niezapłacony Czas Wolny może być mylącym polem minowym. Obejmuje ona wszelkie nieobecności w pracy nieobjęte istniejącymi świadczeniami pracowniczymi, takimi jak zwolnienie lekarskie, płatny urlop i płatny czas wolny. Chociaż nie ma prawnego obowiązku wyrażenia zgody na bezpłatny urlop, wiele firm oferuje urlop w przypadku wyjątkowych okoliczności, takich jak przeprowadzka lub udział w pogrzebie.
w tym poście omówimy czym jest urlop bezpłatny i jak oferowanie go pracownikom może przynieść korzyści Twojej firmie. Przyjrzymy się kwalifikacjom pracowników, kwestiom prawnym. i Prawo o wolnym czasie. Podzielimy się również kilkoma wskazówkami dotyczącymi tworzenia skutecznej polityki zarządzania nieobecnościami i odpowiemy na kilka najczęściej zadawanych pytań.
- Czas Wolny od pracy
- co to jest urlop bezpłatny?
- Niepełny etat vs Pełny etat
- Obliczanie czasu wolnego
- ubieganie się o urlop bezpłatny
- pracownicy zwolnieni
- urlopy pracownicze
- Prawo Pracy
- przykłady polityk
- podstawowe FAQ
✅ oprogramowanie ułatwiające zarządzanie bezpłatnym czasem wolnym
definicja wolnego czasu osobistego
czas wolny (pot) odnosi się do czasu wolnego od pracy, który jest rekompensowany przez pracodawcę. Może to obejmować zwolnienie chorobowe,naliczony czas i dni urlopu. Inne formy urlopu pracowniczego mogą obejmować Urlop macierzyński/ojcowski, urlop FMLA, urlop urlopowy i urlop bezpłatny.
pracownicy zwykle żądają bezpłatnego urlopu (UTO) z następujących powodów:
-
- opieka nad osobami pozostającymi na utrzymaniu
- na wizyty lekarskie (lekarz lub dentysta)
- udział w pogrzebie
- jako przedłużenie urlopu wychowawczego
- udział w kursie/rozwoju zawodowym
- jako przerwa w karierze
- Wolontariat
- wykonywanie zadań publicznych, takich jak obsługa ławy przysięgłych
- relokacja nowych pracowników lub czas wolny na przeprowadzkę
- urlop związany z przemocą domową
- obowiązek ławy przysięgłych w niektórych stanach (choć większość wymaga, aby był to czas wolny)
co To jest czas wolny pracownika?
pracodawca ma obowiązek opłacenia urlopu w określonych okolicznościach. Może to obejmować chorobę, zwolnienie lekarskie,naliczony czas wolny i czas urlopu. Świadczenia te są regulowane na poziomie federalnym i są podstawowym wymogiem umowy o pracę.
jeśli pracownik jest nieobecny z jakiegokolwiek innego powodu, to firma decyduje, czy czas zostanie zapłacony, czy nie. Wielu pracodawców decyduje się na utworzenie Polityki płatnego czasu wolnego (PTO), aby pracownicy mogli ubiegać się o Czas Wolny pod pewnymi warunkami (pogrzeb, Przeprowadzka, zobowiązania osobiste itp.).
Polityka WOM jasno określa wytyczne dotyczące wnioskowania o Czas Wolny. Określa, kiedy pracownicy mogą poprosić o WOM, jaki jest proces i czy istnieje limit (na przykład maksymalnie dwa dni w roku na przeprowadzkę).
Jeśli Twoja firma nie ma polityki WOM, te nieobecności zostaną zaklasyfikowane jako niezapłacony Czas Wolny. Pracodawcy mogą zaoferować UTO oprócz lub zamiast płatnego urlopu. Mogą zaoferować go pracownikom godzinowym, pracownikom w niepełnym wymiarze godzin lub całemu personelowi. Jeśli Twoja firma zdecydowała się na tę drogę, ważne jest, aby dowiedzieć się, na czym stoisz z prawnego punktu widzenia.
Czas Wolny pracowników: Niepełny etat vs Pełny etat
ustawa Fair Labor Standards Act (FLSA) nie przewiduje konkretnej definicji zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin. Jednak Affordable Care Act (Aca) definiuje pracowników w niepełnym wymiarze godzin jako pracowników, którzy pracują mniej niż 30 godzin tygodniowo. Na stanowiska w niepełnym wymiarze godzin składa się zwykle mniej obowiązków i bardziej ograniczone korzyści, w tym płatny czas wolny, chociaż może się to różnić w zależności od firmy. Ogólnie rzecz biorąc, rozróżnienie Pełny etat vs. pracownicy w niepełnym wymiarze godzin sprowadzają się do korzyści, które oferujesz.
pracownicy pełnoetatowi częściej otrzymują następujące świadczenia:
- urlop wypoczynkowy
- odpłatne świadczenia pracownicze& odszkodowanie
- nieodpłatne świadczenia urlopowe
- ubezpieczenie zdrowotne
- Plany emerytalne pracodawcy
- wynagrodzenie za nadgodziny dla pracowników zwolnionych
jako firma, możesz zdecydować się na ograniczenie polityki WOM do pełnego personelu. Jeśli tak jest, musisz to opisać w swojej polityce czasu wolnego. Należy również wyjaśnić, czy pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin mają prawo żądać bezpłatnego urlopu wypoczynkowego, czy też świadczenie to będzie ograniczone tylko do pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin.
obliczenia czasu wolnego dla pracowników obejmujące wszystkie rodzaje wniosków o Czas Wolny
obliczenia płac za Czas Wolny zapłacony i niezapłacony mogą być mylące. Jako firma musisz ustalić obliczenia dla wszystkich nieobecności, w tym choroby, wakacji, UTO i WOM.
jeśli pracownik nieobjęty zwolnieniem korzysta z bezpłatnego urlopu, liczba dni, w których jest nieobecny w pracy, musi zostać uwzględniona w jego pasku płac. Ponieważ pracownicy zwolnieni z podatku pracują co godzinę, Zwykle zarządzani są za pomocą arkuszy czasu pracy i zazwyczaj nie mają prawa do WOM, dostosowanie ich płac i payslipów za niezapłacony czas wolny od pracy powinno być dość proste.
obliczenia zwolnionych pracowników
W przypadku zwolnionych pracowników może to być nieco bardziej skomplikowane. Jeśli Twoja firma ma politykę WOM, która obejmuje nieobecność, nie trzeba wprowadzać żadnych korekt. Jeśli jednak zdecydujesz, że czas wolny nie zostanie opłacony przez Twoją firmę, masz kilka opcji. Możesz zdecydować się na egzekwowanie wykorzystania naliczonego czasu lub dni urlopu w przypadku nieobecności z powodów osobistych, lub możesz zdecydować, że nieobecności tego typu będą zajęcia jako niezapłacony Czas Wolny.
w takim przypadku, w przypadku nieobecności, należy obliczyć stawkę godzinową pracownika, dzieląc jego wynagrodzenie brutto przez liczbę przepracowanych godzin każdego miesiąca. Następnie należy obliczyć rzeczywiste godziny przepracowane w danym miesiącu, a następnie pomnożyć je przez obliczoną przez pracownika „stawkę godzinową”. Ta skorygowana kwota brutto podlegałaby wówczas zwykłym odliczeniom podatkowym. Należy pamiętać, że gdy pracownik pracuje mniej godzin i zarabia niższe wynagrodzenia, zmniejsza się jego zobowiązanie podatkowe.
w jaki sposób pracownicy mogą ubiegać się o nieodpłatny Urlop?
Jeśli zdecydowałeś się włączyć polisę urlopu bezpłatnego do swoich wewnętrznych procedur, musisz jasno określić proces ubiegania się o bezpłatny urlop. Twoja polisa powinna dotyczyć tego, w jaki sposób pracownicy mogą żądać czasu wolnego, ile muszą wypowiedzieć, ile dni mają prawo w danym okresie i co się stanie, jeśli dwie osoby z tego samego działu zażądają UTP w tym samym czasie.
ogólny proces powinien wyglądać następująco:
- pracownik składa pisemny wniosek o nieodpłatny urlop w wymaganym okresie wypowiedzenia. Zwykle odbywa się to za pośrednictwem bezpośredniego menedżera lub przełożonego i przy użyciu procesu lub systemu zdefiniowanego w Polityce nieobecności lub czasu wolnego.
- kierownik lub przełożony konsultuje się z HR i / lub kierownikami działów. Ocenia się wpływ nieobecności (czy spowoduje to problemy kadrowe lub produkcyjne?)
- kierownik lub HR zatwierdza lub odrzuca wniosek. Żądania są ustalane priorytetowo na podstawie kolejności zgłoszeń.
- pracownik zapewnia, że wszystkie jego obowiązki zostaną pokryte podczas jego nieobecności, organizując pokrycie i/lub szkolenie, jeśli to konieczne.
w wielu przypadkach niezapłacony czas wolny zostanie przyznany tylko wtedy, gdy cały naliczony czas został wykorzystany. Wyjątki od tego mogą obejmować:
- Urlop z tytułu niepełnosprawności
- urlop rodzicielski
- Urlop związany z przemocą domową, napaścią na tle seksualnym lub stalkingiem
- Urlop oznaczony jako FMLA
- Urlop z PFML (płatny urlop rodzinny i Medyczny)
upewnij się, że wszystkie te informacje jasno zdefiniowałeś w swojej polityce wewnętrznej.
bezpłatny urlop dla zwolnionych pracowników
zanim napiszesz polisę, musisz również ustalić, czy Twoi pracownicy są zwolnieni, czy nie. Pytanie, czy niezapłacony urlop dla zwolnionych pracowników będzie kluczowy. Zgodnie z FLSA pracownik jest uważany za zwolnionego, jeśli otrzymuje wynagrodzenie i otrzymuje co najmniej 455 USD tygodniowo. Pracownik jest również uważany za zwolnionego, jeśli wykonują obowiązki wykonawcze, administracyjne lub zawodowe.
podczas gdy zwolnieni pracownicy otrzymują pełne wynagrodzenie za każdy tydzień, w którym pracują, niezależnie od przepracowanych godzin lub dni, pracownicy zwolnieni otrzymują wynagrodzenie godzinowe, więc otrzymują wynagrodzenie tylko wtedy, gdy pracują. Oznacza to, że każdy wolny czas powinien teoretycznie być wypłacany zwolnionym pracownikom. Jeśli Czas Wolny nie jest wypłacany, firma ponosi ryzyko naruszenia przepisów dotyczących płatnego czasu wolnego, takich jak FLSA. Często firma będzie nalegać, aby zwolnieni pracownicy wykorzystali naliczony czas i dni urlopu, aby obejść ten problem. Departament Pracy (Dol) sprzyja tej opcji.
urlopy pracownicze
urlopy pracownicze to czasowy, mimowolny urlop. W przemyśle sezonowym najczęściej stosuje się urlopy, aby umożliwić firmie zamknięcie działalności w okresach ciszy. Stały się one jednak powszechną praktyką w wielu innych sektorach na całym świecie od początku obecnej pandemii Covid-19.
firma może zwolnić swoich pracowników na dni, tygodnie lub miesiące, a pracownicy zwykle wracają na swoje stanowiska po zakończeniu okresu urlopu. Większość pracowników, którzy są zwolnieni, nie otrzymuje wynagrodzenia, ale utrzymują świadczenia z tytułu zatrudnienia, takie jak ubezpieczenie zdrowotne. Wiele firm używa zwolnień jako tymczasowych rozwiązań oszczędzających koszty, które są alternatywą dla trwałego zwalniania pracowników.
Prawo Pracy
Ogólnie rzecz biorąc, to Ty jako pracodawca decydujesz, czy pracownikom przysługuje płatny i/lub bezpłatny urlop. Istnieją jednak pewne sytuacje, w których firma jest prawnie zobowiązana do przestrzegania przepisów prawa pracy, na poziomie stanowym lub federalnym, do autoryzacji czasu wolnego.
oto kilka przykładów przepisów dotyczących zatrudnienia, płac i godzin pracy:
- Fair Labor Standards Act (FLSA) nie wymaga zapłaty za czas nie przepracowany w sektorze prywatnym, taki jak wakacje, zwolnienia lekarskie lub święta federalne. Korzyści te są świadczone według uznania każdej firmy.
- Ustawa o urlopach rodzinnych i medycznych (FMLA) wymaga od firm zatrudniających ponad 50 osób udzielenia pracownikom bezpłatnego urlopu z tytułu urlopu przerywanego lub opieki nad członkiem rodziny. Jeśli pracodawca kwalifikuje się do FMLA, pracownicy mogą wziąć do 12 tygodni bezpłatnego urlopu.
- prawo federalne wymaga, aby pracodawcy rządu federalnego zezwalali swoim pracownikom na odbieranie płatnego / bezpłatnego urlopu w wyznaczone święta, takie jak Nowy Rok i Dzień Pamięci.
- pracownicy biorący udział w pracach jury są chronieni przez większość stanów. A w stanach takich jak Massachusetts, Nebraska i Nowy Jork, pracownicy muszą być opłacani za swój wolny czas.
- Maine uchwalił nową Politykę zwolnień lekarskich w 2019 r., aby pokryć płatne zwolnienia lekarskie i inne wolne od pracy. Będzie to wymagało od firm zatrudniających ponad 10 osób zapewnienia pracownikom płatnego czasu wolnego z dowolnego powodu. Nowa ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r., a to oznacza, że pracodawcy w Maine mogą nie być już w stanie zaoferować pracownikom bezpłatnego urlopu.
Learn Learn dowiedz się więcej na temat kwestii prawnych HR& prawo HR
bezpłatne próbki Polis o wolnym czasie
badania wykazały, że pracodawcy ze szczegółowymi polisami o wolnym czasie doświadczają niższego poziomu nieobecności pracowników z powodu choroby, urlopu i dni osobistych. Sugeruje to, że kultura korporacyjna z jasnymi wytycznymi dotyczącymi odbywania wolnego czasu, płatnego lub bezpłatnego, sprzyja środowisku o zwiększonej motywacji pracowników, dobrym samopoczuciu i lojalności. Korzystanie z bezpłatnych próbek zasad dotyczących czasu wolnego na początek to świetny sposób na przyspieszenie procesu zarządzania tymi żądaniami.
jednak przed zaoferowaniem pracownikom bezpłatnego urlopu, musisz wiedzieć, czy legalnie możesz. I niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zaoferować pracownikom UTO, WOM, czy oba, musisz mieć jasną politykę nieobecności.
polisa o wolnym czasie powinna określać:
- jeśli oferujesz płatny i bezpłatny urlop. Jeśli oferujesz jedno i drugie, potrzebujesz osobnej polityki dla każdej kategorii.
- którzy pracownicy mają dostęp do płatnego i bezpłatnego urlopu. Na przykład, jeśli oferujesz PTO niektórym pracownikom (pracownicy pełnoetatowi) i UTO innym (pracownicy niepełnoetatowi).
- liczba dni wolnych od pracy.
- Jak pracownicy mogą żądać czasu wolnego.
- czy istnieje limit płatnych i niezapłaconych dni wolnych od pracy.
- co się dzieje, gdy pracownik osiągnie ten limit (na przykład, jeśli pracownik zużyje przydzielone mu PTO, czy ma prawo do UTO?).
- sposób śledzenia godzin pracy i nieobecności pracowników (karty dostępu, karty czasu pracy, oprogramowanie do obsługi itp.).
- Jeśli PTO i UTO wpłyną na zapis obecności pracownika.
Jeśli korzystasz z oprogramowania do śledzenia obecności pracowników, możesz zintegrować swoją politykę, aby usprawnić swoje procesy. Na przykład, jeśli twoja polityka określa, ile dni wolnego można wziąć w roku (płatnego i/lub bezpłatnego), możesz udostępnić te informacje pracownikom za pośrednictwem oprogramowania. Może to zmniejszyć potencjalne konflikty i pociągnąć pracowników do odpowiedzialności za ich nieobecności.
podstawowe FAQ
oto kilka odpowiedzi na Często zadawane pytania. Daj nam znać w komentarzach, jeśli masz inne pytania.
Czy potrzebuję polisy wolnego czasu w mojej firmie?
To, czy zdecydujesz się zapłacić pracownikom za Czas Wolny, zależy od Twojej firmy. Chociaż nie ma obowiązku prawnego, wiele firm decyduje, że jest to dobra praktyka pod pewnymi warunkami. Jeśli zdecydujesz się zaoferować bezpłatny Czas Wolny, potrzebujesz jasnej polityki UTO, która określa wewnętrzne wytyczne i procedury.
ile czasu wolnego powinni otrzymać nowi pracownicy?
w USA większość pracodawców daje nowym pracownikom średnio dziesięć płatnych dni urlopu rocznie (po zakończeniu okresu próbnego). Jeśli oferujesz WOM, musisz ustalić, czy przydzielasz dni na początku każdego roku, czy też pracownicy muszą je naliczać.
z jakim wyprzedzeniem pracownicy powinni poprosić o Czas Wolny?
ponownie, będzie to zależeć od polityki czasu wolnego firmy i procesu wnioskowania o Czas Wolny. Pamiętaj, że im więcej wymagasz powiadomienia, tym dłużej twoi menedżerowie będą musieli ocenić wpływ nieobecności i zatwierdzić lub odrzucić wniosek.
co jeśli pracownik osiągnie limit płatnego urlopu?
Jeśli masz polisę WOM, musisz zdecydować, czy istnieje limit liczby dni wolnych od pracy, o które może poprosić pracownik. A jeśli osiągną limit WOM, czy będą uprawnieni do UTO? A może będą musieli wziąć go z dni urlopu lub naliczonego czasu?