Gatekeeper. Guardian. Mål anbud. Trafikpolis.
som verkställande assistent skulle jag satsa på att du har kallats en av ovanstående etiketter tidigare.
det måste vara frustrerande. Medan det finns ett sanningskorn till tanken på EA som” gatekeeper”, skrapar den här beskrivningen knappt ytan på allt värde som du tillhandahåller.
kanske en mer exakt beskrivning skulle gå ungefär så här:
strategisk partner. Betrodd förtroende. Professionell problemlösare.
Tänk på detta – en explosion av organisatoriska verktyg, anteckningsappar, kommunikationsplattformar och kalenderlösningar innebär att de flesta chefer faktiskt är mer självförsörjande än de någonsin varit. Om något, dagens chefer behöver mindre admin stöd, inte mer.och ändå är verkställande assistenter förmodligen mer värdefulla nu än de var i årtionden tidigare.
Varför är det så?
enkelt. EA-funktionen har förvandlats från en stödjande roll till mer strategisk. Dagens chefer luta sig mot sina assistenter inte bara för admin hjälp, men för strategisk rådgivning, teknisk expertis och kritisk analys. EAs förväntas plaska i saker så bred och varierad som Projektledning, evenemangsplanering, och intern kommunikation.det är därför USA Today beskrev verkställande assistenten som Silicon Valley ”power role” och rapporterade att det inte är ovanligt att EAs i tech Mekka drar in sex siffror.
en krävande roll som denna kräver kompetens på expertnivå. Så oavsett om du är engagerad i EA-vägen eller hoppas kunna använda rollen som språngbräda till ditt drömjobb, här är de färdigheter du behöver för att wow dina chefer och få störst effekt för ditt team.
(PS-få mer sh * t gjort med Assist – #1 gratis veckobrev gjord för assistenter av assistenter.)
Innehållsförteckning
Top Skills for Dedicated Executive Assistants
har du någonsin märkt att EAs alltid verkar ha ett svar på detta, en lösning för det och en resurs för att hjälpa till med allt däremellan?
Tja, här är en hemlighet: det verkar inte bara som att EAs har en massa tricks upp i ärmarna; de gör det faktiskt.
många EAs håller en” liten svart bok ” (aka Word-dokument eller Excel-fil) med resurser, en lista med praktiska verktyg, tjänster, länkar och kontakter. (Att veta att de sannolikt skulle stöta på nästan alla namnbara utmaningar i sin karriär, hittade dessa kunniga EAs ett sätt att komma ihåg alla potentiellt användbara resurser.)
Starta din egen lista med resurser med vår favorithemlighet:
- assisten. Tänk på detta freemium weekly newsletter din genväg till att lära dig om alla de bäst bevarade hemligheterna, mest användbara teknikverktyg och fälttestade tips från andra knivskarpa EAs. Du kanske till och med känner att du har en supermakt när du får nya hemligheter levererade till dig på ett silverfat (aka vackert formaterad e-post) varje vecka.
2. Lugn under tryck
Låt oss inte sugarcoat saker – chefer kan kräva! De flesta chefer har högtrycksjobb, och det trycket överförs ofta till dig.
inte varje dag kommer att vara en brandövning, men det är viktigt att du kan fungera under högtryckssituationer som utan tvekan kommer att komma din väg.
gå tillbaka till mitt tidigare exempel, det var något förutom hennes resursfullhet som hjälpte EA i min berättelse att fånga de Laker – biljetterna-det djupa andetaget hon tog.
hon stannade lugn under trycket av en svår uppgift med en stram tidsfrist. Hon hade varit i den här situationen tidigare och visste att om hon lugnade sig och fokuserade på vad hon kunde kontrollera – hennes ansträngning – skulle hon kunna få något att hända.
här är några resurser som hjälper dig att hålla dig lugn när saker blir lite galen.
3. Dogged Resourcefulness
som EA, hur många gånger har du blivit ombedd att dra av det omöjliga?
en bra assistent vet att göra det omöjliga möjligt kommer med territoriet. För att göra det behöver du scrappy resursfullhet och lösa för att bara få sh*t gjort.
en av de mest imponerande EA-prestationerna jag någonsin sett var några år tillbaka på ett LA tech-företag. En av Exec-assistenterna där fick en begäran från sin chef runt klockan 10. på en fredag:
”Hej, jag underhåller en VIP-investerare ikväll”, sa han till henne när han passerade sitt skrivbord. ”Jag behöver två courtside platser till kvällens Laker spel.”
saken är, courtside Laker-platser är svåra att hitta under normala omständigheter. Men det var inte normala omständigheter. Detta var slutspelet. Det var den hetaste biljetten i stan.
Jag kommer aldrig att glömma vad hon gjorde efter att hennes chef gick in på sitt kontor efter att ha släppt den bomben på henne –
hon pausade, tog ett djupt andetag och kom genast till jobbet. Hon skurade biljettwebbplatser, kallade biljettmäklare, jagade falska ledningar på Craigslist. När det inte fungerade, hon plockade upp telefonen och knackade in i hennes nätverk av andra EAs, inlösen i långvariga gynnar och förhandla om gynnar ner linjen.
för att vara ärlig vet jag fortfarande inte exakt hur hon gjorde det. Vad jag vet är att jag såg hennes chef och hans VIP-gäst på TV den natten, satt på sidan och gick bonkers varje gång Kobe (RIP) dränerade en tre.
4. Teknisk förmåga
Här är en annan hatt att lägga till i den långa listan som den genomsnittliga EA måste bära-personlig IT-professionell.förutom de vanliga professionella verktygen som Microsoft Office eller Googles G-suite måste dagens EA vara skicklig i de otaliga system, appar och plugins som chefer använder för att göra sina jobb. Detta kan innebära en fungerande kunskap om Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce och Zuora, bara för att nämna några.
det handlar inte bara om att få en baslinjeförståelse för att hålla den på ditt CV. Att ta sig tid att fullt ut utnyttja dessa verktyg hjälper till med din totala produktivitet och kan försäkra din chef att du är beredd på alla verktyg som kommer över din väg.
När saker går i sidled teknikmässigt har en EA sällan tid att vänta på att den ska fixa saker. Möjligheten att felsöka för din chef är en måste-ha skicklighet. Detta gäller särskilt i startmiljöer, där en EA kan vara det närmaste till en IT-specialist som företaget har.
5. Big Picture Thinking
de bästa EAs blir betrodda förtroende och råd för sina execs.
Kom ihåg att du har ett perspektiv som väldigt få i företaget har. Du interagerar med anställda på alla nivåer och arbetar förmodligen med massor av avdelningar.
men för att kunna spela rollen som bollplank för din chef måste du först ha en gedigen förståelse för ditt företag så att du lägger mer granulära frågor i det större sammanhanget av ditt företags mål.
Om du inte är helt säker på din förståelse av ins och ut ur ditt företag och dina konkurrenter, finns det ett roligt och enkelt sätt att snabbt komma igång. Lunch!
gör ett lunchdatum varje vecka med någon i en annan avdelning med det uttryckliga syftet att lära känna mer om vad de gör och hur deras team bidrar till företagets större uppdrag.
verkligen gräva i. Ställ frågor som, vad har varit ditt lags största vinster? Största utmaningarna? Vilka av våra konkurrenter håller dig uppe på natten? Om du hade en trollstav, vad skulle du ändra om företaget över natten? Branschen?
skriv ner de två eller tre största takeawaysna från din konversation efter din konversation. Förvara dessa i ett kalkylblad för enkel referens.
inte bara är detta ett bra sätt att nätverka inom ditt företag, men snart har du byggt den grundläggande kunskap du behöver för att ge värdefulla insikter till din chef.
6. Oklanderlig organisation
detta kan vara självklart, men organisationen är ett absolut måste för verkställande assistenter. EA-rollen är en snabb och ständigt föränderlig, så du har inte råd att slösa bort värdefulla sekunder som oorganiserade. Faktum är att en bra EA utvecklar organisationssystem och förbättrar röriga äldre processer.
Om ditt organisationsspel kan använda viss förbättring rekommenderar vi att du checkar ut monday.com -det visuella verktyget för verkställande assistenter!
7. Ruthless prioritering
tillbaka till tanken på EA som ” gatekeeper.”
medan jag definitivt tycker att den här etiketten är en förenkling, ringer den Sant på ett grundläggande sätt – rockstar EAs hjälper sina chefer att begränsa distraktioner och fokusera bara på de mest pressande frågorna och högsta hävstångsaktiviteterna.
i enklare termer måste EAs hjälpa sina chefer att prioritera, och de måste vara helt hänsynslösa om det.
det krävs gott omdöme från din sida för att ta reda på vad som motiverar uppmärksamhet och vad du behöver stänga av. Men det är inte allt på dig. Prioritering är något du arbetar med i samarbete med din chef och är definitivt något du både blir bättre på med tiden.
det kritiska första steget är att vara tydlig på stora bildmål. Enkelt uttryckt kan du inte prioritera utan kristallklara mål som hjälper dig.
8. Ironclad diskretion
oavsett om det är nyheter om ett kommande förvärv, HR-frågor, finansiella rapporter eller affärshemligheter, hanterar högsta chefer ständigt känslig information.
vilket naturligtvis betyder att deras assistenter gör det också.
öppenhet är en dygd i affärer, men även de mest öppna organisationerna hanterar privilegierad information som måste hanteras noggrant.
förtroende är förmodligen den enskilt största avgörande faktorn när det gäller framgång i EA-rollen. Ett av de säkraste sätten att urholka förtroendet mellan dig och din chef är att vara slarvig med känslig information. Skvallra, lägga bränsle till kontor rykten, eller publicera om privata företag frågor i offentliga forum som sociala medier är aldrig ok.
naturligtvis händer misstag. En glidning av tungan eller ett felaktigt e-postmeddelande kan ha samma effekt som en offentlig Tweet om ditt företags kommande uppsägningar.
det bästa du kan göra är att äga upp till det. Låt din chef veta situationen och arbeta tillsammans för att avhjälpa situationen.
9. Strategisk multitasking
Ja, Vi vet, multitasking är en myt. Våra hjärnor är bara inte gjorda för att hantera mer än en komplex uppgift i taget.
men som vi har hört gång på gång från verkställande assistenter är en viss grad av multi-tasking avgörande för rollen.
tricket är att para ihop enklare uppgifter som att svara på e-post eller boka resor. Om du är på is, varför inte göra några snabba arkivering eller datainmatning?
prioritera definitivt dina fokusintensiva uppgifter och slå ut dem en efter en. Men när du kan, koppla ihop de mer tanklösa aktiviteterna för att maximera din tid.
hur annars kan du få mer gjort på samma tid? Fokusera.
När du har prioriterat dina uppgifter, ge dem 100% av din uppmärksamhet, även om dina tankar försöker vandra till alla uppgifter du behöver ta itu med nästa. Många taskmasters svär vid Pomodoro-tekniken för att komma igenom sina Att göra-listor.
välj bara en uppgift, Ställ in en timer i cirka 25 minuter och fokusera bara på den uppgiften tills timern tar slut. Ta sedan en paus och upprepa. De korta inkrementen gör fokuserad uppmärksamhet mer tillgänglig.
10. Supernatural förväntan
verkligen bra EAs spela schack, inte checkers.
för att verkligen trivas i rollen måste du kunna se tio drag framåt och förutse problem innan de blir fullblåsta problem.
detta spelar ut på två sätt. Den första är vad jag kallar ” situational förväntan.”Det är då du ser elementen i ett potentiellt problem komma ihop, och du arbetar proaktivt för att förhindra att de utvecklas.
den andra är ”personlig förväntan” och handlar om att känna till preferenser och idiosynkrasier som är unika för din chef.
till exempel, om din erfarenhet har lärt dig att din chef är skarpare på morgonen än efter lunch, planera det tuffa mötet på morgonen, inte på eftermiddagen.
i båda fallen kan förutse problem och nippa i knoppen spara dig otaliga huvudvärk på vägen och låta dig och din chef fokusera på de viktiga sakerna.
(PS-bli din chef hjälte: få tag på Assist – den # 1 gratis veckobrev gjord för assistenter av assistenter.)
11. Emotionell intelligens
EAs hantera människor – massor av dem. Internt interagerar du med anställda på alla nivåer inom organisationen, från bidragsgivare på nybörjarnivå till chefer, hela vägen upp till C-sviten.
externt gäller detsamma. På en enda dag kan du hantera chefer hos andra företag, investerare och styrelseledamöter, leverantörer som kämpar för ditt företags verksamhet eller journalister som försöker få din chef att säga något på skivan.
människors färdigheter är ett måste, och en stor del av det är att läsa människors känslomässiga signaler och kroppsspråk. Att göra det kan vara skillnaden mellan att sprida en fylld situation eller kasta din chef till lejonen (något hon definitivt inte kommer att uppskatta).
kolla in Inc: s 10 bud om emotionell intelligens för att lära dig om andra saker du kan göra för att bygga dina folkkunskaper.
12. Expertnivåkommunikation (och en förkärlek för riktigt samtal)
av ungefär samma skäl är kommunikationsförmåga en stor del av EA-ekvationen. En verkställande assistent är som en talesman för deras verkställande. I många situationer behandlas dina ord som om de är din chef, så polerade e-postmeddelanden och korrekt telefonetikett är ett måste. Du måste också kunna kommunicera strategi tydligt och korrekt, samt vara övertygande från tid till annan.
många EAs tar också de facto interna kommunikationsroller och utarbetar interna e-postmeddelanden på uppdrag av sin chef. Dessa e – postmeddelanden kan nå hela avdelningar – även hela företag-så förstklassiga skrivfärdigheter är en enorm tillgång.
utöver det är kommunikation grundläggande. De flesta av de färdigheter som anges i denna artikel är helt enkelt inte möjligt utan god kommunikation.
här är något annat att tänka på när det gäller kommunikation – en bra EA vet att real talk reglerar dagen.
Kom ihåg att chefer vill kunna studsa ideer från dig eller mäta din reaktion på föreslagna lösningar. Men detta fungerar bara om du håller dig trogen mot din faktiska synvinkel.
din chef vill inte ha en ja-man eller ja-kvinna. Hon vill (och behöver) höra vad du verkligen tycker.
så håll det riktigt. Chefer kan leva i en bubbla. Det är upp till dig att vara deras verklighetskontroll då och då.
13. Hastighet och beslutsamhet
det finns ingen tid för equivocation i den snabba värld Executive Assistant. En bra EA sammanfattar situationen, samlar in nödvändig information, ställer rätt frågor, och då viktigast av allt, agerar.
det är sant att du sällan har all information du behöver. Men det är bäst att agera snabbt och säkert och flytta saker framåt snarare än att vänta på ytterligare tydlighet, eller värre, tillstånd.
Beslutscoach Nell McShane wulfhart skriver för Muse och beskriver 4 steg som hjälper alla att fatta snabbare och smartare beslut. Här är vad Wulfhart säger att du ska göra när du fattar ett viktigt beslut:
”få klart på vad du verkligen vill ha.”
”välj inte något bara för att du är” tänkt att.”
” Kom ihåg att göra något trumf gör ingenting.”
” öva på att vara avgörande.”
Läs hela inlägget här.
14. Tjock hud och humor
här är saken. Det råder ingen tvekan om att du har ett viktigt jobb, liksom den verkställande med vilken du arbetar så nära dag in och dag ut. Du kan ha en hand i några ganska stora beslut, de som påverkar ditt företags framtid och försörjningen för de personer du arbetar med.
men i slutet av dagen är oddsen att de flesta beslut inte kommer att vara liv eller död. Det är viktigt att hålla saker i perspektiv och kunna skratta åt dig själv (och din chef) då och då.
möjligheten att rulla med stansarna, återställa efter en dålig dag och hålla saker i perspektiv är alla viktiga för att bli en mördare EA.
15. Nätverk
Kom ihåg EA som gjorde omöjliga att hitta Lakers biljetter? Hon knackade in i sitt solida nätverk för att göra magi. Utan stöd, råd, och extra anslutningar, EA kanske inte har varit så framgångsrik; man kan bara åstadkomma så mycket genom att be om gynnar på Craigslist. När uppgifter växer till legendariska proportioner krävs det en by för att uppnå dem.
För att bygga och upprätthålla ett starkt stödnätverk måste EAs odla fantastiska nätverkskunskaper.
Här är några av våra favorit nätverk tips och tricks:
- gå med så många Facebook och online-grupper som du kan. Dessa gör perfekta platser för att snabbt få svar på svåra frågor.
- använd Meetup för att bygga din egen EA-supportgrupp som samlas varje vecka.
- Om du ofta samverkar med EAs hos andra företag, skicka dem LinkedIn-anslutningsförfrågningar och bjud in dem på avslappnade kaffedatum.
- betala det framåt. Om du surfar på en online-styrelse eller deltar i ett evenemang och hör av en annan EA i nöd, erbjuda dina tjänster omedelbart. Om du någonsin vill få stöd, var noga med att ge det generöst.
- starta en nischblogg. Att skapa mycket specifikt innehåll som talar till andra EAs är ett utmärkt sätt att skära ut ett nätverk av likasinnade proffs.
16. Förhandlings färdigheter
Vill du veta vad EA som gjorde omöjligt att hitta Lakers biljetter gjorde bra? Hon använde förhandlingsförmåga att nab biljetter som alla ville.
både en konst och en vetenskap, förhandlar mystifierar många. Det kan verka som att vissa människor bara är födda med en viss je ne sais quoi som inspirerar andra att göra sitt bud, och kanske var de. Men mer än troligt odlade dessa människor sina imponerande förhandlingsförmåga. Det kan du också.
Santa Clara University har en fantastisk resurs sida på att utveckla förhandlingsförmåga. Här är några viktiga takeaways:
- öva på att förhandla ofta, särskilt när ingenting står på spel. Harvard Law Schools program om Förhandlingsundervisning Förhandlingsresurscenter erbjuder hundratals simuleringar för att få din övning igång.
- sätt dig själv i den andras skor. Hur ser de på situationen?
- Tänk på hävstångseffekten på båda sidor. Har du en jämn gungbräda, eller går den åt sidan? Hur kan du vrida den mot din sida?
- kasta ut en” vinna ”eller” förlora ” mentalitet. Efter en bra förhandling borde alla gå iväg med något.
17. Analytics Skills
i inledningen nämnde vi att EA-roller har ökat stadigt mer strategiskt. Håll dig uppdaterad med de skiftande förväntningarna och öka din förmåga att tänka strategiskt genom att bygga upp analytiska färdigheter.
Du kan utnyttja en stark analytisk kompetens i alla situationer, från att hantera knepiga sociala scenarier till att fatta långtgående företagsbudgetbeslut. Dessa färdigheter gör fasta anställda till oumbärliga kritiska tänkare som alltid verkar ha svaren.
för att bygga mer analytiska tänkande färdigheter rekommenderar utbildningsexperterna på Udemy, en online-inlärningsplattform, en mängd enkla steg. Här är några anpassade takeaways:
- visualisera dina hypotetiska handlingar och utöka dina tänkande färdigheter genom tankeexperiment. När en verklig situation uppstår är du redo att ta itu med det med dina skarpa resonemangsfärdigheter.
- utvärdera världen genom en logisk lins. När du hör ett uttalande eller läser en nyhet, överväga om det kan bevisas eller inte. Denna övning hjälper till i strategiska beslut, och det tränar din hjärna för att komplettera dina beslut och tankar med bevis.
- fråga siffrorna. Fakta, siffror och statistik är bara lika bra som deras insamlingsmetoder. Eftersom många chefer vill att siffror ska säkerhetskopiera beslut är det viktigt att EAs vet hur man ifrågasätter källor. Till exempel, om en rapport från en ny undersökning tyder på att de flesta anställda skulle vara lyckligare om de hade gratis kaffe, kan du fråga om provstorleken. Siffrorna kan verka betydande, men om bara 20 personer från ett 500-personsföretag faktiskt tog undersökningen, kanske resultaten inte berättar en avgörande historia trots allt.
människor ställer också dessa frågor om Executive Assistant Skills
F: Vad gör en executive assistant 2021?
- A: EA-funktionen har förvandlats från en stödjande roll till mer av en strategisk partner. Dagens chefer luta sig mot sina assistenter inte bara för admin hjälp, men för råd, teknisk expertis och kritisk analys. EAs förväntas plaska i saker så bred och varierad som Projektledning, evenemangsplanering, och intern kommunikation. SnackNation har intervjuat 1 000 s EA: s för att ge dig de 17 bästa Executive Assistant-färdigheterna 2021!
F: Hur kan jag förbättra mig som chefsassistent?
- A: Under vår forskning för vår årliga State of the Executive Assistant-rapport fann vi att EA: s vanligtvis gör arbetet med tre eller flera personer själva. En krävande roll som denna kräver kompetens på expertnivå. Så oavsett om du är engagerad i EA-vägen eller hoppas kunna använda rollen som språngbräda till ditt drömjobb, här är de färdigheter du behöver för att wow dina chefer och få störst effekt för ditt team.
f: vilka är de viktigaste färdigheterna att lära sig som verkställande assistent?
- A: Varje verkställande assistent måste utveckla en unik kompetensuppsättning baserad på deras verkställande ansvar, personlighet och kommunikationsstil. Med det i åtanke finns det fortfarande rekommenderade och stridstestade färdigheter som högsta verkställande assistenter svär vid. Några exempel som vi täcker i vår artikel är teknisk skicklighet, hänsynslös prioritering, Ironclad diskretion, strategisk Multi-Tasking och att veta alla de bäst bevarade hemligheterna.
(PS-få mer sh * t gjort med Assist – #1 gratis veckobrev gjord för assistenter av assistenter.)
vad sägs om dig? Vad är den färdighet som har varit mest ansvarig för din framgång?