Bestellanforderungen und Bestellungen („POs“) sind beides wichtige Dokumente in einem effizienten Beschaffungsprozess für jedes Unternehmen. Sie ermöglichen es Teams, Einkäufe angemessen zu planen, Budgets zu planen und im Falle von Finanzprüfungen den Nachweis der Ausgaben zu erbringen.
Doch viele Unternehmer sind nicht vertraut mit jedem Dokument und ihre spezifischen Rollen innerhalb des Einkaufsprozesses. Infolgedessen missbrauchen Personen diese Dokumente entweder oder verwenden sie überhaupt nicht.
Lassen Sie uns die Grundlagen des Beschaffungsprozesses aufschlüsseln, indem wir den Unterschied zwischen Bestellanforderungen und Bestellungen untersuchen.
Was ist eine Bestellanforderung?
Eine Bestellanforderung ist ein Dokument, das ein Mitarbeiter in Ihrer Organisation erstellt, um den Kauf von Waren oder Dienstleistungen anzufordern.
Wenn Sie eine Bestellanforderung ausfüllen, kaufen Sie noch nichts. Sie beginnen lediglich den Prozess eines Kaufs, indem Sie um interne Erlaubnis bitten.
Dieses Dokument wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter in Ihrer Organisation eine Bestellanfrage stellt, wenn ein Bedarf für bestimmte Waren oder Dienstleistungen besteht.
Der Manager des Mitarbeiters – oder jemand, der für Einkäufe in Ihrem Unternehmen verantwortlich ist – wird benachrichtigt, dass der Mitarbeiter eine Bestellanfrage gestellt hat, sobald er die Anforderung erhalten hat.
Bestellanforderungen Beschreiben Sie die Details, die vor Abschluss eines Kaufs erforderlich sind, falls dieser genehmigt werden sollte, z. B.:
- Produktbeschreibung und Menge
- Name des Anbieters
- Preis
- Name und Abteilung des Käufers
Bestellanforderungen verlassen selten (wenn überhaupt) Ihre Organisation. Mitarbeiter verwenden diese internen Dokumente, um die Erlaubnis einzuholen. Als solche sind sie kein rechtlich bindendes Dokument.
Nicht alle Unternehmen verwenden Bestellanforderungen in ihrem Beschaffungsprozess. In anderen Fällen verlangen einige Unternehmen eine Bestellanforderung für Einkäufe, die einen festgelegten Dollarbetrag überschreiten.
Darüber hinaus verwendet die Buchhaltung dieses Dokument, um zukünftige Ausgaben zu planen. Es ist viel einfacher, kostspielige Fehler zu vermeiden, wenn Sie das Budget überprüfen, bevor Sie einen Kauf genehmigen.
Warum benötigen Sie Bestellanforderungen?
Bestellanforderungen geben Sie alle Details einer Bestellung an, die Ihre Organisation ausführen muss. Warum also nicht einfach die Bestellanforderung überspringen und direkt zur Bestellung gehen?
- Sie helfen, einen klaren Beschaffungsprozess zu etablieren. Indem Sie die Berechtigung zum Kauf mithilfe von Bestellanforderungsformularen an einen gemeinsamen Manager umleiten, können Sie die Pipeline Ihrer Organisation optimieren. Der Prozess ist viel einfacher zu verwalten und zu formalisieren, wenn es klare Regeln dafür gibt, wer was wann kaufen kann.
- Sie helfen, Betrug in Ihrem Unternehmen zu erkennen und zu verhindern. Je mehr Schritte in den Beschaffungsprozess involviert sind, desto wahrscheinlicher wird jemand einen betrügerischen Kauf erschnüffeln, wenn es passiert.
- Sie geben dem Finanzwesen eine direktere Kontrolle über den Einkauf. Wenn jemand von außerhalb der Abteilung etwas kaufen muss, kann er eine Bestellanforderung ausfüllen und an den Einkaufsleiter senden. Auf diese Weise überwacht dieselbe Abteilung jeden Einkauf, den Ihr Unternehmen tätigt.
Wie funktioniert eine Bestellanforderung?
Bestellanforderungen werden zuerst von einem Mitarbeiter ausgefüllt, der die Notwendigkeit für ein Produkt oder eine Dienstleistung sieht. Der Mitarbeiter füllt alle Details aus, einschließlich des Preises, des vorgeschlagenen Anbieters und der Besonderheiten der Waren oder Dienstleistungen. Das Dokument wird dann zur Genehmigung an die Einkaufsabteilung gesendet.
Nehmen wir an, Sie führen ein produzierendes Unternehmen. Sie haben ein Team von Mechanikern, die routinemäßige Inspektionen und Reparaturen an Ihren Bohrern, Sägen und anderen Maschinen durchführen. Wenn einer Ihrer Mechaniker von einer neuen Art von Ausrüstung erfährt, die ihm das Leben bei Routineuntersuchungen erleichtern würde – Ausrüstung, die Ihr Unternehmen noch nie zuvor gekauft hat –, könnte er eine Bestellanforderung ausfüllen, ohne vorher um Erlaubnis fragen zu müssen.
Der Mechaniker reicht das ausgefüllte Formular beim Einkauf ein. Sie kümmern sich um die Genehmigung oder Ablehnung der Anforderung neuer Geräte. Da es sich bei der Ausrüstung um High-End-Geräte handelt, würde sich der Einkaufsleiter zuerst bei der Finanzabteilung erkundigen, um sicherzustellen, dass dies eine realisierbare Nachfrage ist.
Was ist eine Bestellung?
Die Bestellung wird auch als PO bezeichnet und ist ein Dokument, das die Details eines tatsächlichen Kaufs beschreibt.
Der Einkauf erstellt die Bestellung, sobald eine Bestellanforderung genehmigt wurde. Wenn eine Organisation keine Bestellanforderungen verwendet, können andere Mitarbeiter auch Bestellungen zur Genehmigung ausfüllen.
Im Gegensatz zu einer Bestellanforderung ist die Bestellung ein externes Dokument. Einkauf sendet es an den Verkäufer als eine Reihe von Anweisungen, wie Sie Ihre Bestellung zu erfüllen und Ihre Zahlung zu verarbeiten.
Beachten Sie, dass POs nicht mit Rechnungen identisch sind – sie werden nicht zur Zahlung aufgefordert.
Und sobald ein Bestellformular vom Käufer und Verkäufer fertiggestellt und genehmigt wurde, wird es zu einem rechtsverbindlichen Dokument.
POs enthält alles, was der Verkäufer wissen muss, um die Bestellung auszuführen, und alles, was Ihr Unternehmen benötigt, um den Kauf zu dokumentieren:
- Name Ihres Unternehmens
- Name des Mitarbeiters, der die Bestellung ausführt
- Datum der PO-Erstellung
- Menge und Preis der Waren
- Zahlungsbedingungen
- Unterschrift aller beteiligten Parteien
Wie funktionieren Bestellungen?
Ihre Organisation erstellt Bestellungen nur, wenn sie Waren oder Dienstleistungen offiziell kaufen möchte. Wenn eine genehmigte Bestellanforderung vorliegt, kann die Einkaufsabteilung aus den Informationen in der Anforderung eine Bestellung erstellen. Wenn die Bestellung einen festgelegten Dollarbetrag überschreitet, fordern die meisten Unternehmen die Genehmigung des VP an, bevor sie das Dokument fertigstellen, um es an den Lieferanten zu senden.
Gehen wir zurück zu unserer Produktionsfirma. Das Management beschließt, die Bestellanforderung des Mechanikers für neue High-End-Geräte zu genehmigen.
Von dort aus würde ein Mitarbeiter aus der Einkaufsabteilung eine Bestellung ausfüllen. Da die Ausrüstung jedoch über 10.000 US-Dollar kostet, muss ein VP die Bestellung genehmigen, bevor der Kauf getätigt werden kann.
Der VP schaut sich die Bestellung an, genehmigt sie und sendet sie an die Einkaufsabteilung zurück, die sich um den Versand der Bestellung an den Lieferanten und an die eigene Buchhaltung kümmert.
Sobald der Verkäufer das Dokument erhält und unterschreibt, wird die Bestellung rechtsverbindlich. Jetzt sind alle – der Mechaniker, die Einkaufsabteilung, der Vizepräsident, die Buchhaltung, der Verkäufer – auf dem Laufenden und haben die gleichen Bedingungen für einen Kauf gelesen.
Sobald das Unternehmen seine neue Ausrüstung an einem bestimmten Datum erhält, erwartet es sie.
Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellanforderung und einer Bestellung?
Lassen Sie uns schnell durchgehen, wie sich jedes Dokument unterscheidet:
| Funktion | Bestellanforderung | Bestellung |
| Was ist ist es? | Kaufanfrage | Bestätigung einer Bestellung |
| Wer erstellt sie? | Jeder Mitarbeiter | Einkaufsabteilung oder Abteilungsleiter |
| Wann wird es gesendet? | Wenn ein Mitarbeiter eine Nachfrage nach Waren oder Dienstleistungen sieht | Wenn eine Bestellung für Waren und/oder Dienstleistungen aufgegeben werden muss |
| Wer erhält sie? | Abteilungsleiter und/oder Einkauf | Lieferant |
| Welche Informationen enthält es? | – Datum der Anforderung – Anforderungsnummer – Name des Mitarbeiters, der die Anforderung erstellt – Beschreibung der benötigten Artikel – Anzahl der Artikel und Preis– Vorgeschlagene Lieferanteninformationen |
– Datum der PO–Erstellung – PO–Nummer – Name des Käufers – Beschreibung der gekauften Artikel oder Dienstleistungen – Anzahl der Artikel und Preis – Zahlungsbedingungen – Rechnungs- und Lieferadressen – Lieferdatum |
Die Rolle von Bestellanforderungen und Bestellungen in einem effizienten Prozess
Unabhängig davon, ob Sie ein Verkäufer oder Käufer sind, kann Ihr Unternehmen davon profitieren, dass ihr Beschaffungsprozess effizienter für alle Beteiligten.
Ohne festgelegte Regeln und Prozesse verschwenden Mitarbeiter viel Zeit damit, nach verlorenen Informationen zu suchen oder Fehler zu beheben, die durch unangebrachten Papierkram verursacht werden.
Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, einfach zu bedienende elektronische Bestellanforderungs- und PO-Vorlagen mithilfe von Beschaffungsautomatisierungssoftware in Ihre Prozesse zu implementieren.
Stellen Sie es sich so vor – Sie müssen Ihre Ressourcen an der richtigen Stelle ausgeben, wenn Sie auffallen und Ihr Geschäft ausbauen möchten. Heutzutage stehen Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Verfügung, um Mitarbeitern einen Vorsprung zu verschaffen, auch wenn sie keine Programmierer sind.Wenn Sie zurückbleiben und ständig wie ein kopfloses Huhn herumlaufen, um zu wissen, wer was wann gekauft hat, verschwenden Sie eine Menge Ressourcen. In der Zwischenzeit werden andere Sie einholen.
Lassen Sie uns das produzierende Unternehmen als Beispiel zurückbringen. Wenn Sie Beschaffungsprozesse der alten Schule verwenden, sind alle Ressourcen, die Sie für die Beschaffung verschwenden, Ressourcen, die Sie davon abhalten, ein positives Kundenerlebnis zu schaffen. Heutzutage gibt es viele moderne Fertigungsunternehmen, an die sich Ihre Kunden wenden können, wenn Sie ihnen nicht die Servicequalität bieten können, von der sie wissen, dass sie sie anderswo erhalten können.
Dies bezieht sich auf eine andere Art von Prozess – Netflix verändert die Art und Weise, wie Menschen Medieninhalte konsumieren. Jetzt bieten immer mehr Netzwerke ähnliche Streaming-Dienste an, um relevant zu bleiben.
Das gleiche gilt für die Automatisierung.
Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess
Es ist schwer, ein Unternehmen zu führen. Herausforderungen werden jeden Tag von einem unzufriedenen Kunden zu einer unerwarteten Ausgabe auftauchen. Anstatt Papierkram zu jagen, möchten Sie, dass sich die Mitarbeiter auf Kunden und strategische Angelegenheiten konzentrieren.
Globale Trends begünstigen stark die Automatisierung. Automatisieren Sie Ihre täglichen Beschaffungsprozesse mit Dingen wie einer Workflow-Lösung für Bestellungen – die Vorteile können Sie überraschen.
Einpacken
Von mittelständischen Unternehmen bis hin zu Großunternehmen müssen so viele Unternehmen Bestellanforderungsformulare und PO-Formulare zu ihrem Vorteil verwenden, um Ressourcen zu sparen, ihre Finanzen effizienter zu planen und sich sogar bei Finanzprüfungen zu schützen.
Ohne Bestellanforderungen und den dazugehörigen POs kann es zu einem Free-for-all in Ihrem Beschaffungsprozess werden – die Kosten solcher Fehler können von Ärgernissen bis hin zu großen Katastrophen reichen.
Verfügt Ihr Unternehmen über effiziente Formulare für den Beschaffungsprozess?
