Vi får ofta frågan på en juridisk hur man kan minska storleken på en PDF-arkivering för att säkerställa att accepteras av en domstols ärendehanteringssystem och därför framgångsrikt eFiled.
det finns en hel rad regler där ute på filstorlekar beroende på vilket back-office-system domstolen använder för att hantera arkiveringarna den tar emot. I de flesta eFiling domstolar i hela USA filen måste vara under 35 MB., och varje domstol i Kalifornien har sina egna gränser. Du kan kolla in den maximala filstorleken för din domstol på vår Support Center, och hitta information om andra lokala domstolsregler, för.
i allmänhet finns det dock mycket liten anledning till att PDF-filer är hundratals megabyte Stora om de inte innehåller utställningar som absolut måste sparas som mycket högupplösta fotografier. Genom att följa några enkla steg kan även arkiveringar som är hundratals sidor långa sänkas för att uppfylla kraven.
hur du bestämmer storleken på ditt PDF-dokument
om du använder Adobe Acrobat är det enkelt att kontrollera storleken på din PDF. Klicka bara på Arkiv, sedan Egenskaper. Du kommer att se massor av information om ditt dokument, inklusive dess storlek.
Alternativt kan du navigera till mappen som innehåller ditt dokument, högerklicka på det och klicka på Egenskaper.
större filer tar längre tid att ladda upp, är besvärliga att dela elektroniskt (till exempel via e-post) och kommer att använda ditt advokatbyrås fillagring snabbare. Och även när domstolarna accepterar större filstorlekar föredrar de att hantera mindre, optimerade filer.
Så, hur ska du ställa om att minska storleken på dina PDF-dokument? Här är fem snabba tips.
#1 Undvik att skanna pdf-filer när det är möjligt
det är en vanlig missuppfattning att du måste skriva ut allt och skanna det för att skapa PDF-filer eller kombinera flera dokument och utställningar till en enda PDF. Elektroniskt konverterade filer är i allmänhet mycket mindre i storlek än skanningar.
du behöver bara skanna dokument som bara finns i pappersform-alla andra dokument kan konverteras elektroniskt från originalfilen genom att spara dem som PDF-filer. Dessutom kan enskilda dokument snabbt kombineras som PDF-filer med hjälp av programvara som Adobe Acrobat, vilket undviker att behöva skriva ut dokument för att kombinera dem.
Läs mer: hur du redigerar en PDF korrekt
#2 Spara som ”reducerad storlek PDF”
om filen fortfarande är mycket stor efter att du har skapat den elektroniskt, snarare än genom att skanna, finns det fortfarande några steg du kan ta. Det enklaste är att spara din fil igen som en PDF-fil med reducerad storlek.
i den senaste versionen av Adobe Acrobat öppnar du PDF-filen som du vill spara som en mindre fil, väljer Arkiv, Spara som annan och sedan PDF med reducerad storlek. Du uppmanas att välja den versionskompatibilitet du behöver och sedan kan du klicka på OK för att spara. Vi rekommenderar att du ställer in din kompatibilitet med minst Acrobat X, eftersom den versionen fortfarande används i stor utsträckning.
den här metoden är snabb och enkel men varnas för att den kommer att minska bildkvaliteten och ta bort digitala signaturer. Om du vill ha mer kontroll över hur din PDF komprimeras i Acrobat, använd istället optimeringsmetoden som beskrivs nedan.
Läs mer: så här konverterar du ett ifyllbart formulär för eFiling
#3 Använd Adobe Acrobats PDF Optimizer
Ibland vill du ha mer kontroll över vilka delar av ditt dokument som reduceras i kvalitet eller tas bort. Under dessa omständigheter bör du välja PDF optimizer-verktyget.
innan du optimerar en fil är det bra att granska filens utrymmesanvändning — granska vilka element, till exempel teckensnitt, bilder och så vidare, som använder mest data. Resultaten av detta kan ge dig tankar om var bäst att minska filstorleken.
för att börja optimera öppnar du PDF-filen i Acrobat, klickar på Arkiv, sparar som annat och optimerar sedan PDF-filen. I dialogrutan som visas klickar du på Audit space usage i det övre högra hörnet. Du ser en informationstabell lite så här:
optimeringsprogrammet ger dig fullständig kontroll över elementen i din PDF som kommer att komprimeras. Markera kryssrutan bredvid en panel (t.ex. bilder, teckensnitt) och välj sedan Alternativ i panelen. Det finns många val, så det är värt att läsa igenom Adobes hjälpfil för att förstå vad varje alternativ gör.
Okej, vi vet att inte alla använder Adobe Acrobat. Vilka alternativ är tillgängliga för dig om du använder annan programvara eller bara den grundläggande Adobe Reader? Här är ytterligare två alternativ för att minska storleken på din PDF-fil om du inte använder Acrobat.
Läs Mer: 7 Myter och missuppfattningar om PDF
#4 minska storleken när du sparar i Word
i Word, för att konvertera ett dokument till PDF, använder du alternativet Spara som. Det här alternativet ger i allmänhet en ganska liten fil, beroende på antalet bilder i ditt dokument. Men om du upptäcker att din Word-konverterade PDF fortfarande är för stor finns det ytterligare ett alternativ i Word som ger en betydligt mindre fil. Så här använder du det:
Öppna Word-dokumentet du ska konvertera till PDF. Klicka på Arkiv-knappen och spara sedan som. I menyn Spara som typ väljer du PDF och anger ditt önskade filnamn. Här är det extra steget: där det står Optimera för längst ner i dialogrutan väljer du minsta storlek (publicera online).
Läs mer: Hur man korrigerar OCR-fel med Adobe Acrobat
#5 Använd ett print-to-PDF-verktyg
andra (icke-Adobe) PDF-verktyg innehåller i allmänhet funktioner som minskar storleken på din PDF. Men om du letar efter ett gratis alternativ finns det några tillgängliga. För närvarande är den mest nedladdade gratis PDF-skaparen (enligt download.com) är PrimoPDF.
När du har installerat PrimoPDF öppnar du bara PDF-filen du vill komprimera (till exempel i Acrobat Reader eller en webbläsare), tryck Ctrl+P för att öppna utskriftsdialogrutan, välj PrimoPDF i listan över tillgängliga skrivare och klicka sedan på Skapa PDF.
Observera att den här metoden, som att helt enkelt spara som en PDF med reducerad storlek i Adobe Acrobat, minskar bildkvaliteten och upplösningen.