Rozdíl Mezi Purchase Rekvizice A Objednávky

Naším cílem tohoto příspěvku je vysvětlit základy o nákup rekvizice vs. objednávek, a sdílet některé tipy na optimalizaci nákup rekvizice proces pro ty, kteří se specializují na finance a zadávání veřejných zakázek.

než se podíváme na podrobnosti, je důležité definovat důležitou roli, kterou v podnicích hrají funkce nákupu a nákupu, protože jsou rozhodující při řízení nákladů. Jednoduše řečeno, tato oddělení stanoví nákupní zásady a postupy pro podniky. Jejich úkolem je zajistit, aby nákupy provedené v celé společnosti byly nákladově efektivní a schváleny příslušnými stranami. Jedním z našich klientů je například společnost zabývající se stomatologickou péčí. Za účelem nákupu zubní kartáčky, které obdržíte po návštěvě zubaře, personál musí trychtýř tento nákup přes nákupní oddělení, aby zajistily, že společnost je stále nejlepší cenu a řízení zásob moudře.

S ohledem na tento důležitý kontext týkající se nákupu a nákupu jsou požadavky na nákup a objednávky klíčovými dokumenty, které společnosti používají k řízení nákladů. Existují dva klíčové důvody, proč organizace používají tyto dokumenty: 1) dává jim větší kontrolu nad výdaji zaměstnanců; a 2) mají vyšší pravděpodobnost získání slev na zboží nebo služby, protože je větší viditelnost nákupu.

Nákup rekvizice vs. objednávky

hlavní rozdíl mezi těmito dvěma dokumenty je, že nákup žádanka o povolení a objednávky jsou o nákupu. Pojďme prozkoumat dokumenty jeden po druhém.

co je požadavek na nákup?

nákup rekvizice proces začíná s nákupem rekvizice nebo nákup poptávkový formulář, dokument, který je vytvořen kupujícím a předložen na oddělení, které řídí finance. Považujte to za část nákupního procesu, kde získáte palec nahoru k nákupu zboží a služeb, které chcete. Vlastně si nic neobjednáváte, dostáváte k tomu souhlas. To slouží jako první krok v efektivní auditní stezce pro nákup.

nákupní požadavky jsou často vyžadovány pro zboží nad určitou prahovou hodnotu dolaru. Například oddělení nákupu na velké soukromé univerzitě vyžaduje, aby kupující podali žádost o nákup zboží a služeb nad 5 000 USD. Zatímco nákupních požadavků se může lišit v závislosti na obchodní potřeby, které se obvykle skládají z následujících informací: kupující je umístění nebo interní oddělení, množství a obecný popis dodávky požadováno, název dodavatele, který poskytuje zboží a cena.

Pomocí naší zubní zdravotní péče klienta jako příklad, nákup žádanka by měla zahrnovat kupujícího umístění (zubní zdravotní péče, klinika umístění), množství a popis požadované dodávky (500 nit tip zubní kartáčky), název dodavatele, který poskytuje zboží (např. Colgate®), cena ($2,000.00), a požadované datum dodání. Klinika by pak tento dokument sdílela přímo s nákupním oddělením ke schválení, odmítnutí, nebo další diskuse.

co je objednávka?

nákupní objednávka (po) je místem, kde k nákupu dochází. Jakmile oddělení nákupu nebo nákupu schválí požadavek na nákup a dá vám obrazný palec nahoru k nákupu požadovaného zboží a služeb, vydá prodejci objednávku. Objednávky jsou obvykle vytvářeny pomocí elektronických nákupních systémů, jako je PLANERGY, které podnikům umožňují sledovat POs a odesílat je elektronicky. Opět platí, že informace se mohou lišit, ale objednávky obvykle zahrnují název společnosti, nákupu zboží nebo služeb, popis a množství zboží nebo služby, cenu, adresu, platební údaje a podmínky, fakturační adresu, a číslo objednávky.

Pro naši zubní zdravotní péče, klient, objednávka bude obsahovat název společnosti, nákupu zboží nebo služeb (XYZ Zubní Společnost), popis a množství zboží nebo služby (500 nit tip zubní kartáčky), cena ($2,000), poštovní adresa (1 Falešný Avenue, Boston, MA 12345), platební podmínky (musí být zaplaceno do 30 dnů), fakturační adresu (stejné jako korespondenční adresu), a číslo objednávky (123).

nákupní objednávky jsou důležitým dokumentem i pro dodavatele. Prodejci je používají k plnění objednávek a zpracování plateb. Jakmile je PO předložen, prodejce vyvolává jakékoli obavy. Po vyřešení jakýchkoli problémů je objednávka odeslána. Prodávající poté zašle fakturu za zboží nebo služby, které má kupující zaplatit.

proč jsou požadavky na nákup a objednávky důležité?

podniky zpracovávají vytváření a monitorování požadavků na nákup a objednávek mnoha způsoby, ale nejúčinnější je mít elektronický systém zadávání zakázek, který se snadno integruje s jinými finančními systémy. Podniky, které používají sofistikované elektronické systémy, namísto spoléhání se na Excel a e-mail, vytvářet, sdílet a sledovat tyto dokumenty si významné snížení v nákladech, větší kontrolu nad společností strávit, a efektivnější postupy, a více.

bez ohledu na použitý proces jsou požadavky na nákup a objednávky kritickou součástí správy výdajů. Nejen, že pomáhají s řízením nákladů a zásob, pomáhají podnikům vyhnout se duplicitní nebo chybějící objednávky, objasnit důležité podrobnosti, zůstaňte chráněni proti finanční audity, a chránit jak kupující a prodejci.