3,9 miliarda ludzi korzysta z poczty e-mail w 2019 roku, co stanowi ponad połowę populacji na świecie. Nic dziwnego, że e-mail dominuje w komunikacji w miejscu pracy. Czy wiesz, że przeciętny amerykański pracownik otrzymuje 126 e-maili dziennie!
Etykieta e-mail jest niezbędna w dzisiejszym świecie zawodowym. Dobrze skomponowana wiadomość e-mail wymaga formalnego pozdrowienia, spersonalizowanego podpisu, jasnego tematu i dokładnej korekty, aby wymienić tylko kilka funkcji. Jednak dzisiaj skupimy się na jednym krytycznym aspekcie rozpoczęcia wiadomości e – mail-umieszczaniu odbiorców we właściwych polach.
pola odbiorcy są nieco bardziej skomplikowane niż mogłoby się wydawać. Gdy piszesz nową wiadomość e – mail, istnieją trzy pola odbiorcy-TO, Cc i Bcc. Tutaj w B12, jesteśmy tutaj, aby zdefiniować każdy z nich i wyjaśnić, kiedy i jak z nich korzystać. Prawidłowo wypełniając te pola, zapewnisz płynną komunikację z każdą wysyłaną wiadomością e-mail i unikniesz kłopotliwych błędów e-mail.
co to jest pole „do”?
najprostszym polem odbiorcy jest pole „do”. Jest przeznaczony dla głównych odbiorców Twojej wiadomości e-mail. Twoja wiadomość powinna bezpośrednio dotyczyć tych odbiorców. Ponadto możesz oczekiwać odpowiedzi lub bezpośredniego działania od ” do ” odbiorców w odpowiedzi na twój e-mail. W polu ” Do ” można wpisać Wiele osób, o ile wszystkie spełniają te kryteria.
pamiętaj, że wszyscy odbiorcy wiadomości e-mail, nawet jeśli są „Cced” lub „Bcced”, będą mogli zobaczyć, kto jest umieszczony w polu „Do”.
kiedy należy użyć pola „do”?
użyj pola „do”, aby adresować główną osobę, do której adres e-mail jest przeznaczony.
na przykład, jeśli piszesz e-mail z pytaniem o status projektu, umieść głównych współpracowników projektów w polu „Do”. Dzięki temu będą wiedzieli, że od nich oczekuje się reakcji lub podjęcia odpowiednich działań. Będą również otrzymywać wszystkie przyszłe odpowiedzi E-mail zawarte w łańcuchu e-mail.
jako kolejny przykład, jeśli piszesz bezpośrednio do klienta, umieść jego e-mail w polu „Do”. Chociaż możesz udostępniać tę wiadomość współpracownikom przez „Cc-ing” lub „Bcc-ing”, głównym odbiorcą wiadomości e-mail jest klient. Tak więc należą one do pola „To”.
co to jest pole „Cc”?
„Cc” oznacza „Carbon copy.”Gdy umieścisz odbiorcę w polu „Cc”, otrzyma on kopię wiadomości e-mail. Jednak sugeruje się, że nie są one bezpośrednim odbiorcą. Dlatego „Cc „jest powszechnie rozumiane jako” kopia uprzejmości.”
głównym celem pola” Cc ” jest utrzymywanie kogoś w pętli, nawet jeśli wiadomość nie dotyczy go bezpośrednio. Od odbiorców” Cc ” nie oczekuje się, że podejmą działania lub odpowiedzą na wiadomość e-mail, ale mogą, jeśli chcą. Będą również otrzymywać wszystkie powiązane odpowiedzi łańcucha e-mail. Podobnie jak w przypadku pola „do”, Wszyscy odbiorcy będą mogli zobaczyć, kto jest ” Cced.”
kiedy należy użyć pola „Cc”?
oto kilka przykładów odpowiednich zastosowań pola „Cc”. Użyj go, gdy chcesz:
Informuj kogoś na bieżąco: użyj „Cc”, aby informować kogoś na bieżąco o ważnych informacjach, które nie wymagają ich natychmiastowej, bezpośredniej odpowiedzi. Na przykład umożliwienie kierownictwu i innym zainteresowanym stronom pozostawania na bieżąco informowanym o statusie ważnego projektu.
zwiększ pilność wiadomości e-mail: poprzez” Cc-ing „w firmie, odbiorcy” To ” zrozumieją, że wiadomość e-mail jest ważna. Na przykład możesz „Cc” swojego szefa, gdy poprosisz Klienta o przesłanie poufnych informacji w czasie.
tymczasowo podjąć się zadań współpracownika: Kiedy wykonujesz pracę wykonywaną zwykle przez kogoś innego, na przykład współpracownika, który jest na wakacjach, informuj go na bieżąco o statusie swoich prac, „Cc-ing” we wszystkich odpowiednich komunikatach. Na przykład „Cc” je na e-mailach między tobą a ich klientami.
Przedstaw dwie osoby: gdy przedstawisz dwie osoby za pośrednictwem poczty e-mail, możesz użyć „Cc”, aby przekazać im e-maile. Dzięki temu mogą się wzajemnie przedstawiać i komunikować w przyszłości.
kiedy nie używać pola „Cc”?
chociaż istnieje wiele powodów, aby użyć pola „Cc”, przećwicz rozeznanie przed kliknięciem wyślij. „Cc” jest często używane zbyt obficie.
kuszące jest „Cc” ludzi we wszystkich sprawach, które ich luźno dotyczą. Jednak spamowanie współpracowników z nieistotnymi łańcuchami e-mail nie jest zalecane. To może tracić czas i zmniejszyć znaczenie przyszłych e-maili. Nadużywanie „Cc”może nawet spowodować, że ludzie zignorują twoje e-maile.
o ile nie jest właściwe użycie „Cc”, rozważ udostępnienie informacji odpowiednim stronom osobiście lub w ramach przekazanej wiadomości e-mail. Dodaj kontekst, dlaczego Informacje ich dotyczą.
oto kilka sytuacji, w których powinieneś unikać używania pola „Cc”:
Jeśli kogoś wyzywasz: jeśli twój e-mail ma na celu zawstydzenie kogoś lub wywołanie go publicznie, wstrzymaj się. Na przykład, jest to w złym guście, aby ” Cc ” twój szef zły e-mail do innego współpracownika, gdzie wskazujesz, jak oni namieszali. Obsługuj takie interakcje na osobności.
Jeśli nie masz zgody na: jeśli twoja komunikacja dotyczy wielu stron, powinieneś uzyskać ich zgodę przed „Cc-ing” kogoś nowego w łańcuchu e-mail. W przeciwnym razie ryzykujesz udostępnienie odbiorcy „Cc-ed” informacji prywatnych lub niejawnych bez odpowiedniego upoważnienia.
Jeśli lista odbiorców Cc jest długa: jeśli zauważysz, że „CC-ing” jest więcej niż 5 lub 6 osób, rozważ użycie „Bcc” zamiast tego. Włączenie zbyt wielu wiadomości e-mail może rozpraszać. Może to również zaszkodzić prywatności odbiorców, zwłaszcza jeśli jeszcze się nie znają.
jeśli oczekujesz odpowiedzi: jak już wyjaśniliśmy, pole „do” powinno być zawsze używane, jeśli oczekujesz bezpośredniej odpowiedzi. „Cc-ing” wysyła wiadomość, że twój e-mail jest po prostu uprzejmością. Tak więc, jest to mylące do „Cc”, jeśli chcesz odpowiedzi.
co to jest pole „Bcc”?
„Bcc” oznacza „ślepą kopię węgla.”Jak sama nazwa wskazuje, „Bcc” utrzymuje wiadomości e-mail odbiorców Ukryte. Tak więc lista BCC jest tajemnicą dla wszystkich, oprócz nadawcy.
Bcc działa inaczej w stosunku do wątków e-mail. Podczas gdy odbiorcy ” do ” i ” Cc ” otrzymają odpowiedzi w przyszłości, odbiorcy „Bcc” nie otrzymają. otrzymają tylko początkową wiadomość e-mail. W związku z tym będziesz musiał przesłać wszelkie przyszłe wiadomości e-mail, które mogą ich dotyczyć.
„Bcc” działa w ten sposób, ponieważ zwykle jest przeznaczony do bezosobowych, masowych e-maili, które nie wymagają odpowiedzi. Ponadto nie byłoby właściwe, aby inny odbiorca wysyłał wiadomość e-mail na Listę, o której nie wiedział i której nie stworzył.
zwróć jednak uwagę, że gdy odbiorca Bcc „odpowiada wszystkim”, jego status odbiorcy zostanie nagle ujawniony reszcie odbiorców. Jeśli uważasz, że odbiorca ” Bcc „może odpowiedzieć, rozważ użycie” Cc”, aby zapewnić przejrzystość.
Kiedy należy użyć pola „Bcc”?To pole ” Bcc ” jest najlepiej używane, gdy chcesz usprawnić wygląd wiadomości e-mail i uniemożliwić odbiorcom zobaczenie się nawzajem. Choć brzmi to trochę podejrzanie, nie jest przeznaczone do przebiegłych celów. Ma przede wszystkim na celu ochronę prywatności odbiorców.
użyj „Bcc „w następujących okolicznościach:
podczas udostępniania biuletynu firmowego: korzystając z pomysłów na biuletyn w biuletynie firmowym, zachowaj swoją listę e-mailową jako prywatną, używając”Bcc”. W przeciwnym razie będzie narażać swoich subskrybentów na siebie bez ich zgody.
w przypadku korzystania z rozbudowanej listy mailingowej: „Bcc” jest świetny do wysyłania wiadomości e-mail na dużą listę mailingową. Na przykład, jeśli twój e-mail adresuje całą grupę studentów uczelni lub wszystkich pracowników dużej firmy, preferowane jest „Bcc”. Zapobiega to również rozpraszaniu długiej listy wiadomości e-mail od treści wiadomości e-mail.
gdy odbiorcy się nie znają: „Bcc” chroni prywatność odbiorców. Jest to bardzo ważne, jeśli Twoja lista mailingowa składa się z nieznajomych, którzy się nie znają.
w przypadku bezosobowych wiadomości e-mail, które nie wymagają odpowiedzi: podczas wysyłania bezosobowych wiadomości e-mail odpowiedni jest „Bcc”. Na przykład, jeśli wysyłasz ogłoszenie biznesowe, takie jak zaktualizowane informacje kontaktowe, Nowa promocja witryny lub ogłoszenie o nowym prezesie, użyj „Bcc.”
aby ujawnić coś nikczemnego: w bardzo rzadkich przypadkach ” Bcc ” może pomóc w ujawnieniu problematycznych zachowań. Podobnie jak w przypadku „Cc”, należy to robić z ekstremalnym rozeznaniem. Jeśli jednak masz do czynienia z problemem, który zasługuje na uwagę HR, możesz je „Bcc” w wiadomości e-mail, która ujawnia niewłaściwą komunikację odbywającą się w pracy.
podsumowując, najlepsze zastosowania pola ” Bcc ” to bezosobowe e-maile wysyłane na dużą listę e-mailową osób, które się nie znają. Korzystając z Bcc, szanujesz ich prywatność i unikasz frustrujących łańcuchów e-mail.
kiedy nie używać Bcc?
używając „Bcc”, należy unikać wszelkich aplikacji, które mogą być interpretowane jako podejrzane, podstępne lub nieodpowiednie. Jako ogólną wytyczną, unikaj używania „Bcc”, jeśli:
wiadomość jest osobista: użycie „Bcc” w osobistej wiadomości e-mail może łatwo przekroczyć linię na niewłaściwe terytorium. W sprawach osobistych przejrzystość jest niezbędna. W przeciwnym razie zasadniczo pozwalasz na podsłuchiwanie cyfrowe.
wysyłasz e-maile do współpracowników: ogólnie rzecz biorąc, najlepiej unikać używania „Bcc” w pracy podczas wysyłania e-maili do współpracowników. Nie wygląda to dobrze na Tobie i zmniejszy postrzeganie integralności Twojego miejsca pracy przez współpracowników. Zachowaj przejrzystość, trzymając się „CC” i ” To.”
odpowiedź od odbiorcy” Bcc „byłaby niezręczna: jeśli ktoś” Bcc”, zawsze jest możliwe, że odpowie. Jeśli może to być szkodliwe, unikaj tego. Na przykład, nie ” Bcc ” znajomego, gdy poleca je szefowi na otwarte stanowisko. Gdyby bezmyślnie odpowiedzieli „dziękuję”, to nagle znalazłbyś się w bardzo niezręcznej sytuacji.
Podsumowanie to vs.Bcc. vs wytyczne Cc
przeglądając różnice między tymi polami, skorzystaj z niniejszych ogólnych wytycznych:
- jeśli oczekujesz bezpośredniej odpowiedzi lub akcji, użyj pola „do”.
- Jeśli chcesz informować ludzi w przejrzysty sposób, użyj pola „Cc”.
- Jeśli ktoś nie ma być bezpośrednim odbiorcą, użyj „Cc.”
- Jeśli chcesz, aby odbiorca wiedział, że inne ważne osoby są świadome korespondencji, użyj ” Cc.”
- Jeśli chcesz utrzymać inclusive email chain, użyj” To „lub” Cc.”
- Jeśli wysyłasz bezosobową wiadomość e-mail lub taką z dużą listą mailingową, użyj ” Bcc.”
- chcesz chronić prywatność odbiorców, którzy się nie znają, użyj ” Bcc.”
- Jeśli chcesz podzielić się z kimś e-mailem potajemnie, użyj” Bcc”, ale zachowaj przy tym etyczną dyskrecję.
wybierz odpowiednie pole odbiorcy za każdym razem
teraz, gdy rozumiesz różnice między tymi polami, możesz gromadzić wiadomości e-mail z intencją, uprzejmością i odpowiednią etykietą. Zapewnisz, że twoje e-maile będą wyglądać profesjonalnie i szanujesz granice i prywatność odbiorców. Unikniesz również niezręcznych błędów e-mail, które mogłyby zaszkodzić innym lub zaszkodzić twojej reputacji.