Jak zaplanować dzień, aby uzyskać optymalną Produktywność

zapoznaj się z naszym pełnym przewodnikiem na temat tworzenia harmonogramu, aby jak najlepiej wykorzystać swoje dni .

wszyscy mamy te same dwadzieścia cztery godziny dziennie. Dlaczego więc ludzie sukcesu robią tak wiele w ciągu 24 godzin, podczas gdy inni mają trudności z wykonaniem zadań na podstawowej liście rzeczy do zrobienia?

jedną z odpowiedzi jest zarządzanie czasem. Wiele osób ma problemy z efektywnym wykorzystywaniem swojego czasu przez cały dzień. Ale jeśli to ty, nie martw się. Korzystając ze wskazówek dotyczących produktywności oraz tworząc i trzymając się wydajnego harmonogramu dziennego, możesz robić więcej i robić lepiej każdego dnia.

Dlaczego planowanie dnia jest ważne

jak zaplanować dzień

• Określ, dlaczego
• Ustaw priorytety
• oszacuj, ile czasu zajmie zadanie
• Pracuj mądrzej, a nie ciężej

rodzaje technik planowania

• Stwórz produktywną rutynę poranną
• unikaj przełączania zadań
• zadania wsadowe
• spodziewaj się nieoczekiwanego
• wykorzystaj technologię
• pamiętaj o papierze
• zjedz żabę
• oceniaj i obracaj

dlaczego planowanie dnia jest ważne

czas to skończony zasób dla nas wszystkich. Pozostawienie ograniczonej liczby dni i godzin firmie chance nie jest odpowiedzialne za zarządzanie zasobami. Zamiast tego użyj harmonogramu i zbieraj nagrody:

• zmniejsz zmarnowany czas: o ile nie umieszczasz „spędzaj 2 godziny na mediach społecznościowych i grach wideo” w swoim codziennym harmonogramie, korzystanie z harmonogramu zapobiega marnowaniu czasu na rzeczy, których nie ma w planie.
• wzrost szczęścia: nawet nauka się zgadza. Przestrzeganie harmonogramu sprawia, że jesteś szczęśliwszy!
• poprawa produktywności: więcej można zrobić, gdy postępujesz zgodnie z harmonogramem.
• Zmniejsz Stres: Planowanie zapewnia większą pewność, co zmniejsza stres i poprawia zdrowie. Win-win!
• ułatwiaj współpracę: za każdym razem, gdy pracujesz z zespołem, harmonogram utrzymuje Cię na tej samej stronie w tym samym miejscu w tym samym czasie.

jak zaplanować dzień

oczywiste jest, że zaplanowanie dnia jest cenne. Jednak nie możesz po prostu wrzucić rzeczy do swojego uroczego kalendarza kociąt i mieć nadzieję na produktywne życie.

zamiast tego potrzebujesz strategii, aby zaplanować Produktywność i efektywnie wykonać ważną pracę. Oto kilka przewodnich zasad, które pomogą Ci wykorzystać harmonogram efektywnych dni.

spójrzmy prawdzie w oczy. Nie wszystko, co robimy w ciągu dnia, jest zabawne. Są zdecydowanie zadania, których po prostu nie chcemy robić. Możemy polegać na wytrwałości i determinacji, aby przetrwać, ale to może pozbawić energii. Zamiast tego znajdź wewnętrzną motywację, określając swój powód.

każdy jest inny, ale to jest sens i cel wszystkiego, co robimy. Koncepcja ta została spopularyzowana przez Szymona Sinka w jego książce Start With Why. Sinek pokazuje, że „dlaczego” może naprawdę motywować osoby i firmy do osiągania swoich celów.

Twoje dlaczego powinno być większe niż „bo muszę” lub ” bo ktoś mi kazał.”Dla jednostki, nie dlaczego może być zapewnienie bezpiecznego i szczęśliwego życia dla swoich dzieci. Dla firm, dlaczego może wyglądać bardziej jak, ” aby pomóc ludziom odnieść sukces.”

wtedy wszystko, co robisz jako osoba lub jako firma, powinno być w służbie temu dlaczego.

są dosłownie miliony sposobów na spędzenie każdego dnia. I nie możesz robić wszystkiego. Bez priorytetów możesz spędzać czas na zadaniach, które nigdzie cię nie zaprowadzą. A jeśli jesteś liderem lub menedżerem zespołu, chcesz ustalić priorytety dla swojego zespołu,aby wiedział, co jest ważne.

więc musisz dowiedzieć się, co naprawdę musisz zrobić, aby osiągnąć swoje cele w służbie swojemu dlaczego. Po pierwsze, zapisz wszystko, co możesz wymyślić. Więc wyeliminuj wszystko, co nie jest związane z Twoim „dlaczego”. Następnie umieść swoje priorytety w kolejności ważności.

kierowanie się jest tak samo ważne jak kierowanie się. Podróż bez celu może być interesująca, ale bez celu w umyśle, kto wie, gdzie skończysz.

gdy już zorientujesz się, co musisz zrobić, dowiedz się, jak długo to zajmie. I nie mówimy o tym, jak długo to zajmie w krainie fantazji. Musisz wiedzieć, ile naprawdę zajmuje Ci zrobienie tego.

jednym z najczęstszych błędów w planowaniu, które ludzie popełniają, jest nieprawidłowe oszacowanie, ile czasu zajmie zadanie lub projekt. „Jeśli zbytnio lub nie docenisz tego, jak długo to potrwa, bardziej prawdopodobne jest, że odrzucisz cały harmonogram. Co gorsza, możesz przegapić termin lub tracić cenny czas dla Ciebie i kluczowych interesariuszy, takich jak pracownicy i klienci.”

więc musisz być szczery ze sobą i zachęcić swój zespół do tego samego. Weź tydzień lub dwa i śledź swój czas. Ile czasu zajmuje napisanie 1000 słów lub odpowiedź na maile? Następnie możesz realistycznie zaplanować swój harmonogram, zwiększając swoje szanse na sukces.

Tim Ferriss, autor 4-godzinnego tygodnia pracy jest na czymś. W dobie zgiełku, czasami czujemy, że musimy iść iść iść cały czas. Ale co jeśli wykorzystamy nasz czas w taki sposób, że będziemy pracować mniej? Wtedy też byśmy na coś wpadli.

Ferriss opowiada się za mądrzejszą strategią pracy, wykorzystującą systemy, które sprawiają, że „niemożliwe jest niewłaściwe zachowanie.”Wtedy nie musi polegać na skończonych zasobach siły woli. Tak więc ustanowienie systemów produkcyjnych jest kluczowym krokiem dla Ferriss.

inne sposoby inteligentnej pracy obejmują identyfikację najbardziej produktywnych porach dnia, a następnie planowanie kluczowych zadań na ten okres czasu. Dla wielu z nas poziom energii jest najwyższy rano. Jeśli jednak jesteś prawdziwą nocną sową, możesz skorzystać z tego czasu, aby załatwić sprawy.

trzeba też być strategicznym. Tak, istnieje wiele sposobów, aby osiągnąć swój cel. Wybierając ścieżkę, którą obrać, weź pod uwagę ryzyko i korzyści wynikające z tego, co robisz. Możesz zadzwonić do 100 osób i załatwić jedno „tak”. Albo możesz zadzwonić do odpowiednich 10 osób dla tej samej korzyści.

rodzaje technik planowania

nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania do tworzenia najbardziej produktywnego harmonogramu. Ale te techniki planowania może pomóc na swojej drodze.

Zacznij swój dzień od porannej rutyny, która zwiększa produktywność.

według Hala Elroda, autora „cudownego poranka”, ” to, jak budzisz się każdego dnia i twoja poranna rutyna (lub jej brak) dramatycznie wpływa na Twój poziom sukcesu w każdej dziedzinie Twojego życia. Skoncentrowane, produktywne, udane poranki generują skoncentrowane, produktywne, udane dni.”

Elrond odwrócił swoje życie, budząc się o 5 rano, aby spędzić czas w ciszy, medytując, czytając i ćwicząc. To nadało ton jego dni i był w stanie wyciągnąć się spod miażdżącego długu i osiągnąć nowy poziom sukcesu.

twój idealny poranek może wyglądać inaczej niż u Elronda, ale warto codziennie wcześnie odkładać czas, aby określić bieg reszty dnia.

wielozadaniowość może wydawać się wydajna. W końcu robisz więcej na raz, prawda? Źle. W rzeczywistości, chociaż robisz więcej na raz, tak naprawdę nie robisz więcej. Mniej ci idzie.

w rzeczywistości rzeczywisty koszt wielozadaniowości może wynosić do 40% produktywności. Za każdym razem, gdy poruszasz się między zadaniami, twój mózg potrzebuje czasu, aby się przełączyć. Ponadto ludzie są bardziej podatni na błędy podczas przełączania zadań. A im bardziej skomplikowane zadanie, tym większe straty.

więc ma sens robić tylko jedną rzecz na raz. Pozwala to naprawdę skupić się na tym, co robisz. Wtedy możesz zrobić to bardziej efektywnie.

Kiedy planujesz swój dzień, unikaj przełączania zadań, jeśli to możliwe. Daj sobie wystarczająco dużo czasu, aby wykonać zadania za jednym zamachem. A kiedy to robisz? Nie sprawdzaj poczty.

widzieliśmy, jak przełączanie zadań może wpłynąć na wydajność. Jednak wszyscy mamy więcej niż jedną rzecz do zrobienia w ciągu dnia. Możesz więc zminimalizować efekt przełączania zadań, grupując zadania i używając harmonogramu bloków.

Możesz zdefiniować „podobne zadania” na wiele sposobów. Ale najważniejsze jest to, że zadania powinny mieć funkcję ujednolicającą, która czyni je bardziej wydajnymi, gdy są wykonywane razem. Pomyśl o załatwianiu spraw. Bardziej sensowne jest chodzenie wszędzie w określonym miejscu geograficznym.

podobnie, możesz grupować zadania pod względem sposobu myślenia wymaganego do ich wykonania. Na przykład zadania administracyjne przyjmują jeden rodzaj myślenia, ale kreatywne zadania, takie jak pisanie posta na blogu lub debugowanie kodu, wymagają czegoś zupełnie innego. Ale grupowanie zadań według sposobu myślenia, można zmniejszyć wpływ całkowitego przełączania biegów.

Elon Musk znany jest z dozowania zadań, aby upewnić się, że robi wszystko dla swojego biznesu i nadal spędza czas z rodziną. Dozowanie zadań to proces planowania zadań razem, dzięki czemu można je wykonywać bardziej efektywnie.

nie możesz przewidzieć przyszłości, ale możesz być całkiem pewien, że w pewnym momencie wydarzy się coś nieoczekiwanego. Nie wiesz, co to jest i kiedy nadchodzi, ale to gdzieś tam jest. I produktywny harmonogram weźmie to pod uwagę.

to ci się pewnie przydarzyło. Zidentyfikowałeś swój powód i stworzyłeś swoje priorytety i zadania. Zaplanowałeś kluczowe zadania w swoim najbardziej produktywnym czasie. Byłeś produktywną gwiazdą rocka.

nagle pojawia się nagły wypadek. Naciskasz wszystko na bok, aby rozwiązać to pilne zadanie. Twój efektywny harmonogram umiera bolesną śmiercią.

to też nie musi być pilny projekt. To może być chore dziecko trzymające członka drużyny w domu. To może być awaria pogodowa, trzymająca wszystkich w domu. Może to być nieoczekiwany przestój serwera spowalniający Tempo wszystkich. Małe rzeczy mogą zabić produktywność tak samo skutecznie, jak duże rzeczy. I szczerze mówiąc, są one bardziej powszechne.

podobnie jak inteligentne zarządzanie pieniędzmi, aby mieć awaryjny fundusz oszczędnościowy, powinieneś również mieć awaryjny fundusz czasowy. Oczywiście nie możesz gromadzić czasu, ale możesz stworzyć poduszkę czasową w swoim harmonogramie. W ten sposób, gdy pojawi się coś nieoczekiwanego, będziesz gotowy.

technologia jest naprawdę dobra w planowaniu. W końcu na poziomie podstawowym harmonogram to tylko arkusz kalkulacyjny. Ale technologia planowania może wykraczać poza prostą siatkę.narzędzia

, takie jak Kalendarz Google, pomagają zaplanować powtarzające się zadania, zadania z kodem kolorów, ustawiać przypomnienia, a nawet udostępniać kalendarze zespołom. Wszystko to zwiększa efektywność Twojego harmonogramu. Poza tym nie zapominasz o spotkaniu z klientem.

możesz jednak zrobić o wiele więcej. Użyj aplikacji na iPhone ’ a, aby uzyskać dostęp do kalendarza w podróży. Wyeliminuj rozmowy telefoniczne i e-maile, aby zaplanować spotkania, umożliwiając innym planowanie spotkań bezpośrednio w kalendarzu.

możliwości są nieograniczone!

mimo, że technologia poprawia twoje planowanie, nie obniżaj wartości papieru w tym cyfrowym świecie. Równie przydatne mogą być planiści papierowi, dzienniki punktowe, listy zadań i inne narzędzia analogowe.

w rzeczywistości Lifeplanner Erin Condren ’ s lifeplanner, lider branży planner, otrzymał certyfikat Good Housekeeping jako narzędzie produktywności. Systemy notebooków, takie jak Ryder XXX Bullet Journal, również zyskują popularność jako narzędzia zwiększające produktywność.

oczywiście nic nie przebije dobrej, staromodnej listy rzeczy do zrobienia, aby utrzymać jednostki na dobrej drodze. Zapisywanie rzeczy oszczędza Ci trudu zapamiętywania ich. A nagroda za skreślenie rzeczy z listy może być bardzo motywująca.

według Marka Twaina „jeśli twoim zadaniem jest zjeść żabę, najlepiej zrobić to z samego rana. A jeśli twoim zadaniem jest zjeść dwie żaby, najlepiej najpierw zjeść największą.”

korzystając z tej logiki, jedną z metod planowania jest stawianie najtrudniejszych, najważniejszych zadań na pierwszym miejscu. A jeśli masz więcej niż jedno takie zadanie, powinieneś zrobić trudniejsze przed łatwiejszymi.

aby skorzystać z tej metody, musisz być w stanie określić swój kluczowy priorytet na dany dzień. Ostatecznie, priorytet powinien być pojedynczy, ponieważ nie możemy zrobić dwóch rzeczy na raz. (Zobacz Przełączanie Zadań!)

trudniejsze zadania są często najbardziej podatne na zwlekanie. W końcu większość z nas naprawdę nie chce jeść żaby. Więc zrobienie ich z samego rana powstrzymuje cię od odpychania ich przez cały dzień. Dodatkowo po ich zakończeniu masz wolny czas na wykonywanie bardziej zabawnych zadań.

planowanie produktywności może być ruchomym celem. I może masz doskonały harmonogram, ale więc trochę czasu, aby ocenić wyniki swoich wysiłków. Czy ty i twój zespół jesteście naprawdę produktywnymi ludźmi?

oto kilka kluczowych pytań, które należy zadać sobie i swojemu zespołowi, aby ocenić skuteczność harmonogramu:

• czy dotrzymujesz terminów?
• czy szacunki czasu były poprawne?
• czy nieprzewidziane problemy kolidują z osiami czasu?
• czułeś się pod presją zegara?
• czy nasz plan spotkania zadziałał?

Po zebraniu danych możesz podejmować świadome decyzje o tym, dokąd się udać. Spóźnione terminy mogą wskazywać na słabe budżetowanie czasu, problem, który można łatwo rozwiązać w następnym miesiącu, sprincie lub kwartale. Spotkania poboczne można wyeliminować. Można dodać więcej wyściółek, aby pomieścić nieprzewidziane problemy.

podsumowanie

istnieje tak wiele sztuczek i narzędzi do kreatywnych harmonogramów produktywnych, które naprawdę działają w miejscu pracy iw domu. Jeśli nie dajesz im szansy, możesz wyrzucać pieniądze przez okno. I nie możemy wymyślić nic mniej produktywnego niż to!

Jakie są Twoje najlepsze wskazówki i procedury dotyczące produktywności?