Como programar o seu dia para uma produtividade óptima

veja o nosso guia completo sobre como criar um programa para tirar o máximo partido dos seus dias.todos temos as mesmas 24 horas por dia. Então, por que as pessoas bem sucedidas fazem tanto em suas vinte e quatro horas, enquanto outros lutam para realizar as tarefas em uma lista de tarefas básicas?uma resposta é gestão do tempo. Muitas pessoas têm dificuldade em usar o seu tempo de forma eficiente ao longo do dia. Mas se fores tu, não te preocupes. Usando dicas de produtividade e criando e aderindo a um horário diário eficiente, você pode fazer mais e fazer melhor a cada dia.

Por que programar o Seu Dia é Importante

Como Programar o Seu Dia

• Definir O Porquê
• definição de Prioridades
• Estimativa de Quanto Tempo Uma Tarefa levará
• Trabalhar de forma mais Inteligente, Não é Difícil

Tipos de Técnicas de Agendamento

• Criar um Produtivos Rotina Matinal
• Evitar a Alternância de Tarefas
• Lote de Tarefas
• Esperar o Inesperado
• Alavancagem da Tecnologia
• Lembre-se de Papel
• Comer o Sapo
• avaliação e Dinâmica

Por que programar o Seu Dia é Importante

o Tempo é um recurso finito, para todos nós. Deixar o seu número limitado de dias e horas ao acaso não é gestão de recursos responsável. Em vez disso, use uma agenda e colha as recompensas:

• reduza o tempo perdido: a menos que você esteja colocando “gastar 2 horas em mídias sociais e jogos de Vídeo” em sua agenda diária, então usar a sua agenda o impede de perder tempo em coisas que não estão na agenda.aumenta a felicidade: até a ciência concorda. Seguir um horário faz você mais feliz!
• melhora a produtividade: você faz mais quando segue um cronograma.reduzir o Stress: O agendamento cria mais certeza, o que reduz o estresse–e isso melhora a saúde. Ganha-ganha!
• facilitar a colaboração: sempre que você está trabalhando com uma equipe, um cronograma mantém todos na mesma página no mesmo lugar ao mesmo tempo.

como agendar o seu dia

é claro que agendar o seu dia é valioso. No entanto, você não pode simplesmente jogar coisas em seu calendário gatinhos bonitos e esperar por uma vida produtiva.

em vez disso, você precisa de uma estratégia para que você possa agendar para a produtividade e obter o trabalho importante feito de forma eficiente. Aqui estão alguns princípios orientadores para ajudá-lo a usar um horário para dias eficientes.

vamos enfrentá-lo. Nem tudo o que fazemos num dia é divertido. Há definitivamente tarefas que simplesmente não queremos fazer. Podemos confiar na coragem e determinação para avançar, mas isso pode destruir a energia. Em vez disso, encontre motivação interna definindo o seu porquê.

todo mundo é diferente Por que é diferente, mas é o significado e propósito por trás de tudo o que fazemos. Este conceito foi popularizado por Simon Sinek em seu livro começa com o porquê. Sinek demonstra que “por que” pode realmente motivar indivíduos e empresas a alcançar seus objetivos.o teu porquê deve ser maior do que “porque tenho de o fazer” ou “porque alguém me disse para o fazer.”Para um indivíduo, por que poderia ser para fornecer uma vida segura e feliz para seus filhos. Para as empresas, um porquê poderia parecer mais como, ” para ajudar as pessoas a ter sucesso.”

então, tudo o que você faz como uma pessoa ou como uma empresa deve estar em serviço para esse motivo.

existem literalmente milhões de maneiras que você poderia passar cada dia. E não podes fazer tudo. Sem prioridades, você pode se encontrar gastando tempo em tarefas que não o levam a lugar nenhum. E se você é um líder de equipe ou gerente, você quer definir prioridades para a sua equipe para que eles saibam o que é importante, também.

assim você tem que descobrir o que você realmente precisa ser feito a fim de alcançar seus objetivos em serviço ao seu porquê. Primeiro, escreva tudo o que puder pensar. Então elimina tudo o que não esteja relacionado com o teu porquê. Então coloque as suas prioridades em ordem de importância.

ter uma direção para ir é tão importante quanto ir. Uma viagem sem destino pode ser interessante, mas sem um destino em mente, quem sabe onde você vai acabar.

Depois de ter descoberto o que precisa de fazer, descobrir quanto tempo levará. E não estamos a falar do tempo que vai demorar na terra da fantasia. Precisas de saber quanto tempo demora a fazer aquilo.

Um dos erros de programação mais comuns que as pessoas cometem não é estimar corretamente quanto tempo uma tarefa ou projeto vai demorar. “Se subestimares o tempo que isto vai demorar, é mais provável que percas o teu horário. Pior ainda, você pode perder um prazo ou perder tempo valioso para você e as principais partes interessadas, como funcionários e clientes.”

assim, você precisa ser realista consigo mesmo e encorajar sua equipe a fazer o mesmo. Tire uma semana ou duas e localize o seu tempo. Quanto tempo demora a escrever mil palavras ou a responder a e-mails? Então, você pode planejar seu horário realisticamente, melhorando suas chances de sucesso.

Tim Ferriss, autor da semana de trabalho de 4 horas está em algo. Na era das vigarices, às vezes sentimos que temos de ir sempre. Mas e se usássemos o nosso tempo de tal forma que nos permitisse trabalhar menos? Então, também teríamos descoberto alguma coisa.

Ferriss defende uma estratégia de trabalho mais inteligente usando sistemas que tornam “impossível se comportar mal.”Então ele não tem que confiar no recurso finito da força de vontade. Assim, o estabelecimento de sistemas produtivos é um passo fundamental para Ferriss.

outras formas de trabalhar de forma mais inteligente envolvem a identificação dos seus momentos mais produtivos do dia e, em seguida, agendar tarefas-chave para esse período de tempo. Para muitos de nós, os níveis de energia são mais altos de manhã. No entanto, se você é uma verdadeira coruja noturna, sinta-se à vontade para aproveitar esse tempo para fazer as coisas.você também precisa ser estratégico. Sim, há muitas maneiras de atingir o teu objectivo. Ao escolher qual caminho tomar, considere o risco-benefício do que você está fazendo. Podes ligar a 100 pessoas e receber um sim. Ou podes ligar às dez pessoas certas para o mesmo benefício.

tipos de técnicas de agendamento

não há nenhum tamanho se ajusta a toda a solução para criar o cronograma mais produtivo. Mas estas técnicas de programação podem ajudá-lo no seu caminho.

iniciar o seu dia de folga com uma rotina matinal que reforça a produtividade.de acordo com Hal Elrod, autor da manhã milagrosa, “como você acorda a cada dia e sua rotina matinal (ou falta dela) afeta dramaticamente seus níveis de sucesso em cada área de sua vida. Focados, produtivos, manhãs de sucesso geram dias focados, produtivos, de sucesso.Elrond mudou sua vida acordando às 5 da manhã para passar tempo em silêncio, meditando, lendo e exercitando. Isso marcou o tom de seus dias e ele foi capaz de se retirar de uma dívida esmagadora e alcançar novos níveis de sucesso.

Sua manhã perfeita pode parecer diferente do Elrond, mas faz sentido reservar tempo cedo a cada dia para determinar o curso do resto do dia.

multitarefa pode parecer eficiente. Afinal, estás a fazer mais de uma vez, certo? Errado. Na verdade, embora estejas a fazer mais ao mesmo tempo, não estás a fazer mais. Estás a fazer menos.

Na verdade, o verdadeiro custo de multi-tarefas pode ser até 40% da sua produtividade. Cada vez que você se move entre tarefas, leva o seu cérebro tempo para mudar. Além disso, as pessoas são mais propensas a erros quando a mudança de tarefa. E quanto mais complexa a tarefa, maiores as perdas.assim, faz sentido fazer apenas uma coisa de cada vez. Isso permite que você realmente se concentre no que você está fazendo. Então você pode fazer isso de forma mais eficiente.quando estiver a agendar o seu dia, evite a mudança de tarefas, se possível. Dê-se tempo suficiente para completar as tarefas de uma só vez. E quando o fazes? Não vejas o teu e-mail.

vimos como a mudança de tarefas pode afetar a produtividade. No entanto, todos temos mais do que uma coisa para fazer num dia. Então você pode minimizar o efeito da mudança de tarefa, batendo tarefas e usando o agendamento em bloco.

Você pode definir “tarefas similares” de muitas maneiras. Mas a chave é que as tarefas devem ter uma característica unificadora que as torna mais eficientes quando feitas em conjunto. Pensa em fazer recados. Faz mais sentido ir a todo o lado numa determinada localização geográfica.

da mesma forma, você pode batchar tarefas em termos da mentalidade necessária para fazê-las. Por exemplo, tarefas administrativas têm um tipo de mentalidade, mas tarefas criativas como escrever um post de blog ou código de depuração exigem algo completamente diferente. Mas agrupar tarefas por mentalidade, você pode reduzir o impacto de mudanças totalmente.

Elon Musk usa famosamente o batching de tarefas para se certificar de que ele faz tudo para o seu negócio e ainda passar tempo com sua família. A compilação de Tarefas é o processo de agendamento como tarefas em conjunto para que você possa fazê-las de forma mais eficiente.

não pode prever o futuro, mas pode ter a certeza de que algo inesperado irá acontecer em algum momento. Não sabes o que é ou quando está para vir, mas está lá fora. E um calendário produtivo terá isso em conta.provavelmente aconteceu contigo. Você identificou seu porquê e criou suas prioridades e tarefas. Programou as tarefas-chave para o seu tempo mais produtivo. Eras uma estrela de rock de produtividade.de repente, surge uma emergência. Você empurra tudo para o lado para resolver esta tarefa urgente. A tua agenda eficiente acaba com uma morte dolorosa.

também não tem de ser um projecto urgente. Pode ser um miúdo doente a manter um membro da equipa em casa. Pode ser uma emergência meteorológica a manter toda a gente em casa. Pode ser uma paragem inesperada do servidor a atrasar o ritmo de todos. As pequenas coisas podem matar a produtividade tão eficazmente quanto as grandes coisas. E francamente, são mais comuns.assim como é inteligente a gestão de dinheiro para ter um fundo de poupança de emergência, você também deve ter um fundo de tempo de emergência. Claro que não podes armazenar tempo, mas podes fazer uma almofada de tempo na tua agenda. Assim, quando o inesperado surgir, estás pronto.

a tecnologia é realmente boa na programação. Afinal, em um nível básico, um cronograma é apenas uma planilha. Mas a tecnologia de programação pode ir muito além de uma simples grade.ferramentas como o Google calendar ajudam-no a agendar tarefas recorrentes, tarefas de código de cores, definir chamadas de atenção e até partilhar calendários entre equipas. Tudo isso aumenta a eficiência do seu horário. Além disso, impedem-te de te esqueceres da reunião com o cliente.

no entanto, você também pode fazer muito mais. Use um aplicativo de iPhone para acessar o seu calendário em andamento. Elimine as chamadas e E-mails de ida e volta para marcar reuniões, permitindo que outros agendem reuniões no seu calendário.as possibilidades são infinitas!

tão boa Como a tecnologia está ampliando o seu agendamento de jogo, não desconto o valor do papel neste mundo digital. Planificadores de papel, boletins, listas de tarefas e outras ferramentas analógicas podem ser igualmente úteis.

na verdade, o líder da indústria planner Erin Condren ‘ s Lifeplanner recebeu o bom selo de limpeza da aprovação como uma ferramenta de produtividade. E sistemas de notebook como o Ryder XXX Bullet Journal também estão na moda como ferramentas de produtividade.

claro, nada bate uma boa, antiga lista de coisas a fazer para manter os indivíduos no caminho certo. Escrever as coisas poupa-nos o trabalho de nos lembrarmos delas. E a recompensa de riscar coisas da tua lista pode ser altamente motivacional.

de acordo com Mark Twain, “se é o seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã. E se o teu trabalho é comer dois sapos, é melhor comer o Maior primeiro.”

Usando esta lógica, um método de Agendamento é colocar as tarefas mais difíceis e mais importantes em primeiro lugar. E se você tem mais do que uma tarefa dessas, você deve fazer a mais difícil antes das mais fáceis.

para usar este método, você deve ser capaz de identificar sua prioridade chave para o dia. Em última análise, a prioridade deve ser singular, já que não podemos fazer duas coisas ao mesmo tempo. (Veja Troca De Tarefas!)

As tarefas mais difíceis são muitas vezes as mais propensas a procrastinação. Afinal, a maioria de nós não quer comer um sapo. Por isso, fazê-las logo de manhã impede-te de as empurrar o dia todo. Além disso, uma vez que eles terminam, você tem o tempo livre para fazer tarefas mais divertidas.

agendamento para a produtividade pode ser um alvo em movimento. E você pode ter um horário perfeito, mas por isso leve tempo para avaliar os resultados de seus esforços. Você e a sua equipa estão a ser pessoas realmente produtivas?

Aqui estão algumas perguntas-chave a fazer a si mesmo e à sua equipa para avaliar a eficácia da sua programação:

• está a cumprir prazos?as estimativas de tempo estavam correctas?as questões imprevistas interferiram com os prazos?sentiu – se sob a pressão do relógio?o nosso horário de reuniões funcionou?

Uma vez que você tenha reunido seus dados, você pode tomar decisões informadas sobre para onde ir a partir daqui. Prazos não cumpridos podem indicar um mau orçamento de tempo, um problema que é facilmente resolvido no próximo mês, sprint, ou trimestre. As reuniões externas podem ser eliminadas. Mais estofamento pode ser adicionado para acomodar questões imprevistas.

conclusão

Existem tantos truques e ferramentas para horários produtivos criativos que realmente funcionam no local de trabalho e em casa. Se não lhes estás a tentar, podes estar a atirar dinheiro pela janela. E não podemos pensar em nada menos produtivo do que isso!quais são as suas melhores dicas e rotinas de produtividade?