o memorando (ou memo) é uma forma incrivelmente versátil de comunicação, muitas vezes usada em ambientes de negócios. Na prática, os memorandos respondem a perguntas e dão informações. Um memorando é definido por Merriam-Webster como uma ” breve mensagem escrita ou Relatório de uma pessoa ou departamento de uma empresa ou organização para outra.”
embora a definição possa parecer simples o suficiente, saber como escrever um memorando ainda requer que você siga um formato específico. E, como é verdade para qualquer forma de escrita, Este formato pode ser seguido bem ou mal.
intenção e audiência
ao iniciar o seu memorando, comece por considerar a intenção do seu memorando.o que é que o seu memorando está a tentar fazer? Está a tentar informar as pessoas de uma mudança? Estás a fazer um anúncio? Estás a tentar responder a uma pergunta?
embora esta etapa possa parecer simples, será útil a longo prazo se você puder identificar claramente qual a finalidade que seu memorando está servindo.a seguir, determine o seu público. Quem queres ter lido o teu memorando? O teu chefe? O escritório todo? Ou um departamento específico? Conhecer o seu público irá ajudá-lo a concentrar-se em tornar o seu memorando útil e claro para os seus leitores, influenciando as palavras que escolher e o tom que usar.
o cabeçalho
Agora que você determinou a intenção e o público do seu memorando, você pode facilmente preencher o título do seu memorando. O título do seu memo, muito simplesmente, é informação acima do texto principal do memo; ele sinaliza ao leitor o que é o documento, a quem é endereçado, de quem é, a data em que foi enviado, e o assunto.
aqui está um exemplo de disposição da rubrica:
memorando
para:
a partir de:
Data:
assunto:
ao escrever o seu assunto, tente dar o máximo de informação em poucas palavras possível. Pense nisso como se você estivesse escrevendo o título para uma notícia de última hora; dê ao leitor uma indicação rápida e clara do texto que se seguirá.
o corpo
Uma vez que você sabe os nomes ou departamentos a que o memo é endereçado, a data e o seu nome, o próximo passo é trabalhar no corpo do seu memo.ao trabalhar no texto principal, o seu foco deve ser a simplicidade e a clareza. Você quer que o seu leitor compreenda rápida e facilmente o que está a dizer.na sua primeira frase, repita o assunto do memorando em forma de frase. O ponto de abertura deve fluir facilmente da linha de Conduta. Como uma declaração de tese, deve claramente indicar a intenção do memorando, enquanto define o tom para o resto do memorando.no geral, o primeiro parágrafo deve explicar exactamente sobre o que vai ser o seu memorando. Cada um dos parágrafos seguintes deve basear-se nessas informações, aprofundando-as.para manter o memo legível, tente manter cada parágrafo sob sete linhas de comprimento. Parágrafos curtos são mais fáceis para o seu público ler, e o seu público vai apreciar muito espaço branco na página (ou tela).lembre-se de manter o memo o mais curto possível. Você nunca se irrita quando o último episódio do Game of Thrones inclui cenas estendidas de um personagem que você não se importa? Essa frustração não é nada comparada com um leitor a tentar ler um memorando demasiado longo e aborrecido.
os memorandos têm normalmente menos de uma página (embora existam excepções ,e se o seu memorando estiver acima de uma página, terá de adicionar uma breve declaração de resumo no final). Nunca cortar as informações necessárias para o bem de fazer o seu memorando mais curto, mas lembre-se que saber como escrever um memorando que é conciso irá garantir que o seu público lê-lo inteiramente e entende-lo completamente.há mais no corpo de um memorando do que apenas dizer as coisas rapidamente. A clareza também aborda a forma como você afirma ideias, o que significa eliminar palavras excessivamente técnicas ou jargão. É por isso que é importante manter o público pretendido do memorando em mente. Se você está se dirigindo a um departamento específico, você pode se safar com o uso de termos técnicos em seu memo (provavelmente até vai ajudá-los a entendê-lo melhor). Se você está escrevendo para todo o escritório, é melhor evitar Termos que exigem um dicionário.
citações
Se você se referir a outras fontes em seu memorando, certifique-se de colocar o material diretamente cotado nas aspas, e incluir a lista de fontes em uma página separada. Além disso, certifique-se de citá-los corretamente!
edição e revisão
os seus leitores só levarão o seu memorando a sério se o fizer. Se você espalhar seu memorando com erros de formatação e inconsistências, sua comunicação perderá sua eficácia.
Permita-se algum tempo extra para completar a tarefa, especialmente quando você está apenas aprendendo como escrever um memorando, Depois que você terminar de escrever, levar algum tempo longe do memorando (um café, trabalhar em outro projeto, ou regalar os seus colegas de trabalho com contos de seus dias no exterior) e voltar para a sua escrita com um novo par de olhos. Ou, melhor ainda, peça a um colega ou editor profissional para olhar sobre a sua escrita para você.uma vez que você tenha certeza de que o memorando é claro, conciso e livre de erros, você está pronto para enviá-lo para o mundo!