vertrouwt uw bedrijf, ten minste gedeeltelijk, op papieren records?
tegenwoordig verplaatsen steeds meer bedrijven hun documentopslag naar de digitale ruimte. Echter, niet alles kan worden omgezet naar digitaal. Veel bedrijven hebben nog steeds papieren records die goed moeten worden opgeslagen en georganiseerd.
het gebruik van drie-ring Bindmiddelen om uw papieren documenten op te slaan is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat ze niet beschadigd of misplaatst zijn. U hebt echter een systeem nodig om deze documenten te organiseren in het geval dat u er een moet vinden.
afhankelijk van het aantal records waarmee uw bedrijf te maken heeft, hebt u verschillende opties voor organisatiesystemen.
alfabetische organisatie
voor records onder 5.000 jaar is het alfabetische bestand nog steeds de meest gebruikte methode. In dit systeem worden alle records (inclusief de namen van agentschappen, bedrijven, geografische locaties, individuen, instellingen, onderwerpen en onderwerpen) alfabetisch weergegeven van A tot Z.
u kunt dit systeem ook gebruiken voor zowel klant-als klantnaam bestanden. Als u met onderwerpen werkt, moet u mogelijk een relatieve index gebruiken waarin u een onderwerpnaam aanwijst om een onderwerp te vervangen.
Hier zijn enkele andere praktische tips voor het bijhouden van alfabetische registers:
- als de verzameling klanten of contacten die u hebt groot is, overweeg dan om voor elk contract afzonderlijke mappen of tussenschotten in uw mappen te gebruiken.
- Houd alles duidelijk door de bovenkant van elke map te labelen (achternaam, voornaam van de contactpersoon).
- gebruik de achternaam van de client om alfabetisch te sorteren. Voor meer dan één client met dezelfde achternaam, gebruik maken van hun voornaam ook.
- Houd uw organisatiesysteem netjes door uw cliënten in vier secties op te splitsen: A tot F; G tot L; M tot R; en S tot Z. U kunt eenvoudig één binder voor elke sectie gebruiken als ze te groot zijn. Dit voorkomt dat dingen te verzanden.
numerieke organisatie
met een numeriek binder-organisatiesysteem plaatst u uw bestanden in volgorde. U kunt dit doen door nummers toe te wijzen aan elk van uw klanten/klanten, of u kunt een nummer trekken uit uw klantenlijsten.
numerieke indiening kan nuttig zijn omdat het de neiging heeft om de productiviteit te verhogen, omdat getallen het sneller maken om uw indiening gedaan te krijgen. In tegenstelling tot een alfabetisch systeem, kunt u eenvoudig gebruik maken van een numeriek systeem voor meer dan 5.000 records.
Terminalgetalorganisatie
een andere vorm van numerieke organisatie is het gebruik van een terminalgetalsysteem. Net als een traditioneel numeriek systeem, organiseer je getallen opeenvolgend. In het terminalcijfersysteem gebruikt u echter alleen de laatste twee cijfers van het toegewezen nummer voor elke client. Dit systeem wordt vaak gebruikt wanneer een bedrijf heeft een groot aantal records.
alfanumerieke organisatie
Dit registratiesysteem combineert zowel alfabetische als numerieke systemen. Alfanumerieke systemen worden vaak gebruikt wanneer er onderwerpnamen en nummers in een systeem zijn.
voor dit systeem begint u meestal door uw bestanden alfabetisch te sorteren en ze vervolgens numeriek te sorteren. Net als bij het alfabetische systeem moet u een relatieve index gebruiken waarin u de nummercodes bijhoudt waaraan u uw alfabetische categorieën hebt toegewezen.
Categorieorganisatie
ten slotte worden in een categoriesysteem records in categorieën onderverdeeld en vervolgens alfabetisch georganiseerd. U kunt mappen of verdelers met index tabs in uw mappen gebruiken om dingen gescheiden te houden.
om het gemakkelijker te maken om uw records te vinden, kunt u ook uw categorieën op prioriteit organiseren. De informatie die u vaker nodig hebt, kunt u opslaan in een apart bindmiddel met het opschrift “Priority”.