NIH Löntak för federala räkenskapsåret 2021
ansvarig Kontor: sponsrade projekt redovisning
ikraftträdandedatum: februari 2021
PDF version: NIH-Löntak för Federal Fiscal Year 2021
den maximala kompensationsnivån för personer som arbetar med bidrag och kontrakt från National Institutes of Health (NIH) och alla andra avdelningar för hälsa och mänskliga tjänster (DHHS) (inkluderar ACF, AHRQ, AOA, ATDSDR, CDC, CMS, HRSA, HIS, NIH, NIS och SAMHSA) har ökats för Federal Fiscal Year (FFY) 2021 per NIH Guide Notice NOT-OD-21-057 utfärdat den 1/29/2021. Lagen om konsoliderade anslag, 2021 (Offentlig lag 116-260) begränsar mängden direktlön för en individ enligt ett NIH/DHHS-bidrag, samarbetsavtal eller tillämpligt kontrakt till verkställande nivå II i Federal Executive Pay Scale. Från och med den 3 januari 2021 fastställs lönenivån för Executive Level II till 199 300 dollar.
direkt lön är exklusive förmåner och faciliteter och administrativa (F&a) kostnader, även kallade indirekta kostnader. Den lämpliga lönetakstakten måste tillämpas på konkurrerande och icke-konkurrerande utmärkelser baserat på tilldelningsdatumet på Noa-meddelandet.
- konkurrerande och icke-konkurrerande utmärkelser utfärdade under perioden 1/5/20 till 1/2/21 måste använda Federal Fiscal Year 2020 Executive Level II rate ($197,300).
- konkurrerande och icke-konkurrerande utmärkelser utfärdade på eller efter 1/3/21 måste använda Federal Fiscal Year 2020 Executive Level II rate ($199,300).
effektiv 2/3/21 kommer universitetets lönesystem (HRMS) att tillämpa den nya Executive Level II-kursen på $199,300 till NIH-bidrag finansierade från Federal Fiscal Year 2020 och 2021. Universitetets policyer och rutiner för lönetak har uppdaterats och inkluderats i detta memo. Denna information kommer också att presenteras på Sponsored Projects Accounting webbsida, se avsnittet personalkostnad. Texten till ffy21-riktlinjerna som utfärdats av NIH finns på https://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-21-057.html.+
Forskningshanteringssystemet (RMS) kommer att uppdateras med de nya lönetaket den 2/8/21.
om du har några frågor eller funderingar om NIH lönetak, kontakta Molly Gianino på 314-935-5509 / [email protected], Meredith Fey vid 314-935-7216 / [email protected] eller Joe Gindhart på 314-935-7089 / [email protected].
policyer
förordningarna utfärdade av National Institutes of Health (NIH) alla andra avdelningar för hälsa och mänskliga tjänster (DHHS) inkluderar ett avsnitt som täcker direkta lönegränser för individer som debiteras bidrag, samarbetsavtal och kontrakt. Direkt lön är exklusive förmåner och faciliteter och administrativa (F&a) kostnader, även kallade indirekta kostnader. Ersättning för individer under utmärkelser från dessa tre byråer får inte överstiga en fastställd lön per år eller per akademisk utnämning (se schema nedan). Termen ”lönesats” kan vidare beskrivas enligt följande: lön eller lön som en individ tjänar för utförda tjänster (veckovis, varannan vecka, månadsvis). Den lämpliga löntakstakten måste tillämpas på konkurrerande och icke-konkurrerande utmärkelser baserade på federal fiscal year (FFY) (10/XX – 9/YY) där meddelandet om beviljande utfärdades. För fakultetsmedlemmar som får en lön som överstiger den tillämpliga kursen måste det lönebelopp som begärs/debiteras en NIH/DHHS-utmärkelse begränsas till deras ansträngningsprocent multiplicerat med lönetak. Fakultet och administrativ personal vid de akademiska avdelningarna ansvarar för att tillämpa lämplig lönetak i alla tillämpliga förslag och befintliga utmärkelser.
FFY 2019 Awards: prisdatumet på NIH-meddelandet om tilldelning (konkurrerande och icke-konkurrerande) är på eller efter 10/01/18, Executive Level II-priser gäller.
| Budget Period | Max Salary Rate (ann.) | Max Salary Rate (monthly) |
| 01/07/18 – 01/05/19 | $189,600 | $15,5800 |
| 01/06/19 – 01/04/20 | $192,300 | $16,025 |
| 01/05/20 – 01/02/21 | $197,300 | $16,442 |
| 01/03/21 and beyond | $199,300 | $16,608 |
FFY 2020 Awards: The award date on the NIH Notice of Award (competing and non‐competing) is on or after 10/01/19, Executive Level II rates apply.
| Budget Period | Max Salary Rate (ann.) | Max Salary Rate (monthly) |
| 01/06/19 – 01/04/20 | $192,300 | $16,025 |
| 01/05/20 – 01/02/21 | $197,300 | $16,442 |
| 01/03/21 and beyond | $199,300 | $16,608 |
FFY 2021 Awards: Tilldelningsdatumet på NIH-meddelandet om tilldelning (konkurrerande och icke‐konkurrerande) är på eller efter 10/01/20, Executive Level II-priser gäller.
| budgetperiod | Max lönenivå (ann.) | Max lön (månadsvis) |
| 01/05/20 – 01/02/21 | $197,300 | $16,442 |
| 01/03/21 och därefter | $199,300 | $16,608 |
subawards:
subawards utfärdat till Washington University i St. Louis (WashU) av en annan institution/enhet som har fått ett NIH prime-bidrag, samarbetsavtal eller kontakt (dvs. inkommande subaward) fortsätter att omfattas av riktlinjerna för lönetak. Tillämpningen av den gemensamma jordbrukspolitikens nivå II-priser baseras på det ursprungliga Noa-datumet för Prime award.
Subawards utfärdade av WashU till en annan institution/enhet baserat på ett NIH prime grant, samarbetsavtal eller kontrakt (dvs. utgående subawards) fortsätter att omfattas av riktlinjerna för lönetak. Tillämpningen av nivå II-takräntorna baseras på det ursprungliga NOA-datumet för Washus Prime award.
årlig (ann.) vs. akademiska utnämningar:
NIH-riktlinjerna anger att det belopp som debiteras ett bidrag inte får överstiga en fastställd årlig lön. Eftersom vissa fakulteter har akademiska år (nio månader) utnämningar, beräknar den tillämpliga lönetaket för dessa individer till 75% av den årliga lönetaket. Följaktligen måste fakultetsmedlemmar med årliga (tolv månader) utnämningar som betalas utöver den tillämpliga NIH-kursen och fakultetsmedlemmar med akademisk utnämning som betalas över 75% av NIH-årskursen per år följa de förfaranden som anges ovan om de bidrar med ansträngning och tar ut lön till ett NIH-projekt.
Sommarlön:
sommarlönen som debiteras NIH-projekt av fakulteten med akademiska utnämningar måste också följa ovanstående policy och förfaranden.
Rebudgeting
NIH kommer inte att ge ytterligare finansiering för utmärkelser som utfärdats under tidigare lönetak, men de har sagt att en PI kan ombudgetera medel för att möjliggöra ökningen av räntorna. Följaktligen kan lönebeloppet för projektet ökas till den nya kursen, om det finns tillräckliga återstående medel i projektet för att täcka tilläggskostnaderna för lön och förmåner.
vanliga frågor (Vanliga frågor):
Den senaste versionen av NIH: s Vanliga frågor (Vanliga frågor) finns i 2016-meddelandet, se https://grants.nih.gov/grants/guide/notice-files/NOT-OD-16-045.html.
procedurer
Löneändringar:
HRMS-lönesystemet (HRMS) innehåller en specifik redigering relaterad till NIH-lönetak. Under processen att skaffa en anställd till ett konto/fond där den främsta finansieringskällan är NIH/DHHS, kommer systemet att jämföra individens faktiska lönesats med den tillämpliga takräntan, baserat på det federala räkenskapsåret då medlen tilldelades. Konto – / fondprofilen innehåller ett fält som anger det federala räkenskapsåret som Noa-meddelandet utfärdades. Redigeringen beräknar den obligatoriska kostnadsdelningen (X-konto /tilldelning) och begränsar det högsta tillåtna beloppet som debiteras bidraget. HRMS-redigeringsmeddelandet visar också den tillämpliga cap-hastigheten som användes i beräkningen. Observera: HRMS tillåter endast att den obligatoriska kostnadsdelningen läggs ut på ett X-konto/tilldelning.
lönekostnader överföringar:
de nya NIH lönetak priser publicerades i januari 2021. För perioden 01/3/2021 till 02/03/2021 kan ett Lönekostnadsöverföringsformulär som omfördelas dollar från det obligatoriska kostnadsdelningskontot/allokeringen (X) till det NIH-finansierade kontot baserat på den nya fy 2020-kursen lämnas in. Det är inte ett krav att justera löner relaterade till denna specifika period, men NIH har råd med Huvudutredaren och/eller avdelningen detta alternativ.
metod för beräkning av bidrag / kostnadsandel:
HRMS beräknar automatiskt de tillämpliga bidrags-och kostnadsandelsbeloppen baserat på lönebeloppet som anges på jobbkällsidan (inkomstkod = REG). Initialt kommer systemet att beräkna den tillåtna bidragslönprocenten och motsvarande kostnadsdelningsprocent baserat på tillämplig NIH-Takhastighet (Steg #1). Dessa procentsatser kommer sedan att tillämpas på det tillämpliga lönebeloppet för projektet och systemet kommer att presentera bidragsbelopp och kostnadsandelsbelopp (steg #2). Se exemplet nedan.
exempel – HRMS Grant / Cost Share Calculation
Steg #1:PI har en årslön på $222,000 och arbetar heltid på ett NIH-bidrag. NIH: s lönetak är $199,300 för detta projekt.
faktisk månadslön = 18 500 (= 222 000 / 12 mån.)
NIH Cap månadsgräns (nivå II) = 16,608 (= 199,300 / 12 mo.)
tillåten Bidragslön procent (baserat på NIH Cap) = 89.77% (= (16,608 / 18,500) * 100)
Kostnadsdelningsprocent = 10.23% (= 100% – 89.77%)
steg # 2:
månatligt bidragsbelopp = 16 608 (= 18 500 * 89.77%)
månadsbelopp för kostnadsdelning = 1,892 (= 18,500 * 10.23%)
en mer detaljerad förklaring av kostnadsdelningsmetodik, allokeringar och exempel finns i bilaga A.
Lönekällningsfrågor:
- de lönekapitalgränser som implementeras i HRMS kommer att fortsätta att påverka befintliga och framtida löneinköp. Löner för individer som för närvarande betalas från NIH/DHHS-finansierade projekt kommer att fortsätta att posta till kontot/fonden och kostnadsdelningskontot/tilldelningen baserat på NIH: s lönetak som gällde vid den tiden han/hon ursprungligen anskaffades.
- efter implementeringen av de nya räntorna i HRMS (2/3/21), initierar alla sourcing-dokument för en person som för närvarande betalas på ett bidrag som finansieras från FFY 2019, 2020 eller 2021 NIH / DHHS-Dollar (Datum för första utmärkelsen är på eller efter 10/01/18) kommer systemet att räkna om det obligatoriska kostnadsdelningsbeloppet (X-konto / tilldelning) och uppmana användaren att justera sourcing (även om det inte fanns någon avsikt att ändra bidragskällan). Om tillräckliga medel inte är tillgängliga på bidraget för att ta ut upp till lämplig lön gräns, sedan en V konto/tilldelning (frivillig kostnadsdelning) måste användas för att ta ut skillnaden. Observera: HRMS kommer inte att känna igen andra kostnadsdelningstilldelningar (U, W…) för den frivilliga delen.
- NIH-Lönegränserna måste införlivas för alla nya inköp under resten av universitetets FY 2021 och för alla bidrag som kommer från FY 2022. Den hårda redigeringen i HRMS kräver implementering av caps. Om det inte finns tillräckliga medel på bidraget för att debitera upp till lämplig lönegräns, måste ett v-konto (frivillig kostnadsdelning) användas för att debitera skillnaden. Observera: HRMS kommer inte att känna igen andra kostnadsdelningstilldelningar (U, W…) för den frivilliga delen.
- sedan genomförandet av HRMS (januari 2003) har följande praxis rekommenderats för att hantera situationer när en avdelning (PI: s primära avdelning) betalar för NIH-lönetak kostnadsdelning på bidragsverksamhet som utförs i en annan (sekundär) avdelning. För att registrera ansträngningen på bidraget i rätt avdelning bör kostnadsdelningskontot/fördelningen upprätthållas av den avdelning där bidragsaktiviteten förekommer. Det vill säga X-kontot/tilldelningen bör bibehållas i samma avdelning som det vanliga bidragskontot. Följaktligen skulle motsvarande Debetkonto för X-kontot/tilldelningen i sekundäravdelningen tillhandahållas av den primära avdelningen.
| Primary Department | Fund Type |
| 22-3444-1120-5555# | Grant Account/Fund |
| 22-3444-1120-5555#X | Cost Sharing Allocation |
| 12-3444-50-9#### | Debit Account |
| Secondary Department | Fund Type |
| 22-4333-1120-5432# | Grant Account/Fund |
| 22-4333-1120-5432#X | Cost Sharing Allocation |
| 12-344-50-9#### | Debetkonto |
under denna kontoinställningsmetod skulle den primära avdelningen begära ett nytt X/V-konto/tilldelning i den sekundära avdelningen från Office of sponsored research services (OSRS) via ett formulär för begäran om kostnadsdelning (se länk i bilaga A). Den primära avdelningen måste tillhandahålla debetkontot och underteckna/godkänna formuläret. Manuell inmatning av ett journaldokument (använd BUOB 50) kan vara nödvändigt om avgifterna till ett enda kostnadsdelningskonto (X) ska spridas till flera debiteringskonton (som kan vara i olika avdelningar).
underhållet av lönekällorna på båda kontona kommer att förenklas enligt denna metod. Dessutom kommer ersättningen på fakultetsmedlemmens jobb i HRMS att representera den totala ansträngningen på bidraget i den avdelningen. Denna ersättning behöver inte ändras om lönetaket ändras (endast uppdelningen mellan bidragskällorna och kostnadsdelningskällorna ändras). Användningen av dollarbelopp snarare än procentsatser rekommenderas eftersom det kommer att förenkla införandet av lönekällor när kostnadsdelning är nödvändig.
- HRMS-teamet och SPA har utvecklat en uppsättning bilder som ger en mer detaljerad förklaring av sourcingproblemen. Klicka här för att granska bilderna.
multiple Cost Share Funding Sources emission:
som nämnts ovan debiteras kostnadsdelningsbeloppen i samband med NIH-lönetaket på motsvarande X/V-konton / allokeringar. I vissa fall kan det finnas flera fakultetsmedlemmar inom samma avdelning/division som arbetar med ett projekt och den tillhörande kostnadsdelningen för dessa individer kommer alla att posta till de relaterade X/V-kontona/anslagen via HRMS-redigeringarna. Vissa fakultetsmedlemmar kan välja att finansiera sin kostnadsdelning från konton/källor som skiljer sig från debetkontot(erna) som tilldelats institutionens X/V-konton/anslag. I dessa situationer ansvarar den akademiska avdelningen för att omfördela dessa belopp på institutionens X/V-konton/anslag till den enskilda fakultetsmedlemmens finansieringskonto/källa via journalanteckningar (använd BUOB 50).