vores mål med dette indlæg er at forklare det grundlæggende om Købsrekvisition indkøbsrekvisitioner vs. indkøbsordrer, og del nogle tip til optimering af Indkøbsrekvisitionsprocessen for dem, der specialiserer sig i finansiering eller indkøb.
før vi går i detaljer, er det vigtigt at definere den vigtige rolle, som indkøbs-og indkøbsfunktioner spiller inden for virksomheder, da de er kritiske til styring af omkostninger. Kort sagt, disse afdelinger etablere køb politikker og procedurer for virksomheder. Det er deres opgave at sikre, at køb foretaget i hele virksomheden er omkostningseffektive og godkendt af de relevante parter. For eksempel er en af vores kunder en tandplejevirksomhed. For at købe de tandbørster, som du modtager efter et besøg hos tandlægen, skal personalet tragt dette køb gennem indkøbsafdelingen for at sikre, at virksomheden får den bedste pris og administrerer lagerbeholdningen klogt.
med den vigtige kontekst om indkøb og indkøb i tankerne er indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer nøgledokumenter, som virksomheder bruger til at styre omkostninger. Der er to hovedårsager til, at organisationer bruger disse dokumenter: 1) Det giver dem mere kontrol over medarbejderudgifterne; og 2) de har større sandsynlighed for at modtage rabatter på varer eller tjenester, fordi der er større synlighed i indkøb.
indkøbsrekvisition vs. indkøbsordre
hovedforskellen mellem disse to dokumenter er, at en indkøbsrekvisition handler om tilladelse, og indkøbsordrer handler om køb. Lad os undersøge dokumenterne en ad gangen.
Hvad er en indkøbsrekvisition?
indkøbsrekvisitionsprocessen starter med en købsrekvisitions-eller købsanmodningsformular, et dokument, der oprettes af køberen og sendes til den afdeling, der kontrollerer økonomien. Overvej dette den del af købsprocessen, hvor du får tommelfingrene op til at købe de varer og tjenester, du ønsker. Du bestiller faktisk ikke noget, du får godkendelsen til at gøre det. Dette fungerer som det første skridt i et effektivt revisionsspor til køb.
Købsrekvisitioner kræves ofte for varer over en bestemt dollartærskel. For eksempel kræver indkøbsafdelingen på et stort privat universitet, at købere indsender en købsanmodning for varer og tjenester over $5.000. Mens indkøbsrekvisitioner kan variere afhængigt af forretningsbehov, består de typisk af følgende oplysninger: købers placering eller interne afdeling, mængden og den generelle beskrivelse af de anmodede forsyninger, navnet på den leverandør, der leverer varerne, og prisen.
Ved hjælp af vores dental healthcare-klient som et eksempel vil købsrekvisitionen omfatte køberens placering (dental healthcare clinic ‘ s placering), mængden og beskrivelsen af de ønskede forsyninger (500 tandtrådspinde tandbørster), navnet på den leverandør, der leverer varerne (f.eks. Klinikken vil derefter dele dette dokument direkte med indkøbsafdelingen til godkendelse, afvisning, eller yderligere diskussion.
Hvad er en indkøbsordre?
indkøbsordren (PO) er hvor købet sker. Når indkøbs-eller indkøbsafdelingen har godkendt indkøbsrekvisitionen og givet dig de figurative tommelfingre for at købe dine ønskede varer og tjenester, udsteder den en indkøbsordre til sælgeren. Indkøbsordrer oprettes typisk ved hjælp af elektroniske indkøbssystemer som PLANERGY, som gør det muligt for virksomheder at spore POs og indsende dem elektronisk. Igen, oplysninger kan variere, men indkøbsordrer inkluderer generelt navnet på det firma, der køber varerne eller Tjenesterne, beskrivelsen og mængden af varerne eller Tjenesterne, pris, en postadresse, betalingsoplysninger og vilkår, fakturaadresse, og et indkøbsordrenummer.
for vores dental healthcare-klient vil indkøbsordren indeholde navnet på det firma, der køber varerne eller Tjenesterne (Tandplejefirmaet), beskrivelsen og mængden af varerne eller Tjenesterne (500 tandtrådstip tandbørster), pris ($2.000), en postadresse (1 fake Avenue, Boston, MA 12345), betalingsbetingelser (skal betales på 30 dage), fakturaadresse (samme som postadresse) og et indkøbsordrenummer (123).
indkøbsordrer er også et vigtigt dokument for leverandører. Leverandører bruger dem til ordreudførelse og behandling af betalinger. Når PO er indsendt, sælgeren rejser eventuelle bekymringer. Når eventuelle problemer er behandlet, sendes ordren. Sælgeren sender derefter en faktura for de varer eller tjenester, der skal betales af køberen.
Hvorfor er indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer vigtige?
virksomheder håndterer oprettelse og overvågning af indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer på mange måder, men det mest effektive er at have et elektronisk indkøbssystem, der let integreres med andre finansielle systemer. Virksomheder, der bruger avancerede elektroniske systemer i stedet for at stole på e-mail til at oprette, dele og spore disse dokumenter, nyder en betydelig reduktion i omkostninger, større kontrol over virksomhedens udgifter og mere strømlinede processer og meget mere.
uanset den anvendte proces er indkøbsrekvisitioner og indkøbsordrer en kritisk del af udgiftshåndteringen. De hjælper ikke kun med at styre omkostninger og lager, de hjælper virksomheder med at undgå duplikat eller manglende ordrer, afklare vigtige detaljer, forblive beskyttet mod finansielle revisioner og beskytte både købere og leverandører.
Opdag, hvordan PLANERGY kan forbedre din indkøbsordregodkendelsesproces og spare tid på at oprette rekvisitioner
Find ud af, hvordan
