documentação custa dinheiro para criar, mas a maioria das empresas perde de imediato a sua documentação assim que é adquirido ou criado. O método mais comum de gestão da documentação é imprimi-la e colocá-la em aglutinantes em linhas de prateleiras ignoradas. Há uma maneira melhor.tornar úteis os seus documentos exige três elementos:
- digitalizar a documentação da base de dados
- normalizar os formatos
- indexar o conteúdo do documento para torná-los pesquisáveis.
Aqui para as ferramentas e não há tempo para ler todo o post? Aqui está a nossa lista das cinco melhores ferramentas de documentação de ti:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) um sistema de protecção de senha da equipa que também opera uma loja de documentos baseada em nuvem.colam uma plataforma de gerenciamento de documentos online que se integra com muitos sistemas de gerenciamento de projetos e colaboração.ITBoost um sistema de documentação baseado na web que é propriedade da ConnectWise, um sistema de gerenciamento de infraestrutura.confluência de um sistema de colaboração empresarial, comunicação e documentação que é amplamente utilizado na indústria de TI.DokuWiki um criador Wiki livre que pode ser usado para construir uma base de conhecimento interna.manter a documentação em formato digital é o primeiro passo para colocar a documentação corporativa em um estado utilizável. É uma reação típica imprimir documentos e colocá-los em uma estante. Essa é uma estratégia especialmente útil para a pessoa ou empresa que criou a documentação porque ela fornece provas físicas e visuais de seu trabalho duro. No entanto, a maioria das pessoas concorda hoje em dia que o uso excessivo de papel deve ser evitado. Os documentos impressos ocupam espaço, exigem um investimento em armários de armazenamento, e exigem que muitas árvores sejam cortadas.
o segundo passo é padronizar o formato de armazenamento usado para esses documentos. Se os documentos de TI se originaram em formato digital, então há uma alta probabilidade de que eles estarão em um pequeno número de tipos de documentos. Os formatos Microsoft Word e PDF são muito comuns e podem ser convertidos para outros formatos.a fase final consiste em indexar o conteúdo dos documentos. Esta é uma tarefa trabalhosa quando realizada manualmente, mas pode ser concluída por processos automatizados muito rapidamente.
transformar os documentos de TI ignorados em fontes de informação frequentemente acedidas apenas requer uma ferramenta eficiente de gestão de documentos. Um passo melhor é criar todos os documentos de TI da sua empresa em um formato de arquivo que é configurado para interpretação em sistemas web acessíveis, como o formato Wiki.existem muitos sistemas de gestão de documentos disponíveis no mercado. No entanto, é uma categoria de software que poucas pessoas sabem e poucas pessoas sabem o que procurar, a fim de avaliar corretamente todas as opções.investigámos o mercado. Nós listamos os atributos necessários de uma ferramenta de documento de TI e, em seguida, olhamos para todos os produtos no mercado para ver o que correspondia a esta lista de requisitos.
as melhores ferramentas de documentação de TI
cada um destes sistemas de documentação de TI é um pouco diferente. Cada um tem diferentes pontos fortes e apelará a diferentes organizações. Alguns criam formatos de exibição de documentos que se parecem com páginas web e alguns são mais adequados para a importação de documentos existentes do que outros. Alguns são sistemas de documentação em que a documentação do seu sistema deve ser escrita. Outros são ferramentas de descoberta de sistemas que irão gerar a sua documentação de TI automaticamente.
pode ler mais sobre estas opções nas secções seguintes.
SolarWinds Passportal (GET DEMO)
Passportal was acquired by SolarWinds, the leading producer of IT infrastructure management tools, in April 2019. Através de uma série de compras, SolarWinds criou uma divisão poderosa que visa fornecer software de suporte para prestadores de serviços gerenciados. Passportal é agora parte dessa divisão, chamada SolarWinds MSP.Passportal oferece uma mistura de serviços para MSPs. Um é um sistema de gestão de senha e outro é um gestor de documentos. Embora esse serviço seja chamado de Gerenciador de documentos SolarWinds, ele faz parte da suíte Passportal e chegou aos SolarWinds com sua aquisição recente.
o Gestor de senhas ‘Passportal’ e o Gestor de documentos ‘SolarWinds’ formam o núcleo do pacote ‘Passportal’. É impossível subscrever o sistema de documentos sem também assumir o Gestor de senhas.
Passportal é um serviço em nuvem e destina-se a MSPs. Espera-se que o MSPs use o sistema de documentação internamente e também o implemente para fornecer lojas de informação para empresas clientes e seus funcionários. Por exemplo, um MSP pode reduzir o número de funcionários que ligam para o help desk através da construção de uma base de conhecimento de auto-ajuda que explica como resolver problemas na rede do cliente.
a lógica por trás da fusão do fornecimento de gerentes de senha e lojas de documentos é que estas duas áreas suportam a maior parte das chamadas que os funcionários do cliente farão para o balcão de Ajuda fornecido pelo MSP.
o sistema de documentos é tanto uma loja de Informações, um conjunto de edição, e um sistema de formatação de apresentação. O sistema começa por orientar o MSP em que informações extrair dos técnicos que trabalham para uma empresa cliente quando o MSP primeiro licita por um contrato.
O conhecimento sobre o sistema do cliente é essencial para escrever um contrato de serviço preciso. Uma vez iniciada a relação de trabalho, os técnicos do cliente devem ser encorajados a transmitir os seus conhecimentos sobre o sistema que executam.
Esta informação pode ser destilada em SOPs armazenados no Gestor de documentos. Passo a passo, o MSP pode construir uma definição do sistema, como operá-lo e como os funcionários o usam. Algumas dessas informações se tornarão orientação para os técnicos da MSP e algumas se tornarão guias de solução de problemas para permitir que os usuários dos sistemas dos clientes resolvam seus próprios problemas. Você pode solicitar uma demo em seu site.
Passportal da SolarWinds Obter Penteados
ELE Cola
Cola é o principal rival do SolarWinds Passportal. Este é o sistema de documentação, propriedade da Kaseya, uma grande fornecedora de software MSP. Cola também combina senha e gerenciamento de documentos no mesmo serviço.apesar de ser propriedade de um produtor de suites PSA e RMM, a ITGlue não limita a sua interoperabilidade aos seus produtos irmãos. Certamente, há integrações para ITGlue com os sistemas PSA e RMM da Kaseya, chamados Kaseya BMS e Kaseya VSA. O sistema de documentação também se integra com o software MSP rival produzido por tipos como o Pulseway, ConnectWise e SolarWinds.
cola é um serviço baseado em nuvem que é cobrado por assinatura. O serviço está disponível em três edições: Basic, Select, and Enterprise. Trata – se de todos os preços por Utilizador e por mês, com um número mínimo de efectivos de cinco-embora a edição Enterprise esteja disponível para um a quatro utilizadores a um preço mensal muito mais elevado do que o plano de cinco utilizadores. Não há uma opção no local. Todos os planos incluem a plataforma de documentação. O serviço fornece uma base de conhecimento / Editor estilo wiki, que também fornece uma estrutura de armazenamento de informações.
It Glue offers a system discovery utility as an add-on feature, not included in the standard editions. Este sistema de auto-descoberta irá explorar automaticamente os inventários de hardware e software de uma rede e documentar todos eles.
O sistema de cola de TI cria um framework para documentação, fornece modelos para escrita e estrutura a informação gravada para apresentação. Ele também fornece espaço de armazenamento para a base de documentos e interfaces para criadores e consumidores das lojas de documentos. Todas as comunicações com o serviço ITGlue são protegidas por criptografia, assim como os dados armazenados no servidor de cola IT.a cola produz uma embalagem alternativa, chamada MyGlue. O sistema MyGlue é uma plataforma de auto-serviço que os clientes finais se inscrevem diretamente, enquanto que a cola é destinada a ser usada pela MSPs para disponibilizar informações aos funcionários da Empresa Cliente. MyGlue inclui reset de senha e instalações de criação de base de conhecimento.
ITBoost
ITBoost é de propriedade ConnectWise, que é outro grande produtor de infra-estrutura de sistemas de gestão. É também um fornecedor líder de software para MSPs. Então ITBoost, ITGlue e Passportal estão em competição muito próxima.
tal como os seus principais rivais, ITBoost é um serviço em nuvem destinado a MSPs e também inclui serviços de gestão de senhas e cofre de senhas. Os documentos criados pela ITBoost podem apresentar informações a usuários internos ou externos. Os documentos para usuários externos incluem um formato de formulário de feedback que permite que o empregado de seus clientes dê as classificações de serviços da MSP.
O sistema ITBoost tem a capacidade de importar documentos e também inclui um editor. Outra característica interessante é a capacidade de obter informações a partir de bilhetes de suporte. As instalações de recolha de dados, a estrutura de apresentação e os modelos de documentos combinam-se para apoiar a criação de SOPs para o pessoal da MSP e uma base de conhecimentos para os utilizadores suportados.
ITBoost tem uma série de funções que dependem da co-existência de ConnectWise no site – ConnectWise de Controle, ConnectWise Automatizar, e ConnectWise Gerenciar. Ele também inclui o registro de configurações de dispositivos, ajudando a documentar os sistemas que o MSP gerencia.
As comunicações através da internet e o armazenamento de dados nos servidores ITBoost são todos criptografados para segurança.
apesar de ser uma propriedade do ConnectWise, ITBoost pode se integrar com sistemas PSA rivais fornecidos por, entre outros, Kaseya, e Pulseway. Ele também se integra com pacotes RMM produzidos por Atera, SolarWinds e Kaseya. Ele também se integra com o ITGlue, Slack, e uma gama de sistemas telefônicos VoIP. ITBoost está disponível em um teste gratuito de 14 dias.
confluência
confluência é um produto da Australian software house, Atlassian. Este é um sistema de documentação, colaboração e gerenciamento de conhecimento muito bem sucedido. A Atlassian também possui a Jira, a ferramenta de gerenciamento de projetos, e ambos os sistemas se integram para criar uma suíte de suporte a projetos.a combinação de Jira para planejamento e gestão de projetos com confluência para documentação e comunicação é muito popular entre as equipes de desenvolvimento ágil. A confluência tem sido descrita como uma plataforma de mídia social privada para as empresas. O instrumento está disponível desde 2004 e mudou radicalmente desde então. No início, era muito semelhante ao formato Wiki típico. Entretanto, tanto o método operacional do sistema quanto o estilo de interface mudaram desde então.
a aparência e o propósito das páginas criadas na confluência são muito adaptáveis e são impulsionadas por modelos. O sistema de documentação resultante parece mais com um site. Diferentes tipos de Páginas permitem a criação de anúncios, bases de conhecimento pesquisáveis, e páginas de comentários em grupo.
a ferramenta inclui um editor guiado, que facilita a criação de páginas através de modelos. Documentos pré-escritos podem ser importados para um sistema de documentos criado pela confluência. No entanto, o objetivo da confluência é apoiar a criação de documentos criados dentro do ambiente, em vez de agir como uma loja de documentos, embora o espaço de armazenamento está incluído com os planos de acesso on-line da ferramenta.
confluência está disponível como um serviço de assinatura em nuvem ou como software nas instalações. Os compradores têm cinco opções ao considerar este software. Existem três edições para o serviço baseado na nuvem e duas opções de compra para o software no local.
As três edições da confluência em nuvem são livres, padrão e Premium. Uma pequena empresa poderia fazer bem com a versão gratuita. Enquanto as versões padrão e Premium permitem até 5.000 usuários por conta, a versão gratuita é limitada a 10. O recurso extra mais importante com as duas versões pagas é o registro de auditoria. A edição Premium tem muitos extras sobre a versão padrão, mas o mais importante é a inclusão de um módulo de análise. Espaço de armazenamento é outro diferenciador com uma conta gratuita recebendo 2 GB, a conta padrão com 250 GB, e uma licença de armazenamento ilimitada para a edição Premium.
a versão on-premises, chamada servidor, pode ser tido por uma taxa única, mas você tem que decidir sobre o número de usuários que terão acesso ao software porque esse é o único fator que influencia o preço. A edição mais alta nas instalações é chamada de Data Center. Este é o preço por ano e inclui backup em nuvem para os dados.
DokuWiki
Se quiser criar um formato Wiki tradicional para a sua documentação de TI, então terá muitas opções de editor e gestão de documentos. A maioria deles são livres. Provavelmente, o melhor de todos os editores Wiki é DokuWiki.
uma grande vantagem do DokuWiki é a sua simplicidade. Isso torna o software de gerenciamento de documentos e editor fácil de manter. O sistema não necessita de uma base de dados associada para indexação ou armazenamento de documentos. Em vez disso, o sistema de entrega de conteúdo DokuWiki opera com arquivos de texto como uma fonte de dados.
Este sistema de gestão de conteúdo de documentos foi lançado pela primeira vez em 2004. Então, o pacote existe há muito tempo, tornando-o um software bem estabelecido e estável.
Este é um programa multi-plataforma, então você não tem que se preocupar que você tem o tipo certo de servidor para hospedar o código. Como é uma peça de software livre, não há nenhuma versão baseada em nuvem DokuWiki. No entanto, ele pode ser instalado em um servidor virtual AWS se você não quiser manter um host no local.
o sistema de gerenciamento de documentos simples e livre tem algumas grandes características que incluem controle de Versão, com cada versão retida, controle de acesso, modelos e um sistema plug-in para estender a funcionalidade da ferramenta.
a ferramenta não se limita a apenas exibir textos ocidentais. Também é capaz de mostrar conjuntos de caracteres não-europeus, como chinês, árabe e hebraico. O CMS tem um sistema de indexação integrado e a tela Wiki final inclui uma instalação de pesquisa totalmente funcional.
Se você não se importa de hospedar o software nas instalações e você não quer pagar por um gerenciador de documentos, então esta ferramenta pode ser a resposta que você está procurando.
escolher uma ferramenta de documentação de TI
esta revisão apenas apresenta um pequeno número de opções. A principal decisão que você terá que tomar é se você quer um gerenciador de documentação hospedado ou se você quer manter o software em suas próprias instalações.existem muitas vantagens para as estratégias online e interna. Alguns gerentes de TI simplesmente não se sentem confiantes hospedando sua inteligência de negócios fora das instalações seguras de suas próprias empresas. Se isso o descreve, então você tem duas opções nesta lista na forma de DokuWiki e confluência. Existem quatro serviços hospedados nesta lista porque essa configuração está se tornando cada vez mais acessível à medida que mais empresas se deslocam para o mercado.
As ferramentas pagas nesta lista podem ser muito caras. No entanto, se você é uma pequena empresa ou uma startup com muito pouco para gastar, então você tem duas opções livres nesta lista para escolher: DokuWiki e a edição livre da confluência.
escrever a sua documentação de TI nos editores destas ferramentas de gestão de documentos é uma ideia melhor do que apenas digitalizar as suas bibliotecas de documentação existentes em papel. Os sistemas de gestão de conteúdo especialmente formatados são melhores em fornecer documentação de TI do que os documentos de página completa tradicionais, porque eles podem fazer descrições curtas e dicas rápidas disponíveis, bem como guias de usuário completos e manuais processuais.