. Anders laat je digitaal afluisteren plaatsvinden.
u e-mailt collega ‘ s: in het algemeen is het het beste om “Bcc” op het werk te vermijden wanneer u uw collega ‘ s e-mailt. Het ziet er niet goed uit op u en zal de perceptie van uw collega’ s van uw werkplek integriteit te verminderen. Houd dingen transparant door te plakken met ” CC ” en ” To.”
een antwoord van de ” BCC ” ontvanger zou ongemakkelijk zijn: als je “BCC” iemand, het is altijd mogelijk dat ze antwoorden. Als dit schadelijk kan zijn, vermijd het dan. Bijvoorbeeld, niet “Bcc” je vriend bij het aanbevelen van hen aan je baas voor een open positie. Als ze gedachteloos antwoord “dank u,” van plan de boodschap voor u, zou je plotseling in een zeer ongemakkelijke positie.
een samenvatting van de To vs. Bcc. vs Cc guidelines
wanneer u de verschillen tussen deze velden bekijkt, gebruikt u deze algemene richtlijnen:
- Als u een directe reactie of actie verwacht, gebruik dan het veld “aan”.
- Als u mensen op een transparante manier in de lus wilt houden, gebruik dan het veld” Cc”.
- als iemand niet bedoeld is om een directe ontvanger te zijn, gebruik dan “Cc.”
- Als u wilt dat een” aan ” ontvanger weet dat andere belangrijke mensen op de hoogte zijn van de correspondentie, gebruik dan “Cc.”
- Als u een inclusieve e-mailketen wilt behouden, gebruikt u “To” of “Cc.”
- Als u een onpersoonlijke e-mail verstuurt of een e-mail met een grote mailinglijst, gebruik dan de “Bcc.”
- u wilt de privacy beschermen van ontvangers die elkaar niet kennen, gebruik dan ” Bcc.”
- als je een e-mail in het geheim met iemand wilt delen, gebruik dan “Bcc”, maar wees daarbij ethisch discreet.
Kies elke keer het juiste ontvangersveld
Nu u de verschillen tussen deze velden begrijpt, kunt u e-mails samenstellen met Intentie, hoffelijkheid en de juiste etiquette. U zorgt ervoor dat uw e-mails professioneel verschijnen en de grenzen en privacy van ontvangers respecteren. U zult ook voorkomen dat lastige e-mail blunders die anderen kunnen kwetsen of schade toebrengen aan uw reputatie.