Hoe uw dag te plannen voor een optimale productiviteit

zie onze volledige gids over hoe u een schema maakt om het meeste uit uw dagen te halen.

we hebben allemaal dezelfde vierentwintig uur per dag. Dus waarom doen succesvolle mensen krijgen zo veel gedaan in hun vierentwintig uur, terwijl anderen worstelen om de taken uit te voeren op een fundamentele to-do lijst?

Eén antwoord is time management. Veel mensen hebben moeite met het gebruik van hun tijd efficiënt gedurende de dag. Maar als jij dat bent, maak je geen zorgen. Door productiviteitstips te gebruiken en een efficiënt dagelijks schema te creëren en vast te houden, kunt u elke dag meer en beter doen.

Waarom het Plannen van Uw Dag is Belangrijk

het Plannen van Uw Dag

• Definiëren Waarom
• Stel Prioriteiten
• Schatten Hoe Lang Een Taak Zal Nemen
• Slimmer Werken, Niet Harder

Soorten Scheduling Technieken

• het Maken van een Productieve Ochtend Routine
• Vermijd Schakelen tussen taken
• Batch-Taken
• Verwacht het Onverwachte
• maak gebruik van Technologie
• Onthoud Papier
• Eet de Kikker
• Beoordelen en Pivot

Waarom het Plannen van Uw Dag is Belangrijk

is een eindige hulpbron voor ons allemaal. Het verlaten van uw beperkt aantal dagen en uren tot het toeval is niet verantwoordelijk resource management. Gebruik in plaats daarvan een schema en profiteer van de voordelen:

• verminder verspilde tijd: tenzij u “besteed 2 uur aan sociale Media en videospelletjes” op uw dagelijkse schema plaatst, voorkomt het gebruik van uw schema dat u tijd verspilt aan dingen die niet op de agenda staan.
• verhoog geluk: zelfs de wetenschap is het ermee eens. Een schema volgen maakt je gelukkiger!
• Verbeter de productiviteit: u krijgt meer gedaan als u een schema volgt.
• stress verminderen: Planning zorgt voor meer zekerheid die stress vermindert–en dat verbetert de gezondheid. Win-win!
• faciliteer samenwerking: wanneer u met een team werkt, houdt een schema u allen op dezelfde pagina op dezelfde plaats op hetzelfde moment.

hoe uw dag plannen

het is duidelijk dat het plannen van uw dag waardevol is. Echter, je kunt niet zomaar dingen gooien op uw schattige Kittens kalender en hopen op een productief leven.

in plaats daarvan hebt u een strategie nodig zodat u de productiviteit kunt plannen en het belangrijke werk efficiënt kunt doen. Hier zijn enkele leidende principes om u te helpen een schema te gebruiken voor efficiënte dagen.

laten we eerlijk zijn. Niet alles wat we doen in een dag is leuk. Er zijn zeker taken die we gewoon niet willen doen. We kunnen vertrouwen op grit en vastberadenheid om de stroom door te voeren, maar dat kan sap energie. In plaats daarvan, vind interne motivatie door het definiëren van uw waarom.

ieders waarom is anders, maar het is de betekenis en het doel achter alles wat we doen. Dit concept werd gepopulariseerd door Simon Sinek in zijn boek Start With Why. Sinek laat zien dat” waarom ” individuen en bedrijven echt kan motiveren om hun doelen te bereiken.

uw waarom zou groter moeten zijn dan ” omdat ik moet,” of “omdat iemand me vertelde om.”Voor een individu, er Waarom zou kunnen zijn om een veilig en gelukkig leven te bieden voor hun kinderen. Voor bedrijven lijkt een waarom meer op: “om mensen te helpen slagen.”

dan moet alles wat je doet als een persoon of als een bedrijf in dienst zijn van dat waarom.

Er zijn letterlijk miljoenen manieren waarop u elke dag kunt besteden. En je kunt niet alles doen. Zonder prioriteiten, kunt u vinden jezelf tijd doorbrengen op taken die je nergens te krijgen. En als je een teamleider of manager bent, wil je prioriteiten stellen voor je team, zodat ze ook weten wat belangrijk is.

dus je moet uitzoeken wat je echt gedaan moet krijgen om je doelen te bereiken in dienst van je waarom. Schrijf eerst alles op wat je kunt bedenken. Elimineer dan alles wat niets te maken heeft met je waarom. Zet dan je prioriteiten in volgorde van belang.

een richting hebben om in te gaan is net zo belangrijk als gaan. Een reis zonder bestemming kan interessant zijn, maar zonder bestemming in het achterhoofd, wie weet waar je terecht komt.

als je eenmaal hebt uitgezocht wat je moet doen, zoek dan uit hoe lang het zal duren. En we hebben het niet over hoe lang het zal duren in fantasieland. Je moet weten hoe lang het echt duurt om dat ding te doen.

een van de meest voorkomende planningsfouten die mensen maken is het niet correct inschatten hoe lang een taak of project zal duren. “Als je over-of-onderschatten op Hoe lang dit daadwerkelijk zal duren, heb je meer kans om je hele schema af te gooien. Erger nog, u kunt een deadline missen of kostbare tijd verspillen voor u en belangrijke stakeholders zoals werknemers en klanten.”

dus, je moet echt worden met jezelf en moedig je team om hetzelfde te doen. Neem een week of twee en volg je tijd. Hoe lang duurt het om 1000 woorden te schrijven of e-mails te beantwoorden? Dan, u kunt uw planning realistisch plannen, het verbeteren van uw kansen op succes.

Tim Ferriss, auteur van de 4-urige werkweek is iets op het spoor. In het tijdperk van hustle, hebben we soms het gevoel dat we de hele tijd moeten gaan. Maar wat als we onze tijd zo gebruiken dat we minder kunnen werken? Dan zijn wij ook iets op het spoor.

Ferriss pleit voor een slimmere strategie waarbij gebruik wordt gemaakt van systemen die het “onmogelijk maken zich te misdragen”.”Dan hoeft hij niet te vertrouwen op de eindige bron van wilskracht. Het opzetten van productieve systemen is dus een belangrijke stap voor Ferriss.

andere manieren om slimmer te werken zijn het identificeren van uw meest productieve tijden van de dag en dan het plannen van de belangrijkste taken voor die periode. Voor velen van ons zijn de energieniveaus ‘ s morgens het hoogst. Echter, als je een echte nachtuil, voel je vrij om te profiteren van die tijd om dingen gedaan te krijgen.

u moet ook strategisch zijn. Ja, er zijn vele manieren om je doel te bereiken. Bij het kiezen van de te nemen weg, rekening houden met de risico-voordeel van wat je doet. Je kunt 100 mensen bellen en één ja krijgen. Of je kunt de juiste tien mensen bellen voor hetzelfde voordeel.

soorten planningstechnieken

Er is geen oplossing voor het maken van het meest productieve schema. Maar deze scheduling technieken kunnen u helpen op uw pad.

begin uw dag goed met een ochtendroutine die de productiviteit versterkt.volgens Hal Elrod, auteur van The Miracle Morning, ” how you wake up each day and your morning routine (of het ontbreken daarvan) dramaticly beà nvloedt your levels of succes in every single area of your life. Gerichte, productieve, succesvolle ochtenden genereren gerichte, productieve, succesvolle dagen.Elrond veranderde zijn leven door om 5 uur ‘ s morgens wakker te worden om tijd door te brengen in stilte, te mediteren, te lezen en te oefenen. Dit zette de toon voor zijn dagen en hij was in staat om zich te trekken uit onder verpletterende schuld en het bereiken van nieuwe niveaus van succes.

uw perfecte ochtend ziet er misschien anders uit dan die van Elrond, maar het is zinvol om elke dag vroeg tijd te reserveren om het verloop van de rest van de dag te bepalen.

Multi-tasking kan efficiënt lijken. Immers, je krijgt meer gedaan in een keer, toch? Verkeerd. In feite, hoewel je meer tegelijk doet, krijg je niet echt meer gedaan. Je krijgt minder gedaan.

in feite kunnen de werkelijke kosten van multi-tasking oplopen tot 40% van uw productiviteit. Elke keer dat je tussen taken beweegt, kost het je hersenen tijd om te schakelen. Bovendien, mensen zijn meer vatbaar voor fouten bij taak schakelen. En hoe complexer de taak, hoe groter de verliezen.

Het is dus logisch om maar één ding tegelijk te doen. Hierdoor kun je je echt concentreren op wat je doet. Dan kun je het efficiënter doen.

bij het plannen van uw dag, vermijd het wisselen van taken Indien mogelijk. Geef jezelf genoeg tijd om taken in één keer te voltooien. En als je het doet? Controleer uw e-mail niet.

We hebben gezien hoe het wisselen van taken de productiviteit kan beïnvloeden. We hebben echter allemaal meer dan één ding te doen in een dag. Zo kunt u het effect van de taak schakelen te minimaliseren door batching taken en het gebruik van block scheduling.

u kunt “soortgelijke taken” op vele manieren definiëren. Maar de sleutel is dat de taken een verenigende functie moeten hebben die ze efficiënter maakt wanneer ze samen worden gedaan. Denk aan boodschappen doen. Het is logischer om overal te gaan op een bepaalde geografische locatie.

evenzo kunt u taken batchen in termen van de mentaliteit die nodig is om ze uit te voeren. Bijvoorbeeld, administratieve taken nemen een soort van mindset, maar creatieve taken zoals het schrijven van een blog post of debugging code vereisen iets heel anders. Maar door taken te groeperen op mindset, kun je de impact van volledig schakelen verminderen.

Elon Musk gebruikt de beroemde taakbatching om ervoor te zorgen dat hij alles voor zijn bedrijf gedaan krijgt en nog steeds tijd met zijn familie doorbrengt. Taak batching is het proces van het plannen van taken samen, zodat u ze efficiënter kunt doen.

U kunt de toekomst niet voorspellen, maar u kunt er vrij zeker van zijn dat er op een bepaald moment iets onverwachts zal gebeuren. Je weet niet wat het is of wanneer het komt, maar het is daarbuiten. En een productief schema zal daar rekening mee houden.

Het is u waarschijnlijk overkomen. U identificeerde uw waarom en creëerde uw prioriteiten en taken. Je hebt de belangrijkste taken gepland in je meest productieve tijd. Je was een productiviteitsrockster.

dan komt er plotseling een noodgeval. Je zet alles opzij om deze dringende taak aan te pakken. Je efficiënte schema sterft een pijnlijke dood.

het hoeft ook geen urgent project te zijn. Het kan een ziek kind zijn die een teamlid thuis houdt. Het kan een noodtoestand zijn die iedereen thuis houdt. Het kan onverwachte serveronderbreking zijn die ieders tempo vertraagt. De kleine dingen kunnen de productiviteit net zo effectief doden als de grote dingen. En eerlijk gezegd komen ze vaker voor.

net zoals het slim geldbeheer is om een noodspaarfonds te hebben, moet u ook een noodtijdfonds hebben. Je kunt natuurlijk geen tijd opslaan, maar je kunt wel een tijdkussen in je schema bouwen. Dan ben je er klaar voor als er iets onverwachts gebeurt.

technologie is erg goed in plannen. Op basisniveau is een schema immers slechts een spreadsheet. Maar planning technologie kan veel verder gaan dan een eenvoudig raster.

hulpprogramma ’s zoals Google calendar helpen u bij het plannen van terugkerende taken, kleurcodetaken, herinneringen instellen en zelfs agenda’ s delen tussen teams. Al deze verhogen de efficiëntie van uw schema. En ze zorgen ervoor dat je die cliëntenvergadering niet vergeet.

U kunt echter ook zoveel meer doen. Gebruik een iPhone-app om onderweg toegang te krijgen tot uw agenda. Elimineer de heen en weer telefoongesprekken en e-mails om vergaderingen te plannen door anderen toe te staan vergaderingen te plannen in uw agenda.

de mogelijkheden zijn eindeloos!

zo goed als de technologie is in het verhogen van uw planning spel, niet de waarde van papier in deze digitale wereld. Papierplanners, bullet journals, to-do lijsten en Andere analoge tools kunnen net zo nuttig zijn.in feite ontving Erin Condren ‘ s Lifeplanner van Planner uit de industrie Het Keurmerk Good Housekeeping als productiviteitstool. En notebooksystemen zoals Ryder XXX Bullet Journal zijn ook trending als productiviteitstools.

natuurlijk gaat er niets boven een goede, ouderwetse takenlijst om individuen op het spoor te houden. Dingen opschrijven bespaart je de moeite om ze te onthouden. En de beloning van het schrappen van je lijst kan zeer motiverend zijn.

volgens Mark Twain, ” als het je taak is om een kikker te eten, is het het beste om het eerste ding in de ochtend te doen. En als het jouw taak is om twee kikkers te eten, is het het beste om eerst de grootste te eten.”

met behulp van deze logica is een planningsmethode om de moeilijkste, belangrijkste taken op de eerste plaats te zetten. En als je meer dan een dergelijke taak hebt, moet je de moeilijkere doen voor de gemakkelijkere.

om deze methode te gebruiken, moet u in staat zijn om uw belangrijkste prioriteit voor de dag te identificeren. Uiteindelijk moet prioriteit enkelvoudig zijn, omdat we niet twee dingen tegelijk kunnen doen. (Zie Taak Schakelen!)

de moeilijkere taken zijn vaak het meest vatbaar voor uitstel. Immers, de meesten van ons willen echt geen kikker eten. Dus als je ze ‘ s ochtends als eerste doet, hoef je ze niet de hele dag weg te duwen. Plus als ze klaar zijn, heb je de vrije tijd om meer leuke taken te doen.

planning voor productiviteit kan een bewegend doel zijn. En je hebt misschien een perfect schema, maar neem de tijd om de resultaten van uw inspanningen te beoordelen. Zijn jij en je team echt productieve mensen?

Hier zijn enkele belangrijke vragen die u uzelf en uw team kunt stellen om de effectiviteit van uw schema te evalueren:

• voldoet u aan deadlines?
• waren de tijdschattingen correct?
• verstoorden onvoorziene problemen tijdlijnen?
• voelde u zich onder de druk van de klok?
• heeft ons vergaderrooster gewerkt?

zodra u uw gegevens hebt verzameld, kunt u weloverwogen beslissingen nemen over waar u vanaf hier naartoe moet. Gemiste deadlines kunnen wijzen op slechte tijd budgettering, een probleem dat gemakkelijk wordt opgelost in de volgende maand, sprint, of kwartaal. Vreemde vergaderingen kunnen worden geëlimineerd. Meer padding kan worden toegevoegd om onvoorziene problemen tegemoet te komen.

conclusie

Er zijn zoveel trucs en hulpmiddelen voor creatieve productieve schema ‘ s die echt werken op de werkplek en thuis. Als je ze niet eens probeert, gooi je misschien geld uit het raam. En we kunnen niets minder productief dan dat bedenken!

Wat zijn uw beste productiviteitstips en routines?