University of Washington Human Resources

Corrective action

Het doel van corrective action is het corrigeren en oplossen van problemen met de prestaties van werknemers om de werknemer als productief medewerker te behouden.

indien mogelijk moet het proces van corrigerende maatregelen een positieve samenwerking tussen de toezichthouder en de werknemer zijn om de noodzakelijke verbetering te bereiken, in plaats van een strafmaatregel tegen de werknemer.

toezichthouders kunnen het succes van de baan van werknemers aanmoedigen door:

• vaststellen en communiceren van duidelijke normen voor succesvolle prestaties
• identificeren van werkprestaties of gedrag dat niet aan de normen voldoet en tijdig feedback geven
• creëren van duidelijke actieplannen om werknemers te helpen succesvolle prestaties te bereiken

deze gids

Deze gids met corrigerende maatregelen helpt toezichthouders:

• begrijp de “just cause” – standaard voor corrigerende maatregelen
• maak eerlijke en billijke beslissingen met betrekking tot corrigerende maatregelen
• Pas de aanpak met corrigerende maatregelen toe bij het aanpakken van problemen met betrekking tot de prestaties van werknemers

werknemers die onder deze gids vallen

het proces van geleidelijke corrigerende maatregelen is van toepassing op alle gerubriceerde en gerubriceerde niet-vakbondspersoneel.

werknemers die niet onder deze gids vallen

professioneel personeel zijn “naar believen” in dienst en vallen niet onder dit proces van geleidelijke corrigerende maatregelen. Professionele personeelsafspraken kunnen worden gewijzigd of beëindigd om welke reden dan ook die de werknemer niet onrechtmatig discrimineert of de openbare orde schendt. Zelfs zonder de vereiste progressieve stappen, moedigen goede performance management principes tijdige, passende feedback en documentatie aan. Neem contact op met uw HR consultant wanneer u overweegt professionele medewerkers corrigerende maatregelen te nemen.

geclassificeerde werknemers die nog in hun proeftijd of proeftijd werkzaam zijn, vallen niet onder het proces van progressieve corrigerende maatregelen. Neem contact op met uw HR consultant met betrekking tot probationary of trial service prestaties problemen die niet worden opgelost door begeleiding en coaching.

“Just cause” standaard

corrigerende maatregelen voor gerubriceerd personeel van buiten de Unie en op contractbasis moeten voldoen aan de “just cause” standaard.

Gebruik de volgende zes factoren om te beoordelen of er gegronde redenen zijn voor corrigerende maatregelen in een bepaalde situatie:

• Adequate kennisgeving van prestatie-of gedragskwesties
• redelijke verwachtingen en normen
• eerlijk en objectief onderzoek
• substantieel bewijs
• consistente behandeling
• geschiktheid van corrigerende maatregelen

niet aan deze zes rechtvaardigheidsfactoren voldoen, kan ertoe leiden dat een beslissing over corrigerende maatregelen wordt teruggedraaid of in beroep wordt gegaan indien dit wordt betwist.

Adequate kennisgeving

een werknemer moet:

• adequaat geïnformeerd dat hun prestaties of gedrag onaanvaardbaar is
• geadviseerd over de mogelijke gevolgen voor het niet voldoen aan prestatie-of gedragsverwachtingen (inclusief mogelijke corrigerende maatregelen)

bijvoorbeeld, kennisgeving van onaanvaardbaar gedrag kan worden verstrekt door werknemers bewust te maken van gepubliceerde prestatie-of gedragsnormen (zoals een universitaire beleid of departementale procedure) of door eerdere counseling of coaching met betrekking tot dat gedrag.

sommige gedragingen zijn echter zo onaanvaardbaar (zoals diefstal of geweld) dat corrigerende maatregelen, waaronder ontslag, zelfs zonder voorafgaande kennisgeving gerechtvaardigd kunnen zijn.

redelijke verwachtingen en normen

het beleid, de procedures, de praktijken, de normen en de werkregels van de afdeling moeten redelijk gerelateerd zijn aan efficiënte en veilige operaties.

eerlijk en objectief onderzoek

Het prestatie-of gedragsprobleem moet goed worden onderzocht voordat corrigerende maatregelen worden genomen.

een eerlijk en objectief onderzoek naar feiten omvat het verzamelen van enkele of alle volgende informatie:

• Datum en tijd van het incident of probleem opgetreden
• Locatie van het incident of de gebeurtenis
• Lijst van andere personen die mogelijk betrokken zijn geweest of die getuige waren van de gebeurtenis
• Verklaringen van getuigen of van deelnemers, alsmede van de werknemer volgens het onderzoek
• Documenten of bescheiden in verband met het incident
• Beoordeling van de impact van de werknemer onvoldoende prestaties of het gedrag van andere mensen, het departement en de Universiteit

Substantieel bewijs

Het onderzoek moet blijken substantieel bewijs van de de verantwoordelijkheid van de werknemer voor de prestatie kwestie of overtreding.

consistente behandeling

prestatieverwachtingen, normen en corrigerende maatregelen moeten op evenwichtige wijze worden toegepast. Werknemers in vergelijkbare situaties moeten op vergelijkbare wijze worden behandeld. Zorg ervoor dat u eerdere praktijken te beoordelen, zodat u consistent kunt blijven in uw reactie op prestatieproblemen met al uw medewerkers.

geschiktheid van corrigerende maatregelen

een corrigerende maatregel moet overeenkomen met de ernst van de overtreding. Daarnaast moet u rekening houden met de werkgelegenheid en prestatiegeschiedenis van het individu. Met andere woorden, kleine overtredingen en eerste voorvallen rechtvaardigen doorgaans minder ernstige actie. Grote overtredingen en herhaalde voorvallen rechtvaardigen doorgaans sterkere actie.

Return to top

informele counseling

De eerste stap in het corrigeren van prestaties is meestal informele counseling. In de meeste gevallen is het passend om te zien of coaching, counseling en omscholing prestaties tot een bevredigend niveau kunnen brengen.

Feedback wordt meestal gegeven door rechtstreeks met de werknemer te praten. Je moet follow-up met een eenvoudig geschreven actieplan of een e-mail met een samenvatting van de discussie en actiepunten.

overweeg in een vroeg stadium de volgende vragen wanneer een werknemer niet naar tevredenheid presteert:

• begrijpt de werknemer zijn taken en verantwoordelijkheden goed?
• begrijpt de werknemer de gedragsverwachtingen goed?
• begrijpt de werknemer het beleid en de procedures van universiteiten en departementen goed?
• beschikt de werknemer over de vaardigheden en kennis die nodig zijn om te voldoen aan de competenties die nodig zijn voor zijn functie?
• is rekening gehouden met de bezorgdheid van de werknemer over zijn werk (indien deze bezorgdheid aan u is geuit)?

als het antwoord op een van de bovenstaande vragen “nee” is, werk dan met de werknemer om verwarring op te lossen. Indien nodig, helpen de werknemer te vinden opleiding of opleiding om de vereiste competenties die nodig zijn in hun werk te ontwikkelen. Het omzetten van de ” nee “antwoorden in” ja ” antwoorden kan alles zijn wat nodig is om de werknemer weer op de rails om te voldoen aan prestatieverwachtingen.

Return to top

formele counseling

formele counseling is aangewezen als:

• informele counseling heeft het prestatieprobleem niet opgelost
• het probleem is ernstig genoeg dat het het overslaan van informele counseling rechtvaardigt

stappen van formele counseling

1. werk met uw HR-consultant om:
   1. een correctief actieplan op te stellen instructies en vorm (MS Word) die:
      • identificeert elk prestatie-en gedragsprobleem
      • specificeert de gewenste prestatie of gedrag
      • schetst de acties die nodig zijn om het(de) probleem (en) te corrigeren
      • biedt een redelijk tijdsbestek voor correctie
   2. Maak een formele Counseling Memo Scheduling Notice (MS Word) voor de werknemer die de vergadering bevestigt en de werknemer informeert over zijn recht op vertegenwoordiging tijdens de vergadering.

1. stuur het bericht naar de werknemer en plan de formele counseling vergadering. Uw HR consultant moet ook aanwezig zijn op deze bijeenkomst.

1. Voer de formele counseling bijeenkomst in privé en als een gezamenlijke inspanning tussen u en de werknemer om de prestaties te verbeteren. In dit gesprek moet u:
   1. zich richten op het specifieke prestatie-of gedragsprobleem(en) in plaats van de houding of persoonlijkheid van de werknemer.
   2. vat de bevindingen van het onderzoek samen (indien een onderzoek werd uitgevoerd).
   3. Controleer elk beleid dat is geschonden.
   4. leg duidelijk uit waarom het gedrag of de prestaties een punt van zorg is, inclusief hoe het van invloed is op operaties en andere werknemers. Gebruik directe en beschrijvende voorbeelden.
   5. leg duidelijk de verwachte prestaties of gedrag uit.
   6. beschrijf wat er zal gebeuren als de prestaties niet worden gecorrigeerd.
   7. Geef de werknemer de mogelijkheid om te reageren op uw opmerkingen.
   8. het opgestelde actieplan herzien en de werknemer in staat stellen input te geven over het actieplan. Herzie het plan indien nodig.
   9. Plan regelmatige incheckvergaderingen om feedback te geven tijdens het tijdschema van het actieplan.

1. Follow-up van de formele counseling bijeenkomst met een formele Counseling sessie Follow-Up Memo (MS Word) en afgerond actieplan. De memo en het plan moeten worden beoordeeld door uw HR consultant voordat ze naar de werknemer.evalueer voortdurend het actieplan van de werknemer en geef feedback over de vooruitgang van de werknemer in de richting van prestatieverbetering. Documenteer alle feedback.

Return to top

Eindbegeleiding

Eindbegeleiding is de laatste corrigerende actiestap voorafgaand aan ontslag. Laatste counseling kan aangewezen zijn als:

• formele counseling heeft het prestatieprobleem niet opgelost
• het probleem is ernstig genoeg dat het rechtvaardigt om formele counseling over te slaan

stappen van de laatste counseling

1. werk samen met uw HR-consultant om:
   1. het actieplan voor formele counseling van de werknemer te herzien (als deze laatste counselingvergadering een vervolg is op een eerdere formele counselingvergadering). Eventuele aanhoudende prestatieproblemen en de maatregelen die nodig zijn om deze te corrigeren, te identificeren.
   2. Ontwikkel een definitief actieplan — of herzie het formele counseling-actieplan (als dat er was).
   3. Maak een laatste Counseling Memo Scheduling Notice (MS Word) voor de werknemer die de vergadering bevestigt en de werknemer informeert over zijn recht op vertegenwoordiging tijdens de vergadering.

1. stuur het vergaderbericht naar de werknemer en plan de laatste counselingvergadering. Uw HR consultant moet ook aanwezig zijn op deze bijeenkomst.

1. Voer de laatste counseling vergadering in privé en als een gezamenlijke inspanning tussen u en de werknemer om de prestaties te verbeteren. In dit gesprek, moet je:
   1. verklaar duidelijk het gedrag of de prestaties die een zorg blijven.
   2. leg duidelijk de verwachte prestaties of gedrag uit.
   3. Geef de werknemer de mogelijkheid om te reageren op uw opmerkingen.
   4. het actieplan herzien en de werknemer in staat stellen input te geven. Herzie het plan indien nodig.
   5. Geef de werknemer een redelijke termijn om zijn prestaties of gedrag te verbeteren, indien van toepassing. (Sommige gedrag moet gewoon niet worden herhaald, dus het tijdsbestek is ” onmiddellijk en aanhoudende.”)
   6. leg duidelijk uit dat als de werknemer niet voldoet aan de verwachtingen binnen de vastgestelde termijn, de volgende stap ontslag is.

1. opstellen van een definitieve Counseling Follow-Up Memo (MS Word) en definitief actieplan. De memo en het actieplan moeten worden beoordeeld door uw HR consultant voordat u ze afmaakt en naar de medewerker stuurt.

1. Plan regelmatige incheckvergaderingen om feedback te geven tijdens het tijdschema van het actieplan.

1. evalueer het actieplan van de werknemer en geef voortdurend feedback over de voortgang van de werknemer in de richting van prestatieverbetering. Documenteer alle feedback.

Return to top

ontslag

ontslag is passend als de prestaties of het gedrag van de werknemer:

• niet verbeteren met progressieve corrigerende maatregelen
• zo ernstig of onaanvaardbaar is dat progressieve corrigerende maatregelen niet geschikt zijn

neem contact op met uw HR-consultant wanneer u besluit dat ontslag passend kan zijn. Werk bij elke stap van het ontslagproces nauw samen met je HR consultant.

stappen voor ontslag

1. werk samen met uw HR-adviseur om:
   1. Een Ontslagaanbeveling (MS Word) op te stellen, met vermelding van de redenen waarom u de werknemer aanbeveelt te worden ontslagen. Uw HR consultant is verantwoordelijk voor het verkrijgen van een passende juridische en interne herziening van de ontslagaanbeveling.
   2. Voorbereiden van de voorbedachte rade vergadering memo (MS-Word) aan de werknemer, hen adviseren van de aanbevolen ontslag. De memo moet ook vermelden dat de werknemer kan:
      • neem vertegenwoordiging mee naar de vergadering
      • presenteer mondeling of schriftelijk informatie over de reden waarom zij niet ontslagen zouden moeten worden

stuur de memo van de vergadering voor de bepaling naar de werknemer. Zorg ervoor dat u eventuele opzegtermijnen die vereist zijn door de collectieve arbeidsovereenkomst van de werknemer te volgen, indien van toepassing.stuur de ontslagaanbeveling door naar uw tot aanstelling bevoegde gezag (decaan, vice-president, vice-Provoost, CEO van het medisch centrum of gedelegeerde ambtenaar).

1. Voer de vergadering van tevoren uit. U (of Uw tot aanstelling bevoegde gezag of aangewezen persoon), uw HR-consultant, de werknemer en de vertegenwoordiger van de werknemer naar keuze moeten allemaal aanwezig zijn. Laat de werknemer of de vertegenwoordiger van de werknemer tijdens de vergadering alle informatie verstrekken die de werknemer van mening is dat het tot aanstelling bevoegde gezag (of aangewezen persoon) moet overwegen alvorens een besluit te nemen over de aanbeveling tot ontslag.het schriftelijk of mondeling antwoord van de werknemer op de ontslagaanbeveling na de vergadering te herzien. Bepaal samen met je HR consultant of je verder gaat met ontslag. Als de beslissing is om te ontslaan, uw HR consultant bereidt een actie brief. Een actiebrief is de officiële kennisgeving van ontslag en moet worden ondertekend door het tot aanstelling bevoegde gezag.

1. Geef de actiebrief persoonlijk aan de werknemer. Zorg ervoor dat een ander persoon aanwezig is om getuige te zijn van de aflevering van de brief. Documenteer de namen van zowel de persoon die de actiebrief aan de werknemer levert als de persoon die getuige is van de levering, evenals de datum en het tijdstip van de levering. Als een persoonlijke bezorging niet mogelijk is omdat de werknemer niet op het werk is, moet de actiebrief per gecertificeerde reguliere post worden verzonden naar het meest recente adres van de werknemer.

1. werk samen met uw HR-consultant om alle resterende stappen met betrekking tot de scheiding van de werknemer te voltooien.

Return to top

aanvullende middelen

uw beleid

• APS 43.16 beleid inzake corrigerende maatregelen voor permanent ingedeeld Niet-Uniepersoneel dat onder de Personeelsregels van het Ministerie van Buitenlandse Zaken valt
• APS 43.13 proeftijd en proeftijd beleid voor ingedeeld Niet-Vakbondspersoneel
• APS 43.14 Performance Management Beleid voor Geclassificeerd Niet-eu-Personeel
• Performance management supervisor gids
• de Werknemer prestaties op het werk

ambtenarenapparaat regels (ingedeeld non-unie personeel)

• WAC 357-40 (discipline)
• WAC 357-19 (proef-service en proeftijden)
• WAC 357-37 (performance management)

de Collectieve arbeidsovereenkomst

Professionele Medewerkers van het Programma

Medewerkers die steun nodig hebben met betrekking tot corrigerende maatregelen kunnen contact opnemen met hun HR-adviseur of het Kantoor van Ombud.

voordelen-in aanmerking komende werknemers met persoonlijke problemen die van invloed zijn op hun werkprestaties, kunnen contact opnemen met uw CareLink, het employee assistance program van de universiteit, dat vertrouwelijke begeleiding biedt.

Return to top