it-dokumentation kostar pengar att skapa, men de flesta företag förlorar omedelbart sin dokumentation så snart den köps eller skapas. Den vanligaste metoden för att hantera dokumentation är att skriva ut den och lägga i bindemedel på rader av ignorerade hyllor. Det finns ett bättre sätt.
att göra dessa IT-dokument användbara kräver tre element:
- digitalisera databasdokumentation
- standardisera format
- indexera dokumentinnehåll för att göra dem sökbara.
här för verktygen och ingen tid att läsa hela inlägget? Här är vår lista över de fem bästa it-dokumentationsverktygen:
- SolarWinds Passportal (GET DEMO) ett team password protector-system som också driver en molnbaserad dokumentbutik.
- It lim en online dokumenthanteringsplattform som integreras med många projekthanterings-och samarbetssystem.
- ITBoost ett webbaserat dokumentationssystem som ägs av ConnectWise, ett infrastrukturhanteringssystem.
- sammanflöde ett företagssamarbete, kommunikation och dokumentationssystem som används allmänt inom IT-branschen.
- DokuWiki en gratis Wiki-skapare som kan användas för att bygga en intern kunskapsbas.
att hålla it-dokumentation i digitalt format är det första steget för att få företagsdokumentation till ett användbart tillstånd. Det är en typisk reaktion att skriva ut dokument och lägga dem i en bokhylla. Det är en särskilt användbar strategi för den person eller det företag som skapade dokumentationen eftersom det ger fysiskt, visuellt bevis på deras hårda arbete. De flesta är dock överens om att överdriven användning av papper bör undvikas. Tryckta dokument tar plats, de kräver en investering i förvaringsskåp och de kräver att många träd skärs ner.
det andra steget är att standardisera lagringsformatet som används för dessa dokument. Om it-dokumenten härstammar i digitalt format är det hög sannolikhet att de kommer att finnas i ett litet antal dokumenttyper. Microsoft Word-och PDF-format är mycket vanliga och kan konverteras till andra format.
det sista steget är att indexera innehållet i dokumenten. Detta är en mödosam uppgift när den utförs manuellt, men kan slutföras med automatiserade processer mycket snabbt.
att göra ignorerade it-dokument till ofta åtkomliga informationskällor kräver bara ett effektivt dokumenthanteringsverktyg. Ett steg bättre är att skapa alla företagets IT-dokument i ett filformat som är inställt för tolkning till tillgängliga webbaserade system, till exempel Wiki-formatet.
det finns många dokumenthanteringssystem tillgängliga på marknaden. Det är dock en kategori av programvara som få människor vet om och inte många vet vad de ska leta efter för att korrekt kunna bedöma alla alternativ.
Vi har undersökt marknaden. Vi listade de nödvändiga attributen för ett IT-dokumentverktyg och tittade sedan på alla produkter på marknaden för att se vilka som matchade denna lista med krav.
de bästa it-dokumentationsverktygen
var och en av dessa It-dokumentationssystem är lite annorlunda. Var och en har olika styrkor och kommer att tilltala olika organisationer. Vissa skapar dokumentvisningsformat som ser ut som webbsidor och vissa är bättre lämpade för import av befintliga dokument än andra. Vissa är dokumentationssystem där din systemdokumentation ska skrivas. Andra är systemupptäcktsverktyg som genererar din IT-dokumentation automatiskt.
Du kan läsa mer om dessa alternativ i följande avsnitt.
SolarWinds Passportal (GET DEMO)
Passportal förvärvades av SolarWinds, den ledande tillverkaren av IT-infrastrukturhanteringsverktyg, i April 2019. Genom en serie inköp har SolarWinds skapat en kraftfull division som syftar till att tillhandahålla supportprogramvara för hanterade tjänsteleverantörer. Passportal är nu en del av den divisionen, kallad SolarWinds MSP.
Passportal erbjuder en blandning av tjänster för MSP. En är ett lösenordshanteringssystem och en annan är en dokumenthanterare. Även om den tjänsten heter SolarWinds Document Manager, är den en del av Passportal-sviten och kom till SolarWinds med sitt senaste förvärv.
Passportal password manager och SolarWinds Document Manager utgör kärnan i Passportal Suite. Det är omöjligt att prenumerera på dokumentsystemet utan att också ta på lösenordshanteraren.
Passportal är en molntjänst och den riktar sig till MSPs. Det förväntas att MSP: er kommer att använda dokumentationssystemet internt och även distribuera det för att tillhandahålla informationsbutiker för kundföretag och deras anställda. Till exempel kan en MSP minska antalet klientanställda som ringer till helpdesken genom att bygga en självhjälpskunskapsbas som förklarar hur man löser problem i klientens nätverk.
logiken bakom att slå samman tillhandahållandet av lösenordshanterare och dokumentbutiker är att dessa två områden stöder huvuddelen av samtal som kundanställda kommer att göra till den MSP-tillhandahållna helpdesken.
dokumentsystemet är både en lagring av information, en redigeringssvit och ett presentationsformateringssystem. Systemet börjar med att styra MSP i vilken information som ska hämtas från de tekniker som arbetar för ett kundföretag när MSP först bjuder på ett kontrakt.
kunskap om kundens system är avgörande för att kunna skriva ett korrekt serviceavtal. När arbetsförhållandet börjar, klientens tekniker måste uppmuntras att förmedla sin kunskap om det system som de kör.
denna information kan destilleras till SOP som lagras i dokumenthanteraren. Steg för steg kan MSP bygga upp en definition av systemet, hur man använder det och hur anställda använder det. En del av den informationen kommer att bli vägledning för MSP-tekniker och en del kommer att bli felsökningsguider för att göra det möjligt för användarna av klienternas system att lösa sina egna problem. Du kan begära en demo på deras webbplats.
Passportal från SolarWinds få Demo
det lim
det lim är den viktigaste rival till SolarWinds Passportal. Detta är dokumentationssystemet, som ägs av Kaseya, en stor leverantör av MSP-programvara. IT lim kombinerar också lösenord och dokumenthantering i samma tjänst.
trots att det ägs av en tillverkare av PSA-och RMM-sviter begränsar Itlim inte sin interoperabilitet till sina systerprodukter. Visst finns det integrationer för Itlim med Kaseyas PSA-och RMM-system, kallade Kaseya BMS och Kaseya VSA. Dokumentationssystemet integreras också med rival MSP-programvara som produceras av sådana som Pulseway, ConnectWise och SolarWinds.
IT Glue är en molnbaserad tjänst som debiteras genom prenumeration. Tjänsten finns i tre versioner: Basic, Select och Enterprise. Dessa är alla priser per användare och månad med ett minimum antal anställda på fem – även om Enterprise edition är tillgänglig för en till fyra användare till ett mycket högre månadspris än planen för fem användare. Det finns inget lokalt alternativ. Alla planer inkluderar dokumentationsplattformen. Tjänsten tillhandahåller en knowledge base / wiki-style editor, som också ger en informationslagringsstruktur.
it Glue erbjuder ett system discovery-verktyg som en tilläggsfunktion, som inte ingår i standardutgåvorna. Detta autodiscovery-system kommer automatiskt att utforska hårdvaru-och mjukvaruinventarier i ett nätverk och dokumentera dem alla.
it-limsystemet skapar ett ramverk för dokumentation, tillhandahåller mallar för skrivning och strukturerar den inspelade informationen för presentation. Det ger också lagringsutrymme för dokumentbasen och gränssnitt för skapare och konsumenter av dokumentbutikerna. All kommunikation med ITGlue-Tjänsten skyddas av kryptering, liksom data som lagras på IT Glue-servern.
det lim producerar ett alternativt paket, kallat MyGlue. MyGlue-systemet är en självbetjäningsplattform som slutkunder registrerar sig för direkt, medan det lim är tänkt att användas av MSP: er för att göra information tillgänglig för kundföretagets anställda. MyGlue innehåller lösenordsåterställning och kunskapsbas skapande anläggningar.
ITBoost
ITBoost ägs av ConnectWise, som är en annan stor producent av infrastrukturhanteringssystem. Det är också en ledande leverantör av programvara till MSPs. Så ITBoost, Itlim och Passportal är i mycket nära konkurrens.
precis som sina främsta rivaler är ITBoost en molntjänst riktad mot MSP: er och den innehåller också lösenordshanteringstjänster och lösenordsvalv. Dokumenten som skapats av ITBoost kan presentera information för interna användare eller externa användare. Dokument för externa användare inkluderar ett feedbackformulärformat som låter dina kunders anställda ge MSP: s tjänster betyg.
ITBoost-systemet har möjlighet att importera dokument och det innehåller också en redigerare. En annan intressant funktion är möjligheten att hämta information från supportbiljetter. Datainsamlingsfaciliteterna, presentationsstrukturen och dokumentmallarna kombineras för att stödja skapandet av SOP för MSP-Personal och en kunskapsbas för stödda användare.
ITBoost har en rad funktioner som är beroende av samexistensen av ConnectWise på webbplatsen-ConnectWise Control, ConnectWise automatize och ConnectWise Manage. Det inkluderar också inspelning av enhetskonfigurationer, vilket hjälper till att dokumentera de system som MSP hanterar.
kommunikation över internet och datalagring på ITBoost-servrarna är alla krypterade för säkerhet.
trots att det är en egenskap hos ConnectWise kan ITBoost integreras med konkurrerande PSA-system som tillhandahålls av bland annat Kaseya och Pulseway. Det integreras också med RMM-paket som produceras av Atera, SolarWinds och Kaseya. Den integreras också med Itlim, Slack och en rad VoIP-telefonsystem. ITBoost är tillgänglig på en 14-dagars gratis provperiod.
Confluence
Confluence är en produkt från det australiensiska programvaruhuset Atlassian. Detta är ett mycket framgångsrikt dokumentations -, samarbets-och kunskapshanteringssystem. Atlassian äger också Jira, projekthanteringsverktyget, och båda systemen integreras för att skapa en projektsupportsvit.kombinationen av Jira för projektplanering och projektledning med sammanflöde för dokumentation och kommunikation är mycket populär bland agila utvecklingsteam. Confluence har beskrivits som en privat plattform för sociala medier för företag. Verktyget har funnits sedan 2004 och har förändrats radikalt sedan dess. Först var det mycket lik det typiska Wiki-formatet. Både systemets operativa metod och gränssnittsstilen har dock ändrats sedan dess.
utseendet och syftet med sidor som skapats i Confluence är mycket anpassningsbara och drivs av mallar. Det resulterande dokumentationssystemet ser mer ut som en webbplats. Olika typer av sidor gör det möjligt att skapa meddelanden, sökbara kunskapsbaser och gruppkommentarsidor.
verktyget innehåller en guidad redigerare som underlättar skapandet av sidor genom mallar. Förskrivna dokument kan importeras till ett Sammanflödesskapat dokumentsystem. Syftet med Confluence är dock att stödja skapandet av dokument som skapats i miljön snarare än att fungera som en dokumentbutik, även om lagringsutrymme ingår i verktygets onlineåtkomstplaner.
Confluence är tillgängligt som en molnbaserad prenumerationstjänst eller som lokal programvara. Köpare har fem alternativ när man överväger denna programvara. Det finns tre utgåvor för den molnbaserade tjänsten och två köpoptioner för den lokala programvaran.
de tre utgåvorna av Cloud Confluence är gratis, Standard och Premium. Ett litet företag kan göra bra med den fria versionen. Medan standard-och premiumversionerna tillåter upp till 5 000 användare per konto är gratisversionen begränsad till 10. Den viktigaste extrafunktionen med de två betalda versionerna är revisionsloggning. Premium edition har många extrafunktioner över standardversionen men den viktigaste är införandet av en analysmodul. Lagringsutrymme är en annan differentiator med ett gratis konto som får 2 GB, standardkontot har 250 GB och ett obegränsat lagringsutrymme för Premium edition.
den lokala versionen, kallad Server, kan fås för en engångsavgift, men du måste bestämma antalet användare som kommer att ha tillgång till programvaran eftersom det är den enda faktorn som påverkar priset. Den högre lokala utgåvan heter Data Center. Detta prissätts per år och det inkluderar molnbackup för data.
DokuWiki
Om du vill skapa ett traditionellt Wiki-format för din IT-dokumentation har du många redigerings-och dokumenthanteringsalternativ. De flesta av dem är gratis. Förmodligen är det bästa av alla Wiki-redaktörer DokuWiki.
en stor fördel med DokuWiki är dess enkelhet. Detta gör redigeraren och dokumenthanteringsprogramvaran lätt att underhålla. Systemet behöver inte en tillhörande databas för indexering eller dokumentlagring. I stället fungerar DokuWiki – innehållsleveranssystemet med textfiler som datakälla.
detta dokumentinnehållshanteringssystem släpptes först 2004. Så paketet har funnits länge, vilket gör det till en väletablerad och stabil mjukvara.
detta är ett plattformsprogram, så du behöver inte oroa dig för att du har rätt typ av server för att vara värd för koden. Eftersom det är en gratis mjukvara finns det ingen molnbaserad version av DokuWiki. Det kan dock installeras på en AWS virtuell server om du inte vill behålla en lokal värd.
det enkla, gratis dokumenthanteringssystemet har några bra funktioner som inkluderar versionskontroll, med varje version kvar, åtkomstkontroll, mallar och ett plug-in-system för att utöka verktygets funktionalitet.
verktyget är inte begränsat till att bara visa västerländska texter. Det kan också visa icke-europeiska teckenuppsättningar, som kinesiska, arabiska och hebreiska. CMS har ett integrerat indexeringssystem och den färdiga Wiki-skärmen innehåller en fullt fungerande sökfunktion.
Om du inte har något emot att vara värd för programvaran lokalt och du inte vill betala för en dokumenthanterare, kan det här verktyget vara svaret du letar efter.
välja ett IT-dokumentationsverktyg
denna recension presenterar bara ett litet antal alternativ. Det viktigaste beslutet du måste göra är om du vill ha en värd dokumentationshanterare eller om du vill behålla programvaran i dina egna lokaler.
det finns många fördelar med både online-och inhouse-strategierna. Vissa IT-chefer känner sig inte säkra på att de är värd för sin business intelligence utanför sina egna företags säkra lokaler. Om det beskriver dig har du två alternativ på den här listan i form av DokuWiki och Confluence. Det finns fyra värdtjänster på den här listan eftersom den konfigurationen blir mer och mer tillgänglig när fler företag flyttar in på marknaden.
de betalda verktygen på den här listan kan visa sig vara ganska dyra. Men om du är ett litet företag eller en start med mycket lite att spendera, har du två gratisalternativ på den här listan att välja mellan: DokuWiki och den fria upplagan av Confluence.
att skriva din IT-dokumentation i redaktörerna för dessa dokumenthanteringsverktyg är en bättre ide än att bara skanna dina befintliga pappersbaserade dokumentationsbibliotek. Speciellt formaterade innehållshanteringssystem är bättre på att tillhandahålla IT-dokumentation än traditionella helsidesdokument eftersom de kan göra korta beskrivningar och snabba tips tillgängliga samt fullständiga användarhandböcker och procedurhandböcker.