3.9 bilhões de pessoas usam email em 2019, que é mais de metade da população mundial. Não é nenhuma surpresa que o e-mail domina a comunicação no local de trabalho. Sabias que o trabalhador americano recebe 126 E-mails por dia?a etiqueta por E-Mail é essencial no mundo profissional de hoje. Um e-mail bem composto requer uma saudação formal, uma assinatura personalizada, uma linha de assunto clara, e uma prova completa de leitura, para nomear alguns recursos. No entanto, hoje vamos nos concentrar em um aspecto crítico de como começar um e – mail colocando destinatários nos campos apropriados.os campos do receptor são um pouco mais complicados do que se pensa. Quando você vai escrever um novo e – mail, existem três campos de destinatários-TO, Cc e Bcc. Aqui na B12, estamos aqui para definir cada um deles e explicar quando e como usá-los. Ao usar estes campos correctamente, irá assegurar uma comunicação suave com cada e-mail que enviar e evitar erros embaraçosos de E-mail.
Qual é o campo “para”?
o campo receptor mais simples é o campo “para”. É para os principais destinatários do seu e-mail. A sua mensagem deve dizer directamente respeito a estes destinatários. Além disso, você pode esperar uma resposta ou ação direta de destinatários “para” em resposta ao seu e-mail. Você pode incluir várias pessoas no campo” Para”, desde que todas cumpram esses critérios.
tenha em mente que todos os destinatários do e-mail, mesmo se eles são “Cced” ou “Bcced,” será capaz de ver que é colocado no campo “Para”.
quando você deve usar o campo “para”?
Use o campo “para” para endereçar a pessoa primária a que o seu email se destina.
Por exemplo, se escrever um e-mail a perguntar sobre o estado de um projecto, coloque os principais contribuintes dos projectos no campo “para”. Ao fazê-lo, saberão que se espera que respondam ou tomem as medidas adequadas. Eles também receberão todas as futuras respostas de E-mail incluídas na cadeia de E-mail.
Como outro exemplo, se você está escrevendo diretamente para um cliente, coloque seu email no campo” para”. Enquanto você pode compartilhar este e-mail com colegas de trabalho por “Cc-ing” ou “Bcc-ing” eles, o principal destinatário do E-mail é o cliente. Assim, eles pertencem ao campo “para”.
Qual é o campo “Cc”?
“Cc “significa” cópia carbono.”Quando você colocar um destinatário no campo “Cc”, eles receberão uma cópia do E-mail. No entanto, está implícito que eles não são os destinatários diretos. É por isso que” Cc “é comumente entendido como “cópia de cortesia”.”
O principal propósito do campo ” Cc ” é manter alguém em loop, mesmo que uma mensagem não lhes diga directamente respeito. Os destinatários ” Cc ” não são esperados para tomar medidas ou responder ao E-mail, mas eles podem se quiserem. Eles também receberão todas as respostas associadas à cadeia de email. Como com o campo “para”, todos os destinatários serão capazes de ver quem é “Cced.”
quando você deve usar o campo “Cc”?
Aqui estão alguns exemplos de usos apropriados do campo” Cc”. Use-o quando quiser:
mantenha alguém em loop: Use “Cc” para manter alguém atualizado sobre informações importantes que não requerem sua resposta imediata e direta. Por exemplo, permitir que a direcção e outras partes interessadas permaneçam informadas sobre a situação de um projecto importante.
melhorar a urgência de um e-mail: por “Cc-ing” altos-ups na empresa, os destinatários “para” entenderão que o e-mail é importante. Por exemplo, você pode “Cc” seu chefe ao solicitar que um cliente envia informações sensíveis ao tempo.assumir temporariamente as tarefas de um colega de trabalho: Quando você faz trabalho que normalmente é feito por outra pessoa, como para um colega de trabalho que está de férias, mantê-los atualizados sobre o status de suas obras, “Cc-ing” – los em todas as comunicações relevantes. Por exemplo, “Cc’ em E-mails entre você e seus clientes.
introduza dois dos seus contactos: quando introduzir duas pessoas por e-mail, pode usar o “Cc” para lhes fornecer os e-mails dos outros. Assim, eles podem se apresentar uns aos outros e se comunicar no futuro.
quando não utilizar o campo “Cc”?
embora haja muitas razões para usar o campo “Cc”, pratique o discernimento antes de clicar em enviar. “Cc” é muitas vezes usado muito liberalmente.é tentador para as pessoas ” Cc ” em todos os assuntos que os envolvem vagamente. No entanto, colegas de trabalho com spaming com cadeias de E-mail irrelevantes não é recomendado. Pode perder o seu tempo e reduzir o significado dos E-mails futuros. A utilização excessiva de” Cc ” pode até fazer com que as pessoas ignorem os seus e-mails.
A menos que seja realmente apropriado usar “Cc”, considere compartilhar informações com as partes relevantes em pessoa ou dentro de um e-mail enviado. Adicione o contexto sobre por que a informação diz respeito a eles.
Aqui estão mais algumas situações em que você deve evitar usar o campo “Cc”:
Se você está chamando alguém para fora: se o seu email é destinado a embaraçar alguém ou chamá-lo publicamente, aguarde. Por exemplo, é de mau gosto Para “Cc” seu chefe um e-mail irritado para outro colega de trabalho, onde você aponta como eles fizeram asneira. Lidar com essas interações em privado.
Se você não tem consentimento para: se a sua comunicação envolve várias partes, você deve obter a sua aprovação antes de “Cc-ing” alguém novo dentro da cadeia de E-mail. Caso contrário, corre-se o risco de fornecer ao destinatário “Cc-ed” acesso a informações privadas ou classificadas sem a devida autoridade.
Se a sua lista de destinatários Cc é longa: se você notar que você está “Cc-ing” mais de 5 ou 6 pessoas, considere usar “Bcc” em vez disso. Incluindo muitos e-mails de pessoas pode distrair. Também pode prejudicar a privacidade dos destinatários, especialmente se eles já não se conhecem.
Se você espera uma resposta: como já explicamos, o campo “Para” deve ser sempre usado se você espera uma resposta direta. “Cc-ing” envia a mensagem de que o seu e-mail é simplesmente uma cortesia. Assim, é enganador Para ” Cc ” se você quiser uma resposta.
Qual é o campo “Bcc”?
“Bcc “significa” cópia em carbono cega”.”Como o nome sugere,” Bcc ” mantém os e-mails dos destinatários escondidos. Assim, a lista BCC é um segredo para todos menos para o remetente.
Bcc funciona de forma diferente em relação aos tópicos de E-mail. Enquanto os destinatários” para” e “Cc” receberão respostas indo para a frente, os destinatários ” Bcc ” não. eles só receberão o e-mail inicial. Assim, você terá que enviar quaisquer E-mails futuros que possam preocupá-los.
“Bcc” funciona desta forma porque é normalmente destinado a e-mails impessoais, em massa que não justificam uma resposta. Além disso, não seria apropriado para outro destinatário para enviar um e-mail para uma lista que não sabia e não criou.
no entanto, note que quando um destinatário Bcc “responde a todos” , o seu estatuto de destinatário será subitamente exposto ao resto dos destinatários. Se você acredita que um destinatário ” Bcc “pode responder, considere usar” Cc ” em vez disso para garantir a transparência.
Quando deve usar o campo “Bcc”?Este campo ” Bcc “é melhor usado quando você quer simplificar a aparência do seu e-mail e manter os destinatários’ de ver os e-mails uns dos outros. Embora isto pareça um pouco obscuro, não é para fins desonestos. É principalmente para proteger a privacidade dos seus destinatários.
utilize “Bcc” nas seguintes circunstâncias:
ao partilhar uma newsletter da empresa: ao utilizar as suas ideias de newsletter numa newsletter da empresa, mantenha a sua lista de E-mail privada utilizando “Bcc”. Caso contrário, irá expor os seus assinantes uns aos outros sem o seu consentimento.
ao usar uma extensa lista de discussão:” Bcc ” é ótimo para enviar um e-mail para uma grande lista de discussão. Por exemplo, se o seu e-mail se dirige a todo o corpo estudantil de uma faculdade ou a todos os funcionários de uma grande empresa, “Bcc” é preferível. Também evita que uma longa lista de E-mails distraia do conteúdo do seu e-mail.
Quando os seus destinatários não se conhecem: “Bcc” protege a privacidade dos destinatários. Isto é muito importante se a sua lista de discussão é composta por estranhos que não se conhecem.
Para E-mails impessoais que não justificam respostas: ao enviar um e-mail impessoal, “Bcc” é adequado. Por exemplo, se você enviar um anúncio de negócio, como informações de contato atualizadas, uma nova promoção do site, ou um anúncio sobre um novo CEO, use “Bcc.”
to expose something nefarious: On very rare occasions, “Bcc” can help you expose problematic behavior. Como com “Cc”, isso deve ser feito com extremo discernimento. No entanto, se você está lidando com um problema que merece a atenção da HR, você poderia “Bcc” – los em um e-mail que expõe a comunicação inapropriada acontecendo no trabalho.
para resumir, as melhores aplicações do campo” Bcc ” são e-mails impessoais que estão sendo enviados para uma grande lista de E-mails de pessoas que não se conhecem. Ao usar Bcc, você respeita a sua privacidade e evita frustrantes cadeias de E-mail.
quando não utilizar Bcc?
ao usar “Bcc”, você deve evitar quaisquer aplicações que possam ser interpretadas como obscuras, dissimuladas ou inapropriadas. Como orientação geral, evite usar ” Bcc “se:
a mensagem é pessoal: usar” Bcc ” em um email pessoal pode facilmente cruzar a linha em território inapropriado. Com questões pessoais, a transparência é imperativa. Caso contrário, está a permitir que a escuta digital aconteça.
está a enviar por e-mail colegas de trabalho: em geral, é melhor evitar o uso de “Bcc” no trabalho ao enviar por e-mail os seus colegas de trabalho. Não fica bem em você e vai reduzir a percepção de seus colegas de trabalho sobre a integridade do seu local de trabalho. Manter as coisas transparentes, mantendo “CC” E “To”.”
uma resposta do destinatário ” Bcc “seria estranho: se você” Bcc ” alguém, é sempre possível que eles vão responder. Se isso pode ser prejudicial, evite-o. Por exemplo, não” Bcc ” seu amigo ao recomendá-los ao seu chefe para uma posição aberta. Se eles respondessem impensadamente “obrigado”, com a intenção da mensagem para você, de repente você estaria em uma posição muito estranha.
resumindo o To vs. Bcc. vs orientações Cc
ao analisar as diferenças entre estes campos, utilize estas orientações gerais:se espera uma resposta ou acção directa, use o campo “para”.
escolha o campo de destinatário certo cada vez que
Agora que você entende as diferenças entre estes campos, você pode montar e-mails com intenção, cortesia e etiqueta adequada. Você vai garantir que seus e-mails apareçam profissionais e respeitem os limites dos destinatários e a privacidade. Também evitará erros de E-mail que possam prejudicar outros ou prejudicar a sua reputação.