Common Types of Binder Organization Systems for Business

a sua empresa depende, pelo menos parcialmente, de registos de papel?

cada vez mais empresas estão movendo seu armazenamento de documentos para o espaço digital nos dias de hoje. No entanto, nem tudo pode ser convertido em digital. Muitas empresas ainda têm registros de papel que devem ser devidamente armazenados e organizados.

usar aglutinantes de três anéis para armazenar os seus documentos em papel é uma ótima maneira de garantir que eles não estão danificados ou deslocados. No entanto, você vai precisar de um sistema para organizar estes documentos no caso de que você precisa para localizar um.dependendo do número de registros com que seu negócio lida, você tem várias opções para sistemas organizacionais.

organização alfabética

para os registos com menos de 5000, o sistema de classificação alfabético é ainda o método mais comum. Neste sistema, todos os registros (incluindo os nomes de agências, empresas, localizações geográficas, indivíduos, instituições, assuntos e tópicos) estão listados em ordem alfabética de A A Z.

Você pode usar este sistema tanto para arquivos de nomes de clientes e clientes também. Se você está trabalhando com assuntos, você pode precisar usar um índice relativo no qual você designa um nome de tópico para estar em um assunto.

Aqui estão algumas outras dicas práticas para a manutenção de registos alfabéticos:se a coleção de clientes ou contatos que você tem é grande, considere a utilização de pastas ou divisores separados dentro de seus aglutinantes para cada contrato.

mantenha as coisas claras, rotulando o topo de cada pasta (sobrenome do contato, primeiro nome).

Use o sobrenome do cliente para ordenar alfabeticamente. Para mais de um cliente com o mesmo sobrenome, utilize seu primeiro nome também.mantenha o seu sistema de organização arrumado dividindo os seus clientes em quatro secções: A A F; G A L; M A R; E S A Z. Você pode facilmente usar um aglutinante para cada seção se eles são muito grandes. Isto evita que as coisas fiquem muito atoladas.

organização numérica

com um sistema de organização de aglutinantes numéricos, você irá colocar os seus ficheiros em ordem sequencial. Você pode fazer isso atribuindo números a cada um de seus Clientes/Clientes, ou você pode puxar um número de suas listas de clientes.

arquivo numérico pode ser benéfico, porque tende a aumentar a produtividade, uma vez que os números tornam mais rápido para obter o seu arquivo feito. Ao contrário de um sistema alfabético, você pode facilmente usar um sistema numérico para mais de 5.000 registros.

Organização de dígitos terminais

outra forma de organização numérica é usar um sistema de dígitos terminais. Como um sistema numérico tradicional, você vai organizar números sequencialmente. No entanto, no sistema de dígitos terminais, você só vai usar os dois últimos dígitos do número atribuído para cada cliente. Este sistema é comumente usado quando uma empresa tem um elevado número de registros.

organização alfanumérica

este sistema de Registo combina sistemas alfabéticos e numéricos. Sistemas alfanuméricos são comumente usados quando há nomes de sujeitos e números em um sistema.

para este sistema, você normalmente vai começar por ordenar seus arquivos alfabeticamente e, em seguida, ordená-los numericamente. Tal como acontece com o sistema alfabético, você precisará usar um índice relativo no qual você mantenha o controle dos códigos de número a que você atribuiu suas categorias alfabéticas.

organização da categoria

por último, num sistema de categorias, os registos são discriminados por categorias e, em seguida, organizados alfabeticamente. Você pode usar pastas ou divisores com páginas de índice dentro de seus aglutinantes para manter as coisas separadas.

para facilitar a localização dos seus registos, também pode organizar as suas categorias por prioridade. A informação de que necessita mais frequentemente pode ser armazenada numa pasta separada com a menção “prioridade”.