arbetsorderhantering och anatomi för en arbetsorder förklarad

vad gör du när du vill se till att en viss uppgift utförs korrekt och i tid?
du skapar en uppgift, beskriver vad som behöver göras, tilldelar den till en viss person och lägger ett förfallodatum. När du gör allt detta skapar du i princip en arbetsorder.
digitala arbetsorder är ett effektivt sätt att hantera uppgifter i hela organisationen och är särskilt relevanta för att samordna underhållsarbete. Men för att kunna använda dem effektivt är det inte tillräckligt att känna till elementen i en arbetsorder – du måste förstå hela arbetsorderhanteringsprocessen.
syftet med denna guide är att visa hur man skapar en korrekt arbetsorder och förklara hur man organiserar din arbetsorderhanteringsprocess genom att följa branschens bästa praxis. Det finns mycket information packad i den här guiden så använd gärna innehållstabellen till vänster för att navigera till specifika delar av artikeln.
Låt oss börja med att definiera en arbetsorder och se vart det tar oss.

Vad är en arbetsorder?

arbetsorder (förkortat WO) representerar en uppgift som är schemalagd och tilldelad en viss person eller grupp människor. Även om termen kan användas bredare är den mycket populär inom underhållsindustrin där den används för att tilldela arbete till underhållstekniker och mekanik. Arbetsorder kan skrivas / skrivas ut på ett pappersark eller i form av ett digitalt dokument.
syftet med underhållsarbeten är att:

• standardisera ditt underhållsflöde
• har ett enkelt och snabbt sätt att schemalägga, tilldela och spåra underhållsarbete
• dokumentresurser som spenderas på underhåll (arbete, material, delar)
• spårunderhållsprestanda (underhållsöverensstämmelse, andelen planerat vs förebyggande arbete, kostnader i samband med utfört arbete…)

arbetsorder är oftast resultatet av specifika arbetsförfrågningar. Ibland kommer en tekniker eller en Maskinoperatör att märka prestandaproblem och försämringsskyltar under rutininspektion och meddela sin handledare att schemalägga korrigerande arbete, vilket också kan leda till att en arbetsorder skapas.

typer av underhållsarbeten

det finns några olika sätt att kategorisera underhållsarbeten. Ibland är det viktigt att ha denna information ingår i en arbetsorder, ibland är det inte. Du kan läsa beskrivningen av olika typer nedan och bestämma själv är det något värt att spåra.
baserat på vilken typ av problem som behöver åtgärdas, kan en arbetsorder kategoriseras som:

1. oplanerad arbetsorder (används för att ta itu med oplanerade underhållsaktiviteter som oväntad maskinhaveri)
2. planerad arbetsorder (används för att schemalägga vissa förebyggande underhållsarbete, ibland kallas PMs)

beroende på var arbetsförfrågan kommer från, Vi kan känna igen två typer av arbetsorder:

1. interna arbetsorder (arbetsförfrågningar kommer från någon inom organisationen)
2. externa arbetsorder (arbetsförfrågan kommer från någon utanför din organisation)

baserat på hur de är schemalagda kan vi skilja mellan olika typer av arbetsorder och arbetsorder:

1. manuella arbetsorder (schemalagda för hand, ofta av en underhållschef, efter att ha mottagit och granskat en arbetsförfrågan)
2. automatiska arbetsorder (arbetsorderprogramvara som Limble kan ställas in för att automatiskt schemalägga WOs baserat på din kalender eller baserat på data som kommer från tillståndsövervakningssensorer installerade på din utrustning)

de flesta organisationer kommer att aktivt spåra endast den första arbetsordertypen vi listade så att de kan jämföra hur mycket förebyggande vs reaktivt underhållsarbete de gör. Som du kan föreställa dig är detta mycket viktig information för organisationer som vill övergå från reaktivt till förebyggande underhåll eller helt enkelt vill spåra och jämföra kostnader i samband med förebyggande och reaktivt arbete.

utvecklingen av digital arbetsorderprocess

medan vi skulle vilja säga att de flesta organisationer idag använder digitala arbetsorder, skulle det helt enkelt inte vara sant. Underhållsavdelningar ligger bakom digitaliseringen jämfört med andra affärsavdelningar. Det är därför tavlor, pappersmallar och kalkylblad fortfarande spelar en roll i arbetsorderhanteringen.det värsta scenariot är när en avdelning använder post-it-anteckningar eller tilldelar arbete via telefonsamtal. Det är ett extremt ineffektivt tillvägagångssätt. Det är starkt beroende av tekniker som känner till sitt jobb och deras förmåga att samordna arbetet mellan sig. Bristen på underhållsposter förhindrar djupare insikter som kan användas för att förbättra underhållsprocesser.

1) Använda papper arbetsordermall

om du Google ”arbetsorderformulär ” eller” arbetsordermallar ” hittar du många olika varianter av wo-mallar:

variabiliteten återspeglar hur organisationer gillar att anpassa mallarna för att passa deras behov och syften.
här är ett exempel på en detaljerad underhållsarbetsorder:
när en sådan arbetsorder är klar kan den placeras på en bestämd plats (som en låda på anläggningsgolvet). Senare kan det granskas av en underhållschef och sparas i ett arkivskåp.

2) att använda kalkylblad och digitala WOs

att ha pappersposter är bättre än att inte ha några poster. På samma sätt är det bättre att ha digitala poster än att ha pappersposter. istället för att skriva ut dem kan WOs delas med tekniker digitalt (i form av ett Word-dokument, kalkylblad, en PDF-fil etc.). Tekniker kan öppna WOs på sin smartphone, utföra arbetet, skriva i kompletteringsanteckningar och skicka dem tillbaka till sin handledare. i kombination med ett digitalt biljettsystem kan detta vara ett bra övergångssteg mellan att använda pappersmallar och byta till ett CMMS-system.

3) implementera CMMS-programvara

det ultimata sättet att hantera arbetsorder är med en CMMS. Det är trots allt vad CMMS är utformat för.
processen är helt automatiserad. Du måste bara fylla i några element för att skapa en WO. Programvaran skickar omedelbart ut e – post och push-meddelanden till tilldelade tekniker. Tekniker kan öppna WO på sin mobila enhet, få tillgång till viktig tillgångsinformation och checklistor, utföra arbetet och stänga arbetet. Efter avslutad loggas anteckningar, tid, material som används och annan information automatiskt och kan användas för att generera användbara rapporter.
det finns många andra fördelar med att använda CMM för att hantera underhållsarbete och vi kommer att diskutera dem senare i artikeln.

Vad ska ingå i en underhållsarbetsorder?

i det här avsnittet kommer vi att diskutera vilken information som ska ingå i en arbetsorder så att personen som utför det nödvändiga arbetet vet exakt vad de behöver göra, vart de behöver gå och vilka verktyg och delar som ska tas med.
här är kärnelementen i en standardunderhållsorder:

låt oss dyka djupare in i varje element för att förstå varför de borde ha en plats på varje arbetsorder.

1) som begärde och/eller godkände arbetet

Underhållschefer och arbetsledare ansvarar för schemaläggning av underhållsarbete. De kommer att schemalägga WO för förebyggande uppgifter, samt granska och godkänna inkommande arbetsförfrågningar.ibland kan senior underhållstekniker ha befogenhet att granska underhållsbiljetter och hämta brådskande arbete. I båda fallen är det bra att veta vem som godkände arbetet (vare sig det är en Handledare eller teknikern själv). Ännu mer om du har ett stort underhållsteam med dussintals tekniker och flera handledare. en annan värdefull information är vem som rapporterade problemet, särskilt om du driver ett fastighetsunderhållsföretag eller hanterar arbetsförfrågningar som kommer utanför din organisation. Detta gör det möjligt för tekniker att följa upp direkt med den person som skickat in arbetsorderformuläret. Vid behov kan kontaktinformation lämnas som en del av arbetsbeskrivningen.

2) arbetsbeskrivning

en väsentlig del av en arbetsorder är beskrivningen av det arbete som behöver utföras. Om vi pratar om en enkel uppgift, kan en enda meningsöversikt göra.
för mer komplexa arbetsuppgifter kan du behöva skriva en lista med instruktioner. Till exempel kan man inkludera en underhållschecklista som förklarar de steg som behövs för att utföra en specifik underhållsuppgift. Tänk dock på att underhållschecklistor vanligtvis är värda att skapa endast för rutinuppgifter som utförs regelbundet. när du skapar arbetsorder för att ta itu med utrustningsbrott och reparationer, är en bra praxis att inkludera en beskrivning av problemet som lämnats av den person som rapporterade felet/felet. Resten är upp till teknikerna.

3) tillgångsplats och ID

när du har en större anläggning eller hanterar flera platser, ”fixa ett kylskåp på andra våningen” begränsar inte saker tillräckligt. en riktig arbetsorder ska ha den exakta platsen och innehålla någon form av nummer som unikt identifierar tillgången (som ett serienummer).

4) Vem utför arbetet

denna del är självförklarande. Varje arbetsorder ska tilldelas en viss person (tekniker) eller till en grupp (dvs. morgonskift) för att säkerställa att arbetet faktiskt blir gjort.

5) förfallodatum

ett bra sätt att sluta med en stor uppskjuten underhåll eftersläpning är att inte ange ett förfallodatum.
som vi nämnde flera gånger under det här inlägget måste en ordentlig arbetsorder tilldelas någon och ha ett förväntat slutdatum.tekniker har vanligtvis flera uppgifter schemalagda för varje dag och vissa uppgifter måste utföras tidigare än andra. Till exempel, om en maskin behöver smörjas innan eftermiddagsskiftet börjar, finns det en tydlig tid då det måste hända. I det här scenariot kan WO inte bara säga att ”smörja maskin XY denna torsdag”. För att hjälpa tekniker att fokusera på det viktiga arbetet först kan du se till att ange tid då uppgiften ska slutföras och ge dessa typer av uppgifter en högre prioritetsnivå.

6) Arbetsprioritetsnivå

oavsett vilken underhållsstrategi du använder måste ditt underhållsteam hantera en viss mängd oplanerat arbete. Naturkatastrofer, olyckor, mänskliga fel och maskinfel är saker du aldrig helt kan förbereda dig för.
förmågan att tilldela arbetsprioritet (vanligtvis på någon form av skala som 1-5) till en WO hjälper tekniker att bestämma vilket arbete som behöver göras först. Detta är särskilt viktigt i nödsituationer när du behöver all-hand på däck. Du kan använda en mobil CMMS för att skapa arbetsordningen av högsta prioritet och skicka ett meddelande för att välja tekniker för att stoppa vad de gör och komma in för akut underhåll.

7) lista över material och reservdelar

inklusive listan över material och reservdelar på en WO sänker chansen att tekniker måste gå tillbaka till förvaringsrummet mitt i en reparation. Du kan föreställa dig hur mycket kumulativ tid det sparar, särskilt om underhållsaktiviteter utförs på andra sidan campus eller på helt olika platser. Det kan avsevärt minska tomgångstiden och se till att dina tekniker spenderar mer av sin tid på att utföra verkligt underhållsarbete.

I Limble CMM, efter avslutad WO, kan tekniker markera hur mycket tid de har spenderat på den specifika uppgiften och vilka reservdelar och material som användes. Detta hjälper till att spåra lagernivåer och förutse framtida efterfrågan, samt spåra kostnader i samband med specifika delar, reparationsarbete och tillgångar.

8) Completion notes

huvudsyftet med completion notes är att markera allt av betydelse som kan vara relevant för framtida arbete på tillgången. Tekniker kan skriva saker som vad som var orsaken till misslyckande, hur de märkte ytterligare problem som bör åtgärdas i framtiden, hur de var tvungna att ta några extra steg och så vidare.att ha denna information sparad som en del av underhållshistoriken kan hjälpa dig att undersöka varför vissa tillgångar är så problematiska. Ännu viktigare, tillgångshistorik kan hjälpa andra tekniker att påskynda sin diagnos och reparationsprocess, samt användbara säkerhetspekare.

standard work order management process

nu när vi täckte hur man skapar en arbetsorder, låt oss diskutera hur man hanterar dem. För att förstå arbetsorderprocessen måste vi granska:

1. när skapas nya arbetsorder
2. hur flyter de genom organisationen
3. vad händer med dem när arbetet är klart

detta hjälper oss att beskriva hur standardprocessen för hantering av arbetsorder ser ut som i praktiken och hur det passar in i det övergripande arbetsflödet för underhållshantering.
det finns tre olika parter som är involverade i en wo-hanteringsprocess:

1. work requester: den person som skickar underhållsförfrågningar.
2. arbetsgodkännare: den person som granskar och godkänner underhållsförfrågningar. Det är vanligtvis ett jobb för en underhållschef/handledare/planerare.
3. personer som utför arbetet: Underhållsmekanik och fälttekniker som utför det faktiska underhållsarbetet som har tilldelats dem.

här är en grafik som presenterar en vanlig arbetsorderhanteringsprocess i en visuell form:

Limble CMMS som din arbetsorderprogramvara

Limble CMMS är byggd för att följa den vanliga arbetsorderhanteringsprocessen som gör det väldigt enkelt att implementera Limble i vilken organisation som helst. Med detta sagt ger programvaran dig också tillräckligt med flexibilitet för att justera den för specifika scenarier.
här är en lista över Limble CMMS funktioner som hjälper dig att effektivt hantera alla volymer av underhållsarbete:

• Work request system: Gör det möjligt för varje behörig person att snabbt skicka in en arbetsförfrågan via ett enkelt formulär istället för att avbryta tekniker med telefonsamtal eller textmeddelanden. Arbetsförfrågaren får e-postmeddelanden om hur deras begäran fortskrider så att de inte ständigt avbryter tekniker genom att begära uppdateringar.
• Automatisk lagerspårning: när en tekniker slutför en WO kan de markera hur många reservdelar de slutade använda. Limble uppdaterar automatiskt lagernivåer enligt den informationen. Tillsammans med möjligheten att ställa in aviseringar för låga lagernivåer hjälper detta chefer att göra exakta lagerprognoser och se till att nödvändiga reservdelar alltid finns i lager.
• lättanvänd kalender: kalender låter dig se alla öppna arbetsorder och kommande PM-scheman som gör det enkelt att uppskatta arbetsbelastningar för olika tekniker och skift. Nytt arbete kan därför schemaläggas rättvist och spåras lättare.
• automatisk uppgift skapande: Limble stöder avancerade underhållsstrategier som prediktivt underhåll. Vad detta innebär i samband med arbetsorderhantering är att du kan ansluta Limble med tillståndsövervakningssensorer och ställa in regler för automatisk uppgiftsskapande baserat på inkommande data.
• Arbetsorderhanteringssystem: Limbles arbetsorderhanteringsmodul är byggd för att effektivisera arbetsorderhantering genom att följa de bästa metoderna som beskrivs i den här artikeln. Du kan schemalägga arbete med några enkla klick, lägga till och ändra arbetsprioritetsnivåer, få automatiska push-och e-postmeddelanden, spåra arbetsförlopp på språng, spåra kritiska KPI: er, bifoga bilder och fakturor, spela in tid och mycket mer.

för att bevisa att dessa inte bara är tomma ord rekommenderar vi starkt att du kolla in vår handledning för arbetsorderhantering i Limble och se hur allt detta ser ut i praktiken:

så här kommer du igång med Limble CMMS

om du vill testa hur Limble CMMS hanterar arbetsorder har du 3 alternativ:

• starta en gratis 30-dagars testversion
• begär en demo
• Prova vår egen demo (genom att klicka på den här länken öppnas en simulerad miljö där du kan leka med olika funktioner)

slutsats

effektiv hantering av underhållsarbete är huvudsyftet med en underhållsavdelning. Om saker går sönder åt vänster och höger kommer människor med rätta att fråga sig vad deras underhållsteam gör. Den orättvisa delen är att underhållsteamet kommer att få mycket flack när saker inte fungerar, men väldigt lite beröm när allt går smidigt. hur som helst kommer moderna underhållsteam som använder en mobil CMMS-lösning inte bara att vara mer produktiva utan också ha konkret information som de kan använda för att upptäcka flaskhalsar och optimera sina underhållsarbetsflöden..

Hej Fred,

Jag är säker på att vissa läsare skulle vilja veta mer så jag lämnade webbadressen i din kommentar.

även om jag inte är nära bekant med RPM-metoden tror jag att vi gör något liknande i Limble CMMS. I allmänhet, om du gör en reparation du schemalägga en WO, och om du gör förebyggande underhåll, du schemalägga ett PM. Du kan använda dessa variabler senare för att skapa specifika rapporter och spåra kostnader i samband med förebyggande arbete kontra reaktivt arbete.