att vara medveten om potentiell risk, hur det kan påverka ditt projekt och vad du kan göra för att mildra och reagera på det är de stora fördelarna med att ha en Riskbedömningsplan. Förebyggande är bättre än att bota som ordspråket säger och att vara medveten om de potentiella problemen för ditt projekt kan spara mycket huvudvärk och potentiellt projektfel på vägen.
det är inte bara att ha en korrekt riskbedömningsplan god förvaltningspraxis, det är också ett lagstadgat krav för många projekt. Att skapa en som fungerar är dock inte alltid så lätt, men den här enkla guiden bör ge dig en bra checklista att följa.
Steg 1: Identifiera Risk
den första delen av att skapa en riskbedömningsplan innebär att samla den kollektiva kunskapen om dig själv, ditt team och lämpliga intressenter och identifiera alla potentiella fallgropar som ditt projekt står inför vid varje genomförandestadium.
steg 2: Skapa riskregister
När risker har identifierats är nästa uppgift att få ner dem på papper och associera dem med relevanta faser där de kan uppstå. Detta är känt som riskregistret och kommer att förbli en användbar resurs och referensdokument under hela ditt projekt.
steg 3: analysera risker
inte alla risker skapas lika och vissa har mycket sämre resultat än andra om de skulle ske. För att kategorisera risk kan det vara bra att skapa en riskanalysmatris, som mäter hur sannolikt något kommer att inträffa, tillsammans med den troliga inverkan det kommer att ha på projektet. Detta kommer att ge en snabb referenspunkt och identifiera de risker som bör prioriteras för övervakning.
steg 4: Identifiera Riskutlösare
i allmänhet visas projektrisker inte bara från ingenstans, det finns vanligtvis identifierande faktorer som långsamt byggs upp längs vägen som en projektledare kan notera för att förbereda sig för det värsta. Dessa kallas projektutlösare och genom att skapa en lista över dem som är associerade med varje potentiellt problem kommer din riskbedömningsplan att kunna flagga upp problem innan de uppstår.
Steg 5: Ideating Risk Solutions
trots bästa ansträngningar kommer problem fortfarande att hända. Men deras effekter kan minskas om de inte kommer som en komplett systemchock och skapar en större kris. Brainstorming potentiella lösningar för varje risk ger dig en bred lista över åtgärder som kan vidtas om de skulle inträffa.
steg 6: skapa en handlingsplan
genom att begränsa den tidigare grova listan över lösningar kan du sedan skapa en faktisk handlingsplan som träder i kraft när ett problem uppstår. Detta bör beskriva en kommunikationsplan för vem som behöver informeras, liksom de ansvariga teammedlemmarna och vilka åtgärder de borde vidta för att svara på frågan.
Steg 7: Riskövervakning och ansvar
även om en projektledare kan ha det övergripande ansvaret för riskbedömning är det oftast omöjligt för dem att vara medvetna om allt som händer inom ett projekt, särskilt med större projekt. Det är därför viktigt att riskbedömning och övervakning delegeras till teammedlemmar som är bäst positionerade för att flagga upp frågor så snart som möjligt. De kommer att ansvara för kommunikation och kontakter med PM och relevanta teammedlemmar, samt att leda upp riskresponsåtgärderna.
