Sich des potenziellen Risikos bewusst zu sein, wie es sich auf Ihr Projekt auswirken kann und was Sie tun können, um es zu mindern und darauf zu reagieren, sind die erheblichen Vorteile eines Risikobewertungsplans. Vorbeugen ist besser als heilen, wie das Sprichwort sagt, und wenn Sie sich der potenziellen Probleme für Ihr Projekt bewusst sind, können Sie sich später viele Kopfschmerzen und potenzielle Projektfehler ersparen.
Ein richtiger Risikobewertungsplan ist nicht nur eine gute Managementpraxis, sondern auch eine regulatorische Anforderung für viele Projekte. Es ist jedoch nicht immer so einfach, eine funktionierende zu erstellen, aber diese einfache Anleitung sollte Ihnen eine gute Checkliste geben.
Schritt 1: Risiko identifizieren
Der erste Teil der Erstellung eines Risikobewertungsplans besteht darin, das kollektive Wissen über sich selbst, Ihr Team und die entsprechenden Stakeholder zu sammeln und alle potenziellen Fallstricke zu identifizieren, mit denen Ihr Projekt in jeder Phase der Ausführung konfrontiert ist.
Schritt 2: Erstellen eines Risikoregisters
Sobald Risiken identifiziert wurden, besteht die nächste Aufgabe darin, sie zu Papier zu bringen und sie den relevanten Phasen zuzuordnen, in denen sie auftreten können. Dies wird als Risikoregister bezeichnet und bleibt während Ihres gesamten Projekts eine nützliche Ressource und ein Referenzdokument.
Schritt 3: Risiken analysieren
Nicht alle Risiken sind gleich und einige haben weitaus schlechtere Ergebnisse als andere, sollten sie eintreten. Um Risiken zu kategorisieren, kann es sinnvoll sein, eine Risikoanalysematrix zu erstellen, die misst, wie wahrscheinlich etwas ist, zusammen mit den wahrscheinlichen Auswirkungen auf das Projekt. Dies bietet einen schnellen Bezugspunkt und identifiziert die Risiken, die für die Überwachung priorisiert werden sollten.
Schritt 4: Risikoauslöser identifizieren
Im Allgemeinen treten Projektrisiken nicht einfach aus dem Nichts auf, sondern es gibt in der Regel identifizierende Faktoren, die sich langsam aufbauen und die ein Projektmanager zur Kenntnis nehmen kann, um sich auf das Schlimmste vorzubereiten. Diese werden als Projektauslöser bezeichnet, und indem Sie eine Liste von ihnen erstellen, die jedem potenziellen Problem zugeordnet sind, kann Ihr Risikobewertungsplan Probleme erkennen, bevor sie auftreten.
Schritt 5: Ideen für Risikolösungen
Trotz aller Bemühungen werden immer noch Probleme auftreten. Ihre Auswirkungen können jedoch verringert werden, wenn sie nicht als vollständiger Systemschock auftreten und eine größere Krise auslösen. Brainstorming mögliche Lösungen für jedes Risiko wird Ihnen eine breite Liste von Maßnahmen, die ergriffen werden können, sollten sie auftreten.
Schritt 6: Erstellen eines Aktionsplans
Indem Sie die vorherige grobe Liste der Lösungen eingrenzen, können Sie dann einen tatsächlichen Aktionsplan erstellen, der bei Auftreten eines Problems in Kraft tritt. Dies sollte einen Kommunikationsplan skizzieren, wer informiert werden muss, sowie die verantwortlichen Teammitglieder und welche Maßnahmen sie ergreifen sollten, um auf das Problem zu reagieren.
Schritt 7: Risikoüberwachung und Verantwortung
Obwohl ein Projektmanager die Gesamtverantwortung für die Risikobewertung tragen kann, ist es für ihn meist unmöglich, sich über alles im Klaren zu sein, was innerhalb eines Projekts geschieht, insbesondere bei größeren Projekten. Daher ist es wichtig, dass die Risikobewertung und -überwachung an Teammitglieder delegiert wird, die am besten in der Lage sind, Probleme so schnell wie möglich zu erkennen. Sie sind verantwortlich für die Kommunikation und den Kontakt mit dem PM und den relevanten Teammitgliedern sowie für die Leitung der Risikomanagementmaßnahmen.
