obetald ledighet kan vara ett förvirrande minfält. Det inkluderar frånvaro från arbete som inte omfattas av befintliga anställningsförmåner som sjukfrånvaro, betald semester och betald ledighet. Även om det inte finns någon laglig skyldighet att gå med på obetald ledighet, erbjuder många företag ledighet i händelse av exceptionella omständigheter som att flytta eller delta i en begravning.
i det här inlägget kommer vi att diskutera vad en obetald ledighet är, och hur erbjuda det till anställda kan gynna ditt företag. Vi kommer att titta på anställdas behörighet, juridiska frågor. och obetald ledighet lagar. Vi kommer också att dela några tips för att skapa en effektiv frånvarohanteringspolicy och svara på några vanliga frågor.
- personlig ledighet
- Vad är obetald ledighet?
- deltid vs heltid
- Time Off beräkningar
- ansöker om obetald ledighet
- undantagna anställda
- anställd Furlough
- anställningslagar
- Policyprover
- viktiga Vanliga frågor
program för att förenkla hanteringen av obetald ledighet
personlig ledighet Definition
personlig ledighet eller betald tid off (PTO) avser tid borta från arbetet som kompenseras av arbetsgivaren. Det kan inkludera sjukfrånvaro, upplupen tid och semesterdagar. Andra former av arbetstagarledighet kan vara mammaledighet, FMLA-ledighet, permission och obetald ledighet.
anställda begär vanligtvis obetald ledighet (UTO) av följande skäl:
-
- att ta hand om anhöriga
- för läkarbesök (läkare eller tandläkare)
- att delta i en begravning
- som en förlängning av föräldraledigheten
- att delta i en kurs/professionell utveckling
- som en paus i karriären
- för frivilligt arbete
- att utföra offentliga uppgifter som jurytjänst
- ny personal flyttar, eller ledighet för att flytta hus
- ledighet i samband med våld i hemmet
- jury plikt i vissa stater (även om de flesta kräver att det betalas ledighet)
Vad är anställd obetald ledighet?
arbetsgivare har ett ansvar att betala för ledighet som tas under vissa omständigheter. Detta kan inkludera sjukdom, medicinsk ledighet, upplupen ledighet och semestertid. Dessa förmåner regleras på federal nivå och de är ett grundläggande krav på ett anställningskontrakt.
om en anställd är frånvarande av någon annan anledning är det upp till företaget att bestämma om tiden ska betalas eller inte. Många arbetsgivare väljer att skapa en betald ledighet (PTO) policy så att anställda kan ansöka om ledighet under vissa förutsättningar (begravning, flytt, personliga skyldigheter etc.).
en PTO-policy beskriver tydligt riktlinjer för att begära ledighet. Den beskriver när anställda kan begära PTO, vad processen är och om det finns en gräns (till exempel högst två dagar per år för att flytta).
Om ditt företag inte har en PTO-policy på plats, kommer dessa Frånvaro att klassas som obetald ledighet. Arbetsgivare kan erbjuda UTO utöver eller istället för betald ledighet. De kan erbjuda det till timarbetare, deltidsanställda eller hela personalen. Om ditt företag har beslutat att ta den här vägen är det viktigt att ta reda på var du står ur juridisk synvinkel.
personal ledighet: deltid vs heltid
Fair Labor Standards Act (FLSA) ger ingen specifik definition för deltidsanställning. Affordable Care Act (ACA) definierar dock deltidsarbetare som anställda som arbetar färre än 30 timmar per vecka. Deltidspositioner består vanligtvis av färre ansvarsområden och mer begränsade förmåner, inklusive betald ledighet, även om detta kan variera beroende på företag. Generellt, skilja heltid vs. deltidsanställda kommer ner till de fördelar du erbjuder.
heltidsanställda är mer benägna att få följande förmåner:
- semestertid
- betald ledighet ersättningar till anställda& ersättning
- obetalda förmåner för ledighet
- Sjukförsäkring
- Arbetsgivarpensionsplaner
- övertidslön för icke-undantagna anställda
som företag, kan du bestämma dig för att begränsa din PTO-policy till heltidsanställda. Om så är fallet måste du beskriva detta i din ledighet. Du måste också klargöra om deltidsanställda har rätt att begära obetald ledighet från arbetet, eller om denna förmån endast kommer att begränsas till heltidsanställda.
anställd Time Off beräkningar som täcker alla typer av ledighet förfrågningar
löneberäkningar för ledighet betald och obetald kan vara förvirrande. Som företag måste du upprätta beräkningar för alla frånvaro, inklusive sjukdom, semester, UTO och PTO.
om en icke-befriad anställd tar en obetald ledighet, måste antalet dagar de är frånvarande från arbetet återspeglas i deras lönebesked. Som icke-undantagna anställda arbetar på timbasis, vanligtvis hanteras med tidrapporter, och de är oftast inte rätt till PTO, sedan justera sina löner och lönebesked för obetald tid borta från arbetet bör vara ganska enkelt.
undantagna anställdas beräkningar
När det gäller undantagna anställda kan detta vara lite mer komplicerat. Om ditt företag har en PTO-policy som täcker frånvaron, behöver inga justeringar göras. Men om du bestämmer dig för att ledighet inte kommer att betalas av ditt företag så har du några alternativ. Du kan besluta att genomdriva användningen av upplupen tid eller semesterdagar för frånvaro på grund av personliga skäl, eller du kan bestämma att frånvaro av denna typ kommer att vara klasser som obetald ledighet.
i det här fallet, i händelse av frånvaro, skulle du behöva beräkna arbetstagarens timpris genom att dela sin bruttolön med antalet arbetade timmar varje månad. Du skulle då behöva beräkna de faktiska arbetade timmarna i den specifika månaden och sedan multiplicera den med den anställdes beräknade ”timpris”. Detta justerade bruttobelopp skulle då omfattas av de vanliga skatteavdragen. Tänk på att när en anställd arbetar färre timmar och tjänar lägre löner minskar deras skatteskuld.
Hur kan anställda ansöka om obetald ledighet?
Om du har beslutat att inkludera en policy för obetald ledighet i dina interna rutiner måste du tydligt definiera processen för att ansöka om obetald ledighet. Din policy bör ta upp hur anställda kan begära ledighet, hur mycket varsel de behöver ge, hur många dagar de har rätt till under en viss period och vad som händer om två personer från samma avdelning begär UTP samtidigt.
som vägledning bör den allmänna processen vara följande:
- en anställd lämnar in en skriftlig begäran om obetald ledighet inom den obligatoriska uppsägningstiden. Detta skulle vanligtvis göras genom en direkt chef eller handledare och använda processen eller systemet definierat i frånvaro eller ledighet.
- chefen eller handledaren samråder med HR-och / eller avdelningschefer. Effekten av frånvaron bedöms (kommer det att orsaka bemannings-eller produktionsproblem?)
- chefen eller HR godkänner eller nekar begäran. Förfrågningar prioriteras utifrån först till kvarn-principen.
- den anställde säkerställer att alla sina uppgifter kommer att täckas under sin frånvaro, ordna täckning och/eller utbildning vid behov.
i många fall beviljas obetald ledighet endast om all upplupen tid har använts. Undantag från detta kan inkludera:
- handikappledighet
- föräldraledighet
- ledighet relaterad till våld i hemmet, sexuella övergrepp eller förföljelse
- ledighet betecknad som FMLA
- en pfml-tjänstledighet (betald familj och medicinsk ledighet)
se till att du tydligt definierar all denna information i din interna policy.
obetald ledighet för undantagna anställda
innan du skriver din policy måste du också fastställa om dina anställda är undantagna eller icke-undantagna. Att ställa frågan om obetald ledighet för undantagna anställda kommer att vara nyckeln. Enligt FLSA anses en anställd vara befriad om de betalas en lön och får minst $455 per vecka. En anställd anses också vara befriad om de utför verkställande, administrativa eller yrkesmässiga uppgifter.
medan undantagna anställda får full lön för en vecka där de arbetar oavsett arbetade timmar eller dagar, får icke-undantagna anställda en timlön så att de bara får betalt när de arbetar. Detta innebär att varje ledighet teoretiskt sett ska betalas för undantagna anställda. Om ledighet inte betalas riskerar ett företag att bryta mot betald ledighet lagar som FLSA. Ofta kommer ett företag att insistera på att undantagna anställda använde upplupen tid och semesterdagar för att komma runt detta problem. Arbetsdepartementet (DOL) gynnar detta alternativ.
anställd Furlough
anställd furlough är en tillfällig, ofrivillig ledighet. Furloughs används oftast i säsongsindustrin för att låta ett företag stänga affärer under tysta perioder. De har dock blivit vanligt i många andra sektorer runt om i världen sedan början av den nuvarande Covid-19-pandemin.
ett företag kan fortsätta sina anställda i dagar, veckor eller månader, och anställda återvänder vanligtvis till sina positioner efter att furloughperioden har avslutats. De flesta anställda som är furloughed får inte betalt, men de behåller anställningsförmåner som sjukförsäkring. Många företag använder furloughs som tillfälliga kostnadsbesparande lösningar som är ett alternativ till att permanent säga upp anställda.
anställningslagar
generellt sett är det upp till dig som arbetsgivare att bestämma om anställda erbjuds betald och/eller obetald ledighet. Det finns dock vissa situationer där ett företag är lagligt skyldigt att följa anställningslagarna, på statlig eller federal nivå, för att godkänna ledighet.
Här är några exempel på anställnings-och löne-och timlagar:
- Fair Labor Standards Act (FLSA) kräver inte betalning för tid som inte arbetat inom den privata sektorn, såsom semester, sjukfrånvaro eller federala helgdagar. Dessa förmåner tillhandahålls efter eget gottfinnande av varje företag.
- Family and Medical Leave Act (FMLA) kräver att företag med en personal på över 50 ger anställda obetald ledighet för intermittent ledighet eller att ta hand om en familjemedlem. Om en arbetsgivare kvalificerar sig för FMLA kan anställda ta upp till 12 veckors obetald ledighet från arbetet.
- Federal lag kräver att federala statliga arbetsgivare tillåter sina anställda att ta betald / obetald ledighet på utsedda helgdagar som nyårsdagen och minnesdagen.
- anställda som deltar i juryns tjänst skyddas av de flesta stater. Och i stater som Massachusetts, Nebraska och New York måste anställda betalas för sin ledighet. Maine antog en ny sjukskrivningspolicy 2019 för att täcka betald sjukfrånvaro och annan personlig ledighet. Det kommer att kräva företag med en personal på över 10 för att ge anställda betald ledighet av någon anledning. Den nya lagen träder i kraft den 1 januari 2021, och det betyder att arbetsgivare i Maine kanske inte längre kan erbjuda obetald ledighet till anställda.
Läs mer om HR juridiska frågor & hr Law
obetalda ledighet politiska prover
forskning har visat att arbetsgivare med detaljerade ledighet politik erfarenhet lägre nivåer av anställdas frånvaro från sjukdom, semester och personliga dagar. Detta tyder på att en företagskultur med tydliga riktlinjer för att ta ledigt, oavsett om det är betalt eller obetalt, främjar en miljö med ökad medarbetarmotivation, välbefinnande och lojalitet. Att använda obetalda tidspolicyprover för att komma igång är ett bra sätt att påskynda processen att hantera dessa förfrågningar.
men innan du erbjuder anställda obetald ledighet måste du veta om du lagligt kan. Och om du väljer att erbjuda anställda UTO, PTO, eller båda, du måste ha en tydlig frånvaro politik på plats.
policyn för obetald ledighet ska ange:
- Om du erbjuder betald och obetald ledighet. Om du erbjuder båda behöver du en separat policy för varje kategori.
- vilka anställda har tillgång till betald och obetald ledighet. Till exempel, om du erbjuder PTO till vissa anställda (heltidsanställda) och UTO till andra (deltidsanställda).
- antalet obetalda dagar anställda kan ta.
- hur anställda kan begära ledighet.
- Om det finns ett tak för betalda och obetalda dagar borta från jobbet.
- vad händer när en anställd når det locket (till exempel om en anställd använder sin tilldelade kraftuttag, har de rätt till UTO?).
- hur anställdas timmar och frånvaro kommer att spåras (åtkomstkort, tidrapporter, närvaroprogramvara etc.).
- Om PTO och UTO kommer att påverka en anställds närvaro rekord.
Om du använder anställd närvaro tracker programvara kan du integrera din policy för att effektivisera dina processer. Om din policy till exempel definierar hur många lediga dagar som kan tas varje år (betald och/eller obetald) kan du dela denna information med anställda via programvaran. Detta kan minska potentiell konflikt och göra anställda ansvariga för deras frånvaro.
viktiga frågor
Här är några svar på vanliga frågor. Låt oss veta i kommentarerna om du har några andra frågor.
behöver jag en obetald ledighet politik i mitt företag?
Om du bestämmer dig för att betala anställda för ledighet är upp till ditt företag. Även om det inte finns någon rättslig skyldighet beslutar många företag att det är en bra praxis under vissa förutsättningar. Om du bestämmer dig för att erbjuda obetald ledighet behöver du en tydlig uto-policy som anger dina interna riktlinjer och procedurer.
hur mycket ledigt ska nya anställda få?
i USA ger de flesta arbetsgivare nya anställda i genomsnitt tio betalda dagar av ledighet per år (när de har avslutat sin Provperiod). Om du erbjuder PTO måste du fastställa om du kommer att fördela dagar i början av varje år, eller om anställda måste samla dem.
hur långt i förväg ska anställda begära ledighet?
återigen beror detta på ditt företags ledighet och processen för att begära ledighet. Tänk på att ju mer meddelande du behöver, desto längre kommer dina chefer att behöva bedöma effekterna av frånvaron och godkänna eller avslå begäran.
vad händer om en anställd når taket för betald ledighet?
Om du har en PTO-policy måste du bestämma om det finns en gräns för hur många lediga dagar en anställd kan begära. Och om de når sin PTO cap, kommer de att ha rätt till UTO? Eller kommer de att behöva ta det från sina semesterdagar eller upplupen tid?