czy Twoja firma opiera się przynajmniej częściowo na zapisach papierowych?
coraz więcej firm przenosi swoje przechowywanie dokumentów do przestrzeni cyfrowej w dzisiejszych czasach. Jednak nie wszystko można przekonwertować na cyfrowe. Wiele firm nadal ma papierowe rekordy, które muszą być odpowiednio przechowywane i zorganizowane.
Korzystanie z trzech segregatorów do przechowywania dokumentów papierowych to świetny sposób, aby upewnić się, że nie są one uszkodzone lub zagubione. Jednak będziesz potrzebował systemu do organizowania tych dokumentów w przypadku, gdy będziesz musiał je zlokalizować.
w zależności od liczby rekordów, którymi zajmuje się Twoja firma, masz kilka opcji dla systemów organizacyjnych.
Organizacja alfabetyczna
w przypadku rekordów poniżej 5000, System alfabetyczny jest nadal najczęstszą metodą. W tym systemie wszystkie rekordy (w tym nazwy agencji, firm, lokalizacji geograficznych, osób, instytucji, tematów i tematów) są wymienione w kolejności alfabetycznej od A do Z.
możesz używać tego systemu zarówno dla plików nazw klientów, jak i klientów. Jeśli pracujesz z tematami, może być konieczne użycie względnego indeksu, w którym oznaczasz nazwę tematu, aby zastąpić temat.
oto kilka innych praktycznych wskazówek dotyczących alfabetycznego prowadzenia dokumentacji:
- jeśli kolekcja klientów lub kontaktów, które masz, jest duża, rozważ wykorzystanie oddzielnych folderów lub przegródek wewnątrz segregatorów dla każdej umowy.
- zachowaj wszystko jasne, etykietując górę każdego folderu (nazwisko kontaktu, imię).
- użyj nazwiska klienta, aby posortować Alfabetycznie. W przypadku więcej niż jednego klienta o tym samym nazwisku, użyj również jego imienia.
- utrzymuj porządek w organizacji, dzieląc klientów na cztery sekcje: a do F; G do L; M do R; I S do Z. Możesz łatwo użyć jednego segregatora dla każdej sekcji, jeśli są zbyt duże. Dzięki temu sprawy nie będą zbyt zagmatwane.
Numeric organization
dzięki numeric binder organization system będziesz umieszczać swoje pliki w kolejności sekwencyjnej. Można to zrobić, przypisując numery do każdego z klientów / klientów, lub można wyciągnąć numer z listy klientów.
numeryczne wypełnianie może być korzystne, ponieważ ma tendencję do zwiększania produktywności, ponieważ liczby przyspieszają wypełnianie. W przeciwieństwie do systemu alfabetycznego, można łatwo użyć systemu liczbowego dla ponad 5000 rekordów.
Organizacja cyfr terminalowych
inną formą organizacji numerycznej jest użycie systemu cyfr terminalowych. Podobnie jak tradycyjny system numeryczny, uporządkujesz liczby kolejno. Jednak w systemie cyfr terminalowych używasz tylko dwóch ostatnich cyfr przypisanego numeru dla każdego klienta. System ten jest powszechnie stosowany, gdy firma ma dużą liczbę rekordów.
Organizacja alfanumeryczna
Ten system zapisu łączy w sobie zarówno systemy Alfabetyczne, jak i numeryczne. Systemy alfanumeryczne są powszechnie stosowane, gdy w systemie znajdują się nazwy przedmiotów i numery.
w przypadku tego systemu zwykle zaczynasz od sortowania plików Alfabetycznie, a następnie sortowania numerycznego. Podobnie jak w przypadku systemu alfabetycznego, będziesz musiał użyć względnego indeksu, w którym będziesz śledzić kody liczbowe przypisane do kategorii alfabetycznych.
Organizacja kategorii
wreszcie, w systemie kategorii, rekordy są podzielone na kategorie, a następnie uporządkowane alfabetycznie. Możesz użyć folderów lub dzielników z zakładkami indeksu wewnątrz segregatorów, aby zachować oddzielenie rzeczy.
aby ułatwić lokalizowanie rekordów, możesz również uporządkować kategorie według priorytetów. Informacje, których potrzebujesz częściej, mogą być przechowywane w oddzielnym segregatorze oznaczonym „priorytet”.