Hur du schemalägger din dag för Optimal produktivitet

se vår fullständiga guide om hur du skapar ett schema för att få ut det mesta av dina dagar.

Vi har alla samma tjugofyra timmar varje dag. Så varför får framgångsrika människor så mycket gjort i sina tjugofyra timmar medan andra kämpar för att utföra uppgifterna på en grundläggande att göra-lista?

ett svar är tidshantering. Många människor har problem med att använda sin tid effektivt hela dagen. Men om det är du, oroa dig inte. Genom att använda produktivitetstips och skapa och hålla fast vid ett effektivt dagligt schema kan du göra mer och göra bättre varje dag.

varför schemalägga din dag är viktigt

hur du schemalägger din dag

• definiera varför
• ange prioriteringar
• uppskatta hur lång tid en uppgift tar
• arbeta smartare, inte hårdare

typer av Schemaläggningstekniker

• skapa en produktiv morgonrutin
• Undvik uppgiftsbyte
• Batchuppgifter
• förvänta dig det oväntade
• hävstångsteknik
• kom ihåg papper
• ät grodan
• utvärdera och pivot

varför schemaläggning din dag är viktig

tiden är en ändlig resurs för oss alla. Att lämna ditt begränsade antal dagar och timmar upp till slumpen är inte ansvarig resurshantering. Använd istället ett schema och skörda belöningarna:

• minska bortkastad tid: om du inte lägger ”spendera 2 timmar på sociala medier och videospel” på ditt dagliga schema, så använder du ditt schema från att slösa tid på saker som inte finns på dagordningen.
• öka lycka: även vetenskapen håller med. Att följa ett schema gör dig lyckligare!
• förbättra produktiviteten: du får mer gjort när du följer ett schema.
• minska Stress: Schemaläggning skapar mer säkerhet som minskar stress-och det förbättrar hälsan. Vinn-vinn!
• underlätta samarbete: när som helst du arbetar med ett team, håller ett schema er alla på samma sida på samma plats samtidigt.

hur du schemalägger din dag

det är uppenbart att schemaläggning av din dag är värdefull. Men du kan inte bara kasta saker på din söta Kattungskalender och hoppas på ett produktivt liv.

istället behöver du en strategi så att du kan schemalägga för produktivitet och få det viktiga arbetet gjort effektivt. Här är några vägledande principer som hjälper dig att använda ett schema för effektiva dagar.

Låt oss inse det. Inte allt vi gör på en dag är kul. Det finns definitivt uppgifter som vi helt enkelt inte vill göra. Vi kan lita på grus och beslutsamhet att driva igenom, men det kan sap energi. Hitta istället intern motivation genom att definiera varför.

alla är olika, men det är meningen och syftet bakom allt vi gör. Detta koncept populariserades av Simon Sinek i sin bok börja med varför. Sinek visar att ”Varför” verkligen kan motivera individer och företag att nå sina mål.

din varför borde vara större än” för att jag måste ”eller” för att någon sa till mig att.”För en individ kan det vara att ge ett säkert och lyckligt liv för sina barn. För företag kan en varför se mer ut, ” för att hjälpa människor att lyckas.”

då ska allt du gör som person eller som företag vara i tjänst för det varför.

det finns bokstavligen miljontals sätt du kan spendera varje dag. Och du kan inte göra allt. Utan prioriteringar kan du hitta dig själv att spendera tid på uppgifter som inte tar dig någonstans. Och om du är en gruppledare eller chef, du vill ställa in prioriteringar för ditt team så att de vet vad som är viktigt, för.

så du måste ta reda på vad du verkligen behöver göra för att uppnå dina mål i tjänst till din varför. Skriv först ner allt du kan tänka dig. Eliminera sedan allt som inte är relaterat till ditt varför. Lägg sedan dina prioriteringar i ordning efter vikt.

att ha en riktning att gå in är lika viktigt som att gå. En resa utan destination kan vara intressant, men utan en destination i åtanke, vem vet var du hamnar.

När du har räknat ut vad du behöver göra, ta reda på hur lång tid det tar. Och vi pratar inte om hur lång tid det kommer att ta i fantasy land. Du måste veta hur lång tid det verkligen tar dig att göra saken.

ett av de vanligaste schemaläggningsfelen som människor gör är att inte korrekt uppskatta hur lång tid en uppgift eller ett projekt kommer att ta. ”Om du över-eller-underskattar hur lång tid det faktiskt tar, är det mer troligt att du slänger hela ditt schema. Ännu värre kan du missa en tidsfrist eller slösa bort värdefull tid för dig och viktiga intressenter som anställda och kunder.”

så du måste bli riktigt med dig själv och uppmuntra ditt team att göra detsamma. Ta en vecka eller två och spåra din tid. Hur lång tid tar det att skriva 1000 ord eller svara på e-post? Sedan kan du planera ditt schema realistiskt och förbättra dina chanser att lyckas.

Tim Ferriss, författare till 4-timmars arbetsvecka är på något. I en ålder av liv, ibland känner vi att vi måste gå gå hela tiden. Men vad händer om vi använde vår tid på ett sådant sätt att vi kunde arbeta mindre? Då skulle vi också vara på något.

Ferriss förespråkar ett arbete smartare strategi med hjälp av system som gör det ”omöjligt att missköter.”Då behöver han inte lita på den ändliga resursen av viljestyrka. Så att etablera produktiva system är ett viktigt steg för Ferriss.

andra sätt att arbeta smartare innebär att identifiera dina mest produktiva tider på dagen och sedan schemalägga viktiga uppgifter för den tidsperioden. För många av oss är energinivåerna högst på morgonen. Men om du är en riktig nattuggla, gärna dra nytta av den tiden för att få saker gjorda.

Du måste också vara strategisk. Ja, det finns många sätt att nå ditt mål. När du väljer vilken väg du ska ta, faktor i riskfördelen med vad du gör. Du kan kalla samtal 100 personer och få ett ja. Eller så kan du kalla kalla rätt tio personer för samma fördel.

typer av Schemaläggningstekniker

det finns ingen storlek som passar alla lösningar för att skapa det mest produktiva schemat. Men dessa schemaläggningstekniker kan hjälpa dig längs din väg.

börja dagen med en morgonrutin som förstärker produktiviteten.enligt Hal Elrod, författare till The Miracle Morning, ” hur du vaknar varje dag och din morgonrutin (eller brist på den) påverkar dramatiskt dina framgångsnivåer i varje enskilt område i ditt liv. Fokuserade, produktiva, framgångsrika morgnar genererar fokuserade, produktiva, framgångsrika dagar.”Elrond vände sitt liv genom att vakna klockan 5 på morgonen för att spendera tid i tystnad, meditera, läsa och träna. Detta satte tonen för hans dagar och han kunde dra sig ur under krossande skuld och uppnå nya nivåer av framgång.

din perfekta morgon kan se annorlunda ut än Elronds, men det är vettigt att avsätta tid tidigt varje dag för att bestämma resten av dagen.

Multi-tasking kan verka effektivt. När allt kommer omkring blir du mer klar på en gång, eller hur? Fel. Faktum är att även om du gör mer på en gång, blir du inte riktigt mer gjort. Du blir mindre klar.

faktum är att den verkliga kostnaden för multi-tasking kan vara upp till 40% av din produktivitet. Varje gång du flyttar mellan uppgifter tar det din hjärntid att byta. Dessutom är människor mer benägna att göra misstag vid uppgiftsbyte. Och ju mer komplexa uppgiften desto större förluster.

så det är vettigt att bara göra en sak åt gången. Detta gör att du verkligen kan fokusera på vad du gör. Då kan du göra det mer effektivt.

När du planerar din dag, undvik uppgiftsbyte om möjligt. Ge dig själv tillräckligt med tid för att slutföra uppgifter på en gång. Åh, och när du gör det? Kontrollera inte din e-post.

Vi har sett hur uppgiftsbyte kan påverka produktiviteten. Men vi har alla mer än en sak att göra på en dag. Så du kan minimera effekten av uppgiftsbyte genom att batchera uppgifter och använda blockplanering.

Du kan definiera ”liknande uppgifter” på många sätt. Men nyckeln är att uppgifterna ska ha en förenande funktion som gör dem mer effektiva när de görs tillsammans. Tänk på att köra ärenden. Det är mer meningsfullt att gå överallt på en viss geografisk plats.

På samma sätt kan du batchuppgifter när det gäller tankesättet som krävs för att göra dem. Till exempel tar administrativa uppgifter en typ av tankesätt, men kreativa uppgifter som att skriva ett blogginlägg eller felsökningskod kräver något helt annat. Men gruppera uppgifter efter tankesätt, du kan minska effekten av att helt byta växlar.Elon Musk använder famously task batching för att se till att han får allt gjort för sin verksamhet och fortfarande spenderar tid med sin familj. Task batching är processen att schemalägga som uppgifter tillsammans så att du kan göra dem mer effektivt.

Du kan inte förutsäga framtiden, men du kan vara ganska säker på att något oväntat kommer att hända någon gång. Du vet inte vad det är eller när det kommer, men det är där ute. Och ett produktivt schema tar hänsyn till det.

det har förmodligen hänt dig. Du identifierade ditt varför och skapade dina prioriteringar och uppgifter. Du planerade de viktigaste uppgifterna till din mest produktiva tid. Du var en produktivitetsrockstjärna.

då plötsligt kommer en nödsituation upp. Du trycker allt åt sidan för att ta itu med denna brådskande uppgift. Ditt effektiva schema dör en smärtsam död.

det behöver inte heller vara ett brådskande projekt. Det kan vara ett sjukt barn som håller en teammedlem hemma. Det kan vara en vädersituation som håller alla hemma. Det kan vara oväntat serverstopp som saktar allas takt. De små sakerna kan döda produktiviteten lika effektivt som de stora sakerna. Och uppriktigt sagt är de vanligare.

precis som det är smart pengarhantering att ha en akutbesparingsfond, bör du också ha en nödtidsfond. Naturligtvis kan du inte lagra tid, men du kan bygga en tidskudde i ditt schema. På det sättet när det oväntade kommer upp är du redo.

tekniken är riktigt bra på schemaläggning. När allt är på en grundläggande nivå är ett schema bara ett kalkylblad. Men schemaläggningsteknik kan gå långt utöver ett enkelt rutnät.

verktyg som Google Kalender hjälper dig att schemalägga återkommande uppgifter, färgkoduppgifter, ställa in påminnelser och till och med dela kalendrar mellan lag. Alla dessa ökar effektiviteten i ditt schema. Dessutom hindrar de dig från att glömma det klientmötet.

men du kan också göra så mycket mer. Använd en iPhone-app för att komma åt din kalender när du är på språng. Eliminera fram och tillbaka telefonsamtal och e-postmeddelanden för att schemalägga möten genom att låta andra schemalägga möten direkt i din kalender.

möjligheterna är oändliga!

så bra som tekniken är på upping din schemaläggning spel, inte rabatt värdet av papper i denna digitala värld. Pappersplanerare, bullet journals, att göra-listor och Andra analoga verktyg kan vara lika användbara.

faktum är att planner – branschledaren Erin Condren ’ s Lifeplanner fick Good Housekeeping Seal of approval som ett produktivitetsverktyg. Och bärbara system som Ryder XXX Bullet Journal trender också som produktivitetsverktyg.

naturligtvis slår ingenting en bra, gammaldags att göra-lista för att hålla individer på rätt spår. Att skriva ner saker sparar dig besväret med att komma ihåg dem. Och belöningen för att korsa saker från din lista kan vara mycket motiverande.

enligt Mark Twain, ”om det är ditt jobb att äta en groda, är det bäst att göra det första på morgonen. Och om det är ditt jobb att äta två grodor är det bäst att äta den största först.”

med hjälp av denna logik är en schemaläggningsmetod att sätta de svåraste, viktigaste uppgifterna först. Och om du har mer än en sådan uppgift, bör du göra det svårare innan de lättare.

för att använda den här metoden måste du kunna identifiera din huvudprioritet för dagen. I slutändan bör prioritet vara singular, eftersom vi inte kan göra två saker på en gång. (Se Uppgiftsbyte!)

de svårare uppgifterna är ofta de mest benägna att förhala. När allt kommer omkring vill de flesta av oss verkligen inte äta en groda. Så gör dem första sak på morgonen håller dig från att skjuta dem hela dagen. Plus när de är klara har du ledig tid att göra roligare uppgifter.

schemaläggning för produktivitet kan vara ett rörligt mål. Och du kan ha ett perfekt schema men så ta dig tid att bedöma resultaten av dina ansträngningar. Är du och ditt team verkligen produktiva människor?

här är några viktiga frågor att ställa dig själv och ditt team för att utvärdera effektiviteten i ditt schema:

• möter du tidsfrister?
• var tidsberäkningar korrekta?
• störde oförutsedda problem tidslinjerna?
• kände du dig under klockans tryck?
• fungerade vårt mötesschema?

När du har samlat in dina data kan du fatta välgrundade beslut om vart du ska gå härifrån. Missade tidsfrister kan indikera dålig tidsbudgetering, ett problem som lätt kan lösas nästa månad, sprint eller kvartal. Externa möten kan elimineras. Mer stoppning kan läggas till för att tillgodose oförutsedda problem.

slutsats

det finns så många knep och verktyg för kreativa produktiva scheman som verkligen fungerar på arbetsplatsen och hemma. Om du inte ger dem ett försök kan du kasta pengar ut genom fönstret. Och vi kan inte tänka på något mindre produktivt än det!

vilka är dina bästa produktivitetstips och rutiner?