3,9 Milliarden Menschen nutzen 2019 E-Mails, was mehr als der Hälfte der Weltbevölkerung entspricht. Kein Wunder, dass E-Mails die Kommunikation am Arbeitsplatz dominieren. Wussten Sie, dass der durchschnittliche amerikanische Arbeiter 126 E-Mails pro Tag erhält!
E-Mail-Etikette ist in der heutigen Berufswelt unerlässlich. Eine gut verfasste E-Mail erfordert eine formelle Anrede, eine personalisierte Signatur, eine klare Betreffzeile und ein gründliches Korrekturlesen, um nur einige Funktionen zu nennen. Heute konzentrieren wir uns jedoch auf einen kritischen Aspekt beim Starten einer E-Mail – die Platzierung der Empfänger in den richtigen Feldern.
Empfängerfelder sind etwas komplizierter als man denkt. Wenn Sie eine neue E–Mail schreiben, gibt es drei Empfängerfelder – AN, Cc und Bcc. Hier bei B12 sind wir hier, um jedes dieser Elemente zu definieren und zu erklären, wann und wie sie verwendet werden. Wenn Sie diese Felder korrekt verwenden, sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation mit jeder E-Mail, die Sie senden, und vermeiden peinliche E-Mail-Fehler.
Was ist das Feld „An“?
Das einfachste Empfängerfeld ist das Feld „An“. Es ist für die Hauptempfänger Ihrer E-Mail gedacht. Ihre Nachricht sollte diese Empfänger direkt betreffen. Darüber hinaus können Sie als Antwort auf Ihre E-Mail eine Antwort oder direkte Aktion von „An“ -Empfängern erwarten. Sie können mehrere Personen in das Feld „An“ aufnehmen, sofern alle diese Kriterien erfüllen.
Denken Sie daran, dass alle Empfänger der E-Mail, auch wenn sie „Cced“ oder „Bcced“ sind, sehen können, wer im Feld „An“ platziert ist.
Wann sollten Sie das Feld „An“ verwenden?
Verwenden Sie das Feld „An“, um die primäre Person zu adressieren, für die Ihre E-Mail bestimmt ist.
Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail schreiben, in der Sie nach dem Status eines Projekts gefragt werden, geben Sie die Hauptbeitragszahler des Projekts in das Feld „An“ ein. Auf diese Weise wissen sie, dass von ihnen erwartet wird, dass sie reagieren oder geeignete Maßnahmen ergreifen. Sie erhalten auch alle zukünftigen E-Mail-Antworten, die in der E-Mail-Kette enthalten sind.
Wenn Sie beispielsweise direkt an einen Kunden schreiben, geben Sie dessen E-Mail-Adresse in das Feld „An“ ein. Während Sie diese E-Mail mit Kollegen teilen können, indem Sie sie „Cc-ing“ oder „Bcc-ing“ nennen, ist der primäre Empfänger der E-Mail der Kunde. Somit gehören sie in das Feld „An“.
Was ist das Feld „Cc“?
„Cc“ steht für „carbon copy“.“ Wenn Sie einen Empfänger in das Feld „Cc“ einfügen, erhält er eine Kopie der E-Mail. Es wird jedoch impliziert, dass sie nicht der direkte Empfänger sind. Aus diesem Grund wird „Cc“ allgemein als „Höflichkeitskopie“ verstanden.“
Der Hauptzweck des Feldes „Cc“ besteht darin, jemanden auf dem Laufenden zu halten, auch wenn eine Nachricht ihn nicht direkt betrifft. Von „Cc“ -Empfängern wird nicht erwartet, dass sie Maßnahmen ergreifen oder auf die E-Mail antworten, aber sie können, wenn sie möchten. Sie erhalten auch alle zugehörigen E-Mail-Kettenantworten. Wie beim Feld „An“ können alle Empfänger sehen, wer „Cced“ ist.“
Wann sollten Sie das Feld „Cc“ verwenden?
Hier sind einige Beispiele für geeignete Verwendungen des Feldes „Cc“. Verwenden Sie es, wenn Sie möchten:
Halten Sie jemanden auf dem Laufenden: Verwenden Sie „Cc“, um jemanden über wichtige Informationen auf dem Laufenden zu halten, die keine sofortige, direkte Antwort erfordern. Ermöglichen Sie beispielsweise dem Management und anderen betroffenen Parteien, über den Status eines wichtigen Projekts informiert zu bleiben.Erhöhen Sie die Dringlichkeit einer E-Mail: Durch das „Cc-ing“ höherer Stellen im Unternehmen werden die „An“ -Empfänger verstehen, dass die E-Mail wichtig ist. Zum Beispiel könnten Sie Ihren Chef „Cc“, wenn Sie verlangen, dass ein Client über zeitkritische Informationen sendet.
Vorübergehend die Aufgaben eines Kollegen übernehmen: Wenn Sie Arbeiten ausführen, die normalerweise von jemand anderem ausgeführt werden, z. B. für einen Kollegen im Urlaub, halten Sie ihn über den Status seiner Arbeiten auf dem Laufenden, indem Sie ihn in allen relevanten Mitteilungen „Cc-ing“. Zum Beispiel „Cc“ sie auf E-Mails zwischen Ihnen und ihren Kunden.
Stellen Sie zwei Ihrer Kontakte vor: Wenn Sie zwei Personen per E-Mail vorstellen, können Sie mit „Cc“ die E-Mails der anderen Personen bereitstellen. So können sie sich gegenseitig vorstellen und in Zukunft kommunizieren.
Wann sollte man das Feld „Cc“ nicht verwenden?
Obwohl es viele Gründe gibt, das Feld „Cc“ zu verwenden, üben Sie Unterscheidung, bevor Sie auf Senden klicken. „Cc“ wird oft viel zu großzügig verwendet.
Es ist verlockend, Menschen in allen Angelegenheiten, die sie lose betreffen, zu „Cc“. Es wird jedoch nicht empfohlen, Mitarbeiter mit irrelevanten E-Mail-Ketten zu spammen. Es kann ihre Zeit verschwenden und die Bedeutung zukünftiger E-Mails verringern. Übermäßiger Gebrauch von „Cc“ kann sogar dazu führen, dass Personen Ihre E-Mails ignorieren.Wenn es nicht wirklich angemessen ist, „Cc“ zu verwenden, sollten Sie Informationen an relevante Parteien persönlich oder in einer weitergeleiteten E-Mail weitergeben. Fügen Sie Kontext hinzu, warum die Informationen sie betreffen.
Hier sind einige weitere Situationen, in denen Sie das Feld „Cc“ vermeiden sollten:
Wenn Sie jemanden anrufen: Wenn Ihre E-Mail jemanden in Verlegenheit bringen oder öffentlich anrufen soll, halten Sie sich zurück. Zum Beispiel ist es geschmacklos, Ihrem Chef eine wütende E-Mail an einen anderen Kollegen zu „schicken“, in der Sie darauf hinweisen, wie sie es vermasselt haben. Behandeln Sie solche Interaktionen privat.
Wenn Sie keine Zustimmung dazu haben: Wenn Ihre Kommunikation mehrere Parteien umfasst, sollten Sie deren Zustimmung einholen, bevor Sie jemanden innerhalb der E-Mail-Kette neu „Cc-ing“. Andernfalls riskieren Sie, dem „Cc-ed“ -Empfänger ohne entsprechende Befugnis Zugang zu privaten oder Verschlusssachen zu gewähren.
Wenn Ihre Cc-Empfängerliste lang ist: Wenn Sie bemerken, dass Sie mehr als 5 oder 6 Personen „Cc-ing“, sollten Sie stattdessen „Bcc“ verwenden. Die E-Mails zu vieler Personen einzubeziehen, kann ablenken. Es kann auch die Privatsphäre der Empfänger beeinträchtigen, insbesondere wenn sie sich noch nicht kennen.
Wenn Sie eine Antwort erwarten: Wie bereits erläutert, sollte das Feld „An“ immer verwendet werden, wenn Sie eine direkte Antwort erwarten. „Cc-ing“ sendet die Nachricht, dass Ihre E-Mail nur eine Höflichkeit ist. Daher ist es irreführend, „Cc“ zu verwenden, wenn Sie eine Antwort wünschen.
Was ist das Feld „Bcc“?
„Bcc“ steht für „blind carbon copy“.“ Wie der Name schon sagt, hält „Bcc“ die E-Mails der Empfänger verborgen. Somit ist die BCC-Liste für alle außer dem Absender ein Geheimnis.
Bcc funktioniert in Bezug auf E-Mail-Threads anders. Während „An“ – und „Cc“ -Empfänger in Zukunft Antworten erhalten, werden „Bcc“ -Empfänger dies nicht tun. Sie erhalten nur die erste E-Mail. Daher müssen Sie alle zukünftigen E-Mails weiterleiten, die sie betreffen könnten.
„Bcc“ funktioniert auf diese Weise, weil es normalerweise für unpersönliche Massen-E-Mails gedacht ist, die keine Antwort rechtfertigen. Außerdem wäre es für einen anderen Empfänger nicht angemessen, eine E-Mail an eine Liste zu senden, von der er nichts wusste und die er nicht erstellt hat.
Beachten Sie jedoch, dass, wenn ein Bcc-Empfänger „allen antwortet“, sein Empfängerstatus plötzlich den übrigen Empfängern angezeigt wird. Wenn Sie glauben, dass ein „Bcc“ -Empfänger antwortet, sollten Sie stattdessen „Cc“ verwenden, um Transparenz zu gewährleisten.
Wann sollten Sie das Feld „Bcc“ verwenden?Dieses „Bcc“ -Feld wird am besten verwendet, wenn Sie das Erscheinungsbild Ihrer E-Mail optimieren und verhindern möchten, dass Empfänger die E-Mails der anderen sehen. Das klingt zwar etwas zwielichtig, ist aber nicht für hinterhältige Zwecke gedacht. Es ist in erster Linie dazu gedacht, die Privatsphäre Ihrer Empfänger zu schützen.
Verwenden Sie „Bcc“ unter folgenden Umständen:
Wenn Sie einen Unternehmensnewsletter teilen: Wenn Sie Ihre Newsletter-Ideen in einem Unternehmensnewsletter verwenden, halten Sie Ihre E-Mail-Liste privat, indem Sie „Bcc“ verwenden. Andernfalls werden Ihre Abonnenten ohne deren Zustimmung einander ausgesetzt.
Wenn Sie eine umfangreiche Mailingliste verwenden: „Bcc“ eignet sich hervorragend zum Senden einer E-Mail an eine große Mailingliste. Wenn Ihre E-Mail beispielsweise die gesamte Studentenschaft eines Colleges oder alle Mitarbeiter eines großen Unternehmens anspricht, ist „Bcc“ vorzuziehen. Es verhindert auch, dass eine lange Liste von E-Mails vom Inhalt Ihrer E-Mail ablenkt.
Wenn sich Ihre Empfänger nicht kennen: „Bcc“ schützt die Privatsphäre der Empfänger. Dies ist sehr wichtig, wenn Ihre Mailingliste aus Fremden besteht, die sich nicht kennen.
Für unpersönliche E-Mails, die keine Antworten rechtfertigen: Wenn Sie eine unpersönliche E-Mail senden, ist „Bcc“ geeignet. Wenn Sie beispielsweise eine Geschäftsankündigung senden, z. B. aktualisierte Kontaktinformationen, eine neue Website-Werbung oder eine Ankündigung über einen neuen CEO, verwenden Sie „Bcc.“
Um etwas Schändliches aufzudecken: In sehr seltenen Fällen kann „Bcc“ Ihnen helfen, problematisches Verhalten aufzudecken. Wie bei „Cc“ sollte dies mit äußerster Einsicht geschehen. Wenn Sie jedoch mit einem Problem zu tun haben, das die Aufmerksamkeit der Personalabteilung rechtfertigt, können Sie sie in einer E-Mail „Bcc“, die unangemessene Kommunikation bei der Arbeit aufdeckt.Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die besten Anwendungen des Feldes „Bcc“ unpersönliche E-Mails sind, die an eine große E-Mail-Liste von Personen gesendet werden, die sich nicht kennen. Durch die Verwendung von Bcc respektieren Sie deren Privatsphäre und vermeiden frustrierende E-Mail-Ketten.
Wann sollte man Bcc nicht verwenden?
Wenn Sie „Bcc“ verwenden, sollten Sie Anwendungen vermeiden, die als zwielichtig, hinterhältig oder unangemessen interpretiert werden könnten. Vermeiden Sie als allgemeine Richtlinie die Verwendung von „Bcc“, wenn:
Die Nachricht persönlich ist: Die Verwendung von „Bcc“ in einer persönlichen E-Mail kann leicht die Grenze in unangemessenes Gebiet überschreiten. Bei persönlichen Angelegenheiten ist Transparenz unerlässlich. Andernfalls erlauben Sie im Wesentlichen das digitale Abhören.
Sie senden Kollegen eine E-Mail: Im Allgemeinen ist es am besten, die Verwendung von „Bcc“ bei der Arbeit zu vermeiden, wenn Sie Ihren Kollegen eine E-Mail senden. Es sieht nicht gut für Sie aus und verringert die Wahrnehmung Ihrer Mitarbeiter von der Integrität Ihres Arbeitsplatzes. Halten Sie die Dinge transparent, indem Sie bei „CC“ und „To“ bleiben.“
Eine Antwort des „Bcc“ -Empfängers wäre umständlich: Wenn Sie jemanden „Bcc“, ist es immer möglich, dass er antwortet. Wenn dies schädlich sein könnte, vermeiden Sie es. Zum Beispiel „Bcc“ Sie Ihren Freund nicht, wenn Sie ihn Ihrem Chef für eine offene Position empfehlen. Wenn sie gedankenlos „Danke“ antworten und die Nachricht für Sie beabsichtigen, befinden Sie sich plötzlich in einer sehr unangenehmen Position.
Zusammenfassung der To vs. Bcc. vs Cc-Richtlinien
Wenn Sie die Unterschiede zwischen diesen Feldern überprüfen, verwenden Sie diese allgemeinen Richtlinien:
- Wenn Sie eine direkte Antwort oder Aktion erwarten, verwenden Sie das Feld „An“.
- Wenn Sie Personen auf transparente Weise auf dem Laufenden halten möchten, verwenden Sie das Feld „Cc“.
- Wenn jemand kein direkter Empfänger sein soll, verwenden Sie „Cc.“
- Wenn Sie möchten, dass ein „An“ -Empfänger weiß, dass andere wichtige Personen die Korrespondenz kennen, verwenden Sie „Cc.“
- Wenn Sie eine integrative E-Mail-Kette pflegen möchten, verwenden Sie entweder „An“ oder „Cc.“
- Wenn Sie eine unpersönliche E-Mail oder eine mit einer großen Mailingliste senden, verwenden Sie die „Bcc.“
- Wenn Sie die Privatsphäre von Empfängern schützen möchten, die sich nicht kennen, verwenden Sie „Bcc.“
- Wenn Sie eine E-Mail heimlich mit jemandem teilen möchten, verwenden Sie „Bcc“, aber üben Sie dabei ethische Diskretion aus.
Wählen Sie jedes Mal das richtige Empfängerfeld
Nachdem Sie die Unterschiede zwischen diesen Feldern verstanden haben, können Sie E-Mails mit Absicht, Höflichkeit und angemessener Etikette zusammenstellen. Sie stellen sicher, dass Ihre E-Mails professionell erscheinen und die Grenzen und die Privatsphäre der Empfänger respektieren. Sie vermeiden auch unangenehme E-Mail-Fehler, die andere verletzen oder Ihrem Ruf schaden könnten.