działania naprawcze
celem działań naprawczych jest skorygowanie i rozwiązanie problemów z wydajnością pracowników w celu utrzymania pracownika jako produktywnego pracownika.
w miarę możliwości proces działań naprawczych powinien być pozytywną współpracą między przełożonym a pracownikiem w celu osiągnięcia niezbędnej poprawy, a nie działaniem karnym przeciwko pracownikowi.
przełożeni mogą zachęcić pracowników do sukcesu zawodowego poprzez:
- ustanowienie i komunikowanie jasnych standardów udanej wydajności
- identyfikowanie wyników pracy lub zachowań, które nie spełniają standardów i oferowanie informacji zwrotnej w odpowiednim czasie
- tworzenie jasnych planów działania, aby pomóc pracownikom osiągnąć udaną wydajność
ten przewodnik
Ten przewodnik działań naprawczych pomaga przełożonym:
- zrozum standard „just cause” dla działań naprawczych
- podejmuj uczciwe i sprawiedliwe decyzje dotyczące działań naprawczych
- Zastosuj podejście do działań naprawczych przy rozwiązywaniu problemów związanych z wydajnością pracowników
pracownicy objęci niniejszym przewodnikiem
progresywny proces działań naprawczych ma zastosowanie do wszystkich pracowników kontraktowych i niejawnych.
pracownicy nie objęci niniejszym przewodnikiem
profesjonalni pracownicy są zatrudnieni „do woli” i nie są objęci tym postępującym procesem działań naprawczych. Profesjonalne wizyty pracowników mogą być modyfikowane lub kończone z dowolnego powodu, który nie dyskryminuje pracownika ani nie narusza porządku publicznego. Nawet bez wymaganych stopniowych kroków, dobre zasady zarządzania wydajnością zachęcają do terminowego, odpowiedniego przekazywania informacji zwrotnych i dokumentacji. Skontaktuj się ze swoim konsultantem HR, rozważając profesjonalne działania naprawcze personelu.
pracownicy Niejawni w okresie próbnym lub próbnym nie są objęci procesem stopniowych działań naprawczych. Skontaktuj się ze swoim konsultantem HR w sprawie próbnych lub próbnych problemów związanych z wydajnością usług, które nie są rozwiązywane przez doradztwo i coaching.
Norma”Just cause”
działania naprawcze dla pracowników niejawnych spoza Unii i kontraktowych muszą spełniać normę „just cause”.
użyj następujących sześciu czynników, aby ocenić, czy istnieje uzasadniona przyczyna działań naprawczych w danej sytuacji:
- odpowiednie zgłoszenie problemów z wydajnością lub zachowaniem
- rozsądne oczekiwania i standardy
- uczciwe i obiektywne dochodzenie
- istotne dowody
- konsekwentne traktowanie
- stosowność środków naprawczych
niespełnienie tych sześciu czynników just cause może skutkować cofnięciem decyzji dotyczącej działań naprawczych lub odwołaniem się w przypadku zakwestionowania.
odpowiednie powiadomienie
pracownik musi być:
- odpowiednio powiadomiono, że ich wydajność lub zachowanie jest niedopuszczalne
- poinformowano o potencjalnych konsekwencjach niespełnienia oczekiwań dotyczących wydajności lub zachowania (w tym możliwych działań naprawczych)
na przykład powiadomienie o niedopuszczalnym zachowaniu może być dostarczone poprzez poinformowanie pracowników o opublikowanych standardach wydajności lub zachowania (takich jak polityka uczelni lub procedura departamentalna) lub poprzez wcześniejsze doradztwo lub coaching w zakresie tego zachowania.
jednak niektóre zachowania są tak niedopuszczalne (takie jak kradzież lub przemoc), że działania naprawcze, w tym zwolnienie, mogą być uzasadnione nawet bez wcześniejszego powiadomienia.
rozsądne oczekiwania i standardy
Polityka, procedury, praktyki, standardy i zasady pracy działu muszą być rozsądnie powiązane z efektywną i bezpieczną działalnością.
uczciwe i obiektywne dochodzenie
wydajność lub problem behawioralny musi być odpowiednio zbadane przed podjęciem działań naprawczych.
rzetelne i obiektywne dochodzenie informacyjne obejmuje zbieranie niektórych lub wszystkich następujących informacji:
- Data i godzina wystąpienia incydentu lub problemu
- lokalizacja incydentu lub zdarzenia
- lista innych osób, które mogły być zaangażowane lub które były świadkami zdarzenia
- Oświadczenia świadków lub uczestników zdarzenia, a także od pracownika objętego dochodzeniem
- dokumenty lub zapisy związane z incydentem
- Ocena wpływu niezadowalającego działania lub zachowania pracownika na inne osoby, Wydział I uczelnię
h5> istotne dowody
dochodzenie musi ujawnić istotne dowody na odpowiedzialność pracownika za problem z wydajnością lub wykroczenie.
konsekwentne leczenie
oczekiwania wydajności, standardy i działania naprawcze powinny być stosowane evenhandedly. Pracownicy w podobnych sytuacjach powinni być traktowani porównywalnie. Pamiętaj, aby przejrzeć wcześniejsze praktyki, aby zachować spójność w reagowaniu na problemy z wydajnością ze wszystkimi pracownikami.
stosowność środków naprawczych
środek naprawczy musi odpowiadać powadze przestępstwa. Ponadto należy wziąć pod uwagę historię zatrudnienia i wyników danej osoby. Innymi słowy, drobne przestępstwa i pierwsze zdarzenia zazwyczaj wymagają mniej poważnych działań. Poważne przestępstwa i powtarzające się zdarzenia zazwyczaj wymagają silniejszych działań.
powrót do góry
nieformalne poradnictwo
pierwszym krokiem w korygowaniu wyników jest zwykle nieformalne poradnictwo. W większości przypadków należy sprawdzić, czy coaching, doradztwo i przekwalifikowanie mogą doprowadzić wydajność do zadowalającego poziomu.
informacje zwrotne są zazwyczaj udzielane poprzez bezpośrednią rozmowę z pracownikiem. Powinieneś postępować zgodnie z prostym pisemnym planem działania lub e-mailem podsumowującym dyskusję i elementy działania.
zastanów się nad następującymi pytaniami, gdy pracownik nie wykonuje zadowalająco:
- czy pracownik jasno rozumie swoje obowiązki i obowiązki zawodowe?
- czy pracownik jasno rozumie oczekiwania behawioralne?
- czy pracownik jasno rozumie politykę i procedury uczelni i wydziałów?
- czy pracownik posiada umiejętności i wiedzę niezbędną do spełnienia kompetencji wymaganych na jego stanowisku?
- czy uwzględniono obawy związane z pracą pracownika (jeśli takie obawy zostały Ci wyrażone)?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań brzmi „nie”, współpracuj z pracownikiem, aby wyjaśnić wszelkie nieporozumienia. W razie potrzeby pomóż pracownikowi znaleźć szkolenie lub edukację, aby rozwinąć wymagane kompetencje potrzebne w jego pracy. Zmiana odpowiedzi ” nie ” w ” tak ” może być wszystkim, czego potrzeba, aby przywrócić pracownika na właściwą drogę do spełnienia oczekiwań wydajności.
powrót do góry
Doradztwo formalne
Doradztwo formalne jest właściwe, jeśli:
- nieformalne doradztwo nie rozwiązało problemu wydajności
- problem jest na tyle poważny, że uzasadnia pominięcie Nieformalnego doradztwa
etapy formalnego doradztwa
- Pracuj z konsultantem HR, aby:
- przygotować plan działań naprawczych instrukcje i formularz (MS Word), które:
- identyfikuje każdą wydajność i problem behawioralny
- określa pożądaną wydajność lub zachowanie
- określa działania niezbędne do naprawienia problemu(problemów)
- zapewnia rozsądne ramy czasowe na korektę
- przygotuj formalną notatkę doradczą (MS Word) dla pracownika, która potwierdza spotkanie i informuje pracownika o przysługującym mu prawie do reprezentacji na spotkaniu.
- przygotować plan działań naprawczych instrukcje i formularz (MS Word), które:
- Wyślij zawiadomienie do pracownika i umów się na formalne spotkanie doradcze. Twój konsultant HR musi również uczestniczyć w tym spotkaniu.
- poprowadź formalne spotkanie doradcze prywatnie i jako wspólny wysiłek między tobą a pracownikiem w celu poprawy wyników. W tej rozmowie powinieneś:
- skupić się na konkretnej wydajności lub kwestii behawioralnej, a nie na postawie lub osobowości pracownika.
- przejrzyj wszelkie zasady, które zostały naruszone.
- wyjaśnij jasno, dlaczego zachowanie lub wydajność są problemem, w tym w jaki sposób wpływają na operacje i innych pracowników. Użyj bezpośrednich i opisowych przykładów.
- wyjaśnij wyraźnie oczekiwaną wydajność lub zachowanie.
- opisz, co będzie dalej, jeśli wydajność nie zostanie poprawiona.
- daj pracownikowi możliwość odpowiedzi na Twoje komentarze.
- zapoznaj się z opracowanym planem działania i pozwól pracownikowi wnieść wkład w plan działania. Zmienić plan w razie potrzeby.
- Zaplanuj regularne spotkania kontrolne, aby przekazać informacje zwrotne w harmonogramie planu działania.
- kontynuacja formalnego spotkania doradczego z formalną sesją doradczą Follow-Up Memo (MS Word) i sfinalizowanym planem działania. Notatka i plan powinny zostać sprawdzone przez konsultanta HR przed wysłaniem ich do pracownika.
- Przeglądaj plan działania pracownika na bieżąco i wyrażaj opinie na temat postępów pracownika w kierunku poprawy wydajności. Dokumentuj wszystkie opinie.
powrót do góry
Doradztwo końcowe
Doradztwo końcowe jest ostatnim krokiem naprawczym przed zwolnieniem. Ostateczne doradztwo może być właściwe, jeśli:
- formalne doradztwo nie rozwiązało problemu z wydajnością
- problem jest na tyle poważny, że uzasadnia pominięcie formalnego doradztwa
etapy końcowego doradztwa
- współpracuj z konsultantem HR, aby:
- przejrzeć plan działania w zakresie formalnego doradztwa pracownika (jeśli to ostateczne spotkanie doradcze jest kontynuacją wcześniejszego formalnego spotkania doradczego). Określić wszelkie problemy związane z ciągłymi wynikami oraz działania wymagane do ich skorygowania.
- opracuj ostateczny plan działania-lub zrewiduj formalny plan działania (jeśli taki był).
- przygotowanie ostatecznej notatki doradczej (MS Word) dla pracownika, która potwierdza spotkanie i informuje pracownika o przysługującym mu prawie do reprezentacji na spotkaniu.
- Wyślij zawiadomienie o spotkaniu do pracownika i zaplanuj ostateczne spotkanie doradcze. Twój konsultant HR musi również uczestniczyć w tym spotkaniu.
- poprowadź końcowe spotkanie doradcze prywatnie i jako wspólny wysiłek między tobą a pracownikiem w celu poprawy wyników. W tej rozmowie należy:
- wyjaśnij wyraźnie zachowanie lub wydajność, które nadal jest problemem.
- wyjaśnij wyraźnie oczekiwaną wydajność lub zachowanie.
- daj pracownikowi możliwość odpowiedzi na Twoje komentarze.
- zapoznaj się z planem działania i pozwól pracownikowi wnieść wkład. Zmienić plan w razie potrzeby.
- Zapewnij pracownikom rozsądne ramy czasowe na poprawę ich wydajności lub zachowania, jeśli ma to zastosowanie. (Niektóre zachowania po prostu nie mogą być powtarzane, więc ramy czasowe są ” natychmiastowe i trwałe.”)
- wyjaśnij wyraźnie, że jeśli pracownik nie spełni oczekiwań w wyznaczonym terminie, następnym krokiem jest zwolnienie.
- projekt ostatecznej notatki doradczej (MS Word) i ostatecznego planu działania. Notatka i plan działania muszą zostać sprawdzone przez konsultanta HR przed sfinalizowaniem i wysłaniem ich do pracownika.
- Zaplanuj regularne spotkania kontrolne, aby przekazać informacje zwrotne w harmonogramie planu działania.
- Przeglądaj plan działania pracownika i wyrażaj informacje zwrotne na temat postępów pracownika w kierunku poprawy wydajności. Dokumentuj wszystkie opinie.
powrót do góry
zwolnienie
zwolnienie jest właściwe, jeśli wydajność lub zachowanie pracownika:
- nie poprawia się dzięki postępującym działaniom korygującym
- jest tak poważne lub niedopuszczalne, że progresywne działania korygujące nie są właściwe
skontaktuj się ze swoim konsultantem HR, gdy stwierdzisz, że zwolnienie może być właściwe. Współpracuj ściśle ze swoim konsultantem HR na każdym etapie procesu zwalniania.
kroki do zwolnienia
- współpracuj ze swoim konsultantem HR, aby:
- przygotować list polecający do zwolnienia (MS Word), podając powody, dla których rekomendujesz zwolnienie pracownika. Twój konsultant HR jest odpowiedzialny za uzyskanie odpowiedniego prawnego i wewnętrznego przeglądu listu polecającego o zwolnieniu.
- przygotuj pracownikowi notatkę ze spotkania z wyprzedzeniem (MS Word), informując go o zalecanym zwolnieniu. Notatka powinna również informować, że pracownik może:
- zabrać ze sobą reprezentację na spotkanie
- przedstawić ustnie lub pisemnie informacje, dlaczego nie należy ich odwoływać
- wysłać pracownikowi notatkę z wyprzedzeniem. Pamiętaj, aby przestrzegać terminów wypowiedzenia wymaganych przez układ zbiorowy pracy pracownika, jeśli dotyczy.
- Prześlij list polecający do organu powołującego (dziekan, wiceprezes, prorektor, dyrektor Centrum Medycznego lub delegowany urzędnik).
- Ty (lub twój organ powołujący lub wyznaczona osoba), Twój konsultant HR, pracownik i wybrany przedstawiciel pracownika powinni uczestniczyć. Podczas spotkania pozwól pracownikowi lub przedstawicielowi pracownika na dostarczenie wszelkich informacji, które pracownik uważa, że organ powołujący (lub wyznaczona osoba) powinien rozważyć przed podjęciem decyzji w sprawie zalecenia odwołania.
- zapoznaj się z pisemną lub ustną odpowiedzią pracownika na zalecenie zwolnienia po spotkaniu. Z konsultantem HR ustal, czy kontynuować zwolnienie. Jeśli decyzja jest oddalenie, Twój konsultant HR przygotowuje pismo z pozwem. Pismo z pozwem jest oficjalnym zawiadomieniem o zwolnieniu i musi być podpisane przez organ powołujący.
- dostarcz list czynności osobiście pracownikowi. Umów się na obecność innej osoby, która będzie świadkiem doręczenia listu. Udokumentuj nazwiska zarówno osoby, która dostarcza list przewozowy do pracownika, jak i osoby, która jest świadkiem doręczenia, a także datę i godzinę doręczenia. Jeśli dostawa osobiście nie jest możliwa, ponieważ pracownik nie jest w pracy,list z akcją musi zostać wysłany uwierzytelnioną zwykłą pocztą na najnowszy adres pracownika.
- współpracuj ze swoim konsultantem HR, aby wykonać wszystkie pozostałe kroki związane z separacją pracownika.
powrót do góry
zasoby dodatkowe
Polityka UW
- APS 43.16 Polityka działań naprawczych dla stałych pracowników niejawnych objętych regulaminem pracowniczym Departamentu Stanu
- APS 43.13 Zasady służby w okresie próbnym i próbnym dla pracowników niejawnych
- APS 43.14 Polityka zarządzania wynikami dla pracowników niejawnych spoza Unii
- przewodnik dla nadzorców zarządzania wynikami
- wydajność pracy pracowników
Zasady Służby Cywilnej (personel niejawny spoza Unii)
- WAC 357-40 (dyscyplina)
- WAC 357-19 (okres próbny i okres próbny)
- WAC 357-37 (zarządzanie wynikami)
układy zbiorowe pracy
profesjonalny program kadrowy
pracownicy potrzebujący wsparcia w zakresie działań naprawczych mogą skontaktować się ze swoim konsultantem HR lub biurem ombud.
zasiłki-uprawnieni pracownicy mający problemy osobiste wpływające na ich wydajność pracy mogą skontaktować się z UW CareLink, Uniwersyteckim programem pomocy pracownikom, który zapewnia poufne doradztwo.
powrót na górę