att hantera kunder som inte betalar är ett vanligt klagomål bland frilansare. Sena avgifter är ett bra sätt att motverka denna typ av beteende, men de är inte lämpliga i alla situationer. Du måste granska villkoren i ditt avtal med din klient och lagarna i din stat för att avgöra när och hur mycket du kan debitera. I vissa fall kan du upptäcka att finansavgifter orsakar att du förlorar kunder och ditt företag skulle dra nytta av att förlåta tillfällig sen betalning.
Vad är en förseningsavgift?
en förseningsavgift, även känd som en finans-eller serviceavgift, är en summa pengar som ett företag bedömer på en förfallen faktura. Du kan också tänka på en förseningsavgift som en avgift för att förlänga kredit till en sen betalande kund, eftersom företaget ger individen mer tid att betala för en skuld som de för närvarande är skyldiga. Beräknat korrekt kompenserar sena avgifter borgenären (du) för de direkta förlusterna du lider när gäldenären inte betalar i tid: förlorat intresse (förutsatt att du placerar pengarna på ett räntebärande konto); och kostnaden för att beräkna avgiften, skicka meddelandet och driva betalning. Enbart närvaron av en förseningsavgift uppmuntrar ofta kunder att betala fakturor i tid.
fastställande av tidsfrister och avgifter
om du bestämmer dig för att införa förseningsavgifter måste du bestämma när och hur mycket du ska ta ut. Tänk på dina egna kassaflödesbehov och standarder för din bransch när du ställer in tidsfrister och avgifter (behandla aldrig förseningsavgifter som ett extra sätt att tjäna pengar—de är inte ett vinstcenter). När det gäller timing kan din policy vara att fakturor förfaller vid mottagandet och kommer att medföra sena avgifter om de betalas senare än 30, 60, 120 dagar eller längre.
därefter bör du överväga hur mycket du vill debitera i sena avgifter. Du kan ställa in förseningsavgifter som en procentandel av fakturabeloppet, beräknat på årsbasis (mer om den beräkningen nedan). Alternativt kan du ta ut en fast förseningsavgift, till exempel $10 för varje dag försenad, med ett lock. I båda fallen kan förseningsavgifter inte vara mer än en uppskattning av de faktiska kostnaderna du uppkommit på grund av kundens sena betalning, och din stats stadgar kan begränsa hur mycket du kan ta ut per år.
Om du inte tar ut mer än 10% per år kommer du förmodligen inte att stöta på din stats stadgar, men din klient kan utmana avgiftsbeloppet i domstol om du tar ut mer än en rimlig uppskattning av dina faktiska förluster. För att beräkna dina potentiella förluster, överväga följande:
- den ränta du skulle förlora på en obetald faktura (om du använder ett räntebärande konto)
- värdet på din tid (eller den för din anställd) som skulle spenderas kontakta kunden om betalning, beräkning av avgifter och skicka fakturor
- värdet av andra affärsmöjligheter som du skulle förlora på till följd av kassaflödesbrist och tid att spåra betalning, och
- kostnaden för att skapa, skicka och lagra varje faktura (inklusive papper, bläck och Porto).
var försiktig med att tillämpa en ränta på stora fakturor, eftersom avgiften kan hamna mycket högre än dina faktiska utgifter. Om du tar ut en fast avgift, kontrollera att avgifterna inte går över statens gränser för små fakturor. Till exempel, om fakturan är för $100, och du debiterar $10/dag för förfallna fakturor, skulle du vara över den lagliga gränsen på 10% per år efter en dag.
granska ditt skriftliga avtal
Du bör bedöma en sen avgift endast om kunden var på meddelande, från början, att du förbehållit sig rätten att göra det. Om du har ett skriftligt avtal med kunden ska det ange hur länge de måste betala och den fasta avgiften eller månadsavgiften för att betala sent. Du bör inkludera samma språk på dina fakturor genom att inkludera frasen ”konton som inte betalats inom __ dagar från fakturadatumet är föremål för en månadsavgift på__%.”Aldrig, aldrig beskriva avgiften som en ”straff” för sen betalning; det är ett tips till en domare att det belopp du tar ut är tänkt att straffa gäldenären, inte kompensera dig för dina förluster, vilket kan leda till att domstolen vägrar att genomdriva din bestämmelse. Om ditt skriftliga avtal och faktura inte innehöll bestämmelser om förseningsavgifter, kan du sannolikt inte införa finansiella avgifter.
hur man beräknar en förseningsavgift
en förseningsavgift bedöms normalt som en månatlig finansavgift, som du kan beräkna genom att fylla i två steg. Först dela den årliga räntan som anges i ditt avtal som en förseningsavgift med 12 för att bestämma din månatliga ränta. Därefter multiplicera denna månadsavgift med det belopp som ska betalas för att bestämma beloppet för den månatliga förseningsavgiften.
till exempel, om den årliga räntan är 3%, är den månatliga räntan 0,25%. Om en kund skyldig dig $10.000, skulle du multiplicera detta belopp med 0,25% för att räkna ut hur mycket kunden är skyldig dig varje månad som en sen avgift. En fjärdedel av en procent av $10,000 är $25, så kunden skulle vara skyldig dig en extra $25 för varje månad deras betalning var sen. I det här exemplet begränsar den årliga räntan böterna till 3% av den ursprungliga skulden (inte sammansatt). Du skulle debitera $ 25 per månad trots att skulden ökar. Se tillbaka till ditt avtal för att avgöra om och när till sammansatt ränta, återigen verifiera att det årliga beloppet inte överstiger de lagliga gränserna.
alternativ till förseningsavgifter
förseningsavgifter kan leda till onödig stress och spänning med dina kunder. I vissa fall är det bättre alternativet att be om betalning innan du slutför tjänster. När förskottsbetalning inte är praktisk, överväga om förseningsavgifter verkligen är nödvändiga, eller om de får dig att förlora kunder. När du förlåter enstaka sena betalningar kan du tjäna mer pengar på lång sikt genom att upprätthålla positiva relationer med dina kunder.
istället för att straffa kunder för att betala sent, kan du istället belöna tidiga betalningar genom att erbjuda rabatt för betalningar som görs i förskott eller inom en viss tid, så länge du inte erbjuder rabatter som ett sätt att komma runt restriktionerna för sena avgifter. Incitamentet kan minska antalet sena betalningar, och du kommer att njuta av den extra fördelen att påskynda kassaflödet till ditt företag. Det är viktigt att verifiera att skillnaden mellan rabatten och det fakturerade beloppet inte överstiger lagens gränser för förseningsavgifter. Om rabatten är stor kan en domare upptäcka att det är en förtäckt olaglig förseningsavgift och bestämma att ditt avtal inte kan verkställas.
nästa steg efter utebliven betalning
i vissa fall betalar en kund bara inte men du behöver pengarna för att hålla ditt företag igång. Skicka först fakturan igen och kontakta din klient för att ta reda på vad som är kvar. Klienten kan ha ett problem som du enkelt kan lösa, till exempel att glömma att skicka in betalning eller stöta på ett problem med ditt onlinebetalningssystem.
om kunden fortfarande inte betalar kan det vara dags att vidta rättsliga åtgärder. Om beloppet är litet kan du lämna in en fordran i småmålsdomstolen, som du kan läsa mer om här. För större tvister, överväga att nå ut till en advokat för juridisk rådgivning.