Arbeitsauftragsmanagement und die Anatomie eines Arbeitsauftrags erklärt

Was tun Sie, wenn Sie sicherstellen möchten, dass eine bestimmte Aufgabe korrekt und pünktlich ausgeführt wird?
Sie erstellen eine Aufgabe, beschreiben, was zu tun ist, weisen sie einer bestimmten Person zu und geben ein Fälligkeitsdatum an. Wenn Sie all das tun, erstellen Sie im Grunde einen Arbeitsauftrag.
Digitale Arbeitsaufträge sind eine effiziente Möglichkeit, Aufgaben im gesamten Unternehmen zu verwalten und sind insbesondere für die Koordination von Wartungsarbeiten relevant. Um sie jedoch effektiv nutzen zu können, reicht es nicht aus, die Elemente eines Arbeitsauftrags zu kennen – Sie müssen den gesamten Arbeitsauftragsmanagementprozess verstehen.
Der Zweck dieses Leitfadens ist es, zu zeigen, wie Sie einen ordnungsgemäßen Arbeitsauftrag erstellen und erklären, wie Sie Ihren Arbeitsauftragsmanagementprozess organisieren, indem Sie den Best Practices der Branche folgen. Es gibt eine Menge Informationen in diesem Handbuch verpackt, so fühlen sich frei, die Inhaltstabelle auf der linken Seite zu verwenden, um bestimmte Teile des Artikels zu navigieren.
Beginnen wir mit der Definition eines Arbeitsauftrags und sehen, wohin uns das führt.

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Arbeitsauftrag (abgekürzt WO) stellt eine Aufgabe dar, die geplant und einer bestimmten Person oder Gruppe von Personen zugewiesen wird. Während der Begriff breiter verwendet werden kann, ist er in der Wartungsbranche sehr beliebt, wo er verwendet wird, um Wartungstechnikern und Mechanikern Arbeit zuzuweisen. Arbeitsaufträge können auf einem Blatt Papier oder in Form eines digitalen Dokuments geschrieben / gedruckt werden.
Der Zweck von Wartungsaufträgen ist:

• Standardisieren Sie Ihren Wartungsworkflow
• Haben Sie eine einfache und schnelle Möglichkeit, Wartungsarbeiten zu planen, zuzuweisen und zu verfolgen
• Dokumentieren Sie die für die Wartung aufgewendeten Ressourcen (Arbeit, Material, Teile)
• Verfolgen Sie die Wartungsleistung (Einhaltung der Wartungsvorschriften, Prozentsatz der geplanten vs. vorbeugenden Arbeiten, Kosten im Zusammenhang mit durchgeführten Arbeiten…)

Arbeitsaufträge sind meistens das Ergebnis spezifischer Arbeitsanforderungen. Gelegentlich bemerkt ein Techniker oder ein Maschinenbediener Leistungsprobleme und Verschlechterungszeichen während der Routineinspektion und benachrichtigt seinen Vorgesetzten, Korrekturarbeiten zu planen, was auch zur Erstellung eines Arbeitsauftrags führen kann.

Arten von Wartungsaufträgen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Wartungsaufträge zu kategorisieren. Manchmal ist es wichtig, dass diese Informationen in einem Arbeitsauftrag enthalten sind, manchmal nicht. Sie können die Beschreibung der verschiedenen Typen unten lesen und selbst entscheiden, ob es sich lohnt, sie zu verfolgen.

Basierend auf der Art des Problems, das angegangen werden muss, kann ein Arbeitsauftrag wie folgt kategorisiert werden:

1. ungeplanter Arbeitsauftrag (zur Bewältigung ungeplanter Wartungsaktivitäten wie unerwarteter Maschinenausfälle)
2. geplanter Arbeitsauftrag (zur Planung vorbeugender Wartungsarbeiten; manchmal auch als PMs bezeichnet)

Je nachdem, woher die Arbeitsanforderung kommt von, wir können zwei Arten von Arbeitsaufträgen erkennen:

1. Interne Arbeitsaufträge (Arbeitsanforderungen kommen von jemandem innerhalb der Organisation)
2. externe Arbeitsaufträge (Arbeitsanforderungen kommen von jemandem außerhalb Ihrer Organisation)

Je nachdem, wie sie geplant sind, können wir zwischen verschiedenen Arten von Arbeitsaufträgen unterscheiden::

1. Manuelle Arbeitsaufträge (von Hand geplant, oft von einem Wartungsmanager, nach Erhalt und Überprüfung einer Arbeitsanfrage)
2. Automatische Arbeitsaufträge (Arbeitsauftragssoftware wie Limble kann so eingerichtet werden, dass WOs automatisch basierend auf Ihrem Kalender oder basierend auf Daten von Condition Monitoring-Sensoren, die auf Ihren Geräten installiert sind, geplant werden)

Die meisten Organisationen verfolgen aktiv nur die der erste Arbeitsauftragstyp, den wir aufgelistet haben, damit sie vergleichen können, wie viel vorbeugende und reaktive Wartungsarbeiten sie ausführen. Wie Sie sich vorstellen können, sind dies sehr wichtige Informationen für Organisationen, die von reaktiver zu vorbeugender Wartung übergehen oder einfach nur die mit vorbeugender und reaktiver Arbeit verbundenen Kosten verfolgen und vergleichen möchten.

Die Entwicklung des digitalen Arbeitsauftragsprozesses

Wir möchten zwar sagen, dass die meisten Unternehmen heute digitale Arbeitsaufträge verwenden, aber das wäre einfach nicht wahr. Instandhaltungsabteilungen hinken bei der Digitalisierung im Vergleich zu anderen Geschäftsbereichen hinterher. Aus diesem Grund spielen Tafeln, Papiervorlagen und Tabellenkalkulationen im Arbeitsauftragsmanagement immer noch eine Rolle.
Das Worst-Case-Szenario ist, wenn eine Abteilung Post-it-Notizen verwendet oder Arbeit durch Telefonanrufe zuweist. Es ist ein äußerst ineffizienter Ansatz. Es hängt stark davon ab, dass Techniker ihre Arbeit kennen und in der Lage sind, die Arbeit untereinander zu koordinieren. Das Fehlen von Wartungsprotokollen verhindert tiefere Einblicke, die zur Verbesserung von Wartungsprozessen verwendet werden könnten.

1) Verwenden der Papierauftragsvorlage

Wenn Sie „Arbeitsauftragsformulare“ oder „Arbeitsauftragsvorlagen“ googeln, finden Sie viele verschiedene Variationen von Papiervorlagen:

Die Variabilität spiegelt wider, wie Organisationen die Vorlagen an ihre Bedürfnisse und Zwecke anpassen möchten.
Hier ist ein Beispiel für einen detaillierten Wartungsauftrag:
Wenn ein solcher Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, kann er an einem bestimmten Ort abgelegt werden (wie eine Box auf dem Werksboden). Später kann es von einem Wartungsmanager überprüft und in einem Aktenschrank gespeichert werden.

2) Verwenden von Tabellenkalkulationen und digitalen WOs

Papieraufzeichnungen zu haben ist besser als keine Aufzeichnungen zu haben. In ähnlicher Weise ist es viel besser, digitale Aufzeichnungen zu haben als Papieraufzeichnungen.
Anstatt sie auszudrucken, können WOs digital mit Technikern geteilt werden (in Form eines Word-Dokuments, einer Tabelle, einer PDF-Datei usw.). Techniker können WOs auf ihrem Smartphone öffnen, die Arbeit ausführen, Abschlussnotizen eintragen und an ihren Vorgesetzten zurücksenden. In Kombination mit einem digitalen Ticketing-System kann dies ein großartiger Übergangsschritt zwischen der Verwendung von Papiervorlagen und dem Wechsel zu einem CMMS-System sein.

3) umsetzung CMMS software

Die ultimative weg zu verwalten arbeit bestellungen sind mit einem CMMS. Denn dafür ist CMMS konzipiert.
Der Prozess ist vollständig automatisiert. Sie müssen nur ein paar Elemente ausfüllen, um ein Profil zu erstellen. Die Software sendet sofort E-Mail- und Push-Benachrichtigungen an die zugewiesenen Techniker. Techniker können Anwendungen auf ihrem mobilen Gerät öffnen, auf wichtige Asset-Informationen und Checklisten zugreifen, die Arbeit ausführen und die Arbeit schließen. Nach Abschluss werden Notizen, Zeitaufwand, verwendete Materialien und andere Informationen automatisch protokolliert und können zur Erstellung nützlicher Berichte verwendet werden.
Es gibt viele andere Vorteile der Verwendung von CMMS zur Verwaltung von Wartungsarbeiten, auf die wir später in diesem Artikel eingehen werden.

Was sollte in einem Wartungsauftrag enthalten sein?

In diesem Abschnitt werden wir besprechen, welche Informationen in einem Arbeitsauftrag enthalten sein sollten, damit die Person, die die erforderliche Arbeit ausführt, genau weiß, was sie tun muss, wohin sie gehen muss und welche Werkzeuge und Teile sie mitbringen müssen.
Hier sind die Kernelemente eines Standard-Wartungsauftrags:

Lassen Sie uns tiefer in jedes Element eintauchen, um zu verstehen, warum sie in jedem Arbeitsauftrag einen Platz haben sollten.

1) Wer hat die Arbeit angefordert und / oder genehmigt

Wartungsmanager und -vorgesetzte sind für die Planung von Wartungsarbeiten verantwortlich. Sie planen AUFGABEN für vorbeugende Aufgaben sowie die Überprüfung und Genehmigung eingehender Arbeitsanforderungen.Manchmal haben leitende Wartungstechniker die Befugnis, Wartungstickets zu überprüfen und dringende Arbeiten abzuholen. In beiden Fällen ist es gut zu wissen, wer die Arbeit autorisiert hat (sei es ein Vorgesetzter oder der Techniker selbst). Umso mehr, wenn Sie ein großes Wartungsteam mit Dutzenden von Technikern und mehreren Vorgesetzten haben. Eine weitere wertvolle Information ist, wer das Problem gemeldet hat, insbesondere wenn Sie ein Immobilieninstandhaltungsunternehmen betreiben oder sich mit Arbeitsanforderungen befassen, die von außerhalb Ihres Unternehmens kommen. Auf diese Weise können Techniker direkt mit der Person Kontakt aufnehmen, die das Anforderungsformular für Arbeitsaufträge eingereicht hat. Bei Bedarf können Kontaktinformationen als Teil der Stellenbeschreibung hinterlassen werden.

2) Stellenbeschreibung

Ein wesentlicher Bestandteil eines Arbeitsauftrags ist die Beschreibung der auszuführenden Arbeit. Wenn wir über eine einfache Aufgabe sprechen, kann eine einzelne Satzzusammenfassung ausreichen.
Für komplexere Arbeitsaufgaben, müssen Sie möglicherweise eine Liste von Anweisungen zu schreiben. Beispielsweise kann eine Wartungscheckliste enthalten sein, in der die Schritte erläutert werden, die zur Ausführung einer bestimmten Wartungsaufgabe erforderlich sind. Beachten Sie jedoch, dass Wartungschecklisten in der Regel nur für Routineaufgaben erstellt werden sollten, die regelmäßig ausgeführt werden. Wenn Sie Arbeitsaufträge erstellen, um Geräteausfälle und Reparaturen zu beheben, sollten Sie eine Beschreibung des Problems beifügen, das von der Person hinterlassen wurde, die den Ausfall / die Fehlfunktion gemeldet hat. Der Rest liegt bei den Technikern.

3) Asset location und ID

Wenn Sie eine größere Anlage haben oder mehrere Standorte verwalten, „fix einen Kühlschrank auf der zweiten Etage“ nicht verengen Dinge genug. Ein ordnungsgemäßer Arbeitsauftrag sollte den genauen Standort haben und eine Art Nummer enthalten, die das Asset eindeutig identifiziert (wie eine Seriennummer).

4) Wer die Arbeit ausführt

Dieser Teil ist selbsterklärend. Jeder Arbeitsauftrag sollte einer bestimmten Person (Techniker) oder einer Gruppe (z. B. Morgenschicht) zugewiesen werden, um sicherzustellen, dass die Arbeit tatsächlich erledigt wird.

5) Fälligkeitsdatum

Ein guter Weg, um am Ende mit einem großen aufgeschobenen Wartungsstau ist nicht ein Fälligkeitsdatum angeben.
Wie wir in diesem Beitrag mehrfach erwähnt haben, muss ein ordnungsgemäßer Arbeitsauftrag jemandem zugewiesen werden und ein voraussichtliches Fertigstellungstermin haben.Techniker haben in der Regel mehrere Aufgaben für jeden Tag geplant und einige Aufgaben müssen früher als andere ausgeführt werden. Wenn beispielsweise eine Maschine vor Beginn der Nachmittagsschicht geschmiert werden muss, gibt es einen klaren Zeitpunkt, zu dem dies geschehen muss. In diesem Szenario kann die WO nicht einfach sagen „Maschine XY diesen Donnerstag schmieren“. Um Technikern zu helfen, sich zuerst auf die wichtige Arbeit zu konzentrieren, können Sie die Zeit angeben, bis zu der die Aufgabe abgeschlossen sein soll, und diesen Aufgabentypen eine höhere Prioritätsstufe zuweisen.

6) Arbeitsprioritätsstufe

Unabhängig davon, welche Wartungsstrategie Sie verwenden, muss sich Ihr Wartungsteam mit ungeplanten Arbeiten befassen. Naturkatastrophen, Unfälle, menschliches Versagen und Maschinenstörungen sind Dinge, auf die man sich nie vollständig vorbereiten kann.
Die Möglichkeit, einer WO Arbeitspriorität zuzuweisen (normalerweise auf einer Skala wie 1-5), hilft Technikern bei der Entscheidung, welche Arbeit zuerst erledigt werden muss. Dies ist besonders wichtig in Notsituationen, wenn Sie All-Hand an Deck benötigen. Sie können ein mobiles KMG verwenden, um den Arbeitsauftrag mit der höchsten Priorität zu erstellen und eine Benachrichtigung an ausgewählte Techniker zu senden, um ihre Arbeit zu beenden und eine Notfallwartung durchzuführen.

7) Werkstoff- und Ersatzteilliste

Wenn Sie die Werkstoff- und Ersatzteilliste in eine Liste aufnehmen, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Techniker mitten in einer Reparatur in den Lagerraum zurückkehren müssen. Sie können sich vorstellen, wie viel kumulierte Zeit dadurch eingespart wird, insbesondere wenn Wartungsarbeiten auf der anderen Seite des Campus oder an völlig anderen Orten durchgeführt werden. Es kann die Leerlaufzeit erheblich reduzieren und sicherstellen, dass Ihre Techniker mehr Zeit mit der Durchführung tatsächlicher Wartungsarbeiten verbringen.

In Limble CMMS können Techniker nach Abschluss der Aufgabe markieren, wie viel Zeit sie für diese bestimmte Aufgabe aufgewendet haben und welche Ersatzteile und Materialien verwendet wurden. Dies hilft Limble, den Lagerbestand zu verfolgen und die zukünftige Nachfrage vorherzusagen sowie die mit bestimmten Teilen, Reparaturarbeiten und Vermögenswerten verbundenen Kosten zu verfolgen.

8) Abschlussnotizen

Der Hauptzweck von Abschlussnotizen besteht darin, alles Wichtige zu markieren, das für zukünftige Arbeiten an dem Asset relevant sein könnte. Techniker können Dinge wie die Fehlerursache schreiben, wie sie zusätzliche Probleme bemerkt haben, die in Zukunft behoben werden sollten, wie sie einige zusätzliche Schritte unternehmen mussten und so weiter.Wenn Sie diese Informationen als Teil des Wartungsverlaufs speichern, können Sie untersuchen, warum bestimmte Assets so problematisch sind. Noch wichtiger ist, dass die Anlagenhistorie anderen Technikern helfen kann, ihren Diagnose- und Reparaturprozess zu beschleunigen, sowie nützliche Sicherheitshinweise.

Der Standard-Arbeitsauftragsmanagementprozess

Nachdem wir nun behandelt haben, wie man einen Arbeitsauftrag erstellt, wollen wir besprechen, wie man sie verwaltet. Um den Arbeitsauftragsprozess zu verstehen, müssen wir überprüfen:

1. Wann werden neue Arbeitsaufträge erstellt
2. Wie fließen sie durch die Organisation
3. Was passiert mit ihnen, wenn die Arbeit abgeschlossen ist

Dies wird uns helfen zu beschreiben, wie der Standard-Arbeitsauftragsmanagementprozess in der Praxis aussieht und wie er funktioniert passt in den gesamten Workflow des Wartungsmanagements.
Es gibt drei verschiedene Parteien, die an einem Instandhaltungsprozess beteiligt sind:

1. Work requester: Die Person, die Wartungsanfragen einreicht.
2. Work approver: Die Person, die Wartungsanfragen prüft und genehmigt. Es ist normalerweise ein Job für einen Wartungsmanager / Supervisor / Planer.
3. Personen, die die Arbeiten ausführen: Wartungsmechaniker und Außendiensttechniker, die die ihnen zugewiesenen eigentlichen Wartungsarbeiten ausführen.

Hier ist eine Grafik, die einen standardmäßigen Arbeitsauftragsmanagementprozess in visueller Form darstellt:

Limble CMMS als Ihre Arbeitsauftragssoftware

Limble CMMS wurde entwickelt, um dem Standard-Arbeitsauftragsmanagementprozess zu folgen, der es wirklich einfach macht, Limble in jeder Organisation zu implementieren. Die Software bietet Ihnen jedoch auch genügend Flexibilität, um sie an bestimmte Szenarien anzupassen.
Hier ist eine Liste der Limble CMMS-Funktionen, mit denen Sie Wartungsarbeiten effizient verwalten können:

• Arbeitsanforderungssystem: Ermöglicht es jeder autorisierten Person, schnell eine Arbeitsanfrage über ein einfaches Formular einzureichen, anstatt Techniker mit Telefonanrufen oder Textnachrichten zu unterbrechen. Der Arbeitsanforderer erhält E-Mail-Benachrichtigungen über den Fortschritt seiner Anfrage, damit er die Techniker nicht ständig unterbricht, indem er Updates anfordert.
• Automatische Bestandsverfolgung: Wenn ein Techniker einen Auftrag abschließt, kann er markieren, wie viele Ersatzteile er letztendlich verwendet hat. Limble aktualisiert automatisch die Lagerbestände entsprechend diesen Informationen. Zusammen mit der Möglichkeit, Benachrichtigungen für niedrige Lagerbestände einzurichten, hilft dies Managern, genaue Bestandsprognosen zu erstellen und sicherzustellen, dass benötigte Ersatzteile immer auf Lager sind.
• Benutzerfreundlicher Kalender: Mit dem Kalender können Sie alle offenen Arbeitsaufträge und anstehenden PM-Zeitpläne anzeigen, wodurch die Arbeitsbelastung verschiedener Techniker und Schichten leicht geschätzt werden kann. Neue Arbeiten können daher fair geplant und leichter nachverfolgt werden.
• Automatische Aufgabenerstellung: Limble unterstützt fortschrittliche Wartungsstrategien wie Predictive Maintenance. Im Kontext des Work Order Managements bedeutet dies, dass Sie Limble mit Condition Monitoring-Sensoren verbinden und Regeln für die automatische Aufgabenerstellung basierend auf eingehenden Daten einrichten können.
• Work Order Management System: Das Work Order Management-Modul von Limble wurde entwickelt, um das Work Order Management zu optimieren, indem die in diesem Artikel beschriebenen Best Practices befolgt werden. Sie können die Arbeit mit wenigen Klicks planen, Arbeitsprioritätsstufen hinzufügen und ändern, automatische Push- und E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, den Arbeitsfortschritt unterwegs verfolgen, kritische KPIs verfolgen, Bilder und Rechnungen anhängen, die aufgewendete Zeit aufzeichnen und vieles mehr.

Um zu beweisen, dass dies nicht nur leere Worte sind, empfehlen wir Ihnen dringend, unser Tutorial für das Work Order Management in Limble zu lesen und zu sehen, wie all dies in der Praxis aussieht:

Erste Schritte mit Limble CMMS

Wenn Sie testen möchten, wie Limble CMMS mit Arbeitsaufträgen umgeht, haben Sie 3 Möglichkeiten:

• Starten Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion
• Fordern Sie eine Demo an
• Testen Sie unsere Selbstdemo (ein Klick auf diesen Link öffnet eine simulierte Umgebung, in der Sie mit verschiedenen Funktionen herumspielen können)

Fazit

Die effektive Verwaltung von Wartungsarbeiten ist der Hauptzweck einer Wartungsabteilung. Wenn die Dinge links und rechts zusammenbrechen, werden sich die Leute zu Recht fragen, was ihr Wartungsteam tut. Der unfaire Teil ist, dass das Wartungsteam viel Flack bekommt, wenn die Dinge nicht funktionieren, aber sehr wenig Lob, wenn alles reibungslos läuft. In jedem Fall werden moderne Wartungsteams, die eine mobile CMMS-Lösung verwenden, nicht nur produktiver sein, sondern auch über greifbare Informationen verfügen, mit denen sie Engpässe erkennen und ihre Wartungsworkflows optimieren können..