3,9 miljarder människor använder e-post 2019, vilket är över hälften av världens befolkning. Det är ingen överraskning att e-post dominerar kommunikationen på arbetsplatsen. Visste du att den genomsnittliga amerikanska arbetaren får 126 e-postmeddelanden per dag!
e-postetikett är viktigt i dagens professionella Värld. Ett välkomponerat e-postmeddelande kräver en formell hälsning, en personlig signatur, en tydlig ämnesrad och grundlig korrekturläsning, för att nämna några funktioner. Men idag kommer vi att fokusera på en kritisk aspekt av hur man startar ett e – postmeddelande-placera mottagare i rätt fält.
Mottagarfält är lite mer komplicerade än du tror. När du skriver ett nytt e – postmeddelande finns det tre mottagarfält-Till, Cc och Bcc. Här på B12 är vi här för att definiera var och en av dessa och förklara när och hur man använder dem. Genom att använda dessa fält korrekt säkerställer du smidig kommunikation med varje e-postmeddelande du skickar och undviker pinsamma e-postfel.
vad är fältet ”till”?
det enklaste mottagarfältet är fältet” till”. Det är avsett för de viktigaste mottagarna av din e-post. Ditt meddelande bör direkt beröra dessa mottagare. Dessutom kan du förvänta dig ett svar eller en direkt åtgärd från ”till” mottagare som svar på din e-post. Du kan inkludera flera personer i fältet” till”, så länge de alla uppfyller dessa kriterier.
Tänk på att alla mottagare av e-postmeddelandet, även om de är ”Cced” eller ”Bcced”, kommer att kunna se vem som placeras i fältet ”till”.
När ska du använda fältet” till”?
använd fältet” till ” för att adressera den primära personen som din e-post är avsedd för.
om du till exempel skriver ett e-postmeddelande där du frågar om status för ett projekt placerar du projektens huvudsakliga bidragsgivare i fältet ”till”. Genom att göra det kommer de att veta att de förväntas svara eller vidta lämpliga åtgärder. De kommer också att få alla framtida e-postsvar som ingår i e-postkedjan.
som ett annat exempel, om du skriver direkt till en klient, placera deras e-post i fältet ”till”. Medan du kan dela det här e-postmeddelandet med kollegor genom att ”Cc-ing” eller ”Bcc-ing” dem, är e-postmeddelandets primära mottagare klienten. Således hör de till fältet” till”.
vad är ”Cc” – fältet?
”Cc” står för ” carbon copy.”När du placerar en mottagare i fältet ”Cc” får de en kopia av e-postmeddelandet. Det är dock underförstått att de inte är den direkta mottagaren. Det är därför ”Cc” är allmänt förstås att betyda ”artighet kopia.”
det primära syftet med” Cc ” – fältet är att hålla någon i slingan, även om ett meddelande inte direkt berör dem. ”Cc” – mottagare förväntas inte vidta åtgärder eller svara på e-postmeddelandet, men de kan om de vill. De kommer också att få alla tillhörande e-postkedjesvar. Liksom med fältet ” Till ”kommer alla mottagare att kunna se vem som är” Cced.”
När ska du använda fältet ”Cc”?
här är några exempel på lämpliga användningar av fältet ”Cc”. Använd den när du vill:
Håll någon i slingan: använd ”Cc” för att hålla någon uppdaterad om viktig information som inte kräver deras omedelbara, direkta svar. Till exempel låta ledningen och andra berörda parter hålla sig informerade om statusen för ett viktigt projekt.
förbättra ett e-posts brådskande: genom att ”Cc-ing” högre-ups i företaget, ”till” mottagare kommer att förstå att e-postmeddelandet är viktigt. Du kan till exempel” Cc ” din chef när du begär att en klient skickar över tidskänslig information.
ta tillfälligt en medarbetares uppgifter: När du gör arbete som vanligtvis görs av någon annan, som för en kollega som är på semester, håll dem uppdaterade om deras verks status genom att ”Cc-ing” dem i all relevant kommunikation. Till exempel ”Cc’ dem på e-post mellan dig och deras kunder.
introducera två av dina kontakter: när du presenterar två personer via e-post kan du använda ”Cc” för att ge dem varandras e-postmeddelanden. Således kan de presentera sig för varandra och kommunicera i framtiden.
När ska man inte använda fältet ”Cc”?
även om det finns många skäl att använda fältet ”Cc”, öva urskiljning innan du klickar på Skicka. ”Cc” används ofta alltför liberalt.
det är frestande att” Cc ” människor i alla frågor som löst involverar dem. Skräppostkollegor med irrelevanta e-postkedjor rekommenderas dock inte. Det kan slösa bort sin tid och minska betydelsen av framtida e-postmeddelanden. Överanvändning av ” Cc ” kan till och med få människor att ignorera dina e-postmeddelanden framöver.
om det inte är riktigt lämpligt att använda ”Cc”, överväga att dela information till relevanta parter personligen eller inom ett vidarebefordrat e-postmeddelande. Lägg till sammanhang om varför informationen berör dem.
här är några fler situationer där du bör undvika att använda fältet ”Cc”:
Om du ringer ut någon: om din e-post är avsedd att skämma ut någon eller ringa ut dem offentligt, vänta. Det är till exempel i dålig smak att ”Cc” din chef en arg e-post mot en annan kollega där du påpekar hur de förstörde. Hantera sådana interaktioner privat.
Om du inte har samtycke till: om din kommunikation involverar flera parter, bör du få deras godkännande innan du ”Cc-ing” någon ny i e-postkedjan. Annars riskerar du att ge ”Cc-ed” – mottagaren tillgång till privat eller sekretessbelagd information utan rätt myndighet.
om din Cc-mottagarlista är lång: om du märker att du är ”Cc-ing” mer än 5 eller 6 personer, överväg att använda ”Bcc” istället. Att inkludera för många människors e-postmeddelanden kan vara distraherande. Det kan också skada mottagarnas integritet, särskilt om de inte redan känner varandra.
Om du förväntar dig ett svar: som vi har förklarat ska fältet ”Till” alltid användas om du förväntar dig ett direkt svar. ”Cc-ing” skickar meddelandet att din e-post är helt enkelt en artighet. Således är det vilseledande att ” Cc ” om du vill ha ett svar.
vad är fältet ”Bcc”?
” Bcc ”står för” blind Carbon copy.”Som namnet antyder håller” Bcc ” mottagarnas e-postmeddelanden dolda. Således är BCC-listan en hemlighet för alla utom avsändaren.
Bcc fungerar annorlunda i förhållande till e-posttrådar. Medan” till ”och” Cc ”- mottagare kommer att få svar framåt, kommer” Bcc ” – mottagare inte. de får bara det första e-postmeddelandet. Således måste du vidarebefordra eventuella framtida e-postmeddelanden som kan beröra dem.
” Bcc ” fungerar på detta sätt eftersom det vanligtvis är avsett för opersonliga massmeddelanden som inte garanterar ett svar. Det skulle inte heller vara lämpligt för en annan mottagare att skicka ett e-postmeddelande till en lista som de inte visste om och inte skapade.
Observera dock att när en Bcc-mottagare ”svarar på alla” kommer deras mottagarstatus plötsligt att exponeras för resten av mottagarna. Om du tror att en ”Bcc” – mottagare kan svara, överväg att använda ”Cc” istället för att säkerställa öppenhet.
När ska du använda fältet ”Bcc”?Detta” Bcc ” – fält används bäst när du vill effektivisera ditt e-postutseende och hålla mottagarna från att se varandras e-postmeddelanden. Även om detta låter lite skuggigt, är det inte avsett för bedrägliga ändamål. Det är främst avsett att skydda dina mottagares integritet.
använd ” Bcc ”under följande omständigheter:
När du delar ett företags nyhetsbrev: när du använder dina nyhetsbrevsideer i ett företags nyhetsbrev, Håll din e-postlista privat genom att använda”Bcc”. Annars kommer det att utsätta dina abonnenter för varandra utan deras samtycke.
När du använder en omfattande e-postlista: ”Bcc” är bra för att skicka ett mail till en stor e-postlista. Till exempel, om din e-postadress adresserar hela studentkåren på en högskola eller alla anställda i ett stort företag, är ”Bcc” att föredra. Det förhindrar också att en lång lista med e-postmeddelanden distraherar från ditt e-postinnehåll.
när dina mottagare inte känner varandra:” Bcc ” skyddar mottagarnas integritet. Detta är mycket viktigt om din e-postlista består av främlingar som inte känner varandra.
för opersonliga e-postmeddelanden som inte garanterar svar: när du skickar ett opersonligt e-postmeddelande är ”Bcc” lämpligt. Om du till exempel skickar ett företagsmeddelande, som uppdaterad kontaktinformation, en ny webbplatsreklam eller ett meddelande om en ny VD, använd ”Bcc.”
för att avslöja något häftigt: i mycket sällsynta fall kan ”Bcc” hjälpa dig att avslöja problematiskt beteende. Liksom med ” Cc ” bör detta göras med extrem urskiljning. Men om du har att göra med ett problem som motiverar HR: s uppmärksamhet, kan du ”Bcc” dem i ett e-postmeddelande som avslöjar olämplig kommunikation som äger rum på jobbet.
för att sammanfatta det är de bästa applikationerna i fältet ”Bcc” opersonliga e-postmeddelanden som skickas till en stor e-postlista med personer som inte känner varandra. Genom att använda Bcc respekterar du deras integritet och undviker frustrerande e-postkedjor.
När ska man inte använda Bcc?
När du använder ”Bcc” bör du undvika program som kan tolkas som skumma, lömska eller olämpliga. Som en allmän riktlinje, undvik att använda ” Bcc ”om:
meddelandet är personligt: att använda” Bcc ” i ett personligt e-postmeddelande kan enkelt korsa linjen till olämpligt territorium. Med personliga frågor är öppenhet absolut nödvändigt. Annars tillåter du i huvudsak digital avlyssning att äga rum.
Du skickar e-post till medarbetare: i allmänhet är det bäst att undvika att använda ”Bcc” på jobbet när du skickar e-post till dina medarbetare. Det ser inte bra ut på dig och kommer att minska dina medarbetares uppfattning om din arbetsplatsintegritet. Håll saker transparenta genom att hålla fast vid” CC ”och” till.”
ett svar från” Bcc ”- mottagaren skulle vara besvärligt: om du” Bcc ” någon är det alltid möjligt att de svarar. Om detta kan vara skadligt, undvik det. Till exempel, ”Bcc” inte din vän när du rekommenderar dem till din chef för en öppen position. Om de skulle Tank svara ”tack,” avsikt meddelandet för dig, du skulle plötsligt vara i en mycket besvärlig situation.
sammanfattar till vs. Bcc. vs Cc riktlinjer
När du granskar skillnaderna mellan dessa fält, använd dessa allmänna riktlinjer:
- Om du förväntar dig ett direkt svar eller en åtgärd, använd fältet ”till”.
- Om du vill hålla människor i slingan på ett transparent sätt, använd fältet” Cc”.
- Om någon inte är avsedd att vara en direkt mottagare, använd ”Cc.”
- Om du vill att en ”till” – mottagare ska veta att andra viktiga personer är medvetna om korrespondensen, använd ”Cc.”
- Om du vill behålla en inkluderande e-postkedja, använd antingen ”till” eller ”Cc.”
- Om du skickar ett opersonligt e-postmeddelande eller ett med en stor e-postlista, använd ”Bcc.”
- du vill skydda integriteten hos mottagare som inte känner varandra, använd ”Bcc.”
- Om du vill dela ett e-postmeddelande med någon i hemlighet, använd ”Bcc”, men utöva etisk diskretion när du gör det.
Välj rätt mottagarfält varje gång
Nu när du förstår skillnaderna mellan dessa fält kan du montera e-postmeddelanden med avsikt, artighet och korrekt etikett. Du ser till att dina e-postmeddelanden visas professionella och respekterar mottagarnas gränser och integritet. Du kommer också att undvika besvärliga e-postfel som kan skada andra eller skada ditt rykte.