Wir werden oft bei One Legal gefragt, wie die Größe einer PDF-Datei zu reduzieren, um sicherzustellen, dass durch ein Case-Management-System des Gerichts akzeptiert und damit erfolgreich eFiled.
Es gibt eine ganze Reihe von Regeln für Dateigrößen, je nachdem, welches Backoffice-System das Gericht verwendet, um die eingereichten Unterlagen zu verwalten. In den meisten eFiling-Gerichten in den USA muss die Datei unter 35 MB liegen., und jedes kalifornische Gericht hat seine eigenen Grenzen. Sie können die maximale Dateigröße für Ihr Gericht in unserem Support-Center überprüfen und Informationen zu anderen lokalen Gerichtsregeln finden.
Im Allgemeinen gibt es jedoch kaum einen Grund dafür, dass PDFs Hunderte von Megabyte groß sind, es sei denn, sie enthalten Exponate, die unbedingt als Fotos mit sehr hoher Auflösung gespeichert werden müssen. Mit nur wenigen einfachen Schritten können sogar Hunderte von Seiten lange Einreichungen reduziert werden, um die Anforderungen zu erfüllen.
So bestimmen Sie die Größe Ihres PDF-Dokuments
Wenn Sie Adobe Acrobat verwenden, ist das Überprüfen der Größe Ihres PDF-Dokuments einfach. Klicken Sie einfach auf Datei, dann Eigenschaften. Sie sehen viele Informationen zu Ihrem Dokument, einschließlich seiner Größe.
Alternativ können Sie zu dem Ordner navigieren, der Ihr Dokument enthält, mit der rechten Maustaste darauf klicken und auf Eigenschaften klicken.
Das Hochladen größerer Dateien dauert länger, das elektronische Teilen (z. B. per E-Mail) ist umständlich und verbraucht den Dateispeicher Ihrer Anwaltskanzlei schneller. Und selbst wenn die Gerichte größere Dateigrößen akzeptieren, bevorzugen sie kleinere, optimierte Dateien.
Wie sollten Sie also vorgehen, um die Größe Ihrer PDF-Dokumente zu reduzieren? Hier sind fünf schnelle Tipps.
# 1 Vermeiden Sie das Scannen von PDFs, wo immer dies möglich ist
Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass Sie zum Erstellen von PDFs oder zum Kombinieren mehrerer Dokumente und Exponate in einem einzigen PDF alles ausdrucken und zusammen scannen müssen. Elektronisch konvertierte Dateien sind in der Regel viel kleiner als Scans.
Sie müssen immer nur Dokumente scannen, die nur in Papierform vorliegen — alle anderen Dokumente können elektronisch aus der Originaldatei konvertiert werden, indem Sie sie als PDFs speichern. Darüber hinaus können einzelne Dokumente mithilfe von Software wie Adobe Acrobat schnell als PDFs kombiniert werden, sodass Dokumente nicht ausgedruckt werden müssen, um sie zu kombinieren.
Lesen Sie weiter: Wie man ein PDF richtig schwärzt
#2 Speichern als „Verkleinertes PDF“
Wenn Ihre Datei immer noch sehr groß ist, nachdem Sie sie elektronisch erstellt haben, anstatt durch Scannen, gibt es noch einige Schritte, die Sie unternehmen können. Am einfachsten ist es, Ihre Datei als verkleinerte PDF-Datei erneut zu speichern.
Öffnen Sie in der neuesten Version von Adobe Acrobat die PDF-Datei, die Sie erneut speichern möchten, als kleinere Datei, wählen Sie Datei, Als Andere speichern und dann PDF mit reduzierter Größe. Sie werden aufgefordert, die gewünschte Versionskompatibilität auszuwählen, und können dann zum Speichern auf OK klicken. Wir empfehlen, Ihre Kompatibilität mit mindestens Acrobat X einzustellen, da diese Version immer noch weit verbreitet ist.
Diese Methode ist schnell und einfach, aber seien Sie gewarnt, dass sie die Qualität der Bilder verringert und digitale Signaturen entfernt. Wenn Sie mehr Kontrolle darüber haben möchten, wie Ihre PDF-Datei in Acrobat komprimiert wird, verwenden Sie stattdessen die unten beschriebene Optimierungsmethode.
Lesen Sie mehr: So konvertieren Sie ein ausfüllbares Formular für eFiling
# 3 Verwenden Sie den PDF-Optimierer von Adobe Acrobat
Manchmal möchten Sie mehr Kontrolle darüber, welche Elemente Ihres Dokuments in der Qualität reduziert oder entfernt werden. Unter diesen Umständen sollten Sie das PDF Optimizer-Tool auswählen.
Bevor Sie eine Datei optimieren, sollten Sie die Speicherplatznutzung der Datei überprüfen — überprüfen Sie, welche Elemente wie Schriftarten, Bilder usw. die meisten Daten verwenden. Die Ergebnisse davon können Ihnen Ideen darüber geben, wo Sie die Dateigröße am besten reduzieren können.
Um mit der Optimierung zu beginnen, öffnen Sie Ihre PDF-Datei in Acrobat, klicken Sie auf Datei, Speichern unter Andere und dann auf Optimierte PDF-Datei. Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld oben rechts auf Speicherplatznutzung prüfen. Sie sehen eine Tabelle mit Informationen wie folgt:
Mit dem Optimierer haben Sie die vollständige Kontrolle über die Elemente Ihrer PDF-Datei, die komprimiert werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem Bedienfeld (z. B. Bilder, Schriftarten), und wählen Sie dann Optionen in diesem Bedienfeld aus. Es gibt viele Möglichkeiten, daher lohnt es sich, die Adobe-Hilfedatei durchzulesen, um zu verstehen, was jede Option bewirkt.
Okay, wir wissen, dass nicht jeder Adobe Acrobat verwendet. Welche Optionen stehen Ihnen zur Verfügung, wenn Sie andere Software oder nur den grundlegenden Adobe Reader verwenden? Hier sind zwei weitere Optionen zum Reduzieren der Größe Ihrer PDF-Datei, wenn Sie Acrobat nicht verwenden.
Lesen Sie weiter: 7 Mythen und Missverständnisse über PDF
#4 Reduzieren Sie die Größe, wie Sie in Word speichern
In Word, ein Dokument in PDF zu konvertieren, verwenden Sie die Option Speichern unter. Diese Option erzeugt im Allgemeinen eine ziemlich kleine Datei, abhängig von der Anzahl der Bilder in Ihrem Dokument. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Ihre Word-konvertierte PDF-Datei immer noch zu groß ist, gibt es eine weitere Option in Word, die eine deutlich kleinere Datei erzeugt. So verwenden Sie es:
Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie in PDF konvertieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei und dann auf Speichern unter. Wählen Sie im Menü Speichern unter die Option PDF und geben Sie Ihren bevorzugten Dateinamen ein. Hier ist der zusätzliche Schritt: Wenn unten im Dialogfeld Optimieren für angezeigt wird, wählen Sie Mindestgröße (online veröffentlichen).
Lesen Sie mehr: So korrigieren Sie OCR-Fehler mit Adobe Acrobat
# 5 Verwenden Sie ein Print-to-PDF-Tool
Andere (nicht von Adobe stammende) PDF-Tools enthalten im Allgemeinen Funktionen, die die Größe Ihrer PDF-Datei verringern. Wenn Sie jedoch nach einer kostenlosen Option suchen, stehen einige zur Verfügung. Derzeit ist der am häufigsten heruntergeladene kostenlose PDF-Ersteller (laut download.com ) ist PrimoPDF.
Nachdem Sie PrimoPDF installiert haben, öffnen Sie einfach die PDF-Datei, die Sie komprimieren möchten (z. B. in Acrobat Reader oder einem Webbrowser), drücken Sie Strg+P, um den Druckdialog zu öffnen, wählen Sie PrimoPDF aus der Liste der verfügbaren Drucker aus und klicken Sie dann auf PDF erstellen.
Beachten Sie, dass diese Methode, wie das einfache Speichern als verkleinertes PDF in Adobe Acrobat, die Bildqualität und -auflösung verringert.