de fijne kunst van het schrijven van een zakelijke memo is eigenlijk iets van een verloren kunst.
met de opkomst van digitale communicatie en een te grote afhankelijkheid van mobiele telefoons en snelle tekst en e-mails, lijkt er niet veel ruimte te zijn voor de eerbiedwaardige memo.
dat is jammer, want een goed ontworpen bedrijfsmemo kan door de bureaucratische rompslomp heen snijden en belangrijke bedrijfsboodschappen naar de juiste mensen sturen, op een duidelijke en beknopte manier.
memo ‘ s hebben de voorkeur boven e-mails bij het verstrekken van informatie en gegevens over belangrijke bedrijfskwesties, zoals beleidswijzigingen of de benoeming van een nieuwe chief executive officer.
Hoe schrijf ik de beste memo? Kort en zoet is een goede plek om te beginnen, en een vermogen om uw belangrijkste punten te communiceren is een goede manier om te eindigen.
laten we eens kijken hoe we de beste zakelijke memo kunnen schrijven.
How To Write a Memo
per definitie is een memo (kort voor memorandum) een zakelijk document dat tot doel heeft stafleden binnen een bedrijf te betrekken en belangrijke boodschappen over belangrijke onderwerpen over vergaderingen, bedrijfsbeleid en bedrijfsactiviteiten communiceert.
Het schrijven van een goede memo gaat vooral over goede opmaak, solide structuur en de mogelijkheid om het bedoelde bericht duidelijk en bondig over te brengen.
om de basis op alle bovenstaande fronten te dekken, laten we stap voor stap het proces doorlopen bij het maken van een meesterlijke memo.
voeg de titel toe
De titel van een memo is kort en to the point, en wordt altijd bovenaan de pagina geplaatst. Meestal wordt een term gebruikt in de titel (denk aan “memo” of “memo to notenbalk.”) Idealiter wilt u dat uw bericht opvallen te midden van de stapel papierwerk en e-mails die vaak de moderne werkplek overspoelen. Het richten van uw titel aan de beoogde doelgroep/ontvanger doet precies dat.
zorg ervoor dat de datum
De datum is nodig als referentietijdstip. Het geeft de ontvanger aan wanneer de memo is geschreven en geeft in veel gevallen de memo een gevoel van urgentie en dat de inhoud en instructies serieus moeten worden genomen.
3. Geef aan wie de Memo ontvangt met”To “
maak duidelijk wie de Memo is”From “
Deze regel wijst de auteur van de memo aan, op naam en titel (d.w.z., ” from the desk of Sally Stone, director of sales.”) Vaak, om het belang van de memo te onderstrepen, bevat de titel de handtekening van de afzender, met initialen. Meestal gebeurt dit wanneer een ondergeschikte de memo schrijft voor een supervisor of manager – die manager zal de memo ondertekenen om ontvangers te laten zien dat alles in de memo is goedgekeurd en aandacht of een reactie vereist.
voeg een duidelijk onderwerp toe
Deze regel geeft aan waar de memo over gaat en moet altijd duidelijk, bondig en dwingend worden geschreven. Boven alles, u wilt dat uw memo opvallen, en om uw boodschap over te brengen. Dat proces begint echt met de onderwerpregel, en is bedoeld om duidelijk aan te geven waar de memo over gaat.
schrijf de Body
Deze sectie gaat in meer detail over waar de memo over gaat. Het doel is om snel ter zake te komen (dat wil zeggen: “we hebben maandag een vergadering georganiseerd, Jan. 6 om de verkoopdoelen en prioriteiten van het eerste kwartaal te bespreken.”) De eerste regel is van groot belang, aangezien hiermee de tabel voor de rest van de memo wordt opgesteld. Het is ideaal om het lichaam van de memo op te splitsen in korte paragrafen – drie moet het doel zijn. Nog meer en je verliest de aandacht van je ontvangers. Vergeet niet, duidelijk en beknopt is het doel met een goede memo. De laatste paragraaf moet een oproep tot actie bevatten, dat wil zeggen iets dwingend om de ontvanger aan te sporen tot actie.
tekenen met een goede afsluiting
Het Laatste gedeelte van de memo kan een handtekening van de afzender onderaan bevatten, maar dat hoeft niet. Gewoon tekenen en dateren van de handtekening, om officieel “verzegelen van de deal” op de memo, en laat de lezer weten van wie, precies, de memo komt. Het is echter belangrijker om de memo af te sluiten met een stevige oproep tot actie, zodat uw lezers weten welke specifieke actie moet worden ondernomen.
goede Memo sjablonen om
te gebruiken om u te helpen een betere memo te schrijven, en u een visueel voorbeeld te geven van wat een goede memo zou willen, bekijk deze voorbeeldmemo ‘ s:
- Vertex 42: deze website biedt een verscheidenheid aan verschillende sjablonen, waaronder “casual” en “formele” zakelijke memo ‘ s.
- Office.com: deze webpagina is zeer nuttig bij het kiezen van het juiste ontwerp voor uw memo.
- TemplateArchive.com: deze site doet een geweldig werk in het breken van het memo proces naar beneden in gemakkelijk te begrijpen bites. Het bevat secties over sjablonen, wanneer een memo moet worden verzonden en memo-opmaak.
Wanneer moet u een Memo verzenden?
weten wanneer een e-mail moet worden geschreven is net zo belangrijk als weten hoe een memo moet worden geschreven. Bijvoorbeeld, er zijn scenario ‘ s waar een korte e-mail zal volstaan, of een in-house digitale bulletin board zal u naar uw juiste publiek.
over het algemeen is het schrijven van een memo echter optimaal in de volgende scenario ‘ s:
- wanneer u een bericht wilt versturen dat indruk maakt. E-mails zijn geweldig om snel een bericht uit te krijgen, maar een memo kan een bericht maken dat is gebouwd om lang mee te gaan. Als uw bericht een ernstig probleem of aanbeveling betreft, heeft een memo de voorkeur boven een e-mail om uw punt over te brengen.
- bij het correct formatteren van uw bericht is het belangrijk. Als uw bericht opsommingstekens, koppen of grafieken moet bevatten, is een memo een geweldig middel om personeel te betrekken.
- wanneer uw bericht bedoeld is om afgedrukt te worden. Als uw bericht gaat eindigen op een bedrijf bulletin board of in een nieuwsbrief formaat, of als uw bericht zal worden gebruikt op een bedrijf vergadering, een formele memo is de manier om te gaan.
u moet het schrijven van een memo vermijden wanneer een e-mail volstaat. Dat is meestal het geval wanneer u een zeer kort bericht te verzenden, of als je op de weg met behulp van uw smartphone, en heb niet de tijd om structuur en formatteren van een memo.
Tips voor het schrijven van een goede Memo
Gebruik deze tips om memo ‘ s te schrijven die opvallen, opvallen en snel worden opgevolgd.
- houd u aan het bedrijfsbeleid op memo ‘ s. De meeste bedrijven, vooral Grotere, hebben een standaard script of blauwdruk om te volgen bij het schrijven van een memo. Blijf er dicht bij en gebruik de blauwdruk om je punt over te brengen.
- Houd uw zinnen en alinea ‘ s kort en to the point. Zoals Ernest Hemingway ooit zei: “beknoptheid is de sleutel.”Lange, langdradige memo’ s zijn memo ‘ s die vaak niet gelezen worden.
- gebruik bullet points. Om beknopter te zijn en uw punt over te brengen, gebruik bullet points om uw boodschap beter over te brengen.
- Focus op de oproep tot actie. Het einde van de memo, waarin een oproep tot actie is opgenomen, is essentieel voor het memo-proces. Concentreer je op verbiage dat de lezer inspireert en zet ze in beweging. Stel jezelf deze vraag: Wat is de top afhaalmaaltijd die Ik wil dat lezers absorberen uit de memo?
- bewerken voor grammatica. Niemand wil een memo lezen bezaaid met typefouten en grammaticale fouten. Zorg ervoor dat u uw memo proeflezen en investeren in goede grammatica software zoals Grammarly.