memorandum (lub memo) jest niezwykle wszechstronną formą komunikacji, często stosowaną w środowiskach biznesowych. W praktyce notatki odpowiadają na pytania i udzielają informacji. Notatka jest definiowana przez Merriam-Webster jako ” krótka pisemna wiadomość lub raport od jednej osoby lub działu w firmie lub organizacji do drugiej.”
chociaż definicja może wydawać się dość prosta, wiedza o tym, jak napisać notatkę, nadal wymaga przestrzegania określonego formatu. I, jak to ma miejsce w przypadku każdej formy pisania, ten format może być dobrze lub słabo przestrzegany.
intencja i publiczność
rozpoczynając notatkę, zacznij od rozważenia intencji notatki.
Co stara się osiągnąć Twoja notatka? Próbujesz poinformować ludzi o zmianie? Chcesz coś ogłosić? Próbujesz odpowiedzieć na pytanie?
chociaż ten krok może wydawać się prosty, na dłuższą metę będzie pomocny, jeśli będziesz w stanie jasno określić, do czego służy twoja notatka.
następnie określ odbiorców. Komu chcesz przeczytać Twoją notatkę? Twój szef? Całe Biuro? Czy konkretny dział? Znajomość odbiorców pomoże Ci skupić się na tym, aby Twoja notatka była pomocna i jasna dla czytelników, wpływając na wybrane słowa i ton, którego używasz.
nagłówek
Po ustaleniu intencji i odbiorców notatki możesz łatwo wypełnić nagłówek notatki. Nagłówek Twojej notatki jest po prostu informacją nad głównym tekstem notatki; sygnalizuje czytelnikowi, czym jest dokument, do kogo jest adresowany, od kogo jest, datę jego wysłania i temat.
oto przykładowy układ nagłówka:
do:
od:
Data:
temat:
pisząc temat staraj się podać jak najwięcej informacji w jak najmniejszej ilości słów. Pomyśl o tym tak, jakbyś pisał nagłówek dla ostatniej wiadomości; daj czytelnikowi szybkie i jasne wskazanie tekstu, który nastąpi później.
ciało
ponieważ znasz nazwy lub działy, do których jest adresowana notatka, datę i imię, następnym krokiem jest praca nad treścią notatki.
podczas pracy nad głównym tekstem należy skupić się na prostocie i jasności. Chcesz, aby twój czytelnik szybko i łatwo zrozumiał, co mówisz.
w pierwszym zdaniu zmień temat notatki w formie zdania. Akapit otwierający powinien płynąć łatwo z wiersza tematu. Podobnie jak oświadczenie tezy, powinno jasno określać intencję notatki, jednocześnie nadając ton pozostałej części notatki.
Ogólnie rzecz biorąc, pierwszy akapit powinien dokładnie wyjaśnić, o czym będzie twoja notatka. Każdy z poniższych akapitów powinien opierać się na tych informacjach, przechodząc do bardziej szczegółowych informacji.
aby notatka była czytelna, staraj się zachować każdy akapit pod siedmioma linijkami. Krótkie akapity są łatwiejsze do czytania dla odbiorców, a odbiorcy docenią dużo białej przestrzeni na stronie (lub ekranie).
pamiętaj, aby notatka była jak najkrótsza. Czy kiedykolwiek denerwujesz się, gdy najnowszy odcinek gry o Tron zawiera rozszerzone sceny postaci, na której Ci nie zależy? Cóż, ta frustracja nie jest niczym w porównaniu z czytelnikiem próbującym przesiać zbyt długą, nudną notatkę.
notatki są zazwyczaj krótsze niż jedna strona (chociaż istnieją wyjątki i jeśli twoja notatka znajduje się na stronie, musisz dodać krótkie podsumowanie na końcu). Nigdy nie wycinaj niezbędnych informacji, aby skrócić notatkę, ale pamiętaj, że wiedza o tym, jak napisać notatkę, która jest zwięzła, zapewni, że Twoi odbiorcy przeczytają ją całkowicie i całkowicie zrozumieją.
w treści notatki jest coś więcej niż tylko szybkie mówienie. Jasność odnosi się również do tego, w jaki sposób wyrażasz idee, co oznacza eliminację zbyt technicznych słów lub żargonu. Dlatego ważne jest, aby pamiętać o docelowej publiczności notatki. Jeśli zwracasz się do konkretnego działu, możesz użyć terminów technicznych w swojej notatce (prawdopodobnie pomoże im to lepiej cię zrozumieć). Jeśli piszesz do całego biura, najlepiej unikać terminów, które wymagają słownika.
Cytaty
jeśli odwołujesz się do innych źródeł w swojej notatce, koniecznie umieść bezpośrednio cytowany materiał w cudzysłowie, A listę źródeł zamieść na osobnej stronie. Również, upewnij się, że cytować je prawidłowo!
Edycja i korekta
czytelnicy potraktują Twoją notatkę poważnie tylko wtedy, gdy to zrobisz. Jeśli zaśmiecisz notatkę literówkami lub wypełnisz ją błędami formatowania i niespójnościami, twoja komunikacja straci skuteczność.
pozwól sobie na dodatkowy czas na wykonanie zadania, zwłaszcza gdy dopiero uczysz się pisać notatki, po zakończeniu pisania poświęć trochę czasu od notatki (weź kawę, popracuj nad innym projektem lub uracz swoich współpracowników opowieściami z twoich dni za granicą) i wróć do pisania świeżą parą oczu. Albo, jeszcze lepiej, poproś kolegę lub profesjonalnego redaktora, aby przejrzał twoje pismo.
gdy masz pewność, że notatka jest jasna, zwięzła i wolna od błędów, jesteś gotowy, aby wysłać ją w świat!