購買要求と発注書の違い

この記事の目標は、購買要求と発注書の基礎を説明し、いくつかの情報を共有することです。財務または調達を専門とする人のための購買要求プロセスの最適化に関するヒント。

詳細を掘り下げる前に、調達機能と購買機能がコスト管理において重要であるため、企業内で果たす重要な役割を定義することが重要です。 簡単に言えば、これらの部門は、企業の購入方針と手順を確立します。 会社全体で行われた購入が費用対効果が高く、適切な当事者によって承認されていることを確認するのは彼らの仕事です。 例えば、私たちのクライアントの一人は歯科医療会社です。 歯科医への訪問の後で受け取る歯ブラシを購入するためには、スタッフは会社が最もよい価格を得、目録を思慮深く管理していることを保障するた

購買と調達に関する重要なコンテキストを念頭に置いて、購買要求と発注書は、企業がコストの管理に使用する重要なドキュメントです。 組織がこれらの文書を使用する2つの主な理由があります：1）それは彼らに従業員の支出をより詳細に制御できます; そして2)購入により大きい可視性があるのでそれらに商品またはサービスの割引を受け取るより高い可能性がある。

購買要求と発注書

これらの2つのドキュメントの主な違いは、購買要求は権限に関するものであり、発注書は購買に関するものです。 文書を一度に1つずつ調べてみましょう。

購買要求とは何ですか?

購買要求プロセスは、購入者によって作成され、財務を管理する部門に提出される文書である購買要求または購買要求フォームから開始されます。 これはあなたが欲しい商品やサービスを購入するために親指を取得する購入プロセスの一部を検討してください。 あなたは実際に何かを注文していない、あなたはそうする承認を得ています。 これは、購買のための効率的な監査証跡の最初のステップとして機能します。

購買要求は、多くの場合、特定のドルのしきい値を超える商品に必要とされます。 たとえば、大規模な私立大学の調達部門では、購入者がover5,000を超える商品やサービスの購入要求を提出する必要があります。 購買要求はビジネスニーズによって異なりますが、通常、購入者の所在地または内部部門、要求された消耗品の数量と一般的な説明、商品を提供している仕入先の名前、および価格などの情報で構成されます。

dental healthcare clientを例として使用すると、購買要求には、購入者の場所（dental healthcare clinicの場所）、要求された消耗品の数量と説明（500フロスチップトゥースブラシ）、商品を提供してい その後、診療所は、承認、拒否、またはさらなる議論のために、この文書を購買部門と直接共有します。

発注書とは何ですか？

購買発注(PO)は、購買が行われる場所です。 購買または調達部門が購買要求を承認し、希望する商品やサービスを購入するための比喩的な親指を指定すると、仕入先に発注書が発行されます。 発注書は、通常、企業がPOsを追跡し、電子的にそれらを提出することを可能にするPLANERGYのような電子購買システムを使用して作成されます。 ここでも、情報は異なる場合がありますが、発注書は、一般的に商品やサービスを購入する会社の名前、商品やサービスの説明と数量、価格、郵送先住所、支払情報と条件、請求書の住所、および発注書番号が含まれています。

私たちの歯科医療クライアントのために、発注書には、商品やサービス（XYZ Dental Company）、商品やサービス（500floss tip tooth brushes）、価格（2 2,000）、郵送先住所（1fake Avenue、boston、MA12345）、支払条件（30日以内に支払われる）、請求書住所（郵送先住所と同じ）、および発注書番号（123）。

発注書は、仕入先にとっても重要な文書です。 仕入先は、注文の履行と支払いの処理にそれらを使用します。 購買発注が送信されると、仕入先は懸念を提起します。 問題が処理された後、注文は出荷されます。 その後、仕入先は、購入者が支払う商品またはサービスの請求書を送信します。

購買要求と発注書が重要なのはなぜですか。

企業は、購買要求と発注書の作成と監視をさまざまな方法で処理しますが、最も効率的なのは、他の金融システムと簡単に統合できる電子調達シ これらの文書を作成、共有、および追跡するためにExcelや電子メールに頼るのではなく、洗練された電子システムを使用する企業は、コストの大幅な削減、

使用されるプロセスに関係なく、購買要求と発注書は支出管理の重要な部分です。 彼らはコストと在庫の管理に役立つだけでなく、企業が注文の重複や欠落を避け、重要な詳細を明確にし、財務監査から保護し、購入者とベンダーの両方を保護するのに役立ちます。