zapotrzebowania na zakup i zamówienia zakupu („POs”) są kluczowymi dokumentami w skutecznym procesie zaopatrzenia dla każdej firmy. Pozwalają zespołom odpowiednio planować zakupy, planować budżety i dostarczać dowodów wydatków w przypadku audytów finansowych.
jednak wielu właścicieli firm nie zna każdego dokumentu i ich specyficznych ról w procesie zakupu. W rezultacie ludzie albo nadużywają tych dokumentów, albo w ogóle ich nie używają.
omówmy podstawy procesu zakupowego, badając różnicę między zamówieniami a zamówieniami.
co to jest zapotrzebowanie na zakup?
żądanie zakupu to dokument, który pracownik w Twojej organizacji tworzy, aby zażądać zakupu towarów lub usług.
wypełniając zgłoszenie zapotrzebowania na zakup, nie kupujesz jeszcze niczego. Dopiero rozpoczynasz proces zakupu, prosząc o wewnętrzne pozwolenie.
ten dokument jest używany, gdy pracownik w Twojej organizacji składa wniosek o zamówienie, jeśli zajdzie potrzeba pewnych towarów lub usług.
menedżer pracownika – lub ktokolwiek odpowiedzialny za zakupy w Twojej firmie – zostaje powiadomiony, że pracownik złożył wniosek o zamówienie po otrzymaniu wniosku.
zapotrzebowania na zakup przedstaw szczegóły wymagane przed zakończeniem zakupu, jeśli zostaną zatwierdzone, takie jak:
- opis produktu i ilość
- nazwa dostawcy
- cena
- nazwa i dział nabywcy
zapotrzebowanie na zakup rzadko (jeśli w ogóle) opuszcza Twoją organizację. Pracownicy wykorzystują te wewnętrzne dokumenty do uzyskania zgody. Jako takie nie są prawnie wiążącym dokumentem.
nie wszystkie firmy używają rekwizycji zakupowych w procesie zamówień. W innych przypadkach niektóre firmy wymagają rekwizycji zakupu dla zakupów przekraczających ustaloną kwotę w dolarach.
dodatkowo dział księgowości wykorzystuje ten dokument do planowania przyszłych wydatków. O wiele łatwiej jest uniknąć kosztownych błędów, jeśli sprawdzasz budżet przed zatwierdzeniem zakupu.
dlaczego potrzebujesz rekwizycji zakupu?
zapotrzebowania na zakup wyszczególnij wszystkie szczegóły zamówienia, które Twoja organizacja musi złożyć. Dlaczego więc po prostu nie pominąć zapotrzebowania na zakup i przejść od razu do zamówienia zakupu?
- pomagają ustanowić przejrzysty proces zamówień. Przekierowując uprawnienia do zakupu do wspólnego menedżera za pomocą formularzy zapotrzebowania na zakup, możesz usprawnić lejek organizacji. Proces ten jest znacznie łatwiejszy do zarządzania i sformalizowania, gdy istnieją jasne zasady dotyczące tego, kto może co i kiedy kupić.
- pomagają wykrywać i zapobiegać oszustwom w Twojej organizacji. Im więcej kroków jest zaangażowanych w proces zamówień, tym większe prawdopodobieństwo, że ktoś wywęszy fałszywy zakup, jeśli tak się stanie.
- dają finansom bardziej bezpośrednią kontrolę nad zakupami. Jeśli ktoś spoza działu musi coś kupić, może wypełnić wniosek o zakup i przesłać go do kierownika zakupów. W ten sposób ten sam dział nadzoruje każdy zakup dokonywany przez Twoją organizację.
jak działa zgłoszenie zapotrzebowania na zakup?
zamówienia zakupu są najpierw wypełniane przez pracownika, który widzi potrzebę produktu lub usługi. Pracownik wypełnia wszystkie szczegóły, w tym cenę, sugerowanego sprzedawcę i specyfikę towarów lub usług. Dokument jest następnie wysyłany do działu zakupów w celu zatwierdzenia.
Załóżmy, że prowadzisz firmę produkcyjną. Masz zespół mechaników, którzy rutynowo sprawdzają i naprawiają wiertła, piły i inne maszyny. Jeśli jeden z Twoich mechaników dowie się o nowym rodzaju sprzętu, który ułatwiłby im życie podczas rutynowych badań kontrolnych – sprzętu, którego Twoja firma nigdy wcześniej nie kupiła – może wypełnić zapotrzebowanie na zakup bez potrzeby wcześniejszego pytania o pozwolenie.
mechanik przesyła wypełniony formularz do działu zakupów. Zajmują się zatwierdzeniem lub odrzuceniem wniosku o nowy sprzęt. Ponieważ sprzęt jest wysokiej klasy, szef zakupów najpierw skontaktuje się z Działem Finansowym, aby upewnić się, że jest to realne zapotrzebowanie.
co to jest zamówienie?
znany również jako PO, zlecenie zakupu jest dokumentem określającym szczegóły rzeczywistego zakupu.
Dział Zakupów tworzy zamówienie zakupu po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup. Jeśli organizacja nie korzysta z rekwizycji zakupu, inni pracownicy mogą wypełniać zamówienia zakupu do zatwierdzenia, jak również.
w przeciwieństwie do zapotrzebowania na zakup, zamówienie zakupu jest dokumentem zewnętrznym. Zakup wysyła go do sprzedawcy jako zestaw instrukcji, jak zrealizować zamówienie i przetworzyć płatność.
zauważ, że POs to nie to samo, co faktury — nie są one monitem o płatność.
i po sfinalizowaniu i zatwierdzeniu przez kupującego i sprzedającego formularza zamówienia staje się prawnie wiążącym dokumentem.
POS zawiera wszystko, co sprzedawca musi wiedzieć, aby zrealizować zamówienie i wszystko, czego potrzebuje Twoja firma, aby udokumentować zakup:
- nazwa Twojej firmy
- imię i nazwisko pracownika składającego zamówienie
- Data utworzenia PO
- ilość i cena towarów
- warunki płatności
- podpis wszystkich zaangażowanych stron
/li>
jak działają zamówienia zakupu?
twoja Organizacja tworzy zamówienia zakupu tylko wtedy, gdy chce oficjalnie zakupić towary lub usługi. Gdy ma zatwierdzone zapotrzebowanie na zakup, dział zakupów może utworzyć PO na podstawie informacji zawartych w zapotrzebowaniu. Jeśli PO przekracza ustaloną kwotę w dolarach, większość firm wymaga zatwierdzenia wiceprezesa przed sfinalizowaniem dokumentu, aby wysłać go do dostawcy.
wróćmy do naszej firmy produkcyjnej. Kierownictwo decyduje się zatwierdzić zapotrzebowanie mechanika na nowy sprzęt wysokiej klasy.
stamtąd pracownik działu zakupów wypełniłby PO. Ponieważ jednak sprzęt będzie kosztował ponad $10,000, wiceprezes musi zatwierdzić PO przed zakupem.
wiceprezes przyjrza się PO, zatwierdza je i odsyła do działu zakupów, który zajmuje się wysyłaniem PO do sprzedawcy i do własnego działu księgowości.
Po otrzymaniu i podpisaniu dokumentu przez Sprzedawcę PO staje się prawnie wiążący. Teraz wszyscy-mechanik, Dział Zakupów, wiceprezes, dział księgowości, sprzedawca – są w pętli i przeczytali te same warunki zakupu.
więc gdy firma otrzyma swój nowy sprzęt w określonym terminie, będą się go spodziewać.
Jaka jest różnica między zapotrzebowaniem na zakup a zamówieniem?
przejdźmy szybko, jak różni się każdy dokument:
| funkcja | zapotrzebowanie na zakup | zamówienie zakupu |
| co to jest? | Zapytanie o zakup | potwierdzenie zamówienia |
| kto je tworzy? | każdy pracownik | Dział Zakupów lub kierownik działu |
| kiedy jest wysyłany? | kiedy pracownik widzi zapotrzebowanie na towary lub usługi | kiedy należy złożyć zamówienie na towary i/lub usługi |
| kto je otrzymuje? | Kierownik Działu i/lub działu zakupów | sprzedawca |
| jakie informacje zawiera? | – Data utworzenia zamówienia – Numer zamówienia – Nazwa pracownika dokonującego zamówienia – opis potrzebnych produktów – Liczba produktów i cena– sugerowane informacje o dostawcy |
– Data utworzenia zamówienia – Numer zamówienia – Nazwa kupującego – opis zakupionych produktów lub usługi – Liczba produktów i cena – warunki płatności – adresy do fakturowania i wysyłki – data dostawy |
rola zamówień i zamówień zakupu w efektywnym procesie
niezależnie od tego, czy jesteś sprzedawcą, czy nabywca, Twoja firma może skorzystać na usprawnieniu procesu zamówień dla wszystkich zaangażowanych stron.
bez ustalonych reguł i procesów pracownicy tracą dużo czasu po utracie informacji lub naprawie błędów spowodowanych niewłaściwą dokumentacją.
jednym z prostych sposobów jest wdrożenie łatwego w użyciu, elektronicznego zapotrzebowania na zakup i szablonów zamówień w procesach za pomocą oprogramowania do automatyzacji zamówień.
pomyśl o tym w ten sposób – jeśli chcesz wyróżnić się i rozwijać swój biznes, musisz wydać swoje zasoby we właściwym miejscu. Obecnie narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych są łatwo dostępne, aby zapewnić pracownikom przewagę nawet wtedy, gdy nie są programistami.
pozostając w tyle i ciągle biegając jak bezgłowy kurczak, aby być na bieżąco z tym, kto co i kiedy kupił, marnujesz mnóstwo zasobów. W międzyczasie inni cię dogonią.
Weźmy na przykład firmę produkcyjną. Jeśli korzystasz ze starych procesów zakupowych, wszystkie zasoby, które marnujesz na zakupy, są zasobami, które zabierasz z tworzenia pozytywnych doświadczeń klientów. W dzisiejszych czasach istnieje wiele nowoczesnych firm produkcyjnych, do których twój Klient może udać się, jeśli nie możesz dać im jakości usług, o których wiedzą, że mogą dostać się gdzie indziej.
oto, jak odnosi się to do innego rodzaju procesu – Netflix zmienia sposób, w jaki ludzie konsumują treści multimedialne. Teraz coraz więcej sieci oferuje podobne usługi przesyłania strumieniowego, aby pozostać aktualnym.
to samo dotyczy automatyzacji.
Usprawnij proces zakupów
trudno jest prowadzić firmę. Wyzwania pojawią się codziennie od niezadowolonego klienta do nieoczekiwanego wydatku. Zamiast gonić za papierkową robotą, chcesz, aby pracownicy skupili się na klientach i sprawach strategicznych.
globalne trendy zdecydowanie sprzyjają automatyzacji. Zautomatyzuj codzienne procesy zaopatrzenia, korzystając z takich rozwiązań, jak przepływ zleceń zakupu – korzyści mogą cię zaskoczyć.
Podsumowując to
od średnich firm po gigantyczne przedsiębiorstwa, tak wiele firm musi korzystać z formularzy zapotrzebowania na zakup i formularzy zamówień na swoją korzyść, aby oszczędzać zasoby, skuteczniej planować swoje finanse, a nawet chronić się w przypadku audytów finansowych.
bez zapotrzebowania na zakup i towarzyszących mu POs, może stać się bezpłatna w procesie zakupowym-koszty takich błędów mogą wahać się od irytacji do poważnych katastrof.
czy Twoja firma posiada skuteczne formularze dla swojego procesu zakupowego?
