Postępowanie z klientami, którzy nie zapłacą, jest częstą skargą wśród freelancerów. Spóźnione opłaty są dobrym sposobem na zniechęcenie do tego rodzaju zachowań, ale nie są odpowiednie w każdej sytuacji. Musisz zapoznać się z warunkami umowy z klientem i przepisami prawa swojego stanu, aby określić, kiedy i ile możesz pobrać. W niektórych przypadkach może się okazać, że opłaty finansowe powodują utratę klientów, a Twoja firma skorzystałaby na wybaczeniu okazjonalnych opóźnień w płatnościach.
co to jest opłata za spóźnienie?
opłata za zwłokę, zwana również opłatą finansową lub usługową, to kwota pieniędzy, którą firma ocenia na fakturze przeterminowanej. Możesz również myśleć o opóźnionej opłacie jako o opłacie za udzielenie kredytu opóźnionemu klientowi, ponieważ Firma pozwala jednostce więcej czasu na zapłacenie długu, który jest obecnie należny. Prawidłowo obliczone opłaty za zwłokę zrekompensują wierzycielowi (Tobie) bezpośrednie straty, które poniesie, gdy dłużnik nie zapłaci na czas: utracone odsetki (zakładając, że umieścisz pieniądze na oprocentowanym rachunku); oraz koszt obliczenia opłaty, wysłania zawiadomienia i dochodzenia płatności. Sama obecność zaległych Opłat często zachęca klientów do terminowego płacenia faktur.
ustalanie terminów i opłat
Jeśli zdecydujesz się na nałożenie zaległych Opłat, musisz określić, kiedy i ile naliczyć. Przy ustalaniu terminów i opłat Należy wziąć pod uwagę własne potrzeby w zakresie przepływów pieniężnych i standardy swojej branży (nigdy nie traktuj opóźnionych opłat jako dodatkowego sposobu na zarabianie pieniędzy—nie są one centrum zysku). Jeśli chodzi o czas, twoja polityka może polegać na tym, że faktury są wymagalne w momencie ich otrzymania i będą obciążone późnymi opłatami, jeśli zostaną zapłacone później niż 30, 60, 120 dni lub dłużej.
następnie zastanów się, ile chcesz pobierać w opłatach za zwłokę. Możesz ustawić opłaty za zwłokę jako procent kwoty faktury, obliczanej w ujęciu rocznym (więcej na temat tego obliczenia poniżej). Alternatywnie możesz pobierać stałą opłatę za spóźnienie, na przykład 10 USD za każdy zaległy dzień, z limitem. W obu przypadkach opłaty za zwłokę nie mogą być wyższe niż szacunkowe rzeczywiste koszty poniesione z powodu opóźnień w płatnościach klienta, a statuty twojego stanu mogą ograniczać kwotę, którą możesz pobierać rocznie.
jeśli pobierasz nie więcej niż 10% rocznie, prawdopodobnie nie naruszysz statutów swojego stanu, ale twój Klient może zakwestionować kwotę opłaty w sądzie, jeśli pobierasz więcej niż rozsądne oszacowanie rzeczywistych strat. Aby obliczyć potencjalne straty, rozważ następujące czynności:
- odsetki, które stracisz na niezapłaconym rachunku (jeśli korzystasz z oprocentowanego konta)
- wartość Twojego czasu (lub czasu twojego pracownika), który byłby poświęcony na kontaktowanie się z klientem w sprawie płatności, naliczanie opłat i ponowne wysyłanie faktur
- wartość innych możliwości biznesowych, na które stracisz w wyniku braku przepływów pieniężnych i czasu poświęconego na śledzenie zaliczki, oraz
- koszt utworzenia, wysyłki i przechowywania każdej faktury (w tym papieru, atramentu i ).
ostrożnie stosuj stopę procentową do dużych faktur, ponieważ opłata może skończyć się znacznie wyższa niż rzeczywiste wydatki. Jeśli pobierasz opłatę ryczałtową, sprawdź, czy opłaty nie przekraczają limitów państwowych dla małych faktur. Na przykład, jeśli faktura wynosi 100 USD, a naliczasz 10 USD/dzień za zaległe faktury, przekroczysz prawny limit 10% rocznie po jednym dniu.
zapoznaj się z pisemną umową
powinieneś ocenić późną opłatę tylko wtedy, gdy klient był na początku informowany, że zastrzegłeś sobie do tego prawo. Jeśli masz pisemną umowę z klientem, należy określić, jak długo muszą płacić i opłatę ryczałtową lub miesięczną opłatę finansową za spóźnienie. Na fakturach należy umieścić ten sam język, dodając wyrażenie ” rachunki nieopłacone w ciągu __ dni od daty wystawienia faktury podlegają miesięcznej opłacie finansowej__%.”Nigdy, nigdy nie opisuj opłaty jako „kary” za spóźnienie; jest to wskazówka dla sędziego, że kwota, którą pobierasz, ma ukarać dłużnika, a NIE zrekompensować Ci straty, co może spowodować, że sąd odmówi wyegzekwowania Twojego przepisu. Jeśli twoja pisemna umowa i faktura nie zawierały przepisów dotyczących opłat za zwłokę, prawdopodobnie nie możesz nakładać opłat finansowych.
Jak obliczyć opłatę za spóźnienie
opłata za spóźnienie jest zwykle oceniana jako miesięczna opłata finansowa, którą można obliczyć, wykonując dwa kroki. Po pierwsze, podziel roczną stopę procentową ustaloną w umowie jako opłata za opóźnienie przez 12, aby określić miesięczną stopę procentową. Następnie pomnóż tę miesięczną stawkę przez kwotę należną, aby określić wysokość miesięcznej opłaty za opóźnienie.
na przykład, jeśli roczna stopa procentowa wynosi 3%, miesięczna stopa procentowa wynosi 0,25%. Jeśli klient jest ci winien 10 000 USD, pomnożysz tę kwotę przez 0,25%, aby dowiedzieć się, ile klient jest ci winien co miesiąc jako spóźniona opłata. 1/4 procent z 10 000 $ to 25$, więc klient wisiałby Ci dodatkowe 25 $Za każdy miesiąc, kiedy ich płatność była spóźniona. W tym przykładzie roczna stopa procentowa ogranicza grzywnę w wysokości 3% pierwotnego długu (nie jest powiększona). Będziesz pobierać $ 25 miesięcznie, nawet jeśli dług wzrasta. Zapoznaj się z umową, aby określić, czy i kiedy należy złożyć odsetki, ponownie sprawdzając, czy roczna kwota nie przekracza limitów prawnych.
alternatywy dla opóźnionych opłat
opóźnione opłaty mogą powodować niepotrzebny stres i napięcie z klientami. W niektórych przypadkach lepszym rozwiązaniem jest poproszenie o płatność przed ukończeniem usług. Gdy zaliczka nie jest praktyczna, zastanów się, czy zaległe opłaty są naprawdę konieczne, lub czy powodują utratę klientów. Kiedy wybaczasz okazjonalne opóźnienia w płatnościach, możesz zarobić więcej pieniędzy na dłuższą metę, utrzymując pozytywne relacje z klientami.
zamiast karać klientów za spóźnione płatności, możesz zamiast tego wynagrodzić wcześniejsze płatności, oferując rabat za płatności dokonane z góry lub w określonym czasie, o ile nie oferujesz rabatów jako sposobu na obejście ograniczeń dotyczących opóźnionych opłat. Zachęta może zmniejszyć liczbę opóźnień w płatnościach, a Ty będziesz cieszyć się dodatkową korzyścią płynącą z przyspieszenia przepływu środków pieniężnych do Twojej firmy. Ważne jest, aby sprawdzić, czy różnica między rabatem a kwotą fakturowaną nie przekracza limitów prawnych dotyczących opłat za zwłokę. Jeśli Zniżka jest duża, sędzia może uznać, że jest to ukryta nielegalna opłata za spóźnienie i orzekać, że Twoja umowa jest niewykonalna.
kolejne kroki po niepłaceniu
w niektórych przypadkach klient po prostu nie zapłaci, ale potrzebujesz pieniędzy, aby utrzymać swój biznes. Najpierw Wyślij ponownie fakturę i skontaktuj się z klientem, aby dowiedzieć się, co to jest zatrzymanie. Klient może mieć problem, który możesz łatwo rozwiązać, na przykład zapomnieć o przesłaniu płatności lub napotkać problem z systemem płatności online.
Jeśli klient nadal nie zapłaci, może nadszedł czas na podjęcie kroków prawnych. Jeśli kwota jest niewielka, możesz złożyć roszczenie w sądzie ds. drobnych roszczeń, o którym możesz przeczytać więcej tutaj. W przypadku większych sporów rozważ skontaktowanie się z adwokatem w celu uzyskania porady prawnej.