i affärer finns det många fall där du kanske vill dela konfidentiell information med en annan part. Men nyckeln till att göra det på ett säkert sätt är att se till att den andra parten är skyldig att respektera den konfidentiella informationen du ger dem och inte använda den till din nackdel.
ett vanligt sätt att skydda sekretessen för konfidentiell information som ges till en annan part är genom användning av ett sekretessavtal, som ibland också kallas ett ”sekretessavtal” eller ”NDA.”
i den här artikeln kommer jag att förklara när det är vettigt att ha ett sekretessavtal samt de nyckelvillkor som Avtalet måste innehålla.
När är ett sekretessavtal meningsfullt?
När är det vettigt att kräva att en annan part undertecknar ett sekretessavtal? Det finns förmodligen många fall där det kan vara lämpligt. Men de viktigaste situationerna är de där du vill förmedla något värdefullt om ditt företag eller din ide, men ändå vill se till att den andra sidan inte stjäl informationen eller använder den utan ditt godkännande.
här är några typiska situationer där du kanske vill använda ett sekretessavtal:
- presentera en uppfinning eller affärside till en potentiell partner, investerare eller distributör
- dela finansiell, marknadsföring och annan information med en potentiell köpare av ditt företag
- visa en ny produkt eller teknik till en potentiell köpare eller licenstagare
- ta emot tjänster från ett företag eller en person som kan ha tillgång till viss känslig information för att tillhandahålla dessa tjänster
- ge anställda tillgång till konfidentiell och proprietär information om ditt företag under sitt jobb
sekretessavtal förmodligen det är inte meningsfullt för nystartade företag som försöker skaffa finansiering från riskkapitalinvesterare, eftersom de flesta riskkapitalister kommer att vägra att underteckna sådana avtal.
ömsesidigt vs. icke-ömsesidiga NDAs
sekretessavtal finns i två grundläggande format: ett ömsesidigt avtal eller ett ensidigt avtal. Det ensidiga avtalet är när du överväger att endast en sida kommer att dela konfidentiell information med den andra sidan. Den ömsesidiga nda-formuläret är för situationer där varje sida potentiellt kan dela konfidentiell information.
Även om det alltid finns någon vädjan att använda en ömsesidig form av NDA, skämmer jag mig verkligen bort från den ömsesidiga formen om jag inte planerar att få konfidentiell information från andra sidan. Ett sätt att bestämma detta tidigt är att låta den andra sidan veta att du inte vill få någon av deras konfidentiella information, så att du inte ser behovet av en ömsesidig form om de ber om en.
exempel på former av nda finns i avsnittet Blanketter och avtal i AllBusiness.com.
nyckelelementen i sekretessavtal
sekretessavtal behöver inte vara långa och komplicerade. Faktum är att de goda brukar inte springa mer än några sidor långa.
nyckelelementen i sekretessavtal:
- identifiering av parterna
- Definition av vad som anses vara konfidentiellt
- omfattningen av den mottagande partens konfidentialitetsskyldighet
- undantagen från konfidentiell behandling
- avtalets löptid
parterna i avtalet
parterna i avtalet är vanligtvis en enkel beskrivning som anges i början av kontraktet. Om det är ett avtal där endast en sida tillhandahåller konfidentiell information, kan den avslöjande parten kallas den avslöjande parten och mottagaren av informationen kan helt enkelt kallas mottagaren.
den svåra delen här är att tänka på om andra personer eller företag också kan vara part i avtalet. Förväntar sig mottagaren att visa den konfidentiella informationen till ett relaterat eller anknutet företag? Till en partner? Till en agent? Om så är fallet bör NDA också omfatta dessa tredje parter.
vad anses konfidentiellt?
det här avsnittet i NDA handlar om att definiera vad konfidentiell information betyder. Är det någon information? Är det information som endast markeras skriftligen som”konfidentiell”? Kan muntlig information som förmedlas anses vara konfidentiell?
å ena sidan vill den avslöjande parten att denna definition av konfidentiell information ska vara så bred som möjligt för att se till att den andra sidan inte hittar ett kryphål och börjar använda sina värdefulla hemligheter.
å andra sidan, om du är mottagare av informationen, har du en legitim önskan att se till att den information som du ska hålla hemlig är tydligt identifierad så att du vet vad du kan och inte kan använda.
muntlig information i synnerhet kan vara svårt att hantera. Vissa mottagare av information insisterar på att endast information som förmedlas skriftligen behöver hållas konfidentiell. Och naturligtvis kan den part som ger muntlig information säga att det är för smalt. Den vanliga kompromissen är att muntlig information kan betraktas som konfidentiell information, men den avslöjande parten måste bekräfta till den andra sidan skriftligen någon gång strax efter det att den har avslöjat så att den mottagande parten nu är underrättad om vilka muntliga uttalanden som anses konfidentiella.
omfattning av Sekretesskyldigheten
kärnan i sekretessavtalet är en tvådelad skyldighet för mottagaren av informationen: att hålla den konfidentiella informationen i själva verket konfidentiell och inte använda den konfidentiella informationen själv.
så den första delen är att mottagaren av den konfidentiella informationen måste hålla den hemlig. Och det betyder vanligtvis att mottagaren måste vidta rimliga åtgärder för att inte låta andra få tillgång till det. Till exempel kan rimliga åtgärder omfatta att endast ett fåtal personer inom mottagarens företag har tillgång till informationen och de är alla informerade om arten av sekretessbegränsningarna.
den andra delen är också avgörande – att mottagarna inte kan använda informationen själva. När allt kommer omkring är det sista du vill ha för dem att ta din stora IDE eller e-postlista och göra en bizillion dollar från den.
om NDA: s omfattning är tillräckligt bred kan du stämma för skadestånd eller stoppa mottagarna om de bryter mot deras konfidentialitetsförpliktelser eller deras icke-användningsavtal.
undantag från Sekretessbehandling
varje NDA har vissa undantag från den mottagande partens skyldigheter. Dessa undantag är avsedda att hantera situationer där det skulle vara orättvist eller för betungande för den andra sidan att hålla informationen konfidentiell.
de gemensamma undantagen inkluderar information som är
- redan känd för mottagaren
- redan allmänt känd (så länge mottagaren inte felaktigt släppte den till allmänheten)
- oberoende utvecklad av mottagaren utan hänvisning till eller användning av den konfidentiella informationen från den avslöjande parten
- avslöjad för mottagaren av någon annan part som inte har någon tystnadsplikt till den avslöjande parten
NDA kan också hantera med den situation där mottagaren av informationen tvingas lämna ut informationen genom en juridisk process. Mottagaren bör få göra det om det tvingas av domstolsbeslut utan att bryta mot NDA så länge mottagaren har varnat den avslöjande parten i förväg om det rättsliga förfarandet.
avtalets löptid
hur länge ska NDA vara? Vissa advokater kan hävda att NDA ska vara för evigt. Varför ska någon ha rätt att använda din konfidentiella information när som helst?
men om du är mottagare av den konfidentiella informationen Vill du förmodligen insistera på en bestämd term när avtalet slutar. När allt kommer omkring blir mest information efter ett visst antal år värdelös ändå, och kostnaden för att polisera konfidentialitetsförpliktelser kan bli dyr om det är en ”för alltid” skyldighet.
så om du godkänner en term, vad är rimligt? Tja, det beror verkligen på branschen du befinner dig i och vilken typ av information som förmedlas. I vissa företag kan några år vara acceptabelt eftersom tekniken kan förändras så snabbt att informationen blir ganska värdelös.
de flesta avtal som jag ser (om de har en löptid) har en tidsgräns på två till fem år. Men din NDA måste också säga att även om termen är avslutad, ger den avslöjande parten inte upp några andra rättigheter som den kan ha enligt upphovsrätt, patent eller andra immateriella rättigheter.
fler bestämmelser som kan vara meningsfulla för NDA
Du kanske också vill lägga till några andra klockor och visselpipor till din NDA för att skydda ditt företag från ytterligare problem, beroende på din situation. Här är några förslag:
- anställd värvning. Om mottagaren har betydande tillgång till dina anställda kanske du vill infoga en klausul som hindrar mottagaren från att begära eller anställa dina anställda i 12-24 månader. Den andra sidan kan ibland komma överens om det, med några snidningar. Till exempel kan mottagaren vilja att begränsningen endast gäller de anställda som de har kommit i kontakt med under sin granskning av information eller intervjuer.
- jurisdiktion vid tvist. Om du är den avslöjande parten vill du se till att om det finns någon tvist om huruvida den andra sidan har levt upp till sina skyldigheter, kommer tvisten att hanteras uteslutande i din stad. Du vill inte behöva resa långt bort och medföra extra kostnader för att genomdriva din NDA.
- föreläggande. Se till att du har en klausul som ger dig rätt till förbudsföreläggande för att hindra den andra sidan från att bryta mot avtalet. Denna klausul säger helt enkelt att du kan få en domstolsorder som hindrar den andra parten från att göra överträdelselagen (i motsats till att bara få pengar skador efter det är för sent).
- inga rättigheter i den mottagande parten. Det är ibland bra att ha en klausul som säger att bara för att du ska dela konfidentiell information med dem, den andra sidan inte får några rättigheter till dina ideer eller ens en rätt att ingå ett avtal med dig.
Copyright av Richard D. Harroch. Alla Rättigheter Förbehållna.
Läs alla Richard Harrochs artiklar om AllBusiness.com.
relaterade artiklar om AllBusiness:
12 Tips för att få ett jobb på en lovande start
Pokerlektioner för entreprenörer
Angel Investing: 20 saker entreprenörer bör veta
40 måste ha mobilappar för att driva ditt företag