het memorandum (of memo) is een ongelooflijk veelzijdige vorm van communicatie, vaak gebruikt in zakelijke instellingen. In de praktijk beantwoorden memo ‘ s vragen en geven ze informatie. Een memo wordt gedefinieerd door Merriam-Webster als een ” kort geschreven bericht of rapport van een persoon of afdeling in een bedrijf of organisatie aan een andere.”
hoewel de definitie eenvoudig genoeg lijkt, is het nog steeds nodig dat je een specifiek formaat volgt om een memo te kunnen schrijven. En, zoals geldt voor elke vorm van schrijven, kan dit formaat goed of slecht worden gevolgd.
Intent en Audience
bij het starten van uw memo, begin met het overwegen van de intentie van uw memo.
Wat probeert uw memo te bereiken? Probeer je mensen te informeren over een verandering? Maak je een aankondiging? Probeer je een vraag te beantwoorden?
hoewel deze stap eenvoudig kan lijken, zal het op de lange termijn nuttig zijn als u duidelijk kunt bepalen welk doel uw memo dient.
bepaal vervolgens uw publiek. Wie wil je je memo laten lezen? Je baas? Het hele kantoor? Of een specifieke afdeling? Het kennen van uw publiek zal u helpen zich te concentreren op het maken van uw memo nuttig en duidelijk aan uw lezers door het beïnvloeden van de woorden die u kiest en de toon die u gebruikt.
de kop
Nu u de intentie en doelgroep van uw memo hebt bepaald, kunt u eenvoudig de kop van uw memo invullen. De kop van uw memo is eenvoudig informatie boven de hoofdtekst van de memo; het geeft de lezer aan wat het document is, aan wie het is gericht, van wie het afkomstig is, de datum waarop het is verzonden en het onderwerp.
Hier is een voorbeeld kopindeling:
MEMORANDUM
naar:
vanaf:
datum:
onderwerp:
probeer bij het schrijven van uw onderwerp zoveel mogelijk informatie in zo weinig mogelijk woorden te geven. Denk aan het alsof je het schrijven van de kop voor een breaking news story; geef de lezer een snelle en duidelijke indicatie van de tekst die volgt.
The Body
omdat u de namen of afdelingen kent waarvoor de memo is gericht, de datum en uw naam, is de volgende stap om aan de body van uw memo te werken.
wanneer u aan de hoofdtekst werkt, moet u zich richten op eenvoud en duidelijkheid. U wilt dat uw lezer snel en gemakkelijk begrijpt wat u zegt.
in uw eerste zin het onderwerp van de memo in de vorm van een zin herhalen. De openingsparagraaf moet gemakkelijk uit de onderwerpregel vloeien. Net als een scriptieverklaring moet het duidelijk de bedoeling van de memo aangeven, terwijl het de toon zet voor de rest van de memo.
in het algemeen moet in de eerste alinea precies worden uitgelegd waar uw memo over gaat. Elk van de volgende alinea ‘ s moet op die informatie voortbouwen en meer in detail ingaan.
om uw memo leesbaar te houden, probeert u elke alinea onder zeven regels lang te houden. Korte alinea ‘ s zijn makkelijker te lezen voor je publiek, en je publiek zal veel witruimte op de pagina (of het scherm) waarderen.
vergeet niet uw memo zo kort mogelijk te houden. Ben je ooit geïrriteerd als de laatste aflevering van Game Of Thrones uitgebreide scènes bevat van een personage waar je niets om geeft? Nou, die frustratie is niets vergeleken met een lezer die probeert te ziften door een te lange, saaie memo.
memo ‘ s zijn doorgaans minder dan één pagina lang (hoewel er uitzonderingen zijn, en als uw memo over een pagina is, moet u aan het einde een korte samenvatting toevoegen). Knip nooit de nodige informatie uit om je memo korter te maken, maar vergeet niet dat weten hoe je een memo moet schrijven die beknopt is, ervoor zal zorgen dat je publiek het volledig leest en het volledig begrijpt.
Er is meer aan de inhoud van een memo dan alleen dingen snel te vermelden. Duidelijkheid heeft ook betrekking op hoe je staat ideeën, wat betekent dat het elimineren van al te Technische woorden of jargon. Daarom is het belangrijk om het beoogde publiek van de memo in gedachten te houden. Als u een specifieke afdeling aanspreekt, kunt u wegkomen met het gebruik van technische termen in uw memo (het zal hen waarschijnlijk zelfs helpen u beter te begrijpen). Als je naar het hele kantoor schrijft, is het het beste om termen te vermijden die een woordenboek vereisen.
citaties
Als u in uw memo naar andere bronnen verwijst, moet u direct Geciteerd materiaal tussen aanhalingstekens plaatsen en de lijst met bronnen op een aparte pagina plaatsen. Zorg er ook voor dat je ze goed citeert!
bewerken en proeflezen
uw lezers zullen uw memo alleen serieus nemen als u dat doet. Als u uw memo met typefouten strooit of vult met opmaakfouten en inconsistenties, verliest uw communicatie zijn effectiviteit.
gun uzelf wat extra tijd om de taak te voltooien, vooral terwijl u net leert hoe u een memo schrijft, neem na het schrijven wat tijd weg van de memo (neem een kopje koffie, werk aan een ander project, of geniet van uw collega ‘ s met verhalen over uw dagen in het buitenland) en Keer terug naar uw schrijven met een frisse blik. Of, beter nog, Vraag een collega of professionele redacteur om te kijken over uw schrijven voor u.
zodra u zeker weet dat de memo duidelijk, beknopt en vrij van fouten is, bent u klaar om het de wereld in te sturen!