korrigerande åtgärder
syftet med korrigerande åtgärder är att korrigera och lösa anställdas prestationsproblem för att behålla den anställde som en produktiv anställd.när det är möjligt bör korrigeringsprocessen vara ett positivt samarbete mellan handledaren och arbetstagaren för att uppnå nödvändig förbättring snarare än en straffåtgärd mot arbetstagaren.
handledare kan uppmuntra medarbetarnas jobbframgång genom att:
- upprätta och kommunicera tydliga standarder för framgångsrik prestanda
- identifiera arbetsprestanda eller beteende som inte uppfyller standarder och erbjuda feedback i rätt tid
- skapa tydliga handlingsplaner för att hjälpa anställda att uppnå framgångsrik prestanda
den här guiden
den här korrigerande åtgärdsguiden hjälper handledare:
- förstå” just cause ” – standarden för korrigerande åtgärder
- fatta rättvisa och rättvisa beslut om korrigerande åtgärder
- tillämpa korrigerande åtgärder vid hantering av anställdas prestationsproblem
anställda som omfattas av denna guide
den progressiva korrigerande åtgärden gäller för all kontraktsklassificerad och klassificerad icke-facklig personal.
anställda som inte omfattas av denna guide
professionell personal är anställd ”efter behag” och omfattas inte av denna progressiva korrigerande åtgärdsprocess. Professionella personalutnämningar kan ändras eller avslutas av någon anledning som inte olagligt diskriminerar arbetstagaren eller bryter mot allmän ordning. Även utan nödvändiga progressiva steg uppmuntrar bra prestationshanteringsprinciper snabb, lämplig feedback och dokumentation. Kontakta din HR-konsult när du överväger professionell personal korrigerande åtgärder.
klassificerade anställda som fortfarande befinner sig i sin prövotid eller prövotid omfattas inte av den progressiva korrigerande åtgärdsprocessen. Kontakta din HR-konsult angående problem med prov eller provtjänst som inte löses genom rådgivning och coachning.
”Just cause” standard
korrigerande åtgärder för klassificerad icke-facklig och kontraktsklassificerad personal måste uppfylla standarden ”just cause”.
använd följande sex faktorer för att bedöma om det bara finns anledning till korrigerande åtgärder i en given situation:
- adekvat anmälan av prestanda eller uppförandefrågor
- rimliga förväntningar och standarder
- rättvis och objektiv undersökning
- väsentliga bevis
- konsekvent behandling
- lämpligheten av korrigerande åtgärder
underlåtenhet att uppfylla dessa sex faktorer med rättvis orsak kan leda till att ett beslut om korrigerande åtgärder upphävs eller överklagas om det ifrågasätts.
lämplig anmälan
en anställd måste vara:
- på ett adekvat sätt meddelat att deras prestanda eller beteende är oacceptabelt
- underrättas om de potentiella konsekvenserna för att inte uppfylla prestanda eller beteendemässiga förväntningar (inklusive eventuella korrigerande åtgärder)
till exempel kan Anmälan om oacceptabelt beteende tillhandahållas genom att göra anställda medvetna om publicerade prestanda eller beteendestandarder (t.ex. en Universitetspolicy eller avdelningsförfarande) eller genom tidigare rådgivning eller coachning angående detta beteende.
vissa beteenden är dock så oacceptabla (som stöld eller våld) att korrigerande åtgärder, inklusive uppsägning, kan vara motiverade även utan föregående meddelande.
rimliga förväntningar och standarder
avdelningens policyer, rutiner, praxis, standarder och arbetsregler måste vara rimligt relaterade till effektiv och säker drift.
rättvis och objektiv undersökning
prestanda eller beteendeproblem måste undersökas ordentligt innan korrigerande åtgärder vidtas.
en rättvis och objektiv undersökning av fakta innefattar att samla in några eller alla av följande uppgifter:
- datum och tid händelsen eller problemet inträffade
- platsen för händelsen eller händelsen
- lista över andra personer som kan ha varit inblandade eller som bevittnat händelsen
- uttalanden från vittnen eller deltagare samt från den anställde som undersöks
- dokument eller register relaterade till händelsen
- bedömning av effekterna av arbetstagarens otillfredsställande prestanda eller beteende på andra personer, avdelningen och Universitetet
väsentliga bevis
undersökningen måste avslöja väsentliga bevis för arbetstagarens ansvar för prestationsfrågan eller brottet.
konsekvent behandling
prestandaförväntningar, standarder och korrigerande åtgärder bör tillämpas jämnt. Anställda i liknande situationer bör behandlas jämförbart. Var noga med att granska tidigare metoder så att du kan förbli konsekvent i ditt svar på prestationsproblem med alla dina anställda.
lämplighet för korrigerande åtgärder
en korrigerande åtgärd måste matcha brottets allvar. Dessutom måste du ta hänsyn till individens anställnings-och prestationshistorik. Med andra ord, mindre brott och första händelser motiverar vanligtvis mindre allvarliga åtgärder. Stora brott och upprepade händelser motiverar vanligtvis starkare åtgärder.
återgå till toppen
informell rådgivning
det första steget i att korrigera prestanda är vanligtvis informell rådgivning. I de flesta fall är det lämpligt att se om coaching, rådgivning och omskolning kan ge prestanda upp till en tillfredsställande nivå.
Feedback ges vanligtvis genom att prata direkt med arbetstagaren. Du bör följa upp med en enkel skriftlig handlingsplan eller ett e-postmeddelande som sammanfattar diskussion och åtgärdsposter.
Tänk på följande frågor tidigt när en anställd inte presterar tillfredsställande:
- förstår arbetstagaren tydligt sina arbetsuppgifter och ansvar?
- förstår medarbetaren tydligt beteendeförväntningar?
- förstår medarbetaren tydligt universitets-och avdelningspolicyer och rutiner?
- har medarbetaren de färdigheter och kunskaper som krävs för att uppfylla de kompetenser som krävs för sin position?
- har den anställdes arbetsrelaterade oro beaktats (om sådana farhågor har uttryckts för dig)?
om svaret på någon av frågorna ovan är ”nej”, arbeta med arbetstagaren för att rensa eventuell förvirring. Om det behövs, hjälp medarbetaren att hitta utbildning eller utbildning för att utveckla de kompetenser som behövs i sitt jobb. Att vända” Nej ”- svaren till” Ja ” – svar kan vara allt som krävs för att få medarbetaren tillbaka på rätt spår för att uppfylla prestandaförväntningarna.
återgå till toppen
formell rådgivning
formell rådgivning är lämplig om:
- informell rådgivning löste inte prestandaproblemet
- problemet är tillräckligt allvarligt för att det garanterar att det hoppar över informell rådgivning
steg för formell rådgivning
- arbeta med din HR-konsult för att:
- utarbeta en korrigerande handlingsplan instruktioner och formulär (MS Word) som:
- identifierar varje prestanda och beteendeproblem
- anger önskad prestanda eller beteende
- beskriver de åtgärder som krävs för att korrigera problemet(erna)
- ger en rimlig tidsram för korrigering
- Förbered ett formellt meddelande om schemaläggning av Rådgivningsmemo (MS Word) för den anställde som bekräftar mötet och informerar arbetstagaren om deras rätt till representation vid mötet.
- utarbeta en korrigerande handlingsplan instruktioner och formulär (MS Word) som:
- skicka meddelandet till arbetstagaren och schemalägg det formella rådgivningsmötet. Din HR-konsult måste också delta i detta möte.
- genomför det formella rådgivningsmötet privat och som ett samarbete mellan dig och medarbetaren för att förbättra prestanda. I den här konversationen bör du:
- fokusera på den specifika prestations-eller beteendefrågan(erna) snarare än den anställdes attityd eller personlighet.
- sammanfatta resultaten av undersökningen (om en undersökning genomfördes).
- granska alla policyer som har kränkts.
- förklara tydligt varför beteendet eller prestationen är ett problem, inklusive hur det påverkar verksamheten och andra anställda. Använd direkta och beskrivande exempel.
- förklara tydligt den förväntade prestandan eller beteendet.
- beskriv vad som händer nästa om prestandan inte korrigeras.
- ge medarbetaren möjlighet att svara på dina kommentarer.
- granska den utarbetade handlingsplanen och låt arbetstagaren ge input om handlingsplanen. Revidera planen efter behov.
- Schemalägg regelbundna incheckningsmöten för att ge feedback under handlingsplanens tidslinje.
- Följ upp det formella rådgivningsmötet med ett formellt Rådgivningssessionsuppföljningsmemo (MS Word) och slutförd handlingsplan. Notatet och planen bör granskas av din HR-konsult innan du skickar dem till arbetstagaren.
- granska medarbetarens handlingsplan kontinuerligt och ge feedback om arbetstagarens framsteg mot prestationsförbättring. Dokumentera all feedback.
återgå till toppen
slutlig rådgivning
slutlig rådgivning är det sista korrigerande åtgärdssteget före uppsägning. Slutlig rådgivning kan vara lämplig om:
- formell rådgivning löste inte prestationsproblemet
- problemet är tillräckligt allvarligt för att det garanterar att man hoppar över formell rådgivning
steg för slutlig rådgivning
- arbeta med din HR-konsult för att:
- granska arbetstagarens formella rådgivningshandlingsplan (om detta slutliga rådgivningsmöte är en uppföljning till ett tidigare formellt rådgivningsmöte). Identifiera eventuella fortsatta prestationsproblem och de åtgärder som krävs för att korrigera dem.
- utveckla en slutlig handlingsplan – eller revidera den formella rådgivningshandlingsplanen (om det fanns en).
- Förbered en slutlig rådgivning Memo schemaläggning meddelande (MS Word) för den anställde som bekräftar mötet och informerar den anställde om sin rätt till representation vid mötet.
- skicka mötesmeddelandet till arbetstagaren och schemalägg det slutliga rådgivningsmötet. Din HR-konsult måste också delta i detta möte.
- genomför det slutliga rådgivningsmötet privat och som ett samarbete mellan dig och medarbetaren för att förbättra prestanda. I det här samtalet bör du:
- förklara tydligt beteendet eller prestanda som fortsätter att vara ett problem.
- förklara tydligt den förväntade prestandan eller beteendet.
- ge medarbetaren möjlighet att svara på dina kommentarer.
- granska handlingsplanen och låt medarbetaren ge input. Revidera planen efter behov.
- ge en rimlig tidsram för den anställde att förbättra deras prestanda eller beteende, om tillämpligt. (Vissa beteenden måste helt enkelt inte upprepas, så tidsramen är ”omedelbar och ihållande.”)
- förklara tydligt att om arbetstagaren inte uppfyller förväntningarna inom den angivna tidsramen är nästa steg uppsägning.
- utarbeta en slutlig rådgivning uppföljning Memo (MS Word) och slutlig handlingsplan. Notatet och handlingsplanen måste granskas av din HR-konsult innan du slutför och skickar dem till arbetstagaren.
- Schemalägg regelbundna incheckningsmöten för att ge feedback under handlingsplanens tidslinje.
- granska medarbetarens handlingsplan och ge feedback kontinuerligt om arbetstagarens framsteg mot prestationsförbättring. Dokumentera all feedback.
återgå till toppen
uppsägning
uppsägning är lämpligt om den anställdes prestation eller beteende:
- förbättras inte med progressiv korrigerande åtgärd
- är så allvarlig eller oacceptabel att progressiv korrigerande åtgärd inte är lämplig
kontakta din HR-konsult när du bestämmer att uppsägning kan vara lämplig. Arbeta nära med din HR-konsult genom varje steg i uppsägningsprocessen.
steg för uppsägning
- arbeta med din HR-konsult för att:
- Förbered en rekommendation för uppsägning (MS Word) brev, med angivande av skälen till att du rekommenderar arbetstagaren avskedas. Din HR-konsult är ansvarig för att få lämplig juridisk och intern granskning av uppsägningsrekommendationsbrevet.
- Förbered Predetermination meeting memo (MS Word) till arbetstagaren och ge dem råd om den rekommenderade uppsägningen. Notatet bör också ange att arbetstagaren kan:
- ta representation med dem till mötet
- presentera information muntligt eller skriftligt om varför de inte ska avfärdas
- skicka predetermination memo till arbetstagaren. Var noga med att följa eventuella tidslinjer som krävs av arbetstagarens kollektivavtal, om tillämpligt.
- vidarebefordra rekommendationen för uppsägningsbrev till din tillsättningsmyndighet (dekan, vice president, vice provost, medical center VD eller delegerad Tjänsteman).
- utför förutbestämningsmötet. Du (eller din tillsättningsmyndighet eller utsedda), din HR-konsult, den anställde och den anställdes representant för val bör alla Delta. Under mötet, låt arbetstagaren eller arbetstagarens representant lämna all information som arbetstagaren anser att tillsättningsmyndigheten (eller den utsedda) bör överväga innan han fattar ett beslut om rekommendationen att avskeda.
- granska arbetstagarens skriftliga eller muntliga svar på uppsägningsrekommendationen efter mötet. Med din HR-konsult bestämmer du om du ska fortsätta med uppsägning. Om beslutet är att avfärda förbereder din HR-konsult ett åtgärdsbrev. Ett åtgärdsbrev är det officiella meddelandet om uppsägning och måste undertecknas av tillsättningsmyndigheten.
- leverera åtgärdsbrevet personligen till arbetstagaren. Ordna att ha en annan individ närvarande för att bevittna leveransen av brevet. Dokumentera namnen på både den person som levererar åtgärdsbrevet till arbetstagaren och den person som bevittnar leveransen samt datum och tid för leveransen. Om en personlig leverans inte är möjlig eftersom den anställde inte är på jobbet, åtgärdsbrevet måste skickas med certifierad vanlig post till den anställdes Senaste adress.
- arbeta med din HR-konsult för att slutföra alla återstående steg relaterade till arbetstagarens separation.
återgå till toppen
ytterligare resurser
uw-policyer
- APS 43.16 Policy för korrigerande åtgärder för Permanent klassificerad icke-facklig personal som omfattas av Utrikesdepartementets regler
- APS 43.13 skyddstillsyn och Trial service Policy för sekretessbelagda icke-facklig personal
- APS 43.14 Policy för prestationshantering för klassificerad icke-facklig personal
- handledarhandbok för prestationshantering
- anställdas arbetsprestation
regler för offentlig förvaltning (klassificerad icke-facklig personal)
- WAC 357-40 (disciplin)
- WAC 357-19 (provtjänst och provanställning)
- WAC 357-37 (prestationshantering)
kollektivavtal
professionellt personalprogram
anställda som behöver stöd för korrigerande åtgärder kan kontakta sin HR-konsult eller ombudskontoret.
förmåner-berättigade anställda som har personliga problem som påverkar deras arbetsprestanda kan kontakta UW CareLink, universitetets personalstödsprogram, som ger konfidentiell rådgivning.
återgå till toppen