memorandumet (eller memo) är en otroligt mångsidig form av kommunikation, som ofta används i affärsinställningar. I praktiken svarar noterna på frågor och ger information. Ett memo definieras av Merriam-Webster som en ” kort skriftligt meddelande eller rapport från en person eller avdelning i ett företag eller organisation till en annan.”
även om definitionen kan verka enkel nog, att veta hur man skriver ett memo kräver fortfarande att du följer ett visst format. Och som det är sant för någon form av skrivning kan detta format följas bra eller dåligt.
avsikt och publik
När du börjar ditt memo, börja med att överväga ditt memo avsikt.
vad är ditt memo försöker åstadkomma? Försöker du informera människor om en förändring? Gör du ett tillkännagivande? Försöker du svara på en fråga?
även om det här steget kan verka enkelt, kommer det att vara till hjälp på lång sikt om du tydligt kan identifiera vilket syfte ditt memo tjänar.
bestäm sedan din publik. Vem vill du ha läst ditt memo? Din chef? Hela kontoret? Eller en särskild avdelning? Att känna din publik hjälper dig att fokusera på att göra ditt memo användbart och tydligt för dina läsare genom att påverka de ord du väljer och tonen du använder.
rubriken
Nu när du har bestämt ditt memo avsikt och publik, kan du enkelt fylla i rubriken för ditt memo. Ditt memo rubrik, helt enkelt, är information ovanför huvudtexten i memo; det signalerar till läsaren vad dokumentet är, till vem det är riktat, vem det är från, det datum det skickades, och ämnet.
Här är ett exempel på rubriklayout:
MEMORANDUM
till:
från:
datum:
ämne:
När du skriver ditt ämne, försök att ge så mycket information med så få ord som möjligt. Tänk på det som om du skriver rubriken för en nyhet; ge läsaren en snabb och tydlig indikation på texten som kommer att följa.
kroppen
eftersom du känner till namnen eller avdelningarna som notatet är adresserat till, datumet och ditt namn, är nästa steg att arbeta med texten i ditt memo.
När du arbetar med huvudtexten bör ditt fokus vara enkelhet och tydlighet. Du vill att din läsare snabbt och enkelt förstår vad du säger.
i din första mening, skriv om ämnet för memo i meningsform. Öppningsparagrafen ska flyta lätt från ämnesraden. Som en avhandling uttalande, Det bör tydligt ange avsikten med memo, samtidigt som tonen för resten av memo.
sammantaget bör första stycket förklara exakt vad ditt memo kommer att handla om. Var och en av följande stycken bör bygga på den informationen och gå in mer i detalj.
för att hålla ditt memo läsbart, försök att hålla varje stycke under sju rader långt. Korta stycken är lättare för din publik att läsa, och din publik kommer att uppskatta mycket vitt utrymme på sidan (eller skärmen).
Kom ihåg att hålla ditt memo så kort som möjligt. Blir du någonsin irriterad när det senaste avsnittet av Game of Thrones innehåller utökade scener av en karaktär du inte bryr dig om? Tja, den frustrationen är inte något jämfört med en läsare som försöker sikta igenom ett alltför långt, tråkigt memo.
Memos är vanligtvis mindre än en sida lång (även om det finns undantag, och om ditt memo är över en sida måste du lägga till ett kort sammanfattande uttalande i slutet). Klipp aldrig ut nödvändig information för att göra ditt memo kortare, men kom ihåg att veta hur man skriver ett memo som är kortfattat kommer att se till att din publik läser det helt och förstår det helt.
det finns mer i kroppen av ett memo än att bara ange saker snabbt. Tydlighet tar också upp hur du anger ideer, vilket innebär att eliminera alltför tekniska ord eller jargong. Det är därför det är viktigt att hålla memo avsedda publiken i åtanke. Om du adresserar en viss avdelning kan du komma undan med att använda tekniska termer i ditt memo (det kommer förmodligen även att hjälpa dem att förstå dig bättre). Om du skriver till hela kontoret är det bäst att undvika termer som kräver en ordlista.
citat
Om du hänvisar till andra källor i ditt memo, var noga med att lägga direkt citerat material i citattecken och inkludera källlistan på en separat sida. Se också till att du citerar dem ordentligt!
redigering och korrekturläsning
dina läsare tar bara ditt memo på allvar om du gör det. Om du krossar ditt memo med skrivfel eller fyller det med formateringsfel och inkonsekvenser, kommer din kommunikation att förlora sin effektivitet.
Tillåt dig lite extra tid att slutföra uppgiften, speciellt när du bara lär dig hur du skriver ett memo, när du är klar med att skriva, ta lite tid bort från memo (ta en kaffe, arbeta med ett annat projekt eller regalera dina medarbetare med berättelser om dina dagar utomlands) och återgå till ditt skrivande med ett nytt par ögon. Eller, ännu bättre, be en kollega eller professionell redaktör att titta över ditt skrivande för dig.
När du är säker på att notatet är klart, koncist och fritt från fel, är du redo att skicka det ut i världen!