den fina konsten att skriva ett affärsmemo är faktiskt något av en förlorad konst.
med ökningen av digital kommunikation och ett alltför stort beroende av mobiltelefoner och snabb text och e-post verkar det inte finnas mycket utrymme för det ärafulla memo.
det är olyckligt, eftersom ett väl utformat affärsmemo kan skära igenom den byråkratiska byråkratin och få viktiga företagsmeddelanden ut till rätt personer, på ett tydligt och koncist sätt.
Memos är mycket att föredra framför e-postmeddelanden när de utfärdar information och data om viktiga företagsfrågor, som policyändringar eller utnämning av en ny verkställande direktör.
hur man skriver det bästa memo? Kort och koncist är ett bra ställe att börja, och en förmåga att kommunicera dina viktiga punkter är ett bra sätt att avsluta.
Låt oss ta en titt och se hur man skriver det bästa affärsmemot.
hur man skriver ett Memo
per definition är ett memo (kort för memorandum) ett affärsdokument som syftar till att engagera medarbetare i ett företag och kommunicerar viktiga meddelanden om viktiga frågor om möten, företagspolicyer och företagsverksamhet.
att skriva ett bra memo handlar mest om bra formatering, solid struktur och förmågan att tydligt och kortfattat förmedla det avsedda meddelandet.
för att täcka baserna på alla ovanstående fronter, låt oss gå igenom processen, steg för steg, för att skapa ett mästerligt memo.
Lägg till titeln
ett memo-titel är kort och till punkten och placeras alltid högst upp på sidan. Vanligtvis används en term i titeln (tänk ”memo” eller ”memo till personal.”) Helst vill du att ditt meddelande ska sticka ut mitt i högen av pappersarbete och e-postmeddelanden som ofta översvämmer den moderna arbetsplatsen. Att rikta din titel till den avsedda publiken/mottagaren gör just det.
se till att inkludera datumet
datumet är nödvändigt som referenspunkt. Det visar mottagaren när notatet skrevs och ger i många fall notatet en känsla av brådska och att dess innehåll och instruktioner ska tas på allvar.
3. Ange vem som får Memo med ”till”
klargör vem Memo är ”från”
denna rad betecknar memo författare, med namn och titel (dvs. ”från skrivbordet av Sally Stone, director of sales.”) Ofta, för att understryka vikten av memo, innehåller titeln avsändarens signatur, med initialer. Vanligtvis inträffar detta när en underordnad skriver memo för en Handledare eller chef – den chefen kommer att logga ut på memo för att visa mottagare att allt i memo är godkänt och kräver uppmärksamhet eller ett svar.
Lägg till ett tydligt ämne
den här raden anger vad memo handlar om och ska alltid skrivas tydligt, koncist och övertygande. Framför allt vill du att ditt memo ska sticka ut och förmedla ditt budskap. Den processen börjar verkligen med ämnesraden och är avsedd att tydligt ange vad memo handlar om.
skriv kroppen
det här avsnittet går in på mer detaljer om vad memo handlar om. Målet är att komma till punkten snabbt (dvs ”vi har satt upp ett möte på måndag, Jan. 6 för att diskutera försäljningsmål och prioriteringar för första kvartalet.”) Den första raden är viktig, eftersom den sätter bordet för resten av notatet. Det är idealiskt att bryta memo – kroppen ner i korta stycken-tre borde vara målet. Mer än så och du börjar förlora dina mottagares uppmärksamhet. Kom ihåg att tydligt och koncist är målet med ett bra memo. Det sista stycket bör innehålla en uppmaning till handling, dvs något som är övertygande för att stimulera mottagaren att vidta åtgärder.
logga ut med en bra stängning
den sista delen av memo kan innehålla en signatur från avsändaren längst ner, men det behöver inte. Bara underteckna och datera signaturen, att officiellt” försegla affären ” på memo, och låt läsaren veta vem, exakt, memo kommer från. Det är dock viktigare att avsluta memo med en fast uppmaning till handling, så att dina läsare vet vilka specifika åtgärder som ska vidtas.
bra Memo mallar för att använda
för att hjälpa dig att skriva en bättre memo, och ge dig ett visuellt exempel på vad en bra memo skulle vilja, kolla in dessa exempel PM:
- Vertex 42: denna webbplats erbjuder en mängd olika mallar, inklusive ”casual” och ”formella” affärs PM.
- Office.com: den här Webbsidan är mycket användbar när du väljer rätt design för ditt memo.
- TemplateArchive.com: den här webbplatsen gör ett bra jobb för att bryta memo-processen ner i lättförståeliga bett. Den innehåller avsnitt om mallar, när du ska skicka ett memo och memo formatering.
när behöver du skicka ett Memo?
att veta när man ska skriva ett e-postmeddelande är lika viktigt som att veta hur man skriver ett memo. Det finns till exempel scenarier där ett kort e-postmeddelande räcker, eller en intern digital anslagstavla tar dig till rätt publik.
i stort sett är det dock optimalt att skriva ett memo i följande scenarier:
- när du behöver få ut ett meddelande som gör intryck. E-postmeddelanden är bra för att få ut ett meddelande snabbt, men ett memo kan skapa ett meddelande som är byggt för att hålla. Om ditt meddelande innebär en allvarlig fråga eller rekommendation, ett memo är att föredra framför ett e-postmeddelande för att få din punkt över.
- när du formaterar ditt meddelande korrekt är det viktigt. Om ditt meddelande måste innehålla punktpunkter, rubriker eller diagram är ett memo ett bra fordon för att engagera medarbetare.
- när ditt meddelande är tänkt att skrivas ut. Om ditt meddelande kommer att hamna på ett företags anslagstavla eller i ett nyhetsbrevformat, eller om ditt meddelande kommer att användas vid ett företagsmöte, är ett formellt memo vägen att gå.
Du bör undvika att skriva ett memo när ett e-postmeddelande räcker. Det är vanligtvis fallet när du har ett mycket kort meddelande att skicka, eller om du är på väg med din smarta telefon och inte har tid att strukturera och formatera ett memo.
Tips för att skriva ett bra Memo
Använd dessa tips för att skriva noteringar som sticker ut, märks och påverkas snabbt.
- håll fast vid företagets policy för memos. De flesta företag, särskilt större, har ett standardskript eller en ritning att följa när man skriver ett memo. Håll dig nära den och använd ritningen för att få din poäng över.
- Håll dina meningar och stycken korta och till punkten. Som Ernest Hemingway en gång sa, ”korthet är nyckeln.”Långa, ordiga noteringar är noteringar som ofta inte läses.
- använd punktpunkter. För att vara mer kortfattad och för att få din poäng över, använd punktpunkter för att bättre förmedla ditt budskap.
- fokusera på uppmaningen till handling. Slutet på memo, där en uppmaning till handling ingår, är avgörande för memo processen. Koncentrera dig på verbiage som inspirerar läsaren och få dem upp och flytta. Ställ dig själv den här frågan: vad är den bästa takeaway jag vill att läsarna ska absorbera från memo?
- Redigera för grammatik. Ingen vill läsa ett memo fyllt med skrivfel och grammatiska fel. Se till att korrekturläsa ditt memo och investera i bra grammatikprogramvara som Grammarly.