pomimo szybkości i skuteczności podpisywania dokumentów drogą elektroniczną, wielu przedsiębiorców (a nawet niektórych prawników) niechętnie przyjmuje podpisy elektroniczne. Na szczęście dla tych z nas, którzy chronią się na miejscu lub praktykują dystans społeczny, większość podpisów elektronicznych jest tak samo ważna i wykonalna jak tradycyjny podpis ręczny.
prawo federalne, Ustawa o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym (ESIGN) oraz prawo prawie każdego państwa (poprzez przyjęcie jednolitej ustawy o Transakcjach elektronicznych lub podobnych przepisów) zapewniają,że podpis elektroniczny jest prawnie wykonalny, o ile spełnione są kilka podstawowych wymogów. Przepisy te wymagają, aby umowy podpisane elektronicznie były egzekwowane i traktowane tak samo, jak każdy dokument podpisany tradycyjnymi metodami. Innymi słowy, żadna umowa nie może zostać unieważniona lub uznana za niewykonalną tylko dlatego, że została podpisana elektronicznie.
aby zakwalifikować się jako podpis elektroniczny, musi istnieć dowód intencji sygnatariusza do wykonania lub zaakceptowania umowy. Zazwyczaj osiąga się to poprzez wymaganie od sygnatariusza podjęcia działań afirmatywnych,takich jak wpisanie nazwiska lub narysowanie podpisu za pomocą myszy lub ekranu dotykowego. Tak długo, jak na podstawie zapisów można dostrzec zamiar podpisania umowy przez sygnatariusza, podpis elektroniczny jest prawdopodobnie wykonalny. Sądy w niektórych stanach wyegzekwowały umowy, w których zamiar zaakceptowania warunków umowy został potwierdzony przez e-mail lub SMS, mimo że nie było narysowanego lub wpisanego podpisu.
zapis podpisu elektronicznego musi być utworzony w momencie wykonywania i musi pokazywać proces, w którym dokument został zaakceptowany przez sygnatariusza. W przypadku dokumentów wymienianych pocztą e-mail, same wiadomości e-mail Zazwyczaj kwalifikują się jako zapis transakcji. Popularne usługi, takie jak DocuSign i AdobeSign, generują raporty z audytu, które spełniają wymagania dotyczące zapisu.
w przypadku umów z konsumentami prawo zazwyczaj wymaga, aby konsument zdecydował się na proces podpisu elektronicznego lub wyraził zgodę na prowadzenie działalności gospodarczej. Wymóg ten może zostać spełniony poprzez włączenie do umowy warunku stwierdzającego, że konsument wyraża zgodę na stosowanie podpisów elektronicznych, lub poprzez zobowiązanie sygnatariusza do zaznaczenia pola lub kliknięcia przycisku podczas procesu podpisu elektronicznego (jak to ma miejsce w przypadku DocuSign i Adobe Sign).
podczas gdy podpis elektroniczny jest powszechnie akceptowany dla wielu transakcji biznesowych w Stanach Zjednoczonych i na arenie międzynarodowej, istnieje kilka okoliczności, w których nadal wymagany jest stary podpis, taki jak testamenty, niektóre trusty, uprawnienia adwokata oraz świadectwa urodzenia i śmierci. W większości przypadków dokumenty, które muszą być poświadczone, nadal wymagają ręcznego podpisu, chociaż kilka państw przekazuje pewne dokumenty, które mają być poświadczone notarialnie elektronicznie lub zdalnie.
Jeśli potrzebujesz wskazówek dotyczących akceptacji lub wykonalności podpisów elektronicznych, skontaktuj się z Kristin Biedinger.