inköpsrekvisitioner och inköpsorder (”POs”) är båda viktiga dokument i en effektiv upphandlingsprocess för alla företag. De tillåter team att planera inköp på ett adekvat sätt, planera budgetar och ge bevis på utgifter vid ekonomiska revisioner.
men många företagare är obekanta med varje dokument och deras specifika roller inom inköpsprocessen. Som ett resultat missbrukar människor antingen dessa dokument eller använder dem inte alls.
låt oss bryta ner grunderna i upphandlingsprocessen genom att undersöka skillnaden mellan inköpsrekvisitioner och inköpsorder.
Vad är en inköpsrekvisition?
en inköpsrekvisition är ett dokument som en anställd inom din organisation skapar för att begära ett köp av varor eller tjänster.
När du fyller i en inköpsrekvisition köper du ännu inte något. Du börjar bara processen med ett köp genom att be om internt tillstånd.
detta dokument används när en anställd i din organisation gör en orderförfrågan om ett behov uppstår för vissa varor eller tjänster.
medarbetarens chef – eller någon som ansvarar för inköp hos ditt företag-meddelas att arbetstagaren har gjort en orderförfrågan när de har fått rekvisitionen.
inköpsrekvisitioner beskriv de uppgifter som krävs innan du slutför ett köp, om det skulle godkännas, till exempel:
- produktbeskrivning och kvantitet
- leverantörens namn
- pris
- köparens namn och avdelning
inköpsrekvisitioner lämnar sällan (om någonsin) din organisation. Anställda använder dessa interna dokument för att få tillstånd. Som sådan är de inte ett juridiskt bindande dokument.
inte alla företag använder inköpsrekvisitioner i sin upphandlingsprocess. I andra fall kräver vissa företag en inköpsrekvisition för inköp som går över ett fast dollarbelopp.
dessutom använder bokföringsavdelningen detta dokument för att planera för framtida utgifter. Det är mycket lättare att undvika kostsamma misstag om du kontrollerar budgeten innan du godkänner ett köp.
Varför behöver du inköpsrekvisitioner?
inköpsrekvisitioner beskriver alla detaljer i en beställning som din organisation behöver göra. Så varför inte bara hoppa över inköpsrekvisitionen och gå direkt till inköpsordern?
- de hjälper till att skapa en tydlig upphandlingsprocess. Genom att omdirigera tillstånd att köpa till en gemensam chef med hjälp av inköpsrekvisitionsformulär kan du effektivisera organisationens pipeline. Processen är mycket lättare att hantera och formalisera när det finns tydliga regler för vem som kan köpa vad och när.
- de hjälper till att upptäcka och förebygga bedrägerier i din organisation. Ju fler steg som är involverade i upphandlingsprocessen, desto mer sannolikt kommer någon att sniffa ut ett bedrägligt köp om det händer.
- de ger Ekonomi mer direkt kontroll över inköp. Om någon utanför avdelningen behöver köpa något, kan de fylla i en inköpsrekvisition och skicka in den till inköpschefen. På så sätt övervakar samma avdelning varje köp som din organisation gör.
hur fungerar en inköpsrekvisition?
inköpsrekvisitioner fylls först ut av en anställd som ser behovet av en produkt eller en tjänst. Arbetstagaren fyller i alla detaljer, inklusive pris, föreslagen leverantör och detaljerna för varorna eller tjänsterna. Dokumentet skickas sedan till inköpsavdelningen för godkännande.
låt oss säga att du driver ett tillverkningsföretag. Du har ett team av mekaniker som gör rutin inspekterar och fixar på dina borrar, sågar och andra maskiner. Om en av dina mekaniker får reda på en ny typ av utrustning som skulle göra deras liv enklare för rutinkontroller – utrustning som ditt företag aldrig har köpt tidigare – kan de fylla i en inköpsrekvisition utan att behöva be om tillstånd först.
mekanikern skickar det ifyllda formuläret till inköpsavdelningen. De tar hand om att godkänna eller neka begäran om ny utrustning. Eftersom utrustningen är avancerad, skulle inköpschefen checka in med finansavdelningen först för att se till att detta är en genomförbar efterfrågan.
Vad är en inköpsorder?
Även känd som en PO, inköpsordern är ett dokument som beskriver detaljerna för ett faktiskt köp.
inköpsavdelningen skapar inköpsordern när en inköpsrekvisition har godkänts. Om en organisation inte använder inköpsrekvisitioner kan andra anställda också fylla i inköpsorder för godkännande.
till skillnad från en inköpsrekvisition är inköpsordern ett externt dokument. Inköp skickar det till säljaren som en uppsättning instruktioner för hur du uppfyller din beställning och behandlar din betalning.
Observera att POs inte är samma som fakturor-de är inte en uppmaning till betalning.
och när ett beställningsformulär har slutförts och godkänts av köparen och säljaren blir det ett juridiskt bindande dokument.
POs inkluderar allt säljaren behöver veta för att uppfylla beställningen och allt ditt företag behöver för att dokumentera köpet:
- namn på ditt företag
- namn på den anställde som gör beställningen
- Datum för Po-skapande
- kvantitet och pris på varor
- betalningsvillkor
- underskrift av alla berörda parter
- /li>
hur fungerar inköpsorder?
din organisation skapar inköpsorder endast när den vill gå vidare och officiellt köpa varor eller tjänster. När den har en godkänd inköpsrekvisition kan inköpsavdelningen skapa en PO från informationen i rekvisitionen. Om PO överstiger ett fast dollarbelopp kräver de flesta företag godkännande av VP innan de slutför dokumentet för att skicka över till säljaren.
Låt oss gå tillbaka till vårt tillverkningsföretag. Ledningen beslutar att godkänna mekanikerns inköpsrekvisition för ny avancerad utrustning.
därifrån skulle en anställd från inköpsavdelningen fylla i en PO. Men eftersom utrustningen kommer att kosta över $10,000, måste en VP godkänna PO innan köpet kan göras.
VP tittar på PO, godkänner det och skickar tillbaka det till inköpsavdelningen, som tar hand om att skicka PO till säljaren och till sin egen bokföringsavdelning.
när säljaren tar emot och undertecknar dokumentet blir PO juridiskt bindande. Nu är alla – mekanikern, inköpsavdelningen, VP, bokföringsavdelningen, säljaren – i slingan och har läst samma villkor för ett köp.
så när företaget får sin nya utrustning på ett visst datum, kommer de att förvänta sig det.
vad är skillnaden mellan en inköpsrekvisition och inköpsorder?
Låt oss snabbt gå igenom hur varje dokument skiljer sig:
| Feature | inköpsrekvisition | inköpsorder |
| vad är det? | begäran om köp | bekräftelse av en order |
| vem skapar den? | varje anställd | inköpsavdelning eller avdelningschef |
| när skickas det? | när en anställd ser en efterfrågan på varor eller tjänster | när en beställning måste göras för varor och/eller tjänster |
| vem tar emot den? | prefekt och/eller inköpsavdelning | leverantör |
| vilken information innehåller den? | – datum rekvisition skapas – Rekvisitionsnummer – namn på anställd som gör rekvisition – beskrivning av artiklar som behövs – antal artiklar och pris– föreslagen leverantörsinformation |
– datum PO skapas – PO– nummer – köparens namn – beskrivning av varor eller tjänster som köps – antal artiklar och pris – Betalningsvillkor – fakturerings-och leveransadresser – leveransdatum |
rollen för inköpsrekvisitioner och inköpsorder i en effektiv process
oavsett om du är en leverantör eller köpare, ditt företag kan dra nytta av att göra din upphandlingsprocess effektivare för alla inblandade parter.
utan fastställda regler och processer på plats slösar anställda Mycket tid på att springa efter förlorad information eller fixa misstag orsakade av felplacerat pappersarbete.
ett enkelt sätt att göra detta är genom att implementera lättanvända, elektroniska inköpsrekvisitioner och Po-mallar i dina processer med hjälp av programvara för upphandlingsautomatisering.
Tänk på det här sättet – du måste spendera dina resurser på rätt plats om du vill sticka ut och växa ditt företag. Idag är affärsprocessautomatiseringsverktyg lätt tillgängliga för att ge anställda ett försprång även när de inte är programmerare.
genom att stanna kvar och ständigt springa runt som en huvudlös kyckling för att hålla koll på vem som köpte vad och när, slösar du bort massor av resurser. Under tiden kommer andra att komma ikapp dig.
Låt oss ta tillbaka tillverkningsföretaget som ett exempel. Om du använder gamla skolans upphandlingsprocesser är alla resurser du slösar bort på upphandling resurser du tar bort från att skapa en positiv kundupplevelse. Numera finns det gott om moderna tillverkningsföretag som din klient kan gå till om du inte kan ge dem kvaliteten på tjänsten de vet att de kan få någon annanstans.
Så här relaterar det till en annan typ av process – Netflix förändrar hur människor konsumerar medieinnehåll. Nu erbjuder fler och fler nätverk liknande streamingtjänster för att förbli relevanta.
detsamma gäller för automatisering.
effektivisera din upphandlingsprocess
det är svårt att driva ett företag. Utmaningar kommer att dyka upp varje dag från en missnöjd kund till en oväntad kostnad. Istället för att jaga pappersarbete vill du att anställda ska fokusera på kunder och strategiska frågor.
globala trender gynnar starkt automatisering. Automatisera dina dagliga inköpsprocesser med hjälp av saker som en arbetsflödeslösning för inköpsorder – fördelarna kan överraska dig.
Linda upp det
från medelstora företag till gigantiska företag, så många företag behöver använda inköps rekvisition former och Po former till sin fördel att spara resurser, planera sin ekonomi mer effektivt, och även skydda sig i fall av finansiella revisioner.
utan inköpsrekvisitioner och deras medföljande POs kan det bli en gratis för alla i din upphandlingsprocess-kostnaderna för sådana misstag kan sträcka sig från irritationer till stora katastrofer.
har ditt företag effektiva formulär på plats för sin upphandlingsprocess?
