sztuka pisania notatek biznesowych jest właściwie czymś w rodzaju zaginionej sztuki.
wraz z rozwojem komunikacji cyfrowej i nadmiernym poleganiem na telefonach komórkowych, szybkich tekstach i e-mailach, nie wydaje się być zbyt wiele miejsca na czcigodną notatkę.
to niefortunne, ponieważ dobrze wykonana notatka biznesowa może przeciąć biurokratyczną biurokrację i przekazać ważne wiadomości firmowe właściwym ludziom, w jasny i zwięzły sposób.
notatki są zdecydowanie lepsze niż wiadomości e-mail podczas wydawania informacji i danych na temat kluczowych kwestii firmy, takich jak zmiany polityki lub powołanie nowego dyrektora generalnego.
Jak napisać najlepszą notkę? Krótkie i słodkie to dobre miejsce na początek, a umiejętność komunikowania kluczowych punktów to dobry sposób na zakończenie.
rzućmy okiem i zobaczmy, jak napisać najlepszą notatkę biznesową.
Jak napisać notatkę
z definicji notatka (skrót od memorandum) jest dokumentem biznesowym, który ma na celu zaangażowanie pracowników wewnątrz firmy i komunikuje ważne wiadomości na temat kluczowych kwestii dotyczących spotkań, polityki firmy i biznesu korporacyjnego.
pisanie dobrej notatki to przede wszystkim dobre formatowanie, solidna struktura i umiejętność jasnego i zwięzłego przekazania zamierzonego komunikatu.
aby pokryć podstawy na wszystkich powyższych frontach, przejdźmy przez proces, krok po kroku, tworząc mistrzowską notatkę.
Dodaj tytuł
tytuł notatki jest krótki i do rzeczy i jest zawsze umieszczony na górze strony. Zwykle w tytule używa się terminu (np. „memo” lub ” memo do staff.”) Idealnie, chcesz, aby Twoja wiadomość wyróżniała się wśród sterty papierkowej roboty i e-maili, które często zalewają nowoczesne miejsce pracy. Kierowanie tytułu do docelowej publiczności/odbiorcy właśnie to robi.
upewnij się, że zawiera datę
Data jest niezbędna jako punkt odniesienia czasowego. Pokazuje adresatowi, kiedy notatka została napisana, a w wielu przypadkach daje poczucie pilności, a jej treść i instrukcje należy traktować poważnie.
3. Wyznacz, kto otrzymuje notatkę z „do”
wyjaśnij, kto jest notatką „od”
Ta linia oznacza autora notatki, po imieniu i tytule (tj. „z biurka Sally Stone, dyrektor sprzedaży.”) Często, aby podkreślić wagę notatki, tytuł zawiera podpis nadawcy, Inicjałami. Zwykle dzieje się tak, gdy podwładny pisze notatkę dla przełożonego lub menedżera – ten menedżer podpisze notatkę, aby pokazać odbiorcom, że wszystko w notatce jest zatwierdzone i wymaga uwagi lub odpowiedzi.
Dodaj jasny temat
Ten wiersz określa, o czym jest notatka i zawsze powinien być napisany jasno, zwięźle i wyczerpująco. Przede wszystkim chcesz, aby Twoja notatka wyróżniała się i przekazywała wiadomość. Proces ten naprawdę zaczyna się od tematu i ma na celu jasne określenie, o czym jest notatka.
napisz treść
Ta sekcja zawiera więcej szczegółów na temat notatki. Celem jest szybkie dotarcie do celu (np. 6 w celu omówienia celów i priorytetów sprzedaży w pierwszym kwartale.”) Pierwsza linia jest najważniejsza, gdyż stanowi tabelę dla pozostałej części notatki. Idealnie jest rozbić treść notatki na krótkie akapity-trzy powinny być celem. Cokolwiek więcej, a zaczniesz tracić uwagę odbiorców. Pamiętaj, jasne i zwięzłe jest celem dobrej notatki. Ostatni akapit powinien zawierać wezwanie do działania, tj. coś, co zachęci odbiorcę do podjęcia działania.
podpisz się dobrym zamknięciem
ostatnia część notatki może zawierać podpis nadawcy na dole, ale nie musi. Wystarczy podpisać i datować podpis, aby oficjalnie „przypieczętować umowę” na notatce i dać czytelnikowi znać, kto dokładnie pochodzi notatka. Ważniejsze jest jednak, aby zakończyć notatkę stanowczym wezwaniem do działania, pozwalając czytelnikom wiedzieć, jakie konkretne działania należy podjąć.
dobre Szablony notatek aby użyć
aby pomóc ci napisać lepszą notatkę i dać wizualny przykład tego, co dobra notatka powinna lubić, sprawdź te przykładowe notatki:
- Vertex 42: ta strona oferuje wiele różnych szablonów, w tym „nieformalne” i „formalne” notatki biznesowe.
- Office.com: ta strona jest bardzo przydatna przy wyborze odpowiedniego projektu dla Twojej notatki.
- TemplateArchive.com: ta strona robi świetną robotę w rozbiciu procesu notatek na łatwe do zrozumienia ukąszenia. Zawiera sekcje dotyczące szablonów, kiedy wysłać notatkę i formatowanie notatek.
kiedy trzeba wysłać notatkę?
wiedza kiedy napisać maila jest równie ważna jak wiedza jak napisać notatkę. Na przykład istnieją scenariusze, w których wystarczy krótki e-mail lub wewnętrzna cyfrowa tablica ogłoszeń dotrze do właściwych odbiorców.
ogólnie rzecz biorąc, pisanie notatek jest optymalne w następujących scenariuszach:
- , gdy trzeba uzyskać wiadomość, która robi wrażenie. E-maile są świetne do szybkiego wysyłania wiadomości, ale notatka może utworzyć wiadomość, która jest zbudowana, aby trwać. Jeśli Twoja wiadomość wiąże się z poważnym problemem lub zaleceniem, lepiej jest wysłać notatkę niż wiadomość e-mail, aby uzyskać punkt.
- przy prawidłowym formatowaniu wiadomości ważne jest Jeśli Twoja wiadomość musi zawierać punkty, nagłówki lub wykresy, notatka jest świetnym narzędziem do zaangażowania pracowników.
- gdy wiadomość ma zostać wydrukowana. Jeśli Twoja wiadomość trafi na firmową tablicę ogłoszeń lub w formacie biuletynu, lub jeśli Twoja wiadomość zostanie wykorzystana na spotkaniu firmowym, formalna notatka jest drogą do zrobienia.
powinieneś unikać pisania notatek, gdy wystarczy wiadomość e-mail. Zwykle ma to miejsce, gdy masz do wysłania bardzo krótką wiadomość lub jeśli jesteś w drodze za pomocą smartfona i nie masz czasu na zorganizowanie i sformatowanie notatki.
wskazówki, jak napisać świetną notatkę
użyj tych wskazówek, aby napisać notatki, które wyróżniają się, zostają zauważone i są szybko reagowane.
- trzymaj się zasad korporacyjnych dotyczących notatek. Większość firm, zwłaszcza większych, ma standardowy skrypt lub plan do naśladowania podczas pisania notatki. Trzymaj się blisko niego i użyj planu, aby uzyskać punkt.
- trzymaj zdania i akapity krótkie i do rzeczy. Jak powiedział kiedyś Ernest Hemingway: „zwięzłość jest kluczem.”Długie, słowne notatki to notatki, które często nie są czytane.
- użyj punktorów. Aby być bardziej zwięzłym i przekazać swój punkt widzenia, użyj punktorów, aby lepiej przekazać swoją wiadomość.
- skup się na wezwaniu do działania. Zakończenie memo, w którym zawarte jest wezwanie do działania, ma kluczowe znaczenie dla procesu memo. Skoncentruj się na słownictwie, które inspiruje czytelnika i podnieś go i ruszaj. Zadaj sobie to pytanie: jaki jest najlepszy sposób, aby czytelnicy przyswoili sobie notatkę?
- Edycja gramatyki. Nikt nie chce czytać notatek pełnych literówek i błędów gramatycznych. Upewnij się, że poprawiłeś swoją notatkę i zainwestuj w dobre oprogramowanie do gramatyki, takie jak Grammarly.