Guardião. Guardiao. Golo. Polícia de trânsito.como Assistente Executiva, aposto que já foi chamado de um dos rótulos acima.deve ser frustrante. Enquanto há um grão de verdade na ideia da EA como “guardião”, Esta descrição mal arranha a superfície de todo o valor que você fornece.
talvez uma descrição mais precisa fosse algo assim:
parceiro estratégico. Confidente de confiança. Solucionador de problemas profissional.
considere isto-uma explosão de ferramentas organizacionais, aplicações de tomada de notas, plataformas de comunicações e soluções de calendários significa que a maioria dos executores são realmente mais auto-suficientes do que alguma vez foram. Os executivos de hoje precisam de menos apoio administrativo, não mais.e ainda assim, os assistentes executivos são mais valiosos Agora do que eram em décadas passadas.
Por que é este o caso?
simples. A função EA transformou-se de um papel de apoio para mais estratégico. Os executivos de hoje dependem de seus assistentes não apenas para a ajuda da administração, mas para aconselhamento estratégico, expertise técnica e análise crítica. Espera-se que as EAs se interessem por coisas tão amplas e variadas como gestão de projetos, planejamento de eventos e comunicações internas.
é por isso que os EUA hoje descreveram o Assistente Executivo como o “papel de poder” do Vale do Silício, e relataram que não é incomum para a EAs na meca da tecnologia puxar em seis figuras.um papel exigente como este requer competências especializadas. Então, quer você esteja comprometido com o caminho EA ou espere usar o papel de trampolim para o seu trabalho de Sonho, Aqui estão as habilidades que você vai precisar para impressionar seus chefes e fazer o maior impacto para a sua equipe.(PS – Get more sh*t done with the Assist — the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Table of Contents
top Skills for Dedicated Executive Assistants
alguma vez reparou que o EAs parece ter sempre uma resposta para isto, uma solução para isso, e um recurso para ajudar em tudo no meio?
bem, aqui está um segredo: não parece apenas que EAs tem uma série de truques em suas mangas; eles realmente têm.
muitas EAs mantêm um” pequeno Livro Negro ” (também conhecido como documento Word ou arquivo Excel) de recursos, uma lista de ferramentas úteis, Serviços, links e contatos. (Sabendo que eles provavelmente enfrentariam quase qualquer desafio nameable em suas carreiras, estes savvy EAs encontraram uma maneira de lembrar todos os recursos potencialmente úteis.)
iniciar a sua própria lista de recursos com o nosso segredo favorito:
- a assistência. Considere esta newsletter semanal freemium o seu atalho para aprender sobre todos os segredos mais bem guardados, ferramentas tecnológicas mais úteis e dicas testadas em campo de outras EAs afiadas como lâminas. Você pode até sentir que você tem um superpoder à medida que você recebe novos segredos entregues a você em uma bandeja de prata (t. c. p.e-mail formatado maravilhosamente) a cada semana.
2. A calma Sob Pressão
não Vamos sugarcoat coisas – executivos podem ser exigentes! A maioria dos executivos tem trabalhos de alta pressão, e essa pressão muitas vezes é passada para você.
nem todos os dias será um exercício de incêndio, mas é fundamental que você possa funcionar sob as situações de alta pressão que sem dúvida virão em seu caminho.voltando ao meu exemplo anterior, havia algo além da sua desenvoltura que ajudou a EA na minha história a apanhar aqueles bilhetes para os Lakers – aquele hálito profundo que ela respirava.ela manteve-se calma sob a pressão de uma tarefa difícil com um prazo apertado. Ela já tinha estado nesta situação antes e sabia que se acalmasse a mente e se concentrasse no que podia controlar – no seu esforço – seria capaz de fazer algo acontecer.Aqui estão alguns recursos para ajudá-lo a ficar calmo quando as coisas ficam um pouco loucas.
3. Obstinada Desenvoltura
Como um EA, quantas vezes você foi convidado para retirar o impossível?
Um bom assistente sabe que fazer o impossível possível vem com o território. Para fazê-lo, você precisa desenrascar-se e resolver apenas fazer merda.uma das façanhas mais impressionantes que já vi foi há alguns anos atrás numa empresa de tecnologia de la. Um dos assistentes do Executivo recebeu um pedido do chefe dela por volta das 10 da manhã. numa sexta-feira:” estou a entreter um investidor VIP esta noite”, Ele disse-lhe enquanto passava pela secretária dela. “Preciso de dois lugares no campo para o jogo dos Lakers desta noite.”
a questão é que os assentos dos Lakers do lado do tribunal são difíceis de encontrar em circunstâncias normais. Mas estas não eram circunstâncias normais. Isto foram os playoffs. Foi o bilhete mais quente da cidade.nunca esquecerei o que ela fez depois do chefe entrar no escritório dele depois de atirar a bomba em cima dela.ela parou, respirou fundo e imediatamente começou a trabalhar. Ela vasculhou os locais dos bilhetes, chamou corretores de bilhetes, perseguiu pistas falsas na Craigslist. Quando isso não funcionou, ela pegou no telefone e entrou em sua rede de outros EAs, arrecadando favores de longa data e negociando favores ao longo da linha.para ser honesto, ainda não sei exactamente como ela o fez. O que eu sei é que eu vi o chefe dela e o seu convidado VIP na TV naquela noite, sentado nas linhas laterais e enlouquecendo cada vez que Kobe (RIP) drenou um três.4. Tech Prowess
Aqui está outro chapéu para adicionar à longa lista que a EA média tem de usar pessoal de TI profissional.
além das ferramentas profissionais habituais, como o Microsoft Office ou o G-suite do Google, o EA de hoje tem de ser proficiente nos inúmeros sistemas, aplicativos e plugins que os executivos usam para fazer o seu trabalho. Isto pode significar um conhecimento prático de folga, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce, e Zuora, só para citar alguns.
não se trata apenas de obter um entendimento base-line para colocá-lo em seu currículo. Tomar o tempo para utilizar plenamente essas ferramentas irá ajudar com a sua produtividade global e pode assegurar ao seu executivo que você está preparado para qualquer ferramenta que se depare com o seu caminho.
Quando as coisas correm mal em termos de tecnologia, uma EA raramente tem tempo para esperar que ela corrija as coisas. A capacidade de resolver problemas para o seu chefe é uma habilidade necessária. Isto é especialmente verdadeiro em ambientes de inicialização, onde um EA pode ser a coisa mais próxima de um especialista em TI que a empresa tem.
5. Imagem grande Pensamento
O melhor EAs tornar confiável confidentes e conselho para os seus executivos.lembre-se, você tem uma perspectiva que muito poucos na empresa têm. Você interage com funcionários em todos os níveis e provavelmente trabalha com toneladas de departamentos.
mas, para desempenhar o papel de caixa de ressonância para o seu chefe, você tem que primeiro ter uma compreensão sólida do seu negócio para que você coloque mais questões granulares no contexto maior dos objetivos da sua empresa.
Se você não está muito confiante em sua compreensão dos ins e fora de sua empresa e seus concorrentes, há uma maneira divertida e fácil de se atualizar rapidamente. Almoço!marque uma data de almoço todas as semanas com alguém de um departamento diferente com o propósito expresso de saber mais sobre o que eles fazem e como sua equipe contribui para a maior missão da empresa.investiguem bem. Fazer perguntas como, qual foi a maior vitória da sua equipa? Os maiores desafios? Qual dos nossos concorrentes te mantém acordado à noite? Se tivesses uma varinha mágica, o que mudarias sobre a empresa da noite para o dia? A indústria?após a sua conversa, escreva os dois ou três maiores takeaways da sua conversa. Mantenha estes em uma planilha para fácil referência.
não só esta é uma ótima maneira de rede dentro de sua empresa, mas em pouco tempo você terá construído o conhecimento fundamental que você precisa para fornecer informações valiosas para o seu chefe.
6. Organização impecável
Isso pode ir sem dizer, mas a organização é um absoluto deve para Assistentes Executivos. O papel EA é um rápido e em constante mudança, então você não pode se dar ao luxo de desperdiçar preciosos segundos sendo desorganizado. Na verdade, uma boa EA desenvolve sistemas organizacionais e melhora processos de legado confuso.
Se o seu jogo de organização pode precisar de alguma melhoria, recomendamos verificar monday.com -a ferramenta visual para assistentes executivos!
7. Ruthless Prioritization
Back to the idea as “gatekeeper.”
embora eu definitivamente pense que este rótulo é uma simplificação excessiva, ele soa verdadeiro de uma forma fundamental – rockstar EAs ajuda seus chefes a limitar distrações e se concentrar apenas nas questões mais prementes e mais altas atividades de alavancagem.
em termos mais simples, as EAs precisam ajudar seus chefes a priorizar, e eles precisam ser absolutamente impiedosos sobre isso.é preciso um bom julgamento da sua parte para descobrir o que merece atenção e o que precisa de desligar. Mas a culpa não é toda tua. Priorização é algo que você trabalha em colaboração com o seu chefe e é definitivamente algo que você vai melhorar ao longo do tempo.
o primeiro passo crítico é ser claro sobre os objetivos de grande imagem. Simplificando, você não pode priorizar sem objetivos cristalinos para ajudar a guiá-lo.
8. Ironclad Critério
se Se trata de notícias sobre uma futura aquisição, RH, assuntos, relatórios financeiros, ou segredos comerciais, executivos de alto nível lidar constantemente com informações confidenciais.o que, naturalmente, significa que os seus assistentes também o fazem.a transparência é uma virtude no negócio, mas mesmo as organizações mais abertas lidam com informações privilegiadas que devem ser tratadas delicadamente.
confiança é provavelmente o maior fator determinante quando se trata de sucesso no papel EA. Uma das formas mais seguras de corroer a confiança entre você e seu chefe é ser descuidado com informações sensíveis. Fofocar, adicionar combustível a rumores de escritório, ou postar sobre assuntos de empresas privadas em fóruns públicos como as redes sociais nunca está bem.é claro que os erros acontecem. Um deslize da língua ou um e-mail errante pode ter o mesmo efeito que um Tweet público sobre as próximas demissões da sua empresa.
A melhor coisa a fazer é admitir isso. Informe o seu chefe sobre a situação e trabalhe em conjunto para remediar a situação.9. Estratégico Multi-Tasking
Sim, nós sabemos, o multi-tasking é um mito. Os nossos cérebros não são feitos para lidar com mais do que uma tarefa complexa de cada vez.no entanto, como ouvimos vezes sem conta dos assistentes executivos, algum grau de multi-tarefas é essencial para o papel.
O truque é emparelhar tarefas mais simples como responder a e-mails ou reservar viagens. Se você está em espera, por que não fazer um arquivo rápido ou entrada de dados?
definitivamente priorize suas tarefas intensivas de foco e as nocauteie um a um. Mas quando você pode, juntar as atividades mais irracionais em conjunto para maximizar o seu tempo.
de que outra forma você pode fazer mais na mesma quantidade de tempo? Focar.
Depois de priorizar as suas tarefas, dê-lhes 100% da sua atenção, mesmo que os seus pensamentos tentem vaguear por todos os itens por-fazer que você precisa para enfrentar a seguir. Muitos mestres de Tarefas juram pela Técnica Pomodoro para passar por suas listas de Tarefas.
simplesmente seleccione uma tarefa, defina um temporizador para cerca de 25 minutos, e concentre-se apenas nessa tarefa até que o temporizador termine. Então faça uma pausa e repita. Os incrementos curtos tornam a atenção focada mais acessível.
10. Sobrenatural Antecipação
Verdadeiramente grande EAs jogar xadrez, damas não.
para realmente prosperar no papel, você tem que ser capaz de ver dez movimentos adiante e antecipar as questões antes que elas se tornem problemas completos.
isto acontece de duas maneiras. A primeira é o que eu chamo de “antecipação situacional.”É quando você vê os elementos de um problema potencial se unindo, e você trabalha proativamente para evitar que eles se desenvolvam.
O segundo é “antecipação pessoal”, e é sobre conhecer as preferências e idiossincrasias que são únicas para o seu chefe.por exemplo, se a sua experiência lhe ensinou que o seu chefe é mais afiado nas horas da manhã do que depois do almoço, Marque essa reunião difícil de manhã, não de tarde.
em ambos os casos, antecipar problemas e cortar na raiz pode poupar-lhe inúmeras dores de cabeça ao longo da estrada, e permitir que você e o seu chefe para se concentrar nas coisas importantes.(PS – Become your boss ‘ hero: get your hands on the Assist — the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
11. Inteligência emocional
EAs lidar com as pessoas – muitas delas. Internamente, você interage com os funcionários em todos os níveis dentro do org, desde contribuintes de nível de entrada a gerentes, até o C-suite.externamente, aplica-se o mesmo. Em um único dia, você pode lidar com executivos de outras empresas, investidores e membros do Conselho, vendedores lutando pelo negócio de sua empresa, ou jornalistas tentando fazer com que seu chefe diga algo no registro.
as habilidades das pessoas são uma obrigação, e uma grande parte disso é ler as deixas emocionais das pessoas e linguagem corporal. Fazer isso pode ser a diferença entre difamar uma situação complicada ou atirar seu chefe para os leões (algo que ela definitivamente não vai apreciar).confira os 10 mandamentos de Inteligência Emocional Da Inc para aprender sobre outras coisas que você pode fazer para construir suas habilidades de pessoas.12. Especialista em Nível de Comunicação (e uma Propensão para o Real Talk)
pelas mesmas razões, as habilidades de comunicação são uma parte enorme da EA equação. Um Assistente Executivo é como um porta-voz do Executivo. Em muitas situações, suas palavras são tratadas como se fossem do seu chefe, e-mails tão polidos e etiqueta adequada telefone são uma obrigação. Você também precisa ser capaz de comunicar a estratégia de forma clara e precisa, bem como ser persuasivo de vez em quando.muitas EAs também assumem funções de comunicação interna de facto, elaborando e-mails internos em nome do seu chefe. Estes e – mails podem chegar a departamentos inteiros – até empresas inteiras-então habilidades de escrita top-notch são um ativo enorme.além disso, a comunicação é fundamental. A maioria das habilidades listadas neste artigo simplesmente não são possíveis sem uma boa comunicação.
Aqui está outra coisa a considerar quando se trata de comunicação-uma boa EA sabe que a verdadeira conversa regras do dia.
lembre-se, os executivos querem ser capazes de fazer ricochete nas suas ideias ou avaliar a sua reacção às soluções propostas. Mas isso só funciona se você permanecer fiel ao seu ponto de vista real.o teu chefe não quer um sim-homem ou sim-mulher. Ela quer (e precisa) ouvir o que você realmente pensa.por isso, mantém-no real. Os executivos podem viver numa bolha. Cabe-te a ti ser a realidade deles de vez em quando.
13. Speed and Decisiveness
não há tempo para equivocar no mundo acelerado do Assistente Executivo. Um bom EA resume a situação, reúne as informações necessárias, faz as perguntas certas, e depois, mais importante, Age.
True, you’ll rarely have all the information you need. Mas é melhor agir com rapidez e confiança e avançar com as coisas em vez de esperar por mais clareza, ou pior, permissão.
escrevendo para a musa, a treinadora de decisão Nell McShane Wulfhart define 4 passos que ajudam qualquer um a tomar decisões mais rápidas e mais inteligentes. Aqui está o que Wulfhart diz que você deve fazer ao tomar uma decisão importante:
“fique claro sobre o que você realmente quer.”
“não escolha algo só porque você “deveria escolher.”
” lembre-se que fazer algo trumps não fazer nada.”
” A prática é decisiva.”
Leia o post completo aqui.14. Pele espessa e sentido de Humor………………… Não há dúvida de que você tem um trabalho importante, assim como o executivo com quem você trabalha tão de perto dia após dia. Você pode ter uma mão em algumas decisões bem grandes, que afetam o futuro de sua empresa e os meios de subsistência das pessoas com quem você trabalha.
mas no final do dia, as chances são de que a maioria das decisões não serão vida ou morte. É importante manter as coisas em perspectiva e ser capaz de rir de si mesmo (e de seu chefe) de vez em quando.
A capacidade de rolar com os socos, reset após um dia ruim, e manter as coisas em perspectiva são todos essenciais para se tornar um EA Assassino.
15. Funcionamento em rede
Lembre-se que a EA, que marcou impossível de encontrar Lakers bilhetes? Ela acedeu à sua rede sólida para fazer magia. Sem apoio, conselhos e conexões extras, a EA pode não ter sido tão bem sucedida; só se pode realizar tanto pedindo favores na Craigslist. Quando as tarefas crescem a proporções lendárias, é preciso uma aldeia para as realizar.para construir e manter uma rede de apoio forte, as EAs têm de cultivar incríveis competências em rede.
Aqui estão algumas das nossas dicas e truques favoritos de rede:
- Junte-se ao maior número possível de Grupos do Facebook e online. Estes fazem locais perfeitos para obter rapidamente respostas a perguntas difíceis.Use Meetup para criar o seu próprio grupo de suporte EA que reúne semanalmente.
- Se você muitas vezes interface com qualquer EAs em outras empresas, envie-lhes pedidos de conexão LinkedIn e convidá-los em datas de café casuais.paga. Se você está navegando em uma placa on-line ou assistindo a um evento e ouvir de outra EA em necessidade, ofereça seus serviços imediatamente. Se alguma vez quiser obter apoio, certifique-se de dar generosamente.
- iniciar um blog de nicho. Criar um conteúdo altamente específico que fale com outras EAs é uma ótima maneira de esculpir uma rede de profissionais que pensam da mesma forma.
16. Habilidades de negociação,
Quer saber o que mais a EA, que marcou impossível de encontrar Lakers bilhetes fez bem? Ela usou habilidades de negociação para arranjar bilhetes que todos queriam.tanto uma arte como uma ciência, negociando místicas muitas. Pode parecer que algumas pessoas nascem com um certo je ne sais quoi que inspira outros a fazer o que lhes compete, e talvez tenham sido. Mas mais do que provável, estas pessoas cultivaram as suas impressionantes habilidades de negociação. Tu também podes.
anta Clara University has a fantastic resource page on developing negotiating skills. Aqui estão algumas takeways chave:
- prática de negociação frequentemente, especialmente quando nada está em jogo. O programa da Faculdade de direito de Harvard sobre negociação, o centro de recursos de negociação, oferece centenas de simulações para pôr a sua prática a funcionar.coloque-se no lugar da outra pessoa. Como vêem a situação?considere a alavancagem de ambos os lados. Tens uma serra ou espalha-se para um lado? Como podes inclinar para o teu lado?deita fora uma mentalidade de” ganhar” ou “perder”. Depois de uma boa negociação, todos deviam sair com alguma coisa.
17. Competências analíticas
na introdução, mencionámos que os papéis da EA têm vindo a crescer mais estrategicamente. Mantenha-se à altura das expectativas de mudança, e aumente a sua capacidade de pensar estrategicamente através da criação de competências analíticas.
Você pode alavancar uma forte habilidade analítica em qualquer situação, desde lidar com cenários sociais complicados até tomar decisões de orçamento de longo alcance da empresa. Essas habilidades transformam funcionários sólidos em pensadores críticos indispensáveis que sempre parecem ter as respostas.para construir mais competências de pensamento analítico, os especialistas em educação na Udemy, uma plataforma de Aprendizagem online, recomendam uma variedade de passos simples. Aqui estão alguns takeways adaptados:
- Visualize suas ações hipotéticas e expanda suas habilidades de pensamento através de experiências de pensamento. Quando surgir uma situação no mundo real, estarás pronto para enfrentá-la com as tuas capacidades de raciocínio aguçadas.
- avalie o mundo através de uma lente lógica. Quando ouvir uma declaração ou ler uma notícia, considere se ela pode ser provada ou não. Esta prática ajuda nas decisões estratégicas, e treina o seu cérebro para complementar as suas decisões e ideias com provas.questione os números. Fatos, números e Estatísticas são tão bons quanto seus métodos de coleta. Uma vez que muitos executivos querem números para apoiar as decisões, é importante que a EAs saiba como questionar as fontes. Por exemplo, se um relatório de uma pesquisa recente sugere que a maioria dos funcionários seria mais feliz se tivessem café grátis, você poderia perguntar sobre o tamanho da amostra. Os números podem parecer significativos, mas se apenas 20 pessoas de uma empresa de 500 pessoas realmente fizeram a pesquisa, então os resultados podem não contar uma história conclusiva afinal.
as pessoas também fazem essas perguntas sobre habilidades de Assistente Executivo
Q: O que faz um assistente executivo em 2021?
- A: A função EA transformou-se de um papel de apoio para mais de um parceiro estratégico. Os executivos de hoje dependem de seus assistentes não apenas para a ajuda da administração, mas para aconselhamento, expertise técnica e análise crítica. Espera-se que as EAs se interessem por coisas tão amplas e variadas como gestão de projetos, planejamento de eventos e comunicações internas. O SnackNation entrevistou 1000 soldados para lhe trazer as 17 melhores habilidades de Assistente Executiva em 2021! Como posso melhorar como assistente executivo?
- A: Durante a nossa pesquisa para o nosso Relatório Anual sobre o estado do Assistente Executivo, descobrimos que a EA está tipicamente a fazer o trabalho de três ou mais pessoas por si só. Um papel exigente como este requer competências especializadas. Então, quer você esteja comprometido com o caminho EA ou espere usar o papel de trampolim para o seu trabalho de Sonho, Aqui estão as habilidades que você vai precisar para impressionar seus chefes e fazer o maior impacto para a sua equipe. quais são as competências mais importantes para aprender como assistente executivo?
- A: Cada assistente executivo terá que desenvolver um conjunto único de habilidades com base nas responsabilidades, personalidade e estilo de comunicação do Executivo. Com isso em mente, ainda há habilidades recomendadas e testadas em batalha que os principais assistentes executivos juram. Alguns exemplos que nós cobrimos em nosso artigo são Prowess de tecnologia, priorização implacável, discrição absoluta, multitarefa estratégica, e saber todos os segredos mais bem guardados. (PS – Get more sh*t done with the Assist — the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.e tu? Qual é a única habilidade que tem sido mais responsável pelo seu sucesso?
- A: Durante a nossa pesquisa para o nosso Relatório Anual sobre o estado do Assistente Executivo, descobrimos que a EA está tipicamente a fazer o trabalho de três ou mais pessoas por si só. Um papel exigente como este requer competências especializadas. Então, quer você esteja comprometido com o caminho EA ou espere usar o papel de trampolim para o seu trabalho de Sonho, Aqui estão as habilidades que você vai precisar para impressionar seus chefes e fazer o maior impacto para a sua equipe. quais são as competências mais importantes para aprender como assistente executivo?