o Que você faz quando você quer certificar-se de que uma determinada tarefa seja executada corretamente e no tempo? você cria uma tarefa, descreve o que precisa ser feito, atribui-a a uma pessoa específica, e coloca uma data limite. Quando você faz tudo isso, você está basicamente criando uma ordem de trabalho.as ordens de trabalho digitais são uma forma eficiente de gerenciar tarefas em toda a organização e são especialmente relevantes para a coordenação do trabalho de manutenção. No entanto, para ser capaz de usá – los eficazmente, conhecer os elementos de uma ordem de trabalho não é suficiente-você precisa entender todo o processo de gestão da ordem de trabalho. O objetivo deste guia é mostrar como criar uma ordem de trabalho adequada e explicar como organizar o seu processo de gestão de ordem de trabalho seguindo as melhores práticas da indústria. Há um monte de informações embaladas neste guia por isso sinta-se livre para usar a tabela de conteúdo à esquerda para navegar para partes específicas do artigo.vamos começar as coisas definindo uma ordem de trabalho e ver onde isso nos leva. o que é uma ordem de trabalho? ordem de trabalho (abreviado WO) representa uma tarefa que é agendada e atribuída a uma pessoa específica ou grupo de pessoas. Embora o termo possa ser usado mais amplamente, é muito popular na indústria de manutenção, onde é usado para atribuir trabalho a técnicos de manutenção e mecânica. As ordens de trabalho podem ser escritas/impressas numa folha de papel ou sob a forma de um documento digital.o objectivo das ordens de manutenção é::
padronizar o fluxo de trabalho da manutenção
têm um modo simples e rápido para agendar, atribuir e controlar os trabalhos de manutenção
documento de que os recursos gastos em manutenção (mão de obra, materiais, peças)
controlar o desempenho na manutenção (manutenção de conformidade, o percentual do planejado versus o trabalho preventivo, os custos associados com o trabalho cumprido…)
ordens de Trabalho são frequentemente o resultado de trabalhos específicos pedidos. Ocasionalmente, um técnico ou um operador de máquina irá notar problemas de desempenho e sinais de deterioração durante inspeção de rotina, e notificar o seu supervisor para agendar trabalhos de correção, o que também pode resultar na criação de uma ordem de trabalho.
Types of maintenance work orders
There are a few different ways to categorize maintenance work orders. Por vezes, é importante incluir esta informação numa ordem de trabalho, por vezes não é. Você pode ler a descrição de diferentes tipos abaixo e decidir por si mesmo é algo que vale a pena rastrear.
com Base no tipo de problema que precisa ser tratada, uma ordem de trabalho pode ser categorizado como:
não planejadas ordem de trabalho (usado para tratar a manutenção não planejada de atividades como a inesperada avaria de máquinas)
planejado ordem de trabalho (usado para agendar algum trabalho de manutenção preventiva; às vezes chamado PMs)
Dependendo de onde a solicitação de trabalho está vindo, podemos reconhecer dois tipos de ordens de trabalho:
ordens de trabalho internas (pedidos de trabalho vêm de alguém dentro da organização)
ordens de trabalho externas (pedidos de trabalho vêm de alguém fora da sua organização)
:
manual de ordens de trabalho agendadas com a mão, muitas vezes por um gestor de manutenção, após o recebimento e revisão de um trabalho pedido)
automática de ordens de trabalho (o trabalho, a fim de software como Limble pode ser configurado para agendar automaticamente WOs com base no seu calendário ou, com base em dados provenientes de sensores de monitoração de condição instalado no seu equipamento)
a Maioria das organizações ativamente pista apenas o primeiro trabalho de tipo de ordem que listamos para que eles possam comparar quanto preventiva vs manutenção reativa trabalho que eles estão fazendo. Como você pode imaginar, esta é uma informação muito importante para as organizações que querem passar da manutenção reativa para a manutenção preventiva ou simplesmente querem acompanhar e comparar os custos associados com o trabalho preventivo e reativo.
the evolution of digital work order process
While we would like to say that most organizations today use digital work orders, that simply would not be true. Os departamentos de manutenção estão atrasados na digitalização quando comparados com outros departamentos de negócios. É por isso que chalkboards, modelos de papel e planilhas ainda desempenham um papel na gestão da ordem de trabalho. O pior cenário é quando um departamento usa notas post-it ou atribui trabalho através de telefonemas. Trata-se de uma abordagem extremamente ineficiente. Depende fortemente dos técnicos conhecerem o seu trabalho e a sua capacidade de coordenar o trabalho entre si. A falta de registros de manutenção impede quaisquer insights mais profundos que possam ser usados para melhorar os processos de manutenção.
1) Usando o modelo de ordem de trabalho em papel
se você Google “formulários de ordem de trabalho” ou “modelos de ordem de trabalho”, você vai encontrar muitas variações diferentes de modelos WO:
The variability reflects how organizations like to adjust the templates to fit their needs and purposes. aqui está um exemplo de uma ordem de trabalho de manutenção detalhada: quando tal ordem de trabalho é concluída, ele pode ser colocado em um lugar designado (como uma caixa no chão da planta). Mais tarde, ele pode ser revisto por um gerente de manutenção e salvo em um arquivo.
2) usando planilhas e WOs digitais
ter registros de papel é melhor do que ter nenhum registro. Da mesma forma, ter registros digitais é muito melhor do que ter registros de papel. em vez de imprimi-los, WOs pode ser compartilhado com técnicos digitalmente (na forma de um documento Word, planilha, um arquivo PDF, etc.). Os técnicos podem abrir WOs em seu smartphone, executar o trabalho, escrever em notas de conclusão, e enviá-los de volta para seu supervisor. combinado com um sistema de Bilheteria digital, este pode ser um grande passo de transição entre o uso de modelos de papel e a mudança para um sistema CMMS.
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3) Implementação de software CMMS
A melhor forma de gerenciar ordens de trabalho é com um CMMS. Afinal, é para isso que o CMMS é projetado. O processo é totalmente automatizado. Basta preencher alguns elementos para criar um WO. O software envia imediatamente e-mail e envia notificações para técnicos designados. Os técnicos podem abrir WO em seu dispositivo móvel, acessar informações importantes sobre ativos e listas de verificação, realizar o trabalho e fechar o trabalho. Após a conclusão, notas, tempo gasto, materiais usados e outras informações são automaticamente registrados e podem ser usados para gerar relatórios úteis. existem muitas outras vantagens de usar CMMS para gerenciar trabalhos de manutenção e discutiremos essas mais tarde no artigo.
O que deve ser incluído em uma ordem de trabalho de manutenção?
nesta secção, vamos discutir quais as informações que devem ser incluídas numa ordem de trabalho para que a pessoa que executa o trabalho necessário saiba exactamente o que precisa de fazer, onde precisa de ir, e quais as ferramentas e peças que deve trazer. Aqui estão os elementos fundamentais de um padrão de manutenção de ordem de trabalho:
Vamos mergulhar fundo em cada elemento para entender por que eles deveriam ter um lugar em cada ordem de trabalho.
1) quem solicitou e/ou aprovou o trabalho
gerentes e supervisores de manutenção são responsáveis por agendar o trabalho de manutenção. Eles irão agendar WO para tarefas preventivas, bem como rever e aprovar os pedidos de trabalho recebidos.às vezes, técnicos seniores de manutenção podem ter autoridade para revisar os bilhetes de manutenção e pegar trabalho urgente. Em ambos os casos, é bom saber quem autorizou o trabalho (seja ele um supervisor ou o próprio técnico). Ainda mais se você tiver uma grande equipe de manutenção com dezenas de técnicos e múltiplos supervisores. outra informação valiosa é quem relatou o problema, especialmente se você estiver dirigindo uma empresa de manutenção de Propriedades ou lidar com pedidos de trabalho que vêm de fora de sua organização. Isto permite que os técnicos acompanhem diretamente a pessoa que apresentou o formulário de pedido de ordem de trabalho. Se necessário, as informações de contato podem ser deixadas como parte da descrição do trabalho.uma parte essencial de uma ordem de trabalho é a descrição do trabalho que precisa ser realizado. Se estamos falando de uma tarefa simples, então um resumo de uma única frase pode fazer.para tarefas mais complexas, você pode ter que escrever uma lista de instruções. Por exemplo, pode-se incluir uma lista de verificação de manutenção que explica os passos necessários para executar uma tarefa de manutenção específica. No entanto, tenha em mente que as listas de verificação de manutenção geralmente valem a pena criar apenas para tarefas de rotina que são realizadas em uma base regular. quando você está criando ordens de trabalho para lidar com avarias de equipamentos e reparos, uma boa prática é incluir uma descrição do problema deixado pela pessoa que relatou a avaria/mau funcionamento. O resto é com os técnicos.
3) Localização dos ativos e ID
quando você tem uma instalação maior ou gerenciar vários locais, “fixar um frigorífico no segundo andar” não reduz as coisas o suficiente. Uma ordem de trabalho adequada deve ter a localização exata e incluir algum tipo de número que identifica unicamente o ativo (como um número de série).
Mais e mais o apoio de sistemas de digitalização de código de barras (Limble incluído) para os técnicos podem verificar rapidamente se eles estão olhando para a direita de ativos. Usando a câmera em seu dispositivo móvel, eles podem digitalizar o código de barras e Limble irá automaticamente carregar histórico de manutenção e dados para esse ativo.
4) Que está realizando o trabalho
Esta parte é auto-explicativo. Cada ordem de trabalho deve ser atribuída a uma pessoa específica (técnico) ou a um grupo (ou seja, turno da manhã) para garantir que o trabalho realmente é feito.
5) Data de vencimento
uma ótima maneira de acabar com um grande atraso de manutenção diferida é não especificar uma data de vencimento. como mencionamos várias vezes ao longo deste post, uma ordem de trabalho adequada precisa ser atribuída a alguém e ter uma data de conclusão esperada.os técnicos geralmente têm múltiplas tarefas agendadas para cada dia e algumas tarefas têm que ser realizadas mais cedo do que outras. Por exemplo, se uma máquina precisa ser lubrificada antes do turno da tarde começar, então há um tempo claro pelo qual isso precisa acontecer. Neste cenário, o WO não pode simplesmente dizer para “lubrificar máquina XY nesta quinta-feira”. Para ajudar os técnicos a concentrar-se no trabalho importante em primeiro lugar, você pode olhar para especificar o tempo pelo qual a tarefa deve ser concluída e dar a esses tipos de Tarefas um nível de prioridade mais elevado.
6) Nível de prioridade de trabalho
não importa qual a estratégia de manutenção que você usa, sua equipe de manutenção terá que lidar com alguma quantidade de trabalho não planejado. Desastres naturais, acidentes, erro humano, e mau funcionamento da máquina são coisas para as quais você nunca pode se preparar totalmente. a capacidade de atribuir prioridade de trabalho (geralmente em algum tipo de escala como 1-5) a um WO ajuda os técnicos a decidir que trabalho precisa ser feito primeiro. Isto é especialmente importante em situações de emergência quando você precisa de toda a mão no convés. Você pode usar um CMMS móvel para criar a ordem de trabalho da mais alta prioridade e enviar uma notificação para selecionar técnicos para parar o que eles estão fazendo e entrar para a manutenção de emergência.
7) Lista de materiais e peças de reposição
Incluindo a lista de materiais e peças de reposição em um WO reduz a chance de que os técnicos têm que voltar para a sala de armazenamento no meio de uma reparação. Você pode imaginar quanto tempo acumulado economiza, especialmente se as atividades de manutenção são realizadas no outro lado do campus ou em locais completamente diferentes. Ele pode reduzir significativamente o tempo ocioso e se certificar de que seus técnicos gastam mais de seu tempo executando trabalho de manutenção real.
No Limble CMMS, após a conclusão do WO, os técnicos podem marcar quanto tempo que passaram em que determinada tarefa e quais peças de reposição e materiais utilizados. Isso ajuda a reduzir os níveis de inventário e prever a demanda futura, bem como os custos de trilha associados com peças específicas, trabalhos de reparação e ativos.
8) Notas de conclusão
o principal objectivo das notas de conclusão é marcar qualquer coisa de importância que possa ser relevante para o trabalho futuro sobre o activo. Os técnicos podem escrever coisas como o que foi a causa do fracasso, como notaram problemas adicionais que devem ser abordados no futuro, como eles tiveram que tomar alguns passos extras, e assim por diante.ter esta informação guardada como parte do histórico de manutenção pode ajudá-lo a investigar por que certos bens são tão problemáticos. Mais importante, o histórico de ativos pode ajudar outros técnicos a acelerar o seu diagnóstico e processo de reparação, bem como ponteiros de segurança úteis.
the standard work order management process
Now that we covered how to create a work order, let’s discuss how to manager them. Para entender o processo de pedido de trabalho, temos que rever:
quando são novas ordens de trabalho criado.
como eles fluxo através da organização
o que acontece com elas, quando a obra é concluída
Isso vai nos ajudar a descrever como o padrão de gestão de ordens de trabalho processo parece, na prática e como ela se encaixa em manutenção geral de gestão de fluxo de trabalho. há três partes diferentes envolvidas em um processo de gestão WO:
requisitador de trabalho: a pessoa que submete pedidos de manutenção.
work approver: the person who reviews and approves maintenance requests. É geralmente um trabalho para um gerente de manutenção/supervisor/planejador.
pessoas que executam o trabalho: mecânicos de Manutenção e técnicos de campo que executam o trabalho de manutenção real que lhes foi atribuído.
aqui está um gráfico que apresenta um processo padrão de gerenciamento de ordem de trabalho em uma forma visual:
#1) O processo inicia com uma solicitação de trabalho
Mais frequentemente do que não, as solicitações de manutenção são submetidos pelos operadores de máquinas ou outros funcionários em suas instalações. Eles querem informar que algo está quebrado e que um técnico deve vir para consertá-lo. se você está fazendo as coisas da maneira antiga, esse pedido é enviado através de uma mensagem de texto ou um telefonema. As organizações modernas utilizam software de gestão de manutenção computadorizada para que os seus trabalhadores possam submeter pedidos de trabalho através de um portal de pedido de trabalho.
#2) Work requests become work orders
Not every work request results in a work order. Os pedidos de trabalho são revistos por gestores/supervisores/técnicos (diferentes organizações têm fluxos de trabalho diferentes e posições de trabalho diferentes). Aqui estão algumas situações em que um pedido de trabalho pode ser negado:
trabalho apresentado pedido pede algo que não está sob a jurisdição da equipe de manutenção
o problema foi resolvido antes que alguém tivesse tempo para analisar o trabalho apresentado pedido
recursos (técnicos/ferramentas/peças de reposição) para completar o trabalho necessário não estão disponíveis (nesta situação, o AI poderá ainda ser criado – e imediatamente colocar em diferido manutenção do backlog)
pedidos de Trabalho que não são aprovados serão arquivados e a correspondente notificação é enviada para o a pessoa que o apresentou.dito isto, a maioria dos pedidos de trabalho são aprovados e posteriormente usados para criar um WO.
#3) Os técnicos recebem o WO e começam a trabalhar
se você seguiu de perto até agora, você sabe que uma ordem de trabalho deve ser atribuída a uma pessoa ou uma equipe. Se você ainda estiver usando papel, um técnico Geralmente vai obter o WO de seu gerente de manutenção, com as instruções sobre onde ir e o que fazer. as organizações que implementaram um sistema de gestão de ordem de trabalho móvel têm este processo muito mais simplificado. Quando um gerente ou supervisor de manutenção cria o WO, o(s) técnico (s) atribuído (s) automaticamente recebe uma notificação de push e um e-mail.dependendo da prioridade da ordem de trabalho, um técnico pode começar a trabalhar nela imediatamente ou tender para o WO quando sua agenda limpa.
#4) a ordem de trabalho é concluída e fechada
quando o trabalho necessário é realizado, um técnico fecha a ordem de trabalho. Se ele está usando CMMS Limble( outros vendedores seguem uma abordagem muito semelhante), ele fará o seguinte:
enter quanto tempo ele passou a realizar a obra
introduzir peças de reposição e material usado
anexar fotos/deixe de conclusão de comentários (se é que existe algo de importância para a nota)
clique no botão “Concluído”
Após o AI está fechado, o sistema atualizará automaticamente o equipamento de registo de manutenção do ativo correspondente.
Limble CMMS as your work order software
Limble CMMS is built to follow the standard work order management process which makes it really easy to implement Limble in any organization. Dito isto, o software também lhe fornece flexibilidade suficiente para ajustá-lo para cenários específicos. aqui está uma lista de características Limble CMMS que o ajudam a gerir eficientemente qualquer volume de trabalho de manutenção:
sistema de pedido de trabalho: Permite a cada pessoa autorizada submeter rapidamente um pedido de trabalho através de um formulário simples, em vez de interromper técnicos com chamadas telefónicas ou mensagens de texto. O solicitador de trabalho receberá notificações por e-mail sobre o progresso de seu pedido para que eles não interrompam constantemente os técnicos solicitando atualizações.
rastreamento automático de inventário: sempre que um técnico completa um WO, eles podem marcar quantas peças de reposição acabaram usando. O Limble actualiza automaticamente os níveis de inventário de acordo com essa informação. Juntamente com a capacidade de configurar notificações para baixos níveis de estoque, isso ajuda os gestores a fazer previsões de inventário precisas e garantir que as peças sobressalentes necessárias estão sempre em estoque.
calendário fácil de usar: o calendário permite-lhe ver todas as ordens de trabalho abertas e os próximos horários de PM, O que torna fácil estimar as cargas de trabalho de diferentes técnicos e turnos. Novos trabalhos podem, portanto, ser programados de forma justa e rastreados mais facilmente.
criação automática de tarefas: o Limble suporta estratégias de manutenção avançadas como a manutenção preditiva. O que isso significa no contexto da Gestão da ordem de trabalho é que você pode conectar Limble com sensores de monitoramento de condição e estabelecer regras para a criação automática de tarefas com base em dados de entrada.
sistema de gestão da ordem de trabalho: o módulo de gestão da ordem de trabalho do Limble é construído para racionalizar a gestão da ordem de trabalho, seguindo as melhores práticas descritas neste artigo. Você pode agendar o trabalho em alguns cliques simples, adicionar e alterar os níveis de prioridade de trabalho, receber notificações automáticas de push e E-mail, o progresso do trabalho da faixa em movimento, KPIs críticos de faixa, anexar fotos e faturas, tempo recorde gasto, e muito mais.
Para provar que essas não são apenas palavras vazias, recomendamos que você confira o nosso tutorial para gestão de ordens de trabalho em Limble e ver como tudo isso se parece, na prática:
Como começar com o Limble CMMS
Se você quiser testar como Limble CMMS alças de ordens de trabalho, você tem 3 opções:
iniciar um teste gratuito de 30 dias
solicite uma demonstração
tente a nossa auto demo (clicando neste link irá abrir um ambiente de simulação onde você pode brincar com diferentes características)
Conclusão
gerir Eficazmente o trabalho de manutenção é o principal objetivo de um departamento de manutenção. Se as coisas estão a desmoronar-se à esquerda e à direita, as pessoas irão perguntar-se por direito o que é que a sua equipa de manutenção está a fazer. A parte injusta é que a equipe de manutenção vai ter um monte de flack quando as coisas não estão funcionando, mas muito pouco elogio quando tudo está indo suavemente. de qualquer forma, as equipes de manutenção modernas que usam uma solução de CMMS móvel não só serão mais produtivas, mas também terão informações tangíveis que podem usar para detectar estrangulamentos e otimizar seus fluxos de trabalho de manutenção..
Escrito por
Bryan Christiansen
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2 Comentarios
Fred Weber 19 de Março de 2021, 2:20 pm
Bryan você já considerou o RPM método? O método RPM foi projetado com base na definição de manutenção: “para reparar; prevenir,” . O método RPM é simples. Cada prioridade de ordem de trabalho é definida como”R”; reparação,”P”; preventiva, ou”M”; modificação. Estes três componentes no método RPM aumentariam o sucesso do seu sistema CMMS.os seus clientes gostariam de conhecer os custos anuais de reparação, prevenção e modificação de cada peça de equipamento?
Fred http://www.wrenchtime.com
Senko 23 de Março de 2021, 1:44 am
Oi Fred,
eu tenho certeza que alguns leitores gostariam de saber mais, então eu deixei a URL no seu comentário. apesar de não estar familiarizado com o método RPM, acho que fazemos algo semelhante em CMMS Limble. Em geral, se você fizer uma reparação você agendar um WO, e se você fizer manutenção preventiva, você agendar um PM. Você pode usar essas variáveis mais tarde para criar relatórios específicos e acompanhar os custos associados ao trabalho preventivo vs trabalho reativo.
