często jesteśmy pytani w One Legal, jak zmniejszyć rozmiar pliku PDF, aby upewnić się, że jest on akceptowany przez system zarządzania sprawami sądowymi, a tym samym skutecznie efilowany.
istnieje cały szereg zasad dotyczących rozmiarów plików w zależności od tego, jakiego systemu back-office używa sąd do zarządzania plikami, które otrzymuje. W większości sądów w USA Plik musi mieć rozmiar poniżej 35 MB. każdy sąd Kalifornijski ma swoje granice. Możesz sprawdzić maksymalny rozmiar pliku dla Twojego sądu w naszym Centrum pomocy i znaleźć informacje na temat innych lokalnych przepisów sądowych.
ogólnie rzecz biorąc, nie ma powodu, aby pliki PDF miały setki megabajtów, chyba że zawierają eksponaty, które absolutnie muszą być zapisane jako fotografie o bardzo wysokiej rozdzielczości. Wykonując zaledwie kilka prostych kroków, nawet zgłoszenia, które mają setki stron, można obniżyć, aby spełnić wymagania.
jak określić rozmiar dokumentu PDF
Jeśli używasz programu Adobe Acrobat, sprawdzenie rozmiaru pliku PDF jest proste. Wystarczy kliknąć plik, a następnie Właściwości. Zobaczysz wiele informacji na temat dokumentu, w tym jego rozmiar.
Alternatywnie możesz przejść do folderu zawierającego dokument, kliknąć go prawym przyciskiem myszy i kliknąć Właściwości.
przesyłanie większych plików zajmuje więcej czasu, jest uciążliwe do udostępniania elektronicznie (na przykład za pośrednictwem poczty elektronicznej) i szybciej zużyje pamięć plików Twojej firmy prawniczej. Nawet jeśli sądy akceptują większe rozmiary plików, wolą obsługiwać mniejsze, zoptymalizowane pliki.
więc jak należy ustawić zmniejszenie rozmiaru dokumentów PDF? Oto pięć szybkich wskazówek.
#1 unikaj skanowania plików PDF wszędzie tam, gdzie to możliwe
powszechne jest błędne przekonanie, że aby utworzyć pliki PDF lub połączyć wiele dokumentów i eksponatów w jeden plik PDF, musisz wszystko wydrukować i zeskanować razem. Pliki konwertowane elektronicznie są na ogół znacznie mniejsze niż skany.
musisz tylko skanować dokumenty, które istnieją tylko w formie papierowej — wszystkie inne dokumenty można konwertować elektronicznie z oryginalnego pliku, zapisując je jako pliki PDF. Ponadto poszczególne dokumenty można szybko łączyć jako pliki PDF za pomocą oprogramowania takiego jak Adobe Acrobat, unikając konieczności drukowania dokumentów w celu ich łączenia.
Czytaj więcej: jak poprawnie zredagować plik PDF
#2 Zapisz jako „PDF o zmniejszonym rozmiarze”
Jeśli plik jest nadal bardzo duży po utworzeniu go elektronicznie, a nie przez skanowanie, nadal możesz wykonać kilka kroków. Najprostszym rozwiązaniem jest ponowne zapisanie pliku w formacie PDF o zmniejszonym rozmiarze.
w najnowszej wersji programu Adobe Acrobat otwórz plik PDF, który chcesz ponownie zapisać jako mniejszy plik, wybierz Plik, Zapisz jako Inny, a następnie Zmniejszony rozmiar pliku PDF. Zostaniesz poproszony o wybranie kompatybilności wersji, której potrzebujesz, a następnie możesz kliknąć OK, aby zapisać. Zalecamy ustawienie zgodności co najmniej z programem Acrobat X, ponieważ ta wersja jest nadal szeroko stosowana.
ta metoda jest szybka i prosta, ale ostrzegamy, że zmniejszy jakość obrazów i usunie podpisy cyfrowe. Jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad sposobem kompresji plików PDF w programie Acrobat, użyj metody optymalizacji opisanej poniżej.
Czytaj więcej: Jak przekonwertować wypełniany formularz do efilingu
#3 Użyj optymalizatora PDF Adobe Acrobat
czasami będziesz chciał mieć większą kontrolę nad tym, które elementy dokumentu są zmniejszone lub usunięte. W takich okolicznościach należy wybrać narzędzie optymalizator PDF.
zanim zoptymalizujesz plik, dobrym pomysłem jest sprawdzenie wykorzystania przestrzeni w pliku — sprawdzenie, które elementy, takie jak czcionki, obrazy itp., wykorzystują najwięcej danych. Wyniki tego mogą dać ci pomysły, gdzie najlepiej zmniejszyć rozmiar pliku.
aby rozpocząć optymalizację, otwórz plik PDF w programie Acrobat, kliknij Plik, Zapisz jako Inny, a następnie zoptymalizowany plik PDF. W oknie dialogowym, które się pojawi, kliknij opcję Kontrola wykorzystania przestrzeni w prawym górnym rogu. Zobaczysz tabelę informacji nieco w ten sposób:
optymalizator daje pełną kontrolę nad elementami pliku PDF, które zostaną skompresowane. Zaznacz pole wyboru obok panelu (np. obrazy, czcionki), a następnie wybierz opcje w tym panelu. Istnieje wiele możliwości wyboru, dlatego warto zapoznać się z plikiem pomocy Adobe, aby zrozumieć działanie każdej z opcji.
ok, wiemy, że nie każdy używa Adobe Acrobat. Jakie opcje są dostępne, jeśli używasz innego oprogramowania lub tylko podstawowego programu Adobe Reader? Oto dwie dodatkowe opcje zmniejszania rozmiaru pliku PDF, jeśli nie używasz programu Acrobat.
Czytaj więcej: 7 mitów i nieporozumień na temat pliku PDF
#4 Zmniejsz rozmiar podczas zapisywania w programie Word
w programie Word, aby przekonwertować dokument do formatu PDF, użyj opcji Zapisz jako. Ta opcja zazwyczaj tworzy dość mały plik, w zależności od liczby obrazów w dokumencie. Jeśli jednak okaże się, że przekonwertowany plik PDF z programem Word jest nadal zbyt duży, w programie Word dostępna jest kolejna opcja, która wygeneruje znacznie mniejszy plik. Oto jak z niego korzystać:
Otwórz dokument programu Word, który zamierzasz przekonwertować na format PDF. Kliknij przycisk Plik, a następnie Zapisz jako. W menu Zapisz jako typ wybierz plik PDF i wprowadź preferowaną nazwę pliku. Oto dodatkowy krok: gdzie jest napisane Optymalizacja dla na dole okna dialogowego, Wybierz minimalny rozmiar (publikowanie online).
Czytaj więcej: jak poprawić błędy OCR za pomocą programu Adobe Acrobat
#5 Użyj narzędzia do drukowania na PDF
Inne (Inne niż Adobe) narzędzia PDF zazwyczaj zawierają funkcje, które zmniejszają rozmiar pliku PDF. Jeśli jednak szukasz darmowej opcji, niektóre są dostępne. Obecnie najczęściej pobierany darmowy kreator PDF (według download.com) jest PrimoPDF.
Po zainstalowaniu PrimoPDF po prostu otwórz plik PDF, który chcesz skompresować (na przykład w programie Acrobat Reader lub przeglądarce internetowej), naciśnij Ctrl+P, aby otworzyć okno dialogowe drukowania, wybierz PrimoPDF z listy dostępnych drukarek, a następnie kliknij Utwórz plik PDF.
zauważ, że ta metoda, podobnie jak zwykłe zapisywanie w formacie PDF o zmniejszonym rozmiarze w programie Adobe Acrobat, zmniejsza jakość i rozdzielczość obrazu.